LIITE

Uuden-Seelannin osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyn Euroopan unionin ja Uuden-Seelannin välisen sopimuksen 14 artiklan 3 kohdan mukaisesti hyväksytty sekakomitean työjärjestys

Sääntö 1

Tehtävät

Uuden-Seelannin osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyn Euroopan unionin, jäljempänä ”unioni”, ja Uuden-Seelannin välisen sopimuksen, jäljempänä ”sopimus”, 14 artiklan 1 kohdalla perustettu sekakomitea hoitaa sopimuksen 14 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut tehtävät ja velvollisuudet.

Sääntö 2

Kokoonpano ja puheenjohtajuus

1.

Sekakomitea koostuu unionin ja Uuden-Seelannin edustajista.

2.

Sekakomitean puheenjohtajina toimivat Euroopan unionin ja Uuden-Seelannin edustajina toimivat korkean tason virkamiehet tai heidän nimeämänsä henkilöt.

3.

Unioni ja Uusi-Seelanti ilmoittavat toisilleen sekakomitean puheenjohtajana olevan oman virkamiehensä nimen, aseman ja yhteystiedot. Kyseisen virkamiehen katsotaan jatkavan toimimista puheenjohtajana unionin tai Uuden-Seelannin puolesta siihen päivään asti, jona joko unioni tai Uusi-Seelanti on ilmoittanut toiselle osapuolelle uudesta puheenjohtajasta.

4.

Unionin puheenjohtajalla katsotaan olevan lupa edustaa unionia ja Uuden-Seelannin puheenjohtajalla katsotaan olevan lupa edustaa Uutta-Seelantia siihen päivään asti, jona toiselle osapuolelle on ilmoitettu uudesta puheenjohtajasta.

Sääntö 3

Sihteeristö

1.

Sekakomitean sihteeristö, jäljempänä ”sihteeristö”, muodostuu unionin virkamiehestä ja Uuden-Seelannin virkamiehestä. Sihteeristö hoitaa sille tässä työjärjestyksessä osoitetut tehtävät.

2.

Unioni ja Uusi-Seelanti ilmoittavat toisilleen sekakomitean sihteeristön jäsenenä olevan oman virkamiehensä nimen, aseman ja yhteystiedot. Kyseisen virkamiehen katsotaan jatkavan toimimista sihteeristön jäsenenä unionin tai Uuden-Seelannin puolesta siihen päivään asti, jona joko unioni tai Uusi-Seelanti on ilmoittanut uudesta virkamiehestä.

Sääntö 4

Kokoukset

1.

Sopimuksen 14 artiklan 5 kohdan mukaisesti sekakomitea kokoontuu vähintään kerran vuodessa ja, jos erityisolosuhteet sitä edellyttävät, jommankumman osapuolen pyynnöstä.

2.

Se kokoontuu periaatteessa vuorotellen Belgiassa ja Uudessa-Seelannissa, elleivät puheenjohtajat toisin päätä. Kokouksia voidaan pitää myös video- tai puhelinneuvotteluna, jos puheenjohtajat niin sopivat.

3.

Kokousten välillä sekakomitea jatkaa työskentelyä käyttäen muita viestintävälineitä, erityisesti sähköpostia.

Sääntö 5

Osallistuminen kokouksiin

1.

Unioni ja Uusi-Seelanti ilmoittavat toisilleen sihteeristön kautta valtuuskuntiensa suunnitellun kokoonpanon kohtuullisessa ajassa ennen kutakin kokousta ja mainitsevat kunkin valtuuskunnan jäsenen nimen ja tehtävän.

2.

Tarvittaessa puheenjohtajat voivat yhteisellä suostumuksella kutsua asiantuntijoita (eli henkilöitä, jotka eivät ole valtion virkamiehiä) sekakomitean kokouksiin antamaan tietoja tietystä aiheesta, ja asiantuntijat voivat osallistua kokouksen niihin osiin, joissa tällaisia tiettyjä aiheita käsitellään.

3.

Kokouksen järjestävän ja isännöivän osapuolen edustaja vahvistaa kokouksen päivämäärän ja paikan saatuaan toisen osapuolen hyväksynnän.

Sääntö 6

Asiakirjat

Sihteeristö numeroi asiakirjat, joihin asioiden käsittely sekakomiteassa perustuu, ja jakaa ne unionille ja Uudelle-Seelannille.

Sääntö 7

Kirjeenvaihto

1.

Unioni ja Uusi-Seelanti lähettävät sekakomitealle osoitetun kirjeenvaihtonsa sihteeristön kautta. Tällainen kirjeenvaihto voidaan lähettää missä tahansa kirjallisessa muodossa, myös sähköpostina.

2.

Sihteeristö varmistaa, että sekakomitealle osoitettu kirjeenvaihto toimitetaan puheenjohtajille ja jaetaan tarvittaessa säännön 6 mukaisesti.

3.

