1.   Applikazzjoni għal aċċess għad-dokumenti indirizzata lis-SEAE għandha tiġi ppreżentata bil-miktub, permezz tas-sit web tas-SEAE, bil-posta elettronika lit-Tim ta’ Trasparenza tas-SEAE jew bil-posta lill-Korrispondent tal-Aċċess għad-Dokumenti, Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna, Rond Point Schuman 9A Brussels 1040, Belgium.

2.   L-applikazzjoni għandha ssir b’mod preċiż biżżejjed sabiex is-SEAE jkun jista’ jidentifika d-dokumenti mitluba u jipproċessa l-applikazzjoni fil-limiti ta’ żmien tar-Regolament.

3.   F’każ ta’ applikazzjonijiet li ma jkunux preċiżi biżżejjed jew li jkunu ġenerali wisq fl-ambitu tagħhom, is-SEAE għandu jikkuntattja minnufih lill-applikant bil-ħsieb li jiċċara t-talba jew jillimita l-ambitu tagħha f’konformità mal-Artikolu 6(2) u 6(3) tar-Regolament. Fin-nuqqas ta’ tweġiba mill-applikant fi żmien 10 ijiem ta’ xogħol, is-SEAE għandu jerġa’ jikkuntattja lill-applikant u jagħtih 5 ijiem ta’ xogħol oħra biex jiċċara jew jillimita l-ambitu tat-talba sabiex is-SEAE jkun jista’ jittrattaha b’mod effiċjenti. Jekk l-applikant jonqos milli jiċċara jew jillimita l-ambitu, l-applikazzjoni għandha titqies miċħuda.

4.   Malli l-applikazzjoni tiġi rreġistrata, il-Korrispondent tal-Aċċess għad-Dokumenti tas-SEAE għandu jibgħat konferma tar-riċevuta lill-applikant.

5.   Id-data personali tal-applikanti għandha tiġi pproċessata f’konformità mar-regoli applikabbli dwar il-protezzjoni tad-data personali (4).

1.   L-applikazzjonijiet kollha għandhom jiġu pproċessati skont il-kundizzjonijiet u sal-iskadenzi stabbiliti mir-Regolament.

2.   F’każijiet eċċezzjonali, kif stipulat fl-Artikolu 7(3) u l-Artikolu 8(2) tar-Regolament, l-iskadenzi jistgħu jiġu estiżi bi 15-il jum ta’ xogħol, b’mod partikolari:

L-applikant għandu jiġi infurmat bi kwalunkwe estensjoni bħal din u bir-raġunijiet għaliha.

1.   It-tweġibiet għall-applikazzjonijiet inizjali jiġu ttrattati mit-Tim ta’ Trasparenza u jiġu ffirmati mill-Korrispondent tal-Aċċess għad-Dokumenti tas-SEAE.

2.   It-tweġibiet għall-applikazzjonijiet konfermatorji jiġu ffirmati mis-Segretarju Ġenerali tas-SEAE wara li jitqies il-parir tal-Korrispondent tal-Aċċess għad-Dokumenti. Is-Segretarju Ġenerali jista’ jiddelega din is-setgħa fi ħdan is-SEAE.

1.   Meta s-SEAE jirċievi applikazzjoni għal aċċess għal dokument li jkollu fil-pussess tiegħu, iżda li joriġina minn parti terza, il-parti terza għandha tiġi kkonsultata sakemm ma jkunx ċar li d-dokument għandu jew ma għandux jiġi żvelat, fid-dawl tal-eċċezzjonijiet stipulati fir-Regolament.

2.   L-aċċess għad-dokument għandu jingħata mingħajr konsultazzjoni mal-parti terza jekk id-dokument ikun diġà ġie ppubblikat mill-awtur tiegħu, ikun diġà ġie rilaxxat mis-SEAE, jew jekk ikun ċar li l-iżvelar, jew l-iżvelar parzjali, tal-kontenut tiegħu ovvjament ma jaffettwa l-ebda wieħed mill-interessi msemmija fl-Artikolu 4 tar-Regolament.

3.   Il-parti terza dejjem għandha tiġi kkonsultata jekk id-dokument ikun kopert mill-Artikolu 9 tar-Regolament, jew jekk id-dokument joriġina minn Stat Membru u l-Istat Membru jkun talab lis-SEAE biex ma jiżvelax id-dokument mingħajr il-qbil tiegħu minn qabel f’konformità mal-Artikolu 4(5) tar-Regolament. Talba bħal din minn Stat Membru għandha ssir bil-miktub.

