PŘÍLOHA

Jednací řád smíšeného výboru přijatý v souladu s čl. 14 odst. 3 Dohody mezi Evropskou unií na jedné straně a Novým Zélandem na straně druhé o účasti Nového Zélandu na programech Unie

Článek 1

Úkoly

Smíšený výbor zřízený podle čl. 14 odst. 1 Dohody mezi Evropskou unií (dále jen „Unie“) na jedné straně a Novým Zélandem na straně druhé o účasti Nového Zélandu na programech Unie (dále jen „dohoda“) plní úkoly a povinnosti uvedené v čl. 14 odst. 1 dohody.

Článek 2

Složení a předseda

1.

Smíšený výbor se skládá ze zástupců Unie a Nového Zélandu.

2.

Smíšenému výboru spolupředsedají vysocí úředníci nebo jimi pověření zástupci Evropské unie a Nového Zélandu.

3.

Unie a Nový Zéland si vzájemně oznámí jméno, funkci a kontaktní údaje úředníka, který je spolupředsedou smíšeného výboru za Unii či Nový Zéland. Má se za to, že tento úředník nadále působí jako spolupředseda za Unii či za Nový Zéland až do dne, kdy Unie nebo Nový Zéland oznámí druhé straně nového spolupředsedu.

4.

Má se za to, že spolupředsedovi bylo uděleno povolení zastupovat Unii či Nový Zéland do dne, kdy druhé straně bude oznámen nový spolupředseda.

Článek 3

Sekretariát

1

Sekretariát smíšeného výboru (dále jen „sekretariát“) se skládá z jednoho úředníka Unie a jednoho úředníka Nového Zélandu. Sekretariát vykonává úkoly, které mu byly svěřeny tímto jednacím řádem.

2.

Unie a Nový Zéland si vzájemně oznámí jméno, funkci a kontaktní údaje úředníka, který je členem sekretariátu smíšeného výboru za Unii či Nový Zéland. Má se za to, že tento úředník nadále působí jako člen sekretariátu Unie a Nového Zélandu až do dne, kdy Unie nebo Nový Zéland oznámí nového úředníka.

Článek 4

Zasedání

1.

V souladu s čl. 14 odst. 5 dohody se smíšený výbor schází alespoň jednou ročně a na žádost kterékoli ze stran, pokud to vyžadují zvláštní okolnosti.

2.

Zasedání smíšeného výboru se konají v zásadě střídavě v Belgii a na Novém Zélandu, pokud spolupředsedové nerozhodnou jinak. Zasedání se mohou konat také prostřednictvím videokonference nebo telekonference, pokud se na tom spolupředsedové dohodnou.

3.

V období mezi zasedáními pracuje smíšený výbor průběžně prostřednictvím různých komunikačních prostředků, zejména prostřednictvím výměny e-mailů.

Článek 5

Účast na zasedáních

1.

S dostatečným předstihem před každým zasedáním se Unie a Nový Zéland prostřednictvím sekretariátu vzájemně informují o zamýšleném složení svých delegací a uvedou jméno a funkce každého člena delegace.

2.

Spolupředsedové mohou případně a po vzájemné dohodě přizvat odborníky (tj. osoby, které nejsou vládními úředníky) k účasti na zasedáních smíšeného výboru, aby poskytli informace o konkrétních tématech, a sice na těch částech zasedání, během nichž se tato konkrétní témata projednávají.

3.

Zástupce strany, která zasedání organizuje a pořádá, stanoví po obdržení souhlasu druhé strany datum a místo konání zasedání.

Článek 6

Dokumenty

Dokumenty, z nichž vychází jednání smíšeného výboru, sekretariát očísluje a rozešle Unii a Novému Zélandu.

Článek 7

Korespondence

1.

Korespondenci určenou smíšenému výboru zasílají Unie a Nový Zéland sekretariátu. Tuto korespondenci lze zasílat jakoukoli písemnou formou včetně e-mailů.

2.

Sekretariát zajistí, aby korespondence určená smíšenému výboru byla doručena spolupředsedům a případně rozeslána v souladu s článkem 6.

3.

