Decisão do Conselho

de 27 de Março de 2000

que estabelece um regulamento financeiro relativo aos aspectos orçamentais da gestão, pelo secretário-geral adjunto do Conselho, dos contratos por ele celebrados, na qualidade de representante de certos Estados-Membros, referentes à instalação e ao funcionamento da infra-estrutura de comunicação para o ambiente de Schengen, "Sisnet"

(2000/265/CE)

O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o n.o 1, segundo parágrafo, primeiro período, do artigo 2.o do protocolo anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado que institui a Comunidade Europeia, que integra o acervo de Schengen no âmbito da União Europeia (adiante designado por "Protocolo de Schengen"),

Considerando o seguinte:

(1) O secretário-geral adjunto do Conselho foi autorizado, pela Decisão 1999/870/CE(1), no contexto da integração do acervo de Schengen no âmbito da União Europeia, a actuar como representante de determinados Estados-Membros para efeito de celebração de contratos relativos à instalação e ao funcionamento da infra-estrutura de comunicação para o ambiente Schengen, "Sisnet", e a gerir esses contratos.

(2) As obrigações financeiras decorrentes desses contratos não estão a cargo do orçamento geral da União Europeia e, por conseguinte, as disposições do Regulamento Financeiro, de 21 de Dezembro de 1977, aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias(2), não lhes são aplicáveis.

(3) É por conseguinte necessário fixar regras específicas que definam as regras de elaboração e execução do orçamento necessário para custear as despesas inerentes à celebração de contratos e as obrigações deles decorrentes após a sua celebração, de cobrança das contribuições a cargo dos Estados a que dizem respeito e de apresentação e verificação das contas.

(4) É igualmente necessário estabelecer as regras aplicáveis à celebração desses contratos.

(5) A presente decisão constitui um desenvolvimento do acervo de Schengen, na acepção do Protocolo de Schengen,

DECIDE:

CAPÍTULO I

Princípios gerais

Artigo 1.o

Para efeitos do presente regulamento financeiro, "orçamento" é o acto que prevê e autoriza previamente, para cada exercício orçamental, as receitas e as despesas necessárias para cumprir as obrigações decorrentes dos contratos a que se refere a Decisão 1999/870/CE.

Artigo 2.o

O presente regulamento financeiro fixa as regras de celebração dos contratos respeitantes ao Sisnet e de elaboração e execução do orçamento necessário para efeitos desses contratos.

Artigo 3.o

1. O orçamento é subdividido em títulos, referentes ao orçamento relativo às fases preparatórias que antecedem a celebração dos contratos em causa, incluindo as despesas suportadas durante a preparação dos concursos relativos ao Sisnet, ao orçamento de instalação e ao orçamento de funcionamento do Sisnet. Se necessário, cada título será dividido em capítulos e artigos.

2. As dotações atribuídas a cada título não podem ser destinadas a outros títulos de despesa.

Artigo 4.o

As dotações orçamentais devem ser utilizadas de acordo com os princípios da boa gestão financeira e, nomeadamente, da economia e da relação custo-eficácia.

Artigo 5.o

Nenhuma receita pode ser cobrada nem nenhuma despesa efectuada sem ser imputada a um artigo do orçamento.

Sem prejuízo do disposto no artigo 17.o, nenhuma despesa pode ser autorizada nem objecto de ordem de pagamento para além das dotações aprovadas.

Artigo 6.o

1. Sem prejuízo do artigo 17.o, as receitas e as despesas são inscritas pelo seu montante integral no orçamento e nas contas, sem qualquer compensação entre si. O conjunto das receitas cobre o conjunto das despesas.

2. O exercício orçamental começa em 1 de Janeiro e termina em 31 de Dezembro.

3. As contribuições para o orçamento pagas pelos Estados referidos no artigo 25.o, que são desembolsadas antes do início do exercício a que dizem respeito, são imputadas ao orçamento desse exercício.

4. As despesas de um exercício são contabilizadas por conta desse exercício, com base nas despesas cuja ordem de pagamento tenha chegado ao auditor financeiro o mais tardar até 31 de Dezembro e cujo pagamento tenha sido efectuado pelo tesoureiro até 15 de Janeiro seguinte.

5. As dotações atribuídas só podem ser utilizadas para cobrir as despesas regularmente autorizadas e pagas ao abrigo do exercício para o qual tenham sido concedidas, salvo disposição em contrário do artigo 7.o, e para a cobertura de dívidas relativas a exercícios anteriores para as quais não tenha transitado qualquer dotação.

Artigo 7.o

1. A utilização das dotações está sujeita às seguintes regras:

a) As dotações não autorizadas no final do exercício orçamental para o qual foram inscritas são, em princípio, anuladas;

b) As dotações correspondentes a pagamentos por realizar em 31 de Dezembro por força das autorizações regularmente concedidas entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro transitam automaticamente, mas apenas para o exercício seguinte.

