PRIEDAS

Jungtinio komiteto darbo tvarkos taisyklės, priimtos pagal Europos Sąjungos ir Naujosios Zelandijos susitarimo dėl Naujosios Zelandijos dalyvavimo Sąjungos programose 14 straipsnio 3 dalį

1 Taisyklė

Užduotys

Pagal Europos Sąjungos (toliau – Sąjungos) ir Naujosios Zelandijos susitarimo dėl Naujosios Zelandijos dalyvavimo Sąjungos programose (toliau – Susitarimas) 14 straipsnio 1 dalį įsteigtas Jungtinis komitetas atlieka užduotis ir vykdo pareigas, nurodytas Susitarimo 14 straipsnio 1 dalyje.

2 taisyklė

Sudėtis ir pirmininkas

1.

Jungtinį komitetą sudaro Sąjungos ir Naujosios Zelandijos atstovai.

2.

Jungtiniam komitetui bendrai pirmininkauja vyresnieji pareigūnai arba jų paskirti asmenys, veikiantys atitinkamai kaip Sąjungos ir Naujosios Zelandijos atstovai.

3.

Sąjunga ir Naujoji Zelandija praneša viena kitai pareigūno, kuris yra Jungtinio komiteto bendrapirmininkis atitinkamai iš Sąjungos ir Naujosios Zelandijos, asmenvardį, pareigas ir kontaktinius duomenis. Laikoma, kad tas pareigūnas toliau eina bendrapirmininkio iš atitinkamai Sąjungos ar Naujosios Zelandijos pareigas iki dienos, kurią Sąjunga ar Naujoji Zelandija kitai Šaliai praneša apie naują bendrapirmininkį.

4.

Laikoma, kad bendrapirmininkis turi leidimą atstovauti atitinkamai Sąjungai ar Naujajai Zelandijai iki dienos, kurią kitai Šaliai pranešama apie naują bendrapirmininkį.

3 taisyklė

Sekretoriatas

1.

Jungtinio komiteto sekretoriatas (toliau – Sekretoriatas) sudaromas iš Sąjungos pareigūno ir Naujosios Zelandijos pareigūno. Sekretoriatas atlieka šiose darbo tvarkos taisyklėse jam pavestas užduotis.

2.

Sąjunga ir Naujoji Zelandija viena kitai praneša pareigūno, kuris yra Jungtinio komiteto Sekretoriato narys atitinkamai iš Sąjungos ir Naujosios Zelandijos, asmenvardį, pareigas ir kontaktinius duomenis. Laikoma, kad šis pareigūnas toliau eina Sekretoriato nario iš atitinkamai Sąjungos ar Naujosios Zelandijos pareigas iki dienos, kurią Sąjunga ar Naujoji Zelandija praneša apie naują pareigūną.

4 taisyklė

Posėdžiai

1.

Vadovaujantis Susitarimo 14 straipsnio 5 dalimi, Jungtinis komitetas posėdžiauja bent kartą per metus, o kai to reikia dėl ypatingų aplinkybių – bet kurios iš Šalių prašymu.

2.

Jis posėdžiauja iš esmės paeiliui Belgijoje ir Naujojoje Zelandijoje, jei bendrapirmininkiai nenusprendę kitaip. Posėdžiai gali vykti vaizdo konferencija arba telekonferencija, jeigu taip susitaria bendrapirmininkiai.

3.

Tarp savo posėdžių Jungtinis komitetas dirba nuolat, bendrauti naudodamas visas ryšio priemones, visų pirma, elektroninį paštą.

5 Taisyklė

Dalyvavimas posėdžiuose

1.

Likus pagrįstam laikotarpiui iki kiekvieno posėdžio, Sąjunga ir Naujoji Zelandija viena kitai per Sekretoriatą praneša apie planuojamą savo delegacijų sudėtį ir nurodo kiekvieno delegacijos nario asmenvardį ir pareigas.

2.

Jei reikia, bendrapirmininkiai bendru sutarimu į Jungtinio komiteto posėdžius gali pakviesti ekspertus (t. y. asmenis, kurie nėra valdžios institucijų pareigūnai), kad tie ekspertai pateiktų informacijos konkrečiais klausimais ir per tas posėdžio dalis, kuriose aptariami tie konkretūs klausimai.

3.

Posėdį rengiančios ir priimančios Šalies atstovas, gavęs kitos Šalies patvirtinimą, nustato posėdžio datą ir vietą.

6 taisyklė

Dokumentai

Dokumentus, kuriais grindžiami Jungtinio komiteto svarstymai, Sekretoriatas sunumeruoja ir išplatina Sąjungai ir Naujajai Zelandijai.

7 taisyklė

Korespondencija

1.

Jungtiniam komitetui skirtą korespondenciją Sąjunga ir Naujoji Zelandija siunčia Sekretoriatui. Tokia korespondencija gali būti siunčiama bet kokiomis rašytinės informacijos perdavimo priemonėmis, įskaitant elektroninį paštą.

