Rådets afgørelse

af 27. marts 2000

om en finansforordning vedrørende budgetaspekterne af Rådets vicegeneralsekretærs forvaltning af de kontrakter, som han indgår som repræsentant for visse medlemsstater om oprettelse og drift af kommunikationsinfrastrukturen i Schengen-sammenhæng ("Sisnet")

(2000/265/EF)

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til artikel 2, stk. 1, andet afsnit, første punktum, i protokollen knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab om integration af Schengen-reglerne i Den Europæiske Union (i det følgende benævnt "Schengen-protokollen"), og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Rådets vicegeneralsekretær har ved afgørelse 1999/870/EF(1) fået bemyndigelse til i forbindelse med integrationen af Schengen-reglerne i Den Europæiske Union at handle som repræsentant for visse medlemsstater med henblik på at indgå kontrakter om oprettelse og drift af kommunikationsinfrastrukturen i Schengen-sammenhæng (i det følgende benævnt "Sisnet"), samt til at forvalte sådanne kontrakter.

(2) De finansielle forpligtelser i henhold til disse kontrakter påhviler ikke Den Europæiske Unions almindelige budget, og bestemmelserne i finansforordningen af 21. december 1977 vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget(2) finder derfor ikke anvendelse.

(3) Det er derfor nødvendigt at fastsætte specifikke regler for opstilling og gennemførelse af det budget, der er nødvendigt for at dække udgifter, der opstår i forbindelse med indgåelsen af kontrakterne, opfyldelse af forpligtelserne i henhold til disse kontrakter efter indgåelsen, inddrivelse af bidragene fra de berørte medlemsstater samt regnskabsaflæggelse og revision af regnskaberne.

(4) Det er ligeledes nødvendigt at fastsætte reglerne for indgåelsen af kontrakterne.

(5) Denne afgørelse er en udbygning af Schengen-reglerne i Schengen-protokollens forstand -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

KAPITEL I

Almindelige principper

Artikel 1

I denne finansforordning forstås ved budgettet den retsakt, der danner grundlag for den årlige forudgående fastlæggelse og godkendelse af de nødvendige indtægter og udgifter til opfyldelse af forpligtelserne i henhold til de kontrakter, som er nævnt i afgørelse 1999/870/EF.

Artikel 2

Denne finansforordning indeholder bestemmelserne for indgåelsen af kontrakter vedrørende Sisnet og om opstilling og gennemførelse af det budget, der er nødvendigt i forbindelse med sådanne kontrakter.

Artikel 3

1. Budgettet opdeles i afsnit vedrørende budgettet for den forberedelse, der fører til indgåelsen af de pågældende kontrakter, herunder udgifter i forbindelse med forberedelsen af indkaldelsen af bud vedrørende Sisnet, budgettet for oprettelse og drift af Sisnet. Om nødvendigt underopdeles afsnittene i kapitler og artikler.

2. Bevillingerne under de enkelte afsnit må ikke anvendes til andre udgiftsafsnit.

Artikel 4

Budgetbevillingerne anvendes i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, herunder navnlig for tilbageholdenhed og omkostningseffektivitet.

Artikel 5

Der må ikke oppebæres indtægter eller afholdes udgifter, uden at de konteres en artikel i budgettet.

Der må ikke indgås nogen udgiftsforpligtelser eller anvises nogen udgift, hvis beløbet overstiger de godkendte bevillinger, jf. dog artikel 17.

Artikel 6

1. Alle indtægter og udgifter opføres med deres fulde beløb på budgettet og i regnskaberne uden modregning, jf. dog artikel 17. Samtlige indtægter anvendes til finansiering af samtlige udgifter.

2. Regnskabsåret løber fra den 1. januar til den 31. december.

3. De bidrag til budgettet, som de stater, der er nævnt i artikel 25, indbetaler inden begyndelsen af det regnskabsår, som de vedrører, krediteres dog budgettet for det pågældende regnskabsår.

4. Udgifterne i et regnskabsår opføres på regnskabet for dette regnskabsår på grundlag af de udgifter, for hvilke finansinspektøren har modtaget anvisning senest den 31. december, og som er blevet betalt af regnskabsføreren senest næstfølgende 15. januar.

5. De tildelte bevillinger må udelukkende anvendes til dækning af de udgifter, som de reelt er afsat til, og som er betalt i det regnskabsår, for hvilket de er bevilliget, medmindre andet er bestemt i artikel 7, og til dækning af betalingsforpligtelser fra foregående regnskabsår, hvortil der ikke er fremført bevillinger.