2. Não obstante o disposto no n.o 1, o secretário-geral adjunto pode apresentar ao grupo do sistema de informação de Schengen, adiante designado por "grupo SIS", até 31 de Janeiro, pedidos devidamente justificados de transição para o exercício seguinte de dotações não autorizadas até 31 de Dezembro, quando as dotações previstas para as rubricas orçamentais em causa para o exercício seguinte não cubram as necessidades.

A transição dessas dotações só pode ser proposta com base em motivos excepcionais.

Ao exercer os seus poderes de execução do orçamento, o secretário-geral adjunto deverá, em função das necessidades de gestão, procurar utilizar em primeiro lugar as dotações autorizadas para o exercício em curso e só recorrer às dotações transitadas depois de aquelas estarem esgotadas.

Até 1 de Março, o mais tardar, o grupo SIS deliberará sobre esses pedidos de transição.

3. As dotações transitadas de um exercício para o exercício seguinte serão anuladas, se não tiverem sido autorizadas no final do exercício para o qual transitaram.

4. Até 1 de Março, será enviada ao grupo SIS, para informação, uma lista das dotações a transitarem automaticamente nos termos do disposto na alínea b) do n.o 1.

5. Na execução do orçamento, a utilização das dotações transitadas será evidenciada separadamente, por número orçamental, nas contas do exercício em curso.

CAPÍTULO II

Elaboração do orçamento

Artigo 8.o

1. O orçamento é estabelecido em euros.

2. O secretário-geral adjunto apresenta ao grupo SIS, até 30 de Setembro, o anteprojecto de orçamento, acompanhado de uma nota explicativa.

3. O grupo SIS dá parecer sobre o anteprojecto.

4. O secretário-geral adjunto elabora o projecto de orçamento e transmite-o aos Estados a que se refere o artigo 25.o, o mais tardar até 31 de Outubro.

5. Os Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, reunidos em Conselho, aprovam o orçamento antes do final do ano.

6. A decisão de aprovação do orçamento, devidamente notificada pelo secretário-geral adjunto aos Estados a que se refere o artigo 25.o, implica a exigibilidade das contribuições desses Estados.

Artigo 9.o

1. Se o orçamento não estiver definitivamente aprovado no início do exercício:

a) Podem ser efectuadas operações de pagamento até ao limite mensal do duodécimo da totalidade das dotações autorizadas para cada título do orçamento no exercício anterior;

b) Será possível mobilizar as contribuições dos Estados a que se refere o artigo 25.o, até ao limite mensal de um duodécimo das contribuições pagas a título do último orçamento regularmente aprovado.

2. A decisão de utilizar cada duodécimo nas despesas e nas receitas, dentro do limite de três duodécimos dos montantes inscritos no último orçamento regularmente aprovado, é tomada pelo secretário-geral adjunto, que a comunica por carta aos Estados a que se refere o artigo 25.o

3. Para além do limite de três duodécimos dos montantes inscritos no último orçamento regularmente aprovado, a decisão de autorizar pagamentos e de mobilizar contribuições é tomada pelos Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, reunidos em Conselho.

4. A aprovação definitiva do orçamento põe imediatamente termo à aplicação das disposições eventualmente tomadas por força dos n.os 1, 2 e 3.

Artigo 10.o

1. Os eventuais projectos de orçamentos suplementares ou rectificativos são apresentados, analisados e aprovados do mesmo modo e seguindo o mesmo procedimento que o orçamento cujas previsões modificam.

2. É apresentado anualmente um orçamento rectificativo no mês seguinte ao encerramento das contas previsto no n.o 1 do artigo 46.o com o objectivo de inscrever o saldo de execução do orçamento anterior nas receitas, se for positivo, e nas despesas, se for negativo.

Artigo 11.o

O orçamento pode ser divulgado ao público.

CAPÍTULO III

Execução do orçamento e contabilidade

Artigo 12.o

A execução do orçamento é efectuada segundo o princípio de separação entre o gestor orçamental e o tesoureiro. As funções de gestor orçamental, de tesoureiro e de auditor financeiro são incompatíveis entre si.

Artigo 13.o

1. A função de gestor orçamental das receitas e das despesas é exercida por um director-geral do Secretariado-Geral do Conselho. O gestor orçamental executa o orçamento em nome do secretário-geral adjunto e dentro dos limites das dotações atribuídas, podendo delegar os seus poderes num director.

2. O gestor orçamental pode decidir efectuar transferências entre artigos dentro de cada capítulo e pode, com o acordo do grupo SIS, decidir efectuar transferências entre capítulos dentro do mesmo título. O grupo SIS dará o seu acordo nas mesmas condições em que adopta o seu parecer sobre o orçamento.