Kaikki puheenjohtajien lähettämä tai suoraan heille osoitettu kirjeenvaihto toimitetaan sihteeristölle ja jaetaan tarvittaessa säännön 6 mukaisesti.

Sääntö 8

Esityslista

1.

Sihteeristö laatii kutakin kokousta varten alustavan esityslistan luonnoksen. Tätä varten sihteeristön jäsenenä toimiva kokousta isännöivän osapuolen virkamies laatii ensimmäisen luonnoksen alustavaksi esityslistaksi sekä kutakin siinä olevaa kohtaa koskevat asiakirjat vähintään neljä viikkoa ennen kokouspäivää ja toimittaa ne kommentoitavaksi toisen osapuolen sihteeristön jäsenelle. Kun sihteeristö on laatinut alustavan esityslistan luonnoksen ja siihen liittyvät asiakirjat, ne toimitetaan puheenjohtajille hyväksyttäväksi viimeistään 10 päivää ennen kokousta.

2.

Alustavaan esityslistaan on sisällyttävä ne asiat, joita osapuolet ovat pyytäneet. Tällainen pyyntö ja siihen liittyvät asiakirjat on toimitettava sihteeristölle viimeistään 15 päivää ennen kokouksen alkamista.

3.

Puheenjohtajat voivat poikkeustapauksissa sopia 1 ja 2 kohdassa asetettujen määräaikojen lyhentämisestä.

4.

Sekakomitea hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa.

5.

Osapuolten sopimuksella esityslistaan voidaan lisätä kohtia, joita ei ole esityslistan luonnoksessa, ja muita esityslistan luonnoksen kohtia voidaan poistaa, lykätä tai muuttaa kokouksessa.

Sääntö 9

Avoimuus ja oikeus tutustua asiakirjoihin

1.

Sekakomitean kokoukset eivät ole julkisia, elleivät puheenjohtajat toisin päätä.

2.

Kumpikin osapuoli voi päättää sekakomitean päätösten julkaisemisesta omassa virallisessa lehdessään tai verkossa kuultuaan ensin toista osapuolta.

3.

Jos unioni tai Uusi-Seelanti toimittaa sekakomitealle tietoja, jotka ovat asiaankuuluvien lakien ja asetusten nojalla luottamuksellisia tai suojattu paljastamiselta, toisen osapuolen on käsiteltävä kyseisiä saatuja tietoja luottamuksellisina.

4.

Jos Euroopan komissio toimittaa sekakomitealle tietoja, jotka ovat sen asiaankuuluvan tietoturvalainsäädännön (1) nojalla luottamuksellisia tai suojattu paljastamiselta, Uuden-Seelannin on varmistettava saaduille tiedoille vastaava luottamuksellisuuden ja suojan taso. Jos Uusi-Seelanti toimittaa sekakomitealle tietoja, jotka ovat sen asiaankuuluvien lakien ja asetusten nojalla luottamuksellisia tai suojattu paljastamiselta, Euroopan komission on käsiteltävä saatuja tietoja luottamuksellisina.

5.

Osapuolten on käsiteltävä pyynnöt saada tutustua sekakomitean asiakirjoihin asiaankuuluvien lakiensa ja asetustensa mukaisesti.

Sääntö 10

Pöytäkirjat

1.

Jokaisesta sekakomitean kokouksesta laaditaan pöytäkirja.

2.

Kokousta isännöivän osapuolen jäsenenä sihteeristössä toimiva virkamies laatii kustakin kokouksesta pöytäkirjaluonnoksen 15 päivän kuluessa kokouksen päättymisestä, jolleivät puheenjohtajat toisin päätä. Pöytäkirjaluonnos toimitetaan kommentoitavaksi toisen osapuolen sihteeristön jäsenelle. Jälkimmäinen osapuoli voi esittää huomautuksia 30 päivän kuluessa pöytäkirjaluonnoksen vastaanottamisesta.

3.

Pöytäkirja sisältää tiivistelmän kustakin esityslistalla olevasta asiasta, ja tarvittaessa siinä yksilöidään a) sekakomitealle toimitetut asiakirjat; b) lausumat, jotka toinen osapuoli on pyytänyt merkittäviksi pöytäkirjaan; sekä c) tietyistä kohdista hyväksytyt päätökset ja annetut lausumat sekä niihin liittyvät toimintaa koskevat päätelmät.

4.

Pöytäkirjassa on oltava läsnäololuettelo, jossa on jokaisen kokoukseen osallistuneen henkilön nimi, asema ja tehtävät.

5.

Puheenjohtajat hyväksyvät ja allekirjoittavat pöytäkirjan kahden kuukauden kuluessa kokouksesta tai mihin tahansa muuhun puheenjohtajien päättämään päivämäärään mennessä. Puheenjohtajat voivat sopia, että sähköisten jäljennösten allekirjoittaminen ja vaihto täyttävät kyseisen vaatimuksen. Kumpikin osapuoli säilyttää pöytäkirjan todistusvoimaisen toisinnon arkistoissaan.