Artikel 7

1. Udnyttelsen af bevillingerne sker efter følgende regler:

a) som hovedregel bortfalder de bevillinger, der ikke er disponeret over ved udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført

b) bevillinger afsat til betalinger, der er forfaldne pr. 31. december i henhold til forpligtelser indgået mellem den 1. januar og den 31. december, fremføres automatisk, dog kun til det følgende regnskabsår.

2. Uanset stk. 1 kan vicegeneralsekretæren senest den 31. januar forelægge Gruppen vedrørende Schengen-informationssystemet, i det følgende benævnt "SIS-Gruppen", behørigt begrundede anmodninger om fremførsel til det følgende regnskabsår af bevillinger, der ikke er disponeret over pr. 31. december, når bevillingerne til de pågældende budgetposter for det følgende regnskabsår ikke dækker behovene.

Forslag om fremførsel af sådanne bevillinger kan kun fremsættes af ganske særlige grunde.

Vicegeneralsekretæren skal under hensyn til forvaltningskravene ved udøvelsen af sine beføjelser til at gennemføre budgettet bestræbe sig på først at anvende de anviste bevillinger for det igangværende regnskabsår og ikke anvende de fremførte bevillinger, før de førstnævnte er opbrugt.

SIS-Gruppen skal tage stilling til anmodninger om fremførsel senest den 1. marts.

3. Bevillinger, der er fremført fra et regnskabsår til et andet, bortfalder, hvis der stadig ikke er disponeret over dem ved udgangen af det regnskabsår, til hvilket de blev fremført.

4. En liste over de bevillinger, der skal fremføres automatisk i henhold til stk. 1, litra b), forelægges SIS-Gruppen til orientering inden den 1. marts.

5. Ved gennemførelsen af budgettet opføres anvendelsen af fremførte bevillinger særskilt for hver budgetpost på regnskabet for det igangværende regnskabsår.

KAPITEL II

Budgettets opstilling

Artikel 8

1. Budgettet opstilles i euro.

2. Vicegeneralsekretæren forelægger inden den 30. september SIS-Gruppen det foreløbige budgetforslag med en begrundelse.

3. SIS-Gruppen afgiver udtalelse om det foreløbige forslag.

4. Vicegeneralsekretæren opstiller budgetforslaget og sender det senest den 31. oktober til de stater, der er nævnt i artikel 25.

5. De medlemsstater, der er nævnt i artikel 25, forsamles i Rådet og vedtager budgettet inden årets udgang.

6. Når budgettet er vedtaget, og vicegeneralsekretæren behørigt har underrettet de stater, der er nævnt i artikel 25, om denne afgørelse, forfalder disse staters bidrag til betaling.

Artikel 9

1. Er budgettet ikke endeligt vedtaget ved regnskabsårets begyndelse,

a) kan der hver måned udbetales indtil en tolvtedel af de samlede bevillinger, der er godkendt for hvert budgetafsnit for det foregående regnskabsår

b) kan der hver måned fra de stater, der er nævnt i artikel 25, indkaldes indtil en tolvtedel af de bidrag, som de har indbetalt til det seneste behørigt vedtagne budget.

2. Afgørelsen om at anvende hver enkelt tolvtedel af udgifterne og indtægterne, dog højst tre tolvtedele af de beløb, der er opført på det seneste behørigt vedtagne budget, træffes af vicegeneralsekretæren, der skriftligt underretter de stater, der er nævnt i artikel 25.

3. De stater, der er nævnt i artikel 25, træder sammen i Rådet og træffer afgørelse om bemyndigelse til betalinger og indkaldelse af bidrag ud over tre tolvtedele af de beløb, der er opført på det seneste behørigt vedtagne budget.

4. Den endelige vedtagelse af budgettet ophæver straks de bestemmelser, der eventuelt er truffet i henhold til stk. 1-3.

Artikel 10

1. Eventuelle forslag til tillægs- eller ændringsbudget fremlægges, behandles og vedtages i samme form og efter samme procedure som det budget, som de ændrer.

2. Ændringsbudget fremlægges hvert år inden en måned efter regnskabsafslutningen i henhold til artikel 46, stk. 1, med det formål at opføre budgetsaldoen for det foregående regnskabsår som indtægter, hvis den er positiv, og som udgifter, hvis den er negativ.

Artikel 11

Budgettet er offentligt tilgængeligt.

KAPITEL III

Budgettets gennemførelse og regnskab

Artikel 12

Budgettet gennemføres efter princippet om adskillelse mellem den anvisningsberettigede og regnskabsføreren. Hvervene som anvisningsberettiget, regnskabsfører og finansinspektør er indbyrdes uforenelige.

Artikel 13

1. Hvervet som anvisningsberettiget for indtægter og udgifter varetages af en generaldirektør i Rådets Generalsekretariat. Den anvisningsberettigede gennemfører budgettet på vicegeneralsekretærens vegne og inden for rammerne af de givne bevillinger. Den anvisningsberettigede kan uddelegere sine beføjelser til en direktør.