Artigo 14.o

A função de auditor financeiro é exercida pelo auditor financeiro do Conselho, de acordo com as regras aplicáveis à sua função.

Artigo 15.o

O recebimento das receitas e o pagamento das despesas são efectuados por um tesoureiro afecto à Direcção-Geral A do Secretariado-Geral do Conselho.

Artigo 16.o

1. O gestor orçamental deve emitir uma ordem de cobrança para qualquer montante devido por força do artigo 25.o ou devido aos Estados em causa, por um terceiro, em relação à celebração de contratos, à instalação e ao funcionamento do Sisnet. As ordens de cobrança são transmitidas ao tesoureiro, que as apresenta ao auditor financeiro para aposição de visto.

2. O visto destina-se a atestar:

a) A exactidão da imputação orçamental;

b) A regularidade e conformidade da ordem em relação às disposições aplicáveis;

c) A regularidade dos documentos comprovativos;

d) A exactidão da designação do devedor ou da autoridade competente do Estado devedor;

e) A data de vencimento;

f) A aplicação dos princípios de boa gestão financeira referidos no artigo 4.o;

g) A exactidão do montante e da divisa.

3. O tesoureiro é responsável pelas ordens de cobrança devidamente emitidas.

Artigo 17.o

Não obstante o disposto nos artigos 5.o e 6.o:

1. Podem ser efectuadas as seguintes deduções ao montante das contas, facturas ou notas de despesa, que nesse caso devem ser objecto de ordens de pagamento pelo seu valor líquido:

a) Multas aplicadas a uma parte num contrato relativamente a uma proposta aceite;

b) Regularizações de somas indevidamente pagas, que podem ser efectuadas mediante dedução por ocasião de uma nova liquidação da mesma natureza realizada no âmbito do título, do capítulo, do artigo e do exercício a que tenha sido imputado o montante pago em excesso;

Não devem ser contabilizados como receitas separadas os descontos, reembolsos ou abatimentos efectuados sobre o valor das facturas ou contas.

2. Podem ser reafectadas à rubrica a que foi imputada a despesa inicial:

- as receitas provenientes da restituição de somas pagas indevidamente sobre dotações orçamentais.

As operações de reafectação devem verificar-se antes do fim do exercício seguinte àquele em que a receita deu entrada.

Artigo 18.o

1. Quaisquer medidas susceptíveis de dar origem a uma despesa a cargo do orçamento devem ser previamente objecto de uma proposta de autorização pelo gestor orçamental, mencionando o objectivo, o montante, a imputação orçamental da despesa e o credor. Essa proposta será apresentada pelo tesoureiro ao auditor financeiro para aposição de visto.

2. O visto destina-se a atestar:

a) A conformidade da apresentação da proposta de autorização com o disposto no n.o 1;

b) A exactidão da imputação orçamental;

c) A disponibilidade das dotações no orçamento;

d) A aplicação dos princípios de boa gestão financeira referidos no artigo 4.o;

e) A regularidade e conformidade da despesa com as disposições aplicáveis.

Artigo 19.o

1. A liquidação das despesas pelo gestor orçamental destina-se a:

a) Verificar a existência dos direitos do credor;

b) Determinar ou verificar a veracidade e o montante do crédito;

c) Verificar as condições de exigibilidade do crédito;

d) Verificar que os serviços foram prestados ou a compra efectuada de acordo com a respectiva ordem de prestação ou de aquisição.

2. O gestor orçamental pode mandar efectuar as verificações, sob sua responsabilidade.

Artigo 20.o

1. Mediante a emissão de uma ordem de pagamento, o gestor orçamental dá ao tesoureiro a ordem de pagar uma despesa cuja liquidação tenha efectuado.

2. A ordem de pagamento deve mencionar:

a) O exercício da imputação;

b) O título, o capítulo e o artigo do orçamento;

c) O montante a pagar, em algarismos e por extenso, com indicação da divisa em que é expresso;

d) O nome e a morada do credor;

e) O objectivo da despesa;

f) O modo de pagamento;

g) Os números e datas dos vistos de autorização correspondentes.

3. A ordem de pagamento é datada e assinada pelo gestor orçamental.

4. O tesoureiro apresenta ao auditor financeiro, para aposição do visto, a ordem de pagamento acompanhada dos documentos comprovativos originais.

5. O visto destina-se a atestar:

a) A regularidade da emissão da ordem de pagamento;

b) A concordância da ordem de pagamento com a autorização da despesa e a exactidão do seu montante, tendo em conta os princípios de boa gestão financeira referidos no artigo 4.o;

c) A exactidão da imputação orçamental;

d) A disponibilidade das dotações no título ou no artigo pertinentes do orçamento;

e) A regularidade dos documentos comprovativos; e

f) A exactidão da designação do credor.