2.

Sekretoriatas užtikrina, kad Jungtiniam komitetui skirta korespondencija būtų pristatyta bendrapirmininkiams ir, kai tinkama, išplatinta vadovaujantis 6 taisykle.

3.

Visa bendrapirmininkių parengta arba jiems tiesiogiai adresuojama korespondencija perduodama Sekretoriatui ir, kai tinkama, išplatinta vadovaujantis 6 taisykle.

8 Taisyklė

Darbotvarkė

1.

Sekretoriatas parengia kiekvieno posėdžio preliminarios darbotvarkės projektą. Pareigūnas, veikiantis kaip posėdį priimančios Šalies sekretoriato narys, ne vėliau kaip prieš keturias savaites iki posėdžio dienos tuo tikslu parengia pirmą preliminarios darbotvarkės projektą bei dokumentus, susijusius su kiekvienu jos punktu, ir perduoda juos kitos Šalies Sekretoriato nariui, kad ta Šalis pateiktų savo pastabas. Sekretoriato parengtas preliminarios darbotvarkės projektas su visais aktualiais dokumentais ne vėliau kaip prieš dešimt dienų iki posėdžio dienos pateikiamas bendrapirmininkiams patvirtinti.

2.

Į preliminarią darbotvarkę įrašomi visi punktai, kurių prašo Šalys. Visi tokie prašymai kartu su aktualiais dokumentais pateikiami Sekretoriatui ne vėliau kaip prieš 15 dienų iki posėdžio pradžios.

3.

Bendrapirmininkiai gali sutikti sutrumpinti 1 ir 2 dalyje numatytus laikotarpius išskirtiniais atvejais.

4.

Jungtinis komitetas savo darbotvarkę priima kiekvieno savo posėdžio pradžioje.

5.

Jei abi Šalys sutinka, per posėdį gali būti įrašomi darbotvarkės punktai, kurių darbotvarkės projekte nėra, o kiti darbotvarkės projekto punktai gali būti išbraukiami, jų svarstymas atidedamas arba jie gali būti iš dalies keičiami.

9 Taisyklė

Skaidrumas ir galimybė susipažinti su dokumentais

1.

Jungtinio komiteto posėdžiai nėra vieši, nebent bendrapirmininkiai nuspręstų kitaip.

2.

Kiekviena Šalis, pirmiausia pasitarusi su kita Šalimi, Jungtinio komiteto sprendimus gali nuspręsti paskelbti savo atitinkamame oficialiajame leidinyje arba internete.

3.

Jeigu Sąjunga ar Naujoji Zelandija Jungtiniam komitetui pateikia informaciją, kuri pagal jos galiojančius įstatymus ir kitus teisės aktus yra konfidenciali arba saugoma nuo atskleidimo, kita Šalis tą informaciją laiko konfidencialia.

4.

Jeigu Europos Komisija Jungtiniam komitetui pateikia informaciją, kuri pagal jos galiojančius informacijos saugumo teisės aktus (1) yra konfidenciali arba saugoma nuo atskleidimo, Naujoji Zelandija užtikrina panašų gautos informacijos konfidencialumo ir apsaugos lygį. Jeigu Naujoji Zelandija Jungtiniam komitetui pateikia informacijos, kuri pagal jos galiojančius įstatymus ir kitus teisės aktus yra konfidenciali arba saugoma nuo atskleidimo, Europos Komisija tą gautą informaciją laiko konfidencialia.

5.

Kiekviena Šalis prašymus susipažinti su Jungtinio komiteto dokumentais tvarko pagal savo galiojančius įstatymus ir kitus teisės aktus.

10 taisyklė

Protokolai

1.

Visi Jungtinio komiteto posėdžiai protokoluojami.

2.

Jei bendrapirmininkiai nenusprendžia kitaip, kiekvieno posėdžio protokolo projektą per 15 dienų nuo posėdžio pabaigos parengia pareigūnas, einantis Sekretoriato nario iš posėdį rengiančios Šalies pareigas. Protokolo projektas perduodamas kitos Šalies sekretoriato nariui, kad ta Šalis pateiktų savo pastabas. Pastaroji pastabas gali pateikti per 30 dienų nuo protokolo projekto gavimo dienos.

3.

Protokole apibendrinamas kiekvienas darbotvarkės punktas, kai taikytina, nurodant: a) Jungtiniam komitetui pateiktus dokumentus; b) visus pareiškimus, kuriuos viena iš Šalių paprašė įtraukti į protokolą, ir c) priimtus sprendimus, pareiškimus, dėl kurių susitarta, ir dėl konkrečių punktų priimtas praktines išvadas.

4.

Protokole pateikiamas visų posėdžio dalyvių asmenvardžių, prievardžių ir funkcijų sąrašas.

5.