2. Den anvisningsberettigede kan beslutte, at der skal overføres bevillinger fra artikel til artikel inden for hvert kapitel, og kan med SIS-Gruppens samtykke beslutte, at der skal overføres bevillinger fra kapitel til kapitel inden for samme afsnit. SIS-Gruppen giver sit samtykke på samme måde, som den vedtager sin udtalelse om budgettet.

Artikel 14

Hvervet som finansinspektør udøves af Rådets finansinspektør efter de regler, der gælder for denne.

Artikel 15

Inkassering af indtægter og betaling af udgifter foretages af en regnskabsfører, der er ansat i generaldirektorat A i Rådets Generalsekretariat.

Artikel 16

1. Med henblik på inddrivning af fordringer i henhold til artikel 25 eller af gæld stiftet af tredjepart over for de berørte stater i forbindelse med indgåelse af kontrakter, oprettelse og drift af Sisnet udfærdiger den anvisningsberettigede en indtægtsordre. Indtægtsordrer tilsendes regnskabsføreren, som forelægger dem for finansinspektøren til påtegning.

2. Påtegningen fastslår:

a) konteringens rigtighed

b) indtægtsordrens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser

c) bilagenes formelle rigtighed

d) rigtigheden af angivelsen vedrørende debitor eller den kompetente myndighed i debitorlandet

e) forfaldsdatoen

f) at principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning er blevet anvendt, jf. artikel 4

g) inkasseringens rigtighed med hensyn til det udestående beløb og valutaen.

3. Regnskabsføreren har ansvaret for de behørigt udstedte indtægtsordrer.

Artikel 17

Uanset artikel 5 og 6

1) kan der fra regninger, fakturaer eller opgørelser, som i så fald anvises med nettobeløbet, trækkes:

a) beløb, der som sanktion pålægges en kontrahent efter udbud

b) fejlagtigt udbetalte beløb, der udlignes ved forlods fradrag i en ny fastsættelse af samme art, der falder ind under det afsnit, det kapitel, den artikel og det regnskabsår, hvor det for meget betalte er erlagt.

Prisnedslag, bonus og rabatter fratrukket fakturaer og regninger indtægtsføres ikke særskilt

2) kan følgende indtægter genanvendes under den post, hvor den oprindelige udgift blev afholdt:

- indtægter ved tilbagebetaling af beløb, der fejlagtigt er betalt over de på budgettet opførte bevillinger.

Genanvendelsen af indtægter skal ske inden udgangen af det regnskabsår, der følger efter det regnskabsår, i hvilket beløbene er blevet inkasseret.

Artikel 18

1. Forud for enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for budgettet udarbejder den anvisningsberettigede et forslag til regnskabsføreren om indgåelse af udgiftsforpligtelse med angivelse af udgiftens formål, beløbet, konteringen samt kreditor. Regnskabsføreren forelægger det for finansinspektøren til påtegning.

2. Påtegningen fastslår:

a) at forslaget om indgåelse af udgiftsforpligtelsen er fremsat i overensstemmelse med stk. 1

b) konteringens rigtighed

c) bevillingernes tilstedeværelse

d) at principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning er blevet anvendt, jf. artikel 4

e) udgiftens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser.

Artikel 19

1. Den anvisningsberettigedes fastsættelse af en udgift har til formål:

a) at kontrollere kreditors krav

b) at fastslå eller kontrollere fordringens tilstedeværelse og størrelse

c) at kontrollere betingelserne for fordringens inddrivelse

d) at kontrollere, at ydelser er præsteret eller køb foretaget som bestilt.

2. Den anvisningsberettigede kan lade kontrollen foretage under sit ansvar.

Artikel 20

1. Den anvisningsberettigede giver regnskabsføreren instruks ("betalingsordre") om at betale en udgift, som han har fastsat.

2. Betalingsordren angiver:

a) det regnskabsår, under hvilket udgiften opføres

b) budgetafsnit, -kapitel og -artikel

c) det beløb, der skal betales, anført i tal og med bogstaver og med angivelse af valuta

d) kreditors navn og adresse

e) formålet med udgiften

f) betalingsformen

g) numre og datoer for de tilsvarende påtegninger om indgåelse af udgiftsforpligtelserne.