6. Todas as despesas devem estar previamente cobertas pelas contribuições dos Estados a que se refere o artigo 25.o ou, na falta destas, por um crédito bancário. Em caso de não pagamento, os custos de pré-financiamento bancário são repartidos entre os Estados em falta, na proporção das contribuições que não pagaram e tendo em conta a duração dos atrasos.

Artigo 21.o

Os pagamentos são efectuados por meio da conta bancária aberta nos termos do artigo 17.o da Decisão 1999/323/CE do Conselho(3), em nome do Secretariado-Geral do Conselho. As ordens de transferência bancária executadas ao abrigo do presente regulamento financeiro exigem a assinatura conjunta de dois funcionários designados pelo secretário-geral adjunto, um dos quais será o tesoureiro.

Artigo 22.o

Se o auditor financeiro recusar um visto previsto nos artigos 16.o, 18.o ou 20.o, e o gestor orçamental mantiver a sua proposta, o assunto será apresentado ao secretário-geral adjunto. Quando não esteja em causa a disponibilidade de dotações, o secretário-geral adjunto pode ignorar a recusa do visto e confirmar a ordem de cobrança, a autorização de despesa ou a ordem de pagamento, através de uma decisão fundamentada. O secretário-geral adjunto informa o Tribunal de Contas dessa decisão, no prazo de um mês. Essa decisão torna-se executiva a partir da data de recusa do visto.

Artigo 23.o

A responsabilidade disciplinar do gestor orçamental, do auditor financeiro e do tesoureiro em caso de inobservância do disposto no presente regulamento financeiro é a prevista no Estatuto dos Funcionários das Comunidades Europeias.

Artigo 24.o

A contabilidade é elaborada por ano civil, segundo o método das "partidas dobradas" e deve registar a totalidade das receitas e das despesas verificadas durante o exercício orçamental.

CAPÍTULO IV

Contribuições dos Estados

Artigo 25.o

1. As receitas do orçamento são constituídas pelas contribuições financeiras devidas pelos seguintes Estados-Membros: Bélgica, Dinamarca, Alemanha, Grécia, Espanha, França, Itália, Luxemburgo, Países Baixos, Áustria, Portugal, Finlândia e Suécia, e ainda Islândia e Noruega.

2. As contribuições financeiras destes Estados, fixadas pelo orçamento, são expressas em euros.

Artigo 26.o

Os Estados a que se refere o artigo 25.o colocam à disposição do secretário-geral adjunto do Conselho as suas contribuições, segundo a chave de repartição seguinte:

A repartição das contribuições entre os Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, por um lado, e a Islândia e a Noruega, por outro, é determinada, anualmente, com base na quota-parte de cada um dos Estados-Membros em questão e da Islândia e da Noruega, no total dos produtos internos brutos (PIB) do ano anterior de todos os Estados mencionados no artigo 25.o A repartição das contribuições entre os Estados-Membros em questão é determinada, anualmente, após dedução das contribuições da Islândia e da Noruega, em função da quota-parte do recurso IVA de cada um desses Estados-Membros no total do recurso IVA das Comunidades Europeias, tal como tiver sido estabelecida na última rectificação do orçamento da União Europeia, efectuada no decurso do exercício anterior.

Artigo 27.o

1. O secretário-geral adjunto do Conselho envia por carta os pedidos de contribuição a cada um dos Estados a que se refere o artigo 25.o, através das administrações nacionais cujas coordenadas lhe foram previamente comunicadas.

2. Essa carta incluirá:

a) A decisão de aprovação do orçamento ou, em caso de aplicação do artigo 9.o, a decisão de mobilizar as contribuições por duodécimos provisórios;

b) O montante a pagar por cada Estado, calculado em euros e segundo a chave de repartição referida no artigo 26.o;

c) Os dados necessários ao pagamento da contribuição.

3. As contribuições são depositadas na conta bancária prevista no artigo 21.o

4. As contribuições são pagas em euros.

Artigo 28.o

1. Os Estados a que se refere o artigo 25.o devem pagar 25 % da sua contribuição, o mais tardar, até 15 de Fevereiro, 1 de Abril, 1 de Julho e 1 de Outubro.

2. Se um dos Estados não tiver cumprido as suas obrigações financeiras, são-lhe aplicáveis, por analogia, as regras comunitárias em vigor sobre juros de mora no pagamento das participações no orçamento da União Europeia, sem prejuízo dos eventuais custos que esse Estado tenha de suportar nos termos do no n.o 6 do artigo 20.o

CAPÍTULO V

Celebração de contratos

Artigo 29.o

1. Os contratos de compra e venda e de locação de material, mobiliário e equipamentos, ou de prestação de serviços devem ser celebrados por escrito.