Bendrapirmininkiai posėdžio protokolą patvirtina ir pasirašo per du mėnesius po posėdžio arba iki kitos datos, dėl kurios susitaria bendrapirmininkiai. Bendrapirmininkiai gali susitarti, kad elektroninių egzempliorių pasirašymas ir pasikeitimas jais atitinka tokį reikalavimą. Kiekviena Šalis autentišką protokolo egzempliorių saugo savo bylose.

6.

Jungtinio komiteto Sekretoriatas per dvi darbo dienas po Jungtinio komiteto posėdžio parengia protokolo santrauką, kad bendrapirmininkiai ją patvirtintų, kai tai praktiškai įmanoma. Kai santraukos tekstą patvirtina Jungtinio komiteto bendrapirmininkiai, Šalys protokolo santrauką gali paskelbti.

11 taisyklė

Sprendimai

1.

Jei taip numatyta Susitarimo 14 straipsnyje, Jungtinis komitetas sprendimus priima bendru sutarimu. Sekretoriatas visus sprendimus užregistruoja suteikdamas jiems eilės numerius ir nurodydamas jų priėmimo datas.

2.

Jungtinis komitetas sprendimus gali priimti rašytine procedūra bendrapirmininkiams keičiantis raštais, jeigu Šalys taip nutaria. Laikydamasis 14 taisyklės, bendrapirmininkis rašytinį sprendimo projekto tekstą pateikia kitam bendrapirmininkiui oficialiąja Jungtinio komiteto kalba. Pritarimą sprendimo projektui kita Šalis pareiškia per vieną mėnesį arba siūlančiosios Šalies nurodytą ilgesnį laikotarpį. Jeigu kita Šalis nepareiškia savo pritarimo, siūlomas sprendimas aptariamas ir gali būti priimtas kitame Jungtinio komiteto posėdyje. Sprendimo projektas yra laikomas priimtu kitai Šaliai jam pritarus ir yra įtraukiamas į kito Jungtinio komiteto posėdžio protokolą.

3.

Kiekvieną sprendimą pasirašo Jungtinio komiteto bendrapirmininkiai. Bendrapirmininkiai gali susitarti, kad elektroninių egzempliorių pasirašymas ir pasikeitimas jais atitinka parašo reikalavimą.

4.

Jungtinio komiteto priimtuose sprendimuose nurodoma jų įsigaliojimo data.

12 taisyklė

Asmens duomenų apsauga

9, 10 ir 11 taisyklėse nurodyti dokumentai skelbiami laikantis kiekvienos Šalies taikomų duomenų apsaugos, įskaitant asmens duomenų apsaugą, taisyklių.

13 taisyklė

Darbo grupės ir patariamieji organai

1.

Vadovaujantis 14 straipsnio 4 dalimi, Jungtinis komitetas gali nuspręsti sudaryti arba paleisti ekspertų lygmens darbo grupę arba patariamąjį organą. Jungtinis komitetas nustato ir prireikus keičia kiekvienos darbo grupės arba patariamojo organo sudėtį ir užduotis.

2.

Darbo grupė arba patariamasis organas bendradarbiauja su Jungtiniu komitetu ir padeda jam atlikti jo užduotis, be kita ko, jeigu Jungtinis komitetas duoda tokią užduotį, rengia ataskaitas arba sprendimų projektus Jungtiniam komitetui patvirtinti.

3.

Darbo grupė arba patariamasis organas prireikus susirenka, kad atliktų savo užduotis, ir atsiskaito Jungtiniam komitetui.

4.

Darbo grupės arba patariamojo organo sudarymas ir veikimas netrukdo Šalims kreiptis tiesiai į Jungtinį komitetą visais klausimais.

5.

Jungtinio komiteto darbo tvarkos taisyklės Jungtinio komiteto įsteigtoms darbo grupėms ir jo įsteigtiems patariamiesiems organams taikomos mutatis mutandis.

14 Taisyklė

Kalbos

1.

Jungtinio komiteto oficialioji ir darbo kalba yra anglų kalba.

2.

Svarstymai Jungtiniame komitete vyksta anglų kalba. Posėdžio darbotvarkė, Jungtiniam komitetui pateikiami dokumentai ir posėdžio protokolai parengiami anglų kalba.

3.

Jungtinis komitetas savo sprendimus priima anglų kalba.

15 taisyklė

Išlaidos

Kiekviena Šalis apmoka visas savo patirtas išlaidas, atsiradusias dėl jos dalyvavimo Jungtinio komiteto posėdžiuose, įsteigtose darbo grupėse ir įsteigtuose patariamuosiuose organuose.

Su posėdžių organizavimu susijusias išlaidas padengia priimančioji Šalis.

16 taisyklė

Taisyklių daliniai pakeitimai

Šios darbo tvarkos taisyklės gali būti iš dalies keičiamos Šalių tarpusavio susitarimu laikantis 11 taisyklės.

---

(1)   2015 m. kovo 13 d. Komisijos sprendimas (ES, Euratomas) 2015/443 dėl saugumo Komisijoje (ES OL L 72, 2015 3 17, p. 41).