3. Betalingsordren dateres og underskrives af den anvisningsberettigede.

4. Regnskabsføreren forelægger betalingsordren med de originale bilag for finansinspektøren til påtegning.

5. Påtegningen fastslår:

a) betalingsordrens korrekte udstedelse

b) betalingsordrens overensstemmelse med indgåelsen af udgiftsforpligtelsen og beløbets nøjagtighed under hensyn til principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, jf. artikel 4

c) konteringens rigtighed

d) bevillingernes tilstedeværelse under budgetafsnittet eller -artiklen

e) bilagenes formelle rigtighed

f) kreditorbeskrivelsens rigtighed.

6. Alle udgifter skal på forhånd være dækket af bidragene fra de stater, der er nævnt i artikel 25, eller af en bankkredit. Udgifterne til præfinansiering fra en bank, hvis der ikke er indbetalt bidrag, fordeles mellem de stater, der ikke har betalt, i forhold til hvor stort et beløb de mangler at indbetale, og hvor forsinket betalingen er.

Artikel 21

Betalingerne finder sted over den bankkonto, der oprettes i overensstemmelse med artikel 17 i Rådet afgørelse 1999/323/EF(3) i Rådets generalsekretærs navn. Ordrer om bankoverførsler, der udstedes i henhold til denne finansforordning, kræver underskrift af to tjenestemænd, som vicegeneralsekretæren udpeger, hvoraf den ene skal være regnskabsføreren.

Artikel 22

Hvis finansinspektøren nægter at foretage de påtegninger, der er nævnt i artikel 16, 18 eller 20, og hvis den anvisningsberettigede fastholder sit forslag, forelægges sagen for vicegeneralsekretæren. Bortset fra tilfælde, hvor der er tvivl om bevillingernes tilstedeværelse, kan denne ved en behørigt begrundet afgørelse tilsidesætte afslaget på påtegning og bekræfte indtægtsordren, udgiftsforpligtelsen eller betalingsordren. Vicegeneralsekretæren underretter inden en måned Revisionsretten om denne afgørelse. Afgørelsen har virkning fra datoen for afslaget på påtegning.

Artikel 23

Den anvisningsberettigede, finansinspektøren og regnskabsføreren kan i tilfælde af manglende overholdelse af denne finansforordnings bestemmelser drages disciplinært til ansvar efter de bestemmelser, som er fastsat i vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber.

Artikel 24

Regnskabet føres pr. kalenderår som dobbelt bogholderi. Samtlige regnskabsårets indtægter og udgifter skal medtages.

KAPITEL IV

Staternes bidrag

Artikel 25

1. Budgetindtægterne består af finansielle bidrag fra følgende medlemsstater: Belgien, Danmark, Tyskland, Grækenland, Spanien, Frankrig, Italien, Luxembourg, Nederlandene, Østrig, Portugal, Finland og Sverige, samt fra Island og Norge.

2. Disse staters finansielle bidrag anføres i budgettet og udtrykkes i euro.

Artikel 26

De stater, der er nævnt i artikel 25, stiller deres finansielle bidrag til rådighed for vicegeneralsekretæren efter følgende fordelingsnøgle:

Fordelingen af bidragene mellem dels de medlemsstater, der er nævnt i artikel 25, dels Island og Norge afgøres hvert år på grundlag af de pågældende medlemsstaters og Islands og Norges andel af de samlede bruttonationalprodukter (BNP) for det foregående år i alle de stater, der er nævnt i artikel 25. Fordelingen af bidragene mellem de pågældende medlemsstater afgøres hvert år under hensyn til Islands og Norges bidrag og på grundlag af den andel, som hver af disse medlemsstaters momsindtægt udgør af De Europæiske Fællesskabers samlede momsindtægter ifølge den sidste ændring af EU-budgettet i det foregående regnskabsår.

Artikel 27

1. Vicegeneralsekretæren sender via de nationale myndigheder, som han har modtaget oplysninger om, skriftlige anmodninger om bidrag til hver af de stater, der er nævnt i artikel 25.

2. Den skriftlige anmodning indeholder oplysning om:

a) afgørelsen om budgettets vedtagelse eller, hvis artikel 9 anvendes, afgørelsen om at anvende foreløbige tolvtedele

b) det beløb, som den enkelte stat skal betale, beregnet i euro efter fordelingsnøglen i artikel 26

c) de nødvendige oplysninger med henblik på bidragets indbetaling.

3. Bidragene indbetales på den bankkonto, der er nævnt i artikel 21.

4. Bidragene indbetales i euro.

Artikel 28

1. De stater, der er nævnt i artikel 25, indbetaler 25 % af deres bidrag senest henholdsvis pr. 15. februar, 1. april, 1. juli og 1. oktober.

2. Hvis en stat ikke opfylder sine finansielle forpligtelser, finder de gældende EF-regler om morarenter for forsinket betaling til EU-budgettet anvendelse analogt, uanset hvilke udgifter den pågældende stat skal afholde i medfør af artikel 20, stk. 6.