Veškerá korespondence od spolupředsedů nebo určená přímo jim se předává sekretariátu a případně se rozesílá v souladu s článkem 6.

Článek 8

Program zasedání

1.

Sekretariát vypracuje návrh předběžného programu každého zasedání. Za tímto účelem připraví úředník působící jako člen sekretariátu strany, která zasedání pořádá, alespoň čtyři týdny před datem konání zasedání první návrh předběžného programu spolu s dokumenty týkajícími se jednotlivých bodů, které jsou v něm uvedeny, a předloží jej k vyjádření členovi sekretariátu druhé strany. Jakmile sekretariát připraví návrh předběžného programu zasedání spolu s příslušnými dokumenty, předá jej spolupředsedům ke schválení nejpozději 10 dní před datem konání zasedání.

2.

Předběžný program zasedání zahrnuje body, které si strany vyžádaly. Takové žádosti se spolu s veškerými příslušnými dokumenty předkládají sekretariátu nejpozději 15 dnů před začátkem zasedání.

3.

Ve výjimečných případech se spolupředsedové mohou dohodnout na zkrácení lhůt uvedených v odstavcích 1 a 2.

4.

Smíšený výbor přijímá program zasedání na začátku každého zasedání.

5.

Body, které nejsou uvedeny v návrhu programu zasedání, mohou být doplněny a další body navrhovaného programu mohou být na zasedání vypuštěny, odloženy nebo změněny, pokud se na tom obě strany dohodnou.

Článek 9

Transparentnost a přístup k dokumentům

1.

Zasedání smíšeného výboru jsou neveřejná, pokud spolupředsedové nerozhodnou jinak.

2.

Každá strana může po předchozí konzultaci s druhou stranou rozhodnout o zveřejnění rozhodnutí smíšeného výboru ve svém příslušném úředním věstníku nebo na internetu.

3.

Předloží-li Unie nebo Nový Zéland smíšenému výboru informace, jež jsou podle jejich příslušných právních předpisů považovány za důvěrné nebo jsou chráněny před zveřejněním, nakládá druhá strana s těmito informacemi jako s důvěrnými.

4.

Pokud Evropská komise předloží smíšenému výboru informace, které jsou podle jejích příslušných právních předpisů o bezpečnosti informací důvěrné nebo chráněné před zveřejněním (1), Nový Zéland pro obdržené informace zajistí srovnatelnou úroveň důvěrnosti a ochrany. Předloží-li Nový Zéland smíšenému výboru informace, jež jsou podle jeho příslušných právních předpisů považovány za důvěrné nebo jsou chráněny před zveřejněním, nakládá Evropská komise s těmito informacemi jako s důvěrnými.

5.

Každá strana vyřizuje žádosti o přístup k dokumentům smíšeného výboru v souladu se svými příslušnými právními předpisy.

Článek 10

Zápis

1.

Z každého zasedání smíšeného výboru je vypracován zápis.

2.

Návrh zápisu z každého zasedání vypracuje úředník jednající jako člen sekretariátu strany, která zasedání pořádá, do patnácti dnů od skončení zasedání, pokud spolupředsedové nerozhodnou jinak. Návrh zápisu se předloží k vyjádření členovi sekretariátu druhé strany. Ten může předložit připomínky do 30 dnů ode dne obdržení návrhu zápisu.

3.

V zápisu se shrnou jednotlivé body programu zasedání a popřípadě se zde konkrétně uvedou: a) dokumenty předložené smíšenému výboru; b) veškerá prohlášení, o jejichž zařazení do zápisu požádala jedna ze stran, a c) přijatá rozhodnutí, dohodnutá prohlášení a operativní závěry přijaté k jednotlivým bodům.

4.

Součástí zápisu je prezenční listina se jmény, tituly a funkcemi všech účastníků zasedání.

5.

Zápis musí být schválen a podepsán spolupředsedy do dvou měsíců po zasedání nebo k jinému datu, o kterém spolupředsedové rozhodnou. Spolupředsedové se mohou dohodnout, že tomuto požadavku vyhovují podpis a výměna elektronických vyhotovení. Závazné znění zápisu se uchovává ve spisech každé strany.