2. Os contratos desse tipo, cujo valor estimado seja equivalente ou superior aos limites estabelecidos na Directiva 93/36/CEE do Conselho, de 14 de Junho de 1993, relativa à coordenação dos processos de adjudicação dos contratos públicos de fornecimento(4) ou na Directiva 92/50/CEE do Conselho, de 18 de Junho de 1992, relativa à coordenação dos processos de adjudicação de contratos públicos de serviços(5), serão celebrados após abertura de um concurso nos termos das disposições dessas directivas e das eventuais alterações que nelas venham a ser introduzidas (adiante designadas por "directivas do Conselho relativas aos processos de adjudicação de contratos públicos").

3. Os contratos cujo valor estimado não exceda os limites estabelecidos nas directivas do Conselho relativas aos processos de adjudicação de contratos públicos podem ser celebrados por ajuste directo. Nesse caso, os Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o deverão, contudo, permitir, na medida do possível e por todos os meios adequados, que os fornecedores aptos a fornecer os bens e serviços apresentem ofertas concorrentes.

4. Os anúncios de concurso são, em princípio, publicados pelo Secretariado-Geral do Conselho, em nome dos Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, em todos os Estados-Membros.

5. Os processos de concurso e selecção e os critérios de adjudicação são determinados e regulados pelas disposições das directivas do Conselho relativas aos processos de adjudicação de contratos públicos, completadas pelas disposições do presente regulamento financeiro.

6. Os anúncios de concurso devem ser elaborados pelo Secretariado-Geral do Conselho em nome dos Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o e conterão, nomeadamente, indicações respeitantes:

a) Ao processo de entrega e apresentação das propostas, nomeadamente, a eventual exigência de preencher um formulário-tipo de resposta;

b) Se for caso disso, ao caderno das condições gerais aplicáveis aos contratos em questão (fornecimentos ou prestação de serviços) e, eventualmente, ao documento relativo às condições específicas do contrato;

c) A uma cláusula segundo a qual a apresentação de uma proposta implica a aceitação do respectivo caderno de condições;

d) Se for caso disso, às condições de inspecção, que devem ser especificadas com exactidão sempre que se preveja uma inspecção ao local;

e) Ao período de validade das propostas, durante o qual o proponente é obrigado a manter todas as condições da sua proposta;

f) Às sanções por incumprimento das cláusulas do contrato;

g) Aos elementos que devem constar das facturas (ou dos documentos comprovativos que as apoiam);

h) À proibição de qualquer contacto entre o secretário-geral adjunto e o seu pessoal, os representantes dos Governos dos Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, os representantes dos Governos da Islândia e da Noruega e o proponente relativamente a matérias respeitantes ao anúncio de concurso, salvo, a título excepcional, nas seguintes condições:

antes do prazo final de entrega das propostas:

i) por iniciativa dos proponentes:

podem ser comunicadas a todos os proponentes informações suplementares tendo estritamente por objectivo explicitar a natureza do concurso,

ii) por iniciativa do secretário-geral adjunto:

quando os Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, a Islândia e a Noruega ou o Secretariado-Geral do Conselho detectarem um erro, uma imprecisão, uma omissão ou qualquer outra insuficiência material na redacção do anúncio de concurso, o Secretariado-Geral pode informar do facto os interessados, em condições estritamente idênticas às do anúncio do concurso,

iii) após a abertura das propostas e por iniciativa dos Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, da Islândia e da Noruega ou do Secretariado-Geral do Conselho, se forem necessários alguns esclarecimentos em relação a uma proposta ou se se tratar de corrigir erros materiais evidentes contidos na redacção da proposta, o Secretariado-Geral pode contactar o proponente.

Artigo 30.o

Nos casos em que tenham sido estabelecidos contactos nas condições previstas no n.o 6, alínea h), do artigo 29.o, será elaborada uma "nota para o processo" e feita menção do ou dos contactos no relatório a apresentar posteriormente à Comissão Consultiva referida no artigo 36.o

Artigo 31.o

Nos contratos celebrados pelo secretário-geral adjunto, em nome dos Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, não pode ser exercida nenhuma discriminação entre nacionais dos Estados-Membros e da Islândia e da Noruega em virtude da sua nacionalidade.

Artigo 32.o

Caso exista, deve ser junto ao anúncio de concurso um caderno das condições gerais aplicáveis ao contrato em causa. Se for caso disso, deve ser igualmente junto um documento com as condições específicas do contrato.