KAPITEL V

Indgåelse af kontrakter

Artikel 29

1. Kontrakter om køb eller leje af materiel eller levering af tjenesteydelser skal indgås skriftligt.

2. Kontrakter, hvis anslåede værdi er lig med eller større end den tærskel, der er fastsat i Rådets direktiv 93/36/EØF af 14. juni 1993 om samordning af fremgangsmåderne ved offentlige indkøb(4) eller Rådets direktiv 92/50/EØF af 18. juni 1992 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige tjenesteydelsesaftaler(5), indgås efter indkaldelse af bud i overensstemmelse med bestemmelserne i ovennævnte direktiver, herunder eventuelle senere ændringer (i det følgende benævnt "Rådets direktiver om fremgangsmåderne ved offentlige indkøb").

3. Når den anslåede værdi af en given kontrakt ikke overstiger den tærskel, der er fastsat i Rådets direktiver om fremgangsmåderne ved offentlige indkøb, kan der indgås underhåndsaftaler. I så fald skal de i artikel 25 omhandlede stater dog så vidt muligt og med alle egnede midler give mulighed for konkurrence mellem de leverandører, der vil kunne præstere den ydelse, som kontrakten vedrører.

4. Indkaldelsen af bud offentliggøres som hovedregel af Generalsekretariatet på de i artikel 25 omhandlede medlemsstaters vegne.

5. Udbudsprocedurerne og udvælgelses- og tildelingskriterierne reguleres af bestemmelserne i Rådets direktiver om fremgangsmåderne ved offentlige indkøb samt bestemmelserne i denne finansordning.

6. Indkaldelserne af bud forberedes af Generalsekretariatet på de i artikel 25 omhandlede medlemsstaters vegne og skal bl.a. indeholde oplysninger om:

a) de nærmere regler for afgivelse og udformning af bud, herunder om der kræves udfyldt en standardiseret svarformular

b) henvisninger til fortegnelsen over de almindelige betingelser, der finder anvendelse på den pågældende kontrakt (materiel eller tjenesteydelser), og i givet fald til det dokument, som vedrører de særlige vilkår for kontrakten

c) en klausul om, at udbudsbetingelserne betragtes som accepteret ved afgivelse af bud

d) besigtigelsesvilkårene, som skal præciseres nøjagtigt, i givet fald, hvis en besigtigelse på stedet er påregnet

e) buddenes gyldighedsperiode, inden for hvilken de bydende skal vedstå alle betingelserne i deres bud

f) den konventionalbod, som er fastsat, hvis kontraktens bestemmelser tilsidesættes

g) de angivelser, som fakturaerne (eller de tilhørende bilag) skal indeholde

h) forbuddet mod enhver form for kontakt mellem vicegeneralsekretæren og dennes personale, repræsentanterne for de i artikel 25 omhandlede medlemsstaters regeringer, repræsentanterne for den islandske og den norske regering og den bydende om spørgsmål, der vedrører indkaldelsen af bud, bortset fra følgende undtagelsestilfælde:

inden udløbet af fristen for indgivelse af bud:

i) på de bydendes foranledning:

supplerende oplysninger, som kun har til formål at gøre nærmere rede for udbuddets karakter, må meddeles alle bydende

ii) på vicegeneralsekretærens foranledning:

hvis de i artikel 25 omhandlede medlemsstater, Island eller Norge eller Generalsekretariatet for Rådet bliver opmærksomme på fejl, unøjagtigheder, udeladelser eller andre materielle mangler i udbudsteksten, må Generalsekretariatet underrette de pågældende herom på nøjagtig samme måde, som blev fulgt ved indkaldelsen af bud

iii) efter åbningen af buddene og på foranledning af de i artikel 25 omhandlede medlemsstater, Island eller Norge eller Generalsekretariatet for Rådet, hvis et bud nødvendiggør, at der indhentes yderligere oplysninger, eller med henblik på at korrigere åbenlyse, materielle fejl i udformningen af buddet, må Generalsekretariatet tage initiativ til en kontakt med den bydende.

Artikel 30

I de tilfælde, hvor der har fundet kontakter sted under de i artikel 29, stk. 6, litra h), anførte omstændigheder, udarbejdes der en "notits til sagens akter", og kontakten (kontakterne) omtales i den rapport, som senere forelægges det rådgivende udvalg, der er omhandlet i artikel 36.

Artikel 31

Medlemsstaternes, Islands og Norges statsborgere må ikke forskelsbehandles som følge af deres nationalitet for så vidt angår de kontrakter, som vicegeneralsekretæren indgår på de i artikel 25 omhandlede medlemsstaters vegne.

