1.   EUH:lle osoitettu asiakirjoihin tutustumista koskeva hakemus on esitettävä kirjallisesti EUH:n verkkosivustolla, toimitettava sähköpostitse EUH:n avoimuusyksikölle tai postitse osoitteeseen Access to Documents Correspondent, European External Action Service, Rond Point Schuman 9A, Brussels 1040, Belgium.

2.   Hakemus on laadittava riittävän täsmällisesti, jotta EUH voi yksilöidä pyydetyt asiakirjat ja käsitellä hakemuksen asetuksessa säädetyissä määräajoissa.

3.   Jos hakemukset eivät ole riittävän täsmällisiä tai ne ovat liian laajoja, EUH ottaa viipymättä yhteyttä hakijaan pyynnön täsmentämiseksi tai sen laajuuden rajoittamiseksi asetuksen 6 artiklan 2 ja 3 kohdan mukaisesti. Jos hakija ei vastaa 10 työpäivän kuluessa, EUH ottaa uudelleen yhteyttä hakijaan ja myöntää hänelle vielä viisi työpäivää pyynnön täsmentämiseksi tai sen laajuuden rajoittamiseksi, jotta EUH voi käsitellä sen tehokkaasti. Jos hakija ei täsmennä tai rajoita hakemuksen laajuutta, se katsotaan hylätyksi.

4.   Heti kun hakemus on rekisteröity, EUH:n asiakirjayhteyshenkilö lähettää hakijalle vastaanottoilmoituksen.

5.   Hakijoiden henkilötietoja on käsiteltävä henkilötietojen suojaa koskevien sovellettavien sääntöjen mukaisesti (4).

1.   Kaikki hakemukset on käsiteltävä asetuksessa säädettyjen edellytysten ja määräaikojen mukaisesti.

2.   Poikkeuksellisesti, kuten asetuksen 7 artiklan 3 kohdassa ja 8 artiklan 2 kohdan tapauksissa, määräaikoja voidaan jatkaa viidellätoista työpäivällä, erityisesti

Hakijalle on ilmoitettava määräajan pidentämisestä ja syyt siihen.

1.   Avoimuusyksikkö käsittelee vastaukset alkuperäisiin hakemuksiin, ja EUH:n asiakirjayhteyshenkilö allekirjoittaa ne.

2.   EUH:n pääsihteeri allekirjoittaa vastaukset uudistettuihin hakemuksiin otettuaan huomioon asiakirjayhteyshenkilön ohjeet. Pääsihteeri voi siirtää tämän toimivallan EUH:n sisällä.

1.   Jos EUH vastaanottaa hakemuksen, joka koskee sen hallussa olevaa mutta kolmannelta osapuolelta peräisin olevaa asiakirjaa, kolmatta osapuolta on kuultava, paitsi jos on selvää, että asiakirja on luovutettava tai sitä ei saa luovuttaa asetuksessa säädettyjen poikkeusten perusteella.

2.   Oikeus tutustua asiakirjaan myönnetään kuulematta kolmatta osapuolta, jos asiakirjan laatija on jo julkistanut asiakirjan tai EUH on jo julkistanut sen tai jos on selvää, että asiakirjan sisällön ilmaiseminen tai osittainen ilmaiseminen ei selvästikään vaikuttaisi mihinkään asetuksen 4 artiklassa tarkoitetuista eduista.

3.   Kolmatta osapuolta on aina kuultava, jos asiakirja on asetuksen 9 artiklassa tarkoitettu asiakirja tai jos asiakirja on peräisin jäsenvaltiosta, joka on pyytänyt asetuksen 4 artiklan 5 kohdan mukaisesti EUH:ta olemaan luovuttamatta asiakirjaa ilman jäsenvaltion etukäteen antamaa suostumusta. Jäsenvaltion on tehtävä tällainen pyyntö kirjallisesti.