Artigo 33.o

Os proponentes podem entregar as propostas:

a) Por correio:

devendo, nesse caso, o anúncio de concurso especificar que a data considerada para a recepção é a do carimbo dos correios. As propostas enviadas por correio devem obrigatoriamente ser registadas; ou

b) Nos serviços do Secretariado-Geral do Conselho, directamente ou por qualquer mandatário do proponente, incluindo serviços de correio privados,

devendo, nesse caso, o anúncio do concurso indicar o prazo para a entrega das propostas e especificar o serviço do Secretariado-Geral no qual devem ser entregues contra recibo datado e assinado.

A data é a mesma em ambos os casos.

Para manter o sigilo e evitar quaisquer dificuldades, o anúncio do concurso deve conter a seguinte menção:"As propostas devem ser entregues num sobrescrito fechado, metido noutro sobrescrito igualmente fechado. O sobrescrito interior deve mencionar, além do serviço destinatário indicado no anúncio do concurso, a expressão 'Concurso - não abrir no serviço de registo'. No caso de serem utilizados sobrescritos autocolantes, serão fechados por meio de fita adesiva sobre a qual será aposta a assinatura do expedidor.".

Artigo 34.o

Todas as propostas devem ser abertas.

As propostas são abertas por uma comissão designada para o efeito pelo secretário-geral adjunto. Essa comissão será composta por três funcionários de alto nível de diferentes direcções do Secretariado-Geral. O auditor financeiro deve ser informado da abertura das propostas. O auditor financeiro ou o seu representante assistirá a título de observador.

A comissão elabora um relatório da abertura das propostas, que será assinado por todos os seus membros.

Todas as páginas de cada uma das propostas devem ser rubricadas por pelo menos um membro da comissão. A comissão lavra acta da abertura das propostas recebidas, enumerando, designadamente, todos os documentos relativos às propostas recebidas de cada proponente.

Artigo 35.o

Todas as propostas serão avaliadas pelos Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, bem como pela Islândia e pela Noruega. O funcionário do Secretariado-Geral do Conselho responsável, designado pelo gestor orçamental ou por um suplente, também designado pelo gestor orçamental, apresentará à comissão consultiva referida no artigo 36.o um relatório aprovado por unanimidade por esses Estados.

Esse relatório deve indicar, nomeadamente:

a) As razões que fundamentaram a eliminação de qualquer das propostas;

b) A avaliação técnica e financeira de cada uma das propostas, incluindo um quadro comparativo dos preços unitários;

c) A justificação da recomendação da escolha do proponente.

Artigo 36.o

Os contratos a celebrar, após a abertura de um concurso, pelo secretário-geral adjunto, em nome dos Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, e pelos representantes da Islândia e da Noruega, serão previamente submetidos à apreciação de uma Comissão Consultiva de compras e contratos.

Artigo 37.o

A Comissão Consultiva referida no artigo 36.o deve incluir um representante de cada um dos Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, um representante da Noruega e um representante da Islândia. Os Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, a Islândia e a Noruega devem garantir que os representantes escolhidos tenham conhecimentos técnicos adequados em matéria de informática, e/ou questões financeiras e/ou questões jurídicas. Os representantes não podem ter participado na avaliação dos processos a submeter à apreciação da Comissão Consultiva. Um representante do auditor financeiro assistirá, a título de observador.

A Comissão Consultiva deve eleger, por maioria simples, um presidente e um presidente-adjunto entre os seus representantes.

A Comissão Consultiva deve dar parecer sobre a regularidade do processo conducente à escolha do proponente e, em geral, sobre as condições de base nas quais será celebrado o contrato.

Qualquer outro assunto relativo à matéria do presente capítulo pode ser submetido à apreciação da Comissão Consultiva para parecer.

A Comissão Consultiva deve esforçar-se por aprovar os seus pareceres por consenso. Quando esse consenso não seja possível, aprová-los-á por maioria simples dos seus representantes. É necessário um quorum de 11 membros para que as decisões sejam válidas. Em caso de empate na votação, o presidente tem voto de qualidade.

O Secretariado-Geral do Conselho deve assegurar, na medida do necessário, o secretariado da Comissão Consultiva.

Artigo 38.o

A Comissão Consultiva aprova o seu regulamento interno, por analogia com o regulamento interno da Comissão Consultiva de compras e contratos do Conselho da União Europeia.