Artikel 32

Fortegnelsen over de almindelige betingelser skal, når den finder anvendelse på den pågældende kontrakt, vedlægges indkaldelsen af bud. I givet fald vedlægges tillige et dokument, som indeholder de særlige betingelser vedrørende kontrakten.

Artikel 33

Fremsendelse af buddene sker efter de bydendes eget valg:

a) pr. post

Det præciseres i så fald i indkaldelsen af bud, at disse betragtes som indgivet på afsendelsesdagen, idet poststemplets dato er afgørende. Postforsendelser skal være anbefalede, eller

b) ved indlevering til Generalsekretariatet for Rådet enten direkte eller af den bydendes stedfortræder, herunder private postbesørgelsesfirmaer

Det præciseres i så fald i indkaldelsen af bud, på hvilken dag kuverterne skal være afleveret i Generalsekretariatet for Rådet, og til hvilken tjenestegren de skal afleveres mod dateret og underskrevet kvittering.

Datoen er den samme i begge tilfælde.

Af fortrolighedshensyn og for at undgå enhver form for problemer skal følgende passus figurere i indkaldelsen af bud:"Buddet skal fremsendes i dobbelt kuvert. Begge kuverter skal være lukkede, og den inderste skal foruden angivelsen af den tjenestegren, som den er stilet til som anført i indkaldelsen, bære påskriften 'Udbud - må ikke åbnes af den interne posttjeneste' ('appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier'). Hvis der benyttes selvklæbende kuverter, skal de lukkes med klæbestrimmel, og afsenderens underskrift påføres tværs hen over denne."

Artikel 34

Alle bud skal åbnes.

Buddene åbnes samtidig af et udvalg, som vicegeneralsekretæren har udpeget med henblik herpå. Det skal være sammensat af tre højtstående embedsmænd fra forskellige direktorater i Rådets Generalsekretariat. Finansinspektøren skal underrettes om åbningen af buddene. Finansinspektøren eller hans repræsentant skal være til stede som observatør.

Udvalget udarbejder en rapport om åbningen af buddene, der skal undertegnes af samtlige medlemmer.

Hver side i hvert bud paraferes af mindst ét af udvalgets medlemmer. Udvalget opstiller en fortegnelse over de modtagne bud, som navnlig omfatter alle de dokumenter, der er modtaget fra hver enkelt bydende i forbindelse med det pågældende bud.

Artikel 35

Alle bud skal vurderes af de i artikel 25 omhandlede medlemsstater, samt af Island og Norge. En rapport, som godkendes enstemmigt af disse stater, forelægges det i artikel 36 omhandlede rådgivende udvalg af den ansvarlige tjenestemand i Rådets Generalsekretariat udpeget af den anvisningsberettigede eller dennes stedfortræder, som også er udpeget af den anvisningsberettigede.

Denne rapport skal bl.a. indeholde:

a) en begrundelse for udelukkelsen af bydende

b) en teknisk og økonomisk vurdering af hvert enkelt bud, med en sammenlignende oversigt over priserne pr. enhed

c) en begrundelse for det anbefalede valg af bydende.

Artikel 36

Kontrakter, som efter indkaldelse af bud skal indgås af vicegeneralsekretæren på vegne af de i artikel 25 omhandlede medlemsstater og af relevante repræsentanter for Island og Norge, forelægges først et rådgivende udvalg for indkøb og aftaler med henblik på udtalelse.

Artikel 37

Det i artikel 36 omhandlede rådgivende udvalg består af en repræsentant fra hver af de i artikel 25 omhandlede medlemsstater, samt en repræsentant fra henholdsvis Norge og Island. De i artikel 25 omhandlede medlemsstater samt Island og Norge sikrer, at de udvalgte repræsentanter har den nødvendige ekspertise på edb-området og/eller det økonomiske og/eller juridiske område. Repræsentanterne må ikke have deltaget i vurderingen af de dossierer, der forelægges det rådgivende udvalg. En repræsentant for finansinspektøren skal være til stede som observatør.

Det rådgivende udvalg vælger en formand og en næstformand blandt sine medlemmer med simpelt flertal.

Det rådgivende udvalg afgiver udtalelse om, hvorvidt fremgangsmåden for valget af bydende er korrekt fulgt og i al almindelighed om de foreslåede kontraktvilkår.

Eventuelle problemer vedrørende spørgsmål, der er omhandlet i dette kapitel, kan forelægges for det pågældende rådgivende udvalg med henblik på udtalelse.

Det rådgivende udvalg vedtager så vidt muligt sine udtalelser med konsensus. Er en sådan konsensus ikke mulig, vedtager det rådgivende udvalg sine udtalelser med simpelt flertal. Der kræves et quorum på 11, for at afstemningen kan erklæres gyldig. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Rådets Generalsekretariat yder det rådgivende udvalg den nødvendige sekretariatsbistand.