4.   Il-parti terza għandha tiġi kkonsultata bil-miktub u tingħata limitu ta’ żmien raġonevoli biex twieġeb, filwaqt li jitqiesu l-limiti ta’ żmien stipulati fl-Artikolu 3 ta’ din id-Deċiżjoni. Il-parti terza għandha tagħti l-opinjoni tagħha bil-miktub.

5.   Fin-nuqqas ta’ tweġiba mill-parti terza fil-limitu ta’ żmien, jew jekk il-parti terza ma tkunx identifikabbli jew traċċabbli, is-SEAE għandu jiddeċiedi dwar l-applikazzjoni fid-dawl tal-eċċezzjonijiet stipulati fir-Regolament, filwaqt li jqis l-interessi leġittimi tal-parti terza abbażi tal-informazzjoni għad-dispożizzjoni tiegħu.

6.   Jekk is-SEAE jkollu l-ħsieb li jagħti aċċess għal dokument kontra l-opinjoni espliċita tal-parti terza, huwa għandu jinforma lill-parti terza bl-intenzjoni tiegħu li jiżvela d-dokument fil-limitu ta’ żmien applikabbli skont ir-Regolament.

1.   It-talbiet għall-konsultazzjoni mas-SEAE minn Stat Membru jew istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija oħra tal-Unjoni li jkunu rċevew applikazzjoni għal dokument fil-pussess tagħhom iżda li joriġina mis-SEAE għandhom jiġu ppreżentati lit-Tim tat-Trasparenza tas-SEAE jew lill-Korrispondent tal-Aċċess għad-Dokumenti bil-posta lil Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna, Rond Point Schuman 9A, Brussels 1040, Belgium, jew bil-posta elettronika lil ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Is-SEAE għandu jagħti l-opinjoni tiegħu minnufih, filwaqt li jqis kwalunkwe limitu ta’ żmien applikabbli biex tingħata tweġiba, u mhux aktar tard minn ħamest ijiem ta’ xogħol.

1.   Meta applikazzjoni għal aċċess għal dokument tikkonċerna dokument fil-kamp ta’ applikazzjoni tal-Artikolu 9 tar-Regolament jew dokument ieħor ikklassifikat skont ir-regoli tas-sigurtà tas-SEAE, din għandha tiġi ttrattata mill-membri tal-persunal awtorizzati li jiffamiljarizzaw ruħhom mad-dokument.

2.   Għandhom jingħataw raġunijiet fuq il-bażi tal-eċċezzjonijiet elenkati fl-Artikolu 4 tar-Regolament għal kull deċiżjoni li tirrifjuta aċċess għal parti minn dokument klassifikat jew għalih kollu kemm hu. Jekk id-dokument mitlub ma jistax jiġi rifjutat fuq il-bażi ta’ dawk l-eċċezzjonijiet, l-uffiċjal li jittratta l-applikazzjoni għandu jiżgura li d-dokument jiġi deklassifikat qabel ma jintbagħat lill-applikant.

1.   Id-dokumenti li għandu jingħata aċċess għalihom għandhom jintbagħtu bil-posta jew bil-posta elettronika. Jekk id-dokumenti mitluba jkunu voluminużi jew ma jkunux jistgħu jiġu mmaniġġjati faċilment, l-applikant jista’ jiġi mistieden jikkonsultahom fejn jinżammu. Konsultazzjoni bħal din għandha tkun bla ħlas.

2.   Jekk dokument ikun diġà ġie rilaxxat mis-SEAE, it-tweġiba tista’ tikkonsisti f’li l-applikant jiġi infurmat kif jista’ jikseb id-dokument mitlub, bħall-għoti tar-referenzi tal-pubblikazzjoni jew l-indikazzjoni tal-indirizz web fejn ikun disponibbli.

3.   Jekk il-volum tal-kopji tad-dokumenti li għandhom jintbagħtu bil-posta jaqbeż l-20 paġna, l-applikant jista’ jintalab iħallas tariffa ta’ EUR 0,10 għal kull paġna, flimkien mal-ispejjeż tat-trasport. Il-miżati għal mezzi oħra għandhom jiġu deċiżi skont il-każ, iżda fi kwalunkwe każ m’għandhomx jeċċedu ammont raġonevoli.

1.   Id-dokumenti li jingħata aċċess għalihom wara applikazzjoni skont ir-Regolament għandhom jiġu ppubblikati fir-reġistru pubbliku tas-SEAE. Ir-reġistru għandu jkun aċċessibbli f’forma elettronika.

2.   Dokumenti li jikkwalifikaw bħala “sensittivi” skont l-Artikolu 9(3) tar-Regolament għandhom jiġu rreġistrati fir-reġistru bil-kunsens tal-oriġinatur biss.