4.   Kolmatta osapuolta on kuultava kirjallisesti, ja sille on annettava kohtuullinen määräaika vastaamiseen ottaen huomioon tämän päätöksen 3 artiklassa vahvistetut määräajat. Kolmannen osapuolen on esitettävä kantansa kirjallisesti.

5.   Jos kolmas osapuoli ei ole vastannut määräaikaan mennessä tai kolmatta osapuolta ei voida tunnistaa tai tavoittaa, EUH tekee hakemusta koskevan päätöksen asetuksessa vahvistettuja poikkeuksia noudattaen ja ottaen huomioon kolmannen osapuolen oikeutetut edut niiden tietojen perusteella, jotka EUH:lla on käytettävissään.

6.   Jos EUH aikoo sallia asiakirjaan tutustumisen vastoin kolmannen osapuolen selvästi ilmaisemaa kantaa, se ilmoittaa kolmannelle osapuolelle aikomuksestaan luovuttaa asiakirja asetuksen mukaisesti sovellettavassa määräajassa.

1.   Jäsenvaltion tai muun unionin toimielimen, elimen, toimiston tai viraston pyynnöt kuulla EUH:ta silloin, kun se on vastaanottanut hallussaan olevaa mutta EUH:lta peräisin olevaa asiakirjaa koskevan hakemuksen, on toimitettava postitse osoitteeseen EEAS Transparency Team tai Access to Documents Correspondent, European External Action Service, Rond Point Schuman 9A, Bryssel 1040, Belgia tai sähköpostitse osoitteeseen ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   EUH ilmoittaa kantansa viipymättä ja viimeistään viiden työpäivän kuluessa ottaen huomioon vastauksen antamiseen sovellettavan määräajan.

1.   Jos asiakirjaan tutustumista koskeva hakemus koskee asetuksen 9 artiklan soveltamisalaan kuuluvaa asiakirjaa tai muuta EUH:n turvallisuussääntöjen nojalla turvallisuusluokiteltua asiakirjaa, hakemuksen käsittelevät henkilöstön jäsenet, joilla on lupa perehtyä kyseiseen asiakirjaan.

2.   Päätös hylätä kokonaan tai osittain tutustuminen turvallisuusluokiteltuun asiakirjaan perustellaan asetuksen 4 artiklassa lueteltujen poikkeusten perusteella. Jos pyydettyä asiakirjaa ei voida hylätä näiden poikkeusten perusteella, hakemusta käsittelevän virkamiehen on varmistettava, että asiakirja luokitellaan uudelleen ennen kuin se luovutetaan hakijalle.

1.   Asiakirjat, joihin tutustuminen sallitaan, on lähetettävä postitse tai sähköpostitse. Jos hakemus koskee suurta asiakirjamäärää tai vaikeasti käsiteltäviä asiakirjoja, hakijaa voidaan kehottaa tutustumaan niihin siellä, missä niitä säilytetään. Tällainen tutustuminen on maksutonta.

2.   Jos EUH on jo asettanut asiakirjan saataville, vastauksessa voidaan ilmoittaa hakijalle, miten hän saa pyydetyn asiakirjan, esimerkiksi ilmoittamalla julkaisuviitteet tai internet-osoite, jossa se on saatavilla.

3.   Jos postitse lähetettävien asiakirjojen jäljennösten määrä on yli 20 sivua, hakijalta voidaan periä maksu, joka on 0,10 EUR sivulta, sekä toimituskulut. Muulla tavoin toimitettuja asiakirjoja koskevista maksuista päätetään tapauskohtaisesti, edellyttäen että ne eivät ylitä kohtuullista määrää.

1.   Asiakirjat, joihin tutustuminen sallitaan asetuksen mukaisen hakemuksen perusteella, julkaistaan EUH:n julkisessa rekisterissä. Asiakirjarekisteri on elektronisessa muodossa.

2.   Asiakirjat, jotka katsotaan arkaluonteisiksi asetuksen 9 artiklan 3 kohdan mukaisesti, kirjataan rekisteriin vain sen suostumuksella, jolta asiakirja on peräisin.