Artigo 39.o

A Comissão Consultiva será chamada, a título meramente consultivo, a dar parecer sobre:

a) Projectos de contratos de fornecimentos ou de prestação de serviços, incluindo os estudos, em relação aos quais o valor estimado seja equivalente ou superior aos limites estabelecidos nas directivas do Conselho relativas aos processos de adjudicação de contratos públicos;

b) Projectos de cláusulas adicionais aos contratos referidos na alínea a), sempre que houver alterações substanciais, nomeadamente quando essas cláusulas adicionais tenham por efeito alterar o montante do contrato inicial;

c) Projectos de cláusulas adicionais que tenham por efeito aumentar, para um valor superior aos limites referidos na alínea a), o montante global de um contrato já celebrado que inicialmente era inferior a esses limites;

d) Questões levantadas por ocasião da celebração ou execução dos contratos (anulação de encomendas, pedidos de remissão de sanções por mora, derrogações às disposições dos cadernos de encargos ou de condições gerais, etc.), sempre que a questão seja suficientemente grave para justificar um pedido de parecer;

e) Projectos de contratos de montante inferior ao fixado na alínea a), a pedido de um dos Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, da Noruega ou da Islândia, de um membro da Comissão Consultiva ou do secretário-geral adjunto, sempre que considerem que esses contratos colocam questões de princípio ou se revestem de uma natureza especial.

Artigo 40.o

Os processos sujeitos a parecer da Comissão Consultiva, nos termos das alíneas b) a e) do artigo 39.o, são igualmente acompanhados de um relatório aprovado, por unanimidade, pelos Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, bem como pela Islândia e pela Noruega.

Artigo 41.o

Os pareceres da Comissão Consultiva são assinados pelo seu presidente. A fim de evitar que a intervenção da comissão consultiva possa dar origem a atrasos no processo, os Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, assim como a Islândia e a Noruega, podem, quando o considerem necessário, impor um prazo razoável para a emissão de parecer. O parecer será comunicado ao secretário-geral adjunto e aos Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, bem como à Islândia e à Noruega. Tendo esse parecer devidamente em conta, os Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, bem como a Islândia e a Noruega, tomarão, por unanimidade, uma decisão definitiva sobre o caso em apreço. Tomada essa decisão, o contrato ou contratos correspondentes a cada caso serão celebrados pelo secretário-geral adjunto, em nome dos Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, e pelos representantes da Islândia e da Noruega.

Artigo 42.o

Todos os proponentes serão informados pelo Secretariado-Geral do Conselho da decisão tomada em relação às suas propostas.

Artigo 43.o

1. O contrato pode ser formalizado mediante uma simples factura ou nota de débito, quando o valor previsível do fornecimento ou serviço não exceda 2000 euros.

2. Como garantia da execução dos contratos, pode ser exigida aos fornecedores, empreiteiros ou prestadores de serviços, entre as cláusulas de garantia, a constituição prévia de uma caução, que deve cobrir não apenas todo o período de garantia, mas ainda um período suficiente para permitir accionar a garantia. Esta caução deve, em princípio, consistir no depósito de uma quantia em euros numa conta bancária especialmente aberta para o efeito em nome do Secretariado-Geral do Conselho. Essa caução pode apenas ser depositada junto de uma instituição de crédito de primeira categoria, em conta à vista ou a curto prazo denominada em euros.

3. O montante da caução será fixado de acordo com as condições comerciais habituais.

4. A caução é obrigatória quando o montante do contrato em questão for equivalente ou superior aos limites estabelecidos nas directivas do Conselho relativas aos processos de adjudicação dos contratos públicos.

5. Esta caução pode ser substituída por garantia pessoal e solidária de terceiro, aceite pelo tesoureiro. Essa garantia é, em princípio, denominada em euros e deve obedecer às mesmas regras da caução a que se refere o n.o 2.

6. Em caso de incumprimento do contrato ou de atraso na sua execução, o secretário-geral adjunto deve assegurar que os Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, bem como a Islândia e a Noruega, sejam indemnizados de todos os danos, juros e encargos equivalentes deduzindo da caução o montante respectivo, quer a caução tenha sido constituída directamente pelo fornecedor, pelo empreiteiro ou pelo prestador de serviços quer tenha sido prestada por terceiro.

Artigo 44.o

Em apoio da primeira ordem de pagamento estabelecida em execução de um contrato que exija a constituição de uma caução, os documentos comprovativos habituais serão completados por uma cópia, autenticada pelo tesoureiro, do recibo emitido por ocasião do pagamento da caução ou por uma cópia, autenticada pelo tesoureiro, da declaração recebida do estabelecimento ou do terceiro que presta a garantia.

Artigo 45.o

O secretário-geral adjunto procede à restituição das cauções, ou à liberação das garantias que as substituem e a que se refere o artigo 43.o, nas condições fixadas pelas disposições aplicáveis ao contrato ou garantia em causa, salvo em caso de incumprimento ou de atrasos a que se refere o n.o 6 do artigo 43.o

CAPÍTULO VI

Apresentação e verificação de contas

Artigo 46.o

1. O secretário-geral adjunto elabora, num prazo de dois meses a contar do termo do período de execução do orçamento, uma conta de gestão e um balanço financeiro, e transmite-os ao grupo SIS.

