1.   Zasadnutia fóra zvoláva predseda.

2.   Spoločné zasadnutia fóra s ostatnými skupinami sa môžu zvolávať s cieľom prerokovať otázky, ktoré patria do ich príslušných oblastí zodpovednosti.

1.   Predseda vypracuje program zasadnutia a predloží ho fóru.

2.   V programe zasadnutia sa rozlišuje medzi:

3.   Fórum schvaľuje program na začiatku zasadnutia.

1.   Predseda zasiela členom fóra pozvánku na zasadnutie, program zasadnutia a pracovné dokumenty, o ktorých sa má konzultovať so zainteresovanými stranami, a všetky ostatné pracovné dokumenty v súlade s článkom 12 ods. 2, najneskôr jeden mesiac pred dňom zasadnutia.

2.   Členovia fóra môžu predsedovi predložiť doplňujúce pracovné dokumenty a písomné vyhlásenia najneskôr jeden týždeň pred dňom zasadnutia. Tieto dokumenty sa členom fóra poskytnú po doručení.

3.   V súrnych prípadoch môže predseda na žiadosť člena fóra alebo z vlastnej iniciatívy skrátiť lehotu na zaslanie uvedenú v odsekoch 1 a 2 na päť kalendárnych dní pred dňom zasadnutia.

4.   Na základe rozhodnutia predsedu môžu byť dokumenty vypracované a poskytnuté zainteresovanými stranami, ktoré nie sú členmi fóra, predložené ako pracovné dokumenty fóra.

1.   Predseda zaznamenáva stanoviská, ktoré vyjadrili zástupcovia členských štátov a rôznych zainteresovaných strán vo fóre.

2.   Stanoviská zástupcov členských štátov a zainteresovaných strán môžu byť predložené aj v písomnej podobe v súlade s článkom 3.

3.   Doplňujúce písomné stanoviská v nadväznosti na diskusie vo fóre môžu byť predložené do troch týždňov odo dňa zasadnutia.

4.   V prípade potreby možno uplatniť písomný postup ustanovený v článku 8.

1.   V záujme zabezpečenia vyváženej účasti príslušných zainteresovaných kruhov pre každú skupinu výrobkov, ktorá je predmetom diskusie, môže predseda pozvať na niektoré zasadnutia nečlenské zainteresované strany, aby diskutovali o konkrétnych bodoch programu.

2.   Každý člen fóra určí jednu osobu, ktorá ho bude na zasadnutiach fóra zastupovať, a informuje o tom predsedu. So súhlasom predsedu môžu určených zástupcov na náklady člena sprevádzať experti. Členovia informujú predsedu o expertoch, ktorí majú sprevádzať ich zástupcov, najneskôr dva týždne pred dňom zasadnutia. Ak predseda nevznesie námietky voči účasti experta najneskôr jeden týždeň pred dňom zasadnutia, súhlas sa považuje za udelený.

3.   Jeden člen môže zastupovať iných členov. Zastupujúci člen predloží predsedovi pred zasadnutím písomný doklad o súhlase zastupovaných členov.

4.   Členovia zabezpečia, aby boli zainteresované kruhy, ktoré zastupujú, náležite informované o diskusiách vo fóre.

5.   Členovia zabezpečia primerané konzultácie so zainteresovanými kruhmi, ktoré zastupujú, a prijmú reprezentatívne stanoviská.

1.   V prípade potreby môžu byť stanoviská členských štátov a zainteresovaných strán zastúpených vo fóre doručené prostredníctvom písomného postupu. Na tento účel zašle predseda členom fóra pracovné dokumenty, ku ktorým sa členské štáty a zainteresované strany zastúpené vo fóre majú vyjadriť, v súlade s článkom 12 ods. 2. Lehota na predloženie pripomienok nesmie byť kratšia ako 14 kalendárnych dní a nesmie presiahnuť jeden mesiac.

2.   V súrnych prípadoch sa uplatňuje lehota ustanovená v článku 3 ods. 3.

1.   Z každého zasadnutia sa pod patronátom predsedu vypracováva zápisnica, v ktorej sa uvádzajú najmä stanoviská vyjadrené k pracovným dokumentom vypracovaným útvarmi Komisie uvedeným v článku 2 ods. 2 písm. a) a v prípade potreby stanoviská vyjadrené k záležitostiam uvedeným v článku 2 ods. 2 písm. b). V samostatnej prílohe sa uvádza referenčný zoznam príslušných písomných stanovísk predložených v súlade s článkom 4. Zápisnica sa zasiela členom fóra a nečlenom, ktorí sa zúčastnili na zasadnutí, v priebehu jedného mesiaca.

2.   Členovia fóra zasielajú predsedovi akékoľvek pripomienky k zápisnici písomne v priebehu dvoch týždňov. Fórum je o týchto pripomienkach informované. V prípade akýchkoľvek nezhôd prediskutuje navrhovanú zmenu a doplnenie fórum. V prípade pretrvávajúcich nezhôd sa táto zmena a doplnenie pripojí k zápisnici.

1.   Korešpondencia súvisiaca s fórom sa zasiela v elektronickej forme Komisii, do rúk predsedu.

2.   Korešpondencia pre členov fóra sa zasiela členom v elektronickej forme. Členovia určia kontaktné osoby, ktorým sa má korešpondencia zasielať, a písomne o tom informujú predsedu.