6.

Sekakomitean sihteeristö laatii kahden työpäivän kuluessa sekakomitean kokouksesta myös yhteenvedon pöytäkirjasta, jonka puheenjohtajat hyväksyvät niin pian kuin se on käytännössä mahdollista. Kun sekakomitean puheenjohtajat ovat hyväksyneet yhteenvedon tekstin, osapuolet voivat julkistaa pöytäkirjan yhteenvedon.

Sääntö 11

Päätökset

1.

Sopimuksen 14 artiklassa määrätyissä tapauksissa sekakomitea tekee päätöksensä yksimielisesti. Sihteeristö antaa kaikille päätöksille sarjanumeron ja viitteen, joka liittyy päätöksen tekemispäivään.

2.

Sekakomitea voi tehdä päätöksiä kirjallista menettelyä noudattaen puheenjohtajien välisellä noottienvaihdolla, jos sopimuksen osapuolet niin sopivat. Yksi puheenjohtajista esittää sekakomitean virallisella kielellä säännön 14 mukaisesti laaditun päätösluonnoksen tekstin kirjallisesti toiselle puheenjohtajalle. Toisen osapuolen on kuukauden kuluessa tai ehdotuksen tehneen osapuolen mahdollisesti asettaman pidemmän määräajan sisällä ilmaistava suostumuksensa päätösluonnokseen. Jos toinen osapuoli ei ilmaise suostumustaan, ehdotetusta päätöksestä keskustellaan ja se voidaan hyväksyä sekakomitean seuraavassa kokouksessa. Päätösluonnos katsotaan hyväksytyksi, kun toinen osapuoli on ilmaissut suostumuksensa, ja se merkitään sekakomitean seuraavan kokouksen pöytäkirjaan.

3.

Sekakomitean puheenjohtajat allekirjoittavat kunkin päätöksen. Puheenjohtajat voivat sopia, että sähköisten jäljennösten allekirjoittaminen ja vaihto täyttävät allekirjoitusta koskevan vaatimuksen.

4.

Sekakomitean päätöksissä on mainittava päivä, jona ne tulevat voimaan.

Sääntö 12

Henkilötietojen suoja

Säännöissä 9, 10 ja 11 tarkoitetut asiakirjat on julkaistava noudattaen kummankin osapuolen sovellettavia tietosuojasääntöjä, mukaan lukien henkilötietojen suoja.

Sääntö 13

Työryhmät ja neuvoa-antavat elimet

1.

Sopimuksen 14 artiklan 4 kohdan mukaisesti sekakomitea voi päättää perustaa tai lakkauttaa asiantuntijatason työryhmän tai neuvoa-antavan elimen. Sekakomitea määrittää kunkin työryhmän tai neuvoa-antavan elimen kokoonpanon ja tehtävät ja voi tarvittaessa muuttaa niitä.

2.

Työryhmä tai neuvoa-antava elin osallistuu sekakomitean työhön ja avustaa sitä sen tehtävien suorittamisessa, myös valmistelemalla raportteja tai päätösluonnoksia sekakomitean hyväksyttäväksi, jos sekakomitea on antanut sille tähän valtuutuksen.

3.

Työryhmä tai neuvoa-antava elin kokoontuu tarpeen mukaan tehtäviensä suorittamiseksi ja raportoi sekakomitealle.

4.

Työryhmän tai neuvoa-antavan elimen perustaminen ja toiminta eivät estä osapuolia saattamasta asiaa suoraan sekakomitean käsiteltäväksi.

5.

Sekakomitean työjärjestystä sovelletaan soveltuvin osin sekakomitean perustamiin työryhmiin ja neuvoa-antaviin elimiin.

Sääntö 14

Kielet

1.

Sekakomitean virallinen kieli ja työkieli on englanti.

2.

Asioiden käsittely sekakomiteassa tapahtuu englanniksi. Kokouksen esityslista, sekakomitealle toimitetut asiakirjat ja kokouksen pöytäkirja laaditaan englanniksi.

3.

Sekakomitea tekee päätöksensä englanniksi.

Sääntö 15

Kulut

Kumpikin osapuoli vastaa sille sekakomitean ja perustettujen työryhmien ja neuvoa-antavien elinten kokouksiin osallistumisesta aiheutuvista kuluista.

Kokouksen järjestävä osapuoli vastaa kokouksen järjestelyihin liittyvistä kuluista.

Sääntö 16

Työjärjestyksen muuttaminen

Tätä työjärjestystä voidaan muuttaa osapuolten yhteisellä sopimuksella säännön 11 mukaisesti.

---

(1)  Komission päätös (EU, Euratom) 2015/443, annettu 13 päivänä maaliskuuta 2015, turvallisuudesta komissiossa (EUVL L 72, 17.3.2015, s. 41).