Artikel 38

Det rådgivende udvalg vedtager selv sin forretningsorden i analogi med forretningsordenen for Det Rådgivende Udvalg for Indkøb og Aftaler under Rådet for Den Europæiske Union.

Artikel 39

Det rådgivende udvalg skal som et rent rådgivende organ afgive udtalelse om:

a) alle udkast til kontrakter om materiel eller tjenesteydelser, herunder undersøgelser, for hvilke den anslåede værdi er lig med eller større end tærsklen i Rådets direktiver om fremgangsmåderne ved offentlige indkøb

b) udkast til tillægsaftaler til de under litra a) nævnte kontrakter i alle tilfælde af grundlæggende ændringer, navnlig hvor de pågældende tillægsaftaler kan bevirke, at den oprindelige kontrakts beløb ændres

c) udkast til tillægsaftaler, som bevirker, at det samlede beløb for en allerede indgået kontrakt, som oprindeligt lå under de i litra a) omhandlede tærskler, overstiger disse tærskler

d) spørgsmål i forbindelse med kontrakters indgåelse eller gennemførelse (f.eks. annullering af bestillinger, anmodninger om eftergivelse af konventionalbod for forsinket opfyldelse, afvigelser fra de særlige og de almindelige udbudsbetingelser), når spørgsmålet er betydningsfuldt nok til at begrunde anmodningen om udtalelse

e) udkast til kontrakter til beløb, som ligger under den i litra a) nævnte tærskel, på begæring af en af de i artikel 25 omhandlede medlemsstater, Island eller Norge, et medlem af det rådgivende udvalg eller vicegeneralsekretæren, når de finder, at de pågældende kontrakter giver anledning til principspørgsmål eller er af særlig karakter.

Artikel 40

Sager, som forelægges det rådgivende udvalg til udtalelse i medfør af artikel 39, litra b)-e), skal desuden ledsages af en rapport, som godkendes enstemmigt af såvel de i artikel 25 omhandlede medlemsstater som af Island og Norge.

Artikel 41

Det rådgivende udvalgs udtalelser underskrives af formanden. For at undgå forsinkelser som følge af det rådgivende udvalgs indgriben kan de i artikel 25 omhandlede medlemsstater samt Island og Norge, hvis de skønner det nødvendigt, fastsætte en rimelig frist for, hvornår der skal foreligge en udtalelse. Udtalelserne meddeles vicegeneralsekretæren og de i artikel 25 omhandlede medlemsstater samt Island og Norge. Når der er taget behørigt stilling til udtalelsen, træffer de i artikel 25 omhandlede medlemsstater samt Island og Norge med enstemmighed endelig afgørelse i sagen. Når afgørelsen er truffet, indgås den eller de kontrakter, som de enkelte sager vedrører, af vicegeneralsekretæren på vegne af de i artikel 25 omhandlede medlemsstater og af de relevante repræsentanter for Island og Norge.

Artikel 42

Generalsekretariatet giver alle bydende besked om resultatet af deres bud.

Artikel 43

1. Der kan indgås aftale om betaling efter faktura eller regning, hvis den formodede værdi af indkøb og tjenesteydelser ikke overstiger 2000 EUR.

2. Som garanti for kontrakternes gennemførelse kan det i en garantiklausul kræves, at leverandører af materiel, entreprenører eller leverandører af tjenesteydelser på forhånd stiller sikkerhed. Denne sikkerhed skal ikke blot dække hele garantiperioden, men en periode, der er tilstrækkelig lang til, at man kan søge sig fyldestgjort i sikkerheden. Den skal i princippet stilles i form af en indbetaling i euro til en bankkonto, der er åbnet til formålet i Generalsekretariatet for Rådets navn. Sikkerheden kan kun indbetales til et førsteklasses kreditinstitut på en eurokonto for anfordringsindlån eller kortfristede indlån.

3. Sikkerhedsbeløbet fastlægges i henhold til de sædvanlige forretningsbetingelser.

4. Sikkerhedsstillelsen er obligatorisk, når værdien af den pågældende kontrakt er lig med eller større end de tærskler, der er fastsat i Rådets direktiver om fremgangsmåderne ved offentlige indkøb.

5. Sikkerheden kan antage form af en selvskyldnerkaution stillet af en af regnskabsføreren godkendt tredjemand. Kautionens stilles i princippet i euro og er omfattet af de samme regler, som den sikkerhed, der er nævnt i stk. 2.