2. A conta de gestão inclui a totalidade das operações de receitas e despesas referentes ao exercício findo. Será apresentada sob a mesma forma e com as mesmas subdivisões que o orçamento.

3. É anexado a esta conta:

a) Um mapa da situação de cada um dos Estados a que se refere o artigo 25.o no que diz respeito à contribuição financeira; e

b) Um mapa das transferências de dotações.

4. O balanço financeiro descreve o activo e o passivo do orçamento em 31 de Dezembro do exercício findo.

Artigo 47.o

1. O Tribunal de Contas é convidado a assegurar a verificação das contas.

2. O secretário-geral adjunto comunica ao Tribunal de Contas a conta de gestão e o balanço nos 15 dias subsequentes ao termo do prazo previsto no n.o 1 do artigo 46.o

3. A verificação a efectuar pelo Tribunal de Contas tem por finalidade apreciar a legalidade e a regularidade das receitas e das despesas face aos contratos a gerir, ao orçamento, e ao presente regulamento financeiro.

4. O secretário-geral adjunto deve conceder ao Tribunal de Contas todas as facilidades que este considere necessárias para o exercício das suas funções.

Artigo 48.o

Antes de 1 de Julho, são apresentados aos Estados a que se refere o artigo 25.o a conta de gestão, o balanço financeiro e o relatório do Tribunal de Contas, ao qual serão anexadas as eventuais observações do secretário-geral adjunto. Os Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, reunidos em Conselho, dão quitação ao secretário-geral adjunto quanto à execução do orçamento.

CAPÍTULO VII

Disposições finais

Artigo 49.o

A aplicação das disposições do acervo de Schengen relativas ao sistema de informação de Schengen num Estado que não conste do artigo 25.o, a seguir designado por "outro Estado", implica:

a) Um reajustamento das quotas-partes dos Estados a que se refere o artigo 25.o nas condições previstas no artigo 26.o;

b) Um ajustamento das contribuições dos Estados a que se refere o artigo 25.o, a fim de imputar ao outro Estado a sua contribuição para o funcionamento do Sisnet, para a totalidade do exercício em curso; e

c) Um ajustamento das contribuições dos Estados a que se refere o artigo 25.o, a fim de imputar ao outro Estado uma fracção dos custos anteriormente suportados para a instalação do Sisnet. Esta fracção será calculada com base na quota-parte dos recursos do IVA do outro Estado no total dos recursos IVA das Comunidades Europeias nos exercícios orçamentais anteriores que tenham gerado despesas necessárias à instalação do Sisnet. A contribuição desta fracção será objecto de uma "nota de crédito" a favor dos Estados a que se refere o artigo 25.o, na proporção da sua quota-parte, calculada nos termos do artigo 26.o Estes podem escolher entre afectar o montante à sua quota-parte para o orçamento ou solicitar o respectivo reembolso.

Artigo 50.o

1. O presente regulamento financeiro é aplicável à aprovação do orçamento no que se refere às receitas e despesas necessárias para o cumprimento das obrigações decorrentes de qualquer medida tomada ao abrigo do artigo 1.o da Decisão 1999/870/CE durante o exercício em que o presente regulamento entrar em vigor.

2. Em derrogação do artigo 8.o, para efeitos do orçamento a que se refere o n.o 1, o secretário-geral adjunto do Conselho enviará o anteprojecto de orçamento ao grupo SIS logo que possível após a aprovação do presente regulamento financeiro. Assim que o grupo SIS tiver dado parecer e tiver sido elaborado o projecto de orçamento, os Estados-Membros a que se refere o artigo 25.o, reunidos em Conselho, aprovarão sem demora o orçamento.

3. Em derrogação do artigo 28.o, para efeitos do orçamento a que se refere o n.o 1, será solicitado aos Estados-Membros referidos no artigo 25.o que paguem a sua contribuição de acordo com um calendário a determinar pelos mesmos Estados-Membros por ocasião da aprovação do orçamento.

Artigo 51.o

1. A presente decisão produz efeitos a partir da data da sua aprovação.

2. A presente decisão é publicada no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

Feito em Bruxelas, em 27 de Março de 2000.

Pelo Conselho

O Presidente

F. Gomes

(1) JO L 337 de 30.12.1999, p. 41.

(2) JO L 356 de 31.12.1977, p. 1. Regulamento com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento n.o 2673/1999 (JO L 326 de 18.12.1999, p. 1).

(3) JO L 123 de 13.5.1999, p. 51.

(4) JO L 199 de 9.8.1993, p. 1.

(5) JO L 209 de 24.7.1992, p. 1. Directiva com a última redacção que lhe foi dada pela Directiva 97/52/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (JO L 328 de 28.11.1997, p. 1).