6.

Do dvou pracovních dnů od konání zasedání smíšeného výboru připraví sekretariát smíšeného výboru také shrnutí zápisu, které spolupředsedové schválí co nejdříve. Jakmile spolupředsedové smíšeného výboru znění shrnutí zápisu schválí, mohou jej strany zveřejnit.

Článek 11

Rozhodnutí

1.

Stanoví-li tak článek 14 dohody, přijímá smíšený výbor rozhodnutí na základě konsensu. Sekretariát každé rozhodnutí zaznamená pod pořadovým číslem a s odkazem na datum jeho přijetí.

2.

Smíšený výbor může přijímat rozhodnutí písemným postupem prostřednictvím výměny nót mezi spolupředsedy, pokud se na tom strany dohody dohodnou. Písemné znění návrhu rozhodnutí předloží spolupředseda druhému spolupředsedovi v úředním jazyce smíšeného výboru, a to v souladu s článkem 14. Druhá strana má jeden měsíc nebo jakoukoli delší lhůtu, kterou stanoví navrhující strana, aby vyjádřila svůj souhlas s návrhem rozhodnutí. Pokud druhá strana nevyjádří svůj souhlas, navrhované rozhodnutí se projedná a může být přijato na příštím zasedání smíšeného výboru. Návrh rozhodnutí se považuje za přijatý, jakmile druhá strana vyjádří svůj souhlas, a uvede se v zápisu z dalšího zasedání smíšeného výboru.

3.

Každé rozhodnutí podepisují spolupředsedové smíšeného výboru. Spolupředsedové se mohou dohodnout, že požadavku na podpis vyhovují podpis a výměna elektronických vyhotovení.

4.

V rozhodnutích přijatých smíšeným výborem se uvede datum, k němuž nabývají účinku.

Článek 12

Ochrana osobních údajů

Zveřejňování dokumentů uvedených v článcích 9, 10 a 11 se provádí v souladu s příslušnými pravidly obou stran v oblasti ochrany údajů, včetně ochrany osobních údajů.

Článek 13

Pracovní a poradní skupiny

1.

V souladu s čl. 14 odst. 4 dohody může smíšený výbor rozhodnout o zřízení nebo zrušení pracovní nebo poradní skupiny na odborné úrovni. Smíšený výbor určí složení a povinnosti jednotlivých pracovních nebo poradních skupin a může je podle potřeby měnit.

2.

Pracovní nebo poradní skupina přispívá k práci smíšeného výboru a pomáhá mu při plnění jeho úkolů, včetně přípravy zpráv nebo návrhů rozhodnutí ke schválení smíšeným výborem, pokud jí to smíšený výbor uloží.

3.

Pracovní nebo poradní skupina se schází podle potřeby k plnění svých úkolů a podává zprávy smíšenému výboru.

4.

Zřízení a fungování pracovní nebo poradní skupiny nebrání stranám v tom, aby předložily jakoukoli záležitost přímo smíšenému výboru.

5.

Jednací řád smíšeného výboru se použije obdobně na pracovní a poradní skupiny zřízené smíšeným výborem.

Článek 14

Jazyky

1.

Úředním a pracovním jazykem smíšeného výboru je angličtina.

2.

Jednání smíšeného výboru probíhají v angličtině. Program zasedání, dokumenty předkládané smíšenému výboru a zápis ze zasedání se vyhotovují v angličtině.

3.

Smíšený výbor přijímá svá rozhodnutí v angličtině.

Článek 15

Výdaje

Každá strana hradí náklady, které jí vzniknou v souvislosti s účastí na zasedáních smíšeného výboru a zřízených pracovních a poradních skupin.

Výdaje související s organizací zasedání nese strana, která zasedání pořádá.

Článek 16

Změny řádu

Tento jednací řád může být změněn vzájemnou dohodou stran v souladu s článkem 11.

---

(1)  Rozhodnutí Komise (EU, Euratom) 2015/443 ze dne 13. března 2015 o bezpečnosti v Komisi (Úř. věst. EU L 72, 17.3.2015, s. 41).