6. Hvis kontrakten ikke gennemføres, eller hvis gennemførelsen forsinkes, sørger vicegeneralsekretæren for, at de i artikel 25 omhandlede medlemsstater samt Island og Norge får passende skadeserstatning for tab, renteudgifter og omkostninger ved modregning i sikkerhedsstillelsen, uanset om denne er indbetalt direkte af leverandøren eller entreprenøren eller af tredjemand.

Artikel 44

Til støtte for den første betalingsfuldmagt, som udstedes til gennemførelse af en kontrakt, der kræver sikkerhedsstillelse, suppleres de sædvanlige bilag med en af regnskabsføreren bekræftet kopi af den kvittering, som er udstedt ved indbetalingen af sikkerheden, eller af en af regnskabsføreren bekræftet kopi af den erklæring, som er modtaget fra den virksomhed eller tredjemand, som stiller sikkerheden.

Artikel 45

Sikkerheden tilbagebetales, eller de i artikel 43 nævnte kautioner, som erstatter dem, frigøres af vicegeneralsekretæren på de betingelser, som gælder for de pågældende kontrakter eller kautioner, undtagen i tilfælde af manglende eller forsinket gennemførelse, jf. artikel 43, stk. 6.

KAPITEL VI

Regnskabsaflæggelse og revision af regnskaberne

Artikel 46

1. Vicegeneralsekretæren udarbejder inden to måneder efter udløbet af budgettets gennemførelsesperiode et forvaltningsregnskab og en balance og sender forvaltningsregnskabet og balancen til SIS-Gruppen.

2. Forvaltningsregnskabet omfatter samtlige indtægts- og udgiftstransaktioner vedrørende det forløbne regnskabsår. Det opstilles i samme form og opdeles på samme måde som budgettet.

3. Regnskabet ledsages af:

a) en oversigt over situationen for hver af de stater, der er nævnt i artikel 25, med hensyn til det finansielle bidrag, og

b) et oversigt over bevillingsoverførsler.

4. Balancen viser budgettets aktiver og passiver pr. 31. december i det foregående regnskabsår.

Artikel 47

1. Revisionsretten reviderer regnskaberne.

2. Vicegeneralsekretæren sender forvaltningsregnskabet og balancen til Revisionsretten senest 15 dage efter den frist, der er fastsat i artikel 46, stk. 1.

3. Revisionsrettens revision har til formål at fastslå, om indtægterne og udgifterne er lovlige og formelt rigtige i forhold til de kontrakter, der skal forvaltes, til budgettet og til denne finansforordning.

4. Vicegeneralsekretæren yder Revisionsretten al den bistand, som retten har behov for til at udføre sine opgaver.

Artikel 48

Forvaltningsregnskabet, balancen og Revisionsrettens rapport, som eventuelt ledsages af bemærkninger fra vicegeneralsekretæren, forelægges for de stater, der er nævnt i artikel 25, inden den 1. juli. De medlemsstater, der er nævnt i artikel 25, træder sammen i Rådet og giver vicegeneralsekretæren decharge for budgettets gennemførelse.

KAPITEL VII

Afsluttende bestemmelse

Artikel 49

Anvendes Schengen-reglerne vedrørende Schengen-informationssystemet på en anden stat end dem, der er nævnt i artikel 25, indebærer dette:

a) en omfordeling af andelene fra de stater, der er nævnt i artikel 25, efter bestemmelserne i artikel 26

b) en tilpasning af bidragene fra de stater, der er nævnt i artikel 25, for at fastsætte et bidrag fra den pågældende anden stat til driften af Sisnet, for hele indeværende regnskabsår

c) en tilpasning af bidragene fra de stater, der er nævnt i artikel 25, for at pålægge vedkommende anden stat en del af de tidligere afholdte udgifter til installering af Sisnet. Denne del beregnes på grundlag af den andel, som den anden stats momsindtægt udgør af De Europæiske Fællesskabers samlede momsindtægter for de tidligere regnskabsår, hvor udgifterne til installering af Sisnet er opstået. Der udstedes en "tilgodeseddel" til de andre stater, der er nævnt i artikel 25, på dette bidrag i forhold til deres andel beregnet efter artikel 26. De kan vælge at lade beløbet gå ind i deres andel af budgettet eller bede om tilbagebetaling.

Artikel 50

1. Denne finansforordning finder anvendelse på vedtagelsen af budgettet for så vidt angår de indtægter og udgifter, som er nødvendige for at opfylde de forpligtelser, der følger af gennemførelsen af de foranstaltninger, der er omhandlet i artikel 1 i afgørelse 1999/870/EF, for det regnskabsår, hvor den træder i kraft.

2. Uanset artikel 8 og med henblik på det i stk. 1 nævnte budget forelægger vicegeneralsekretæren for Rådet hurtigst muligt efter vedtagelsen af denne finansforordning SIS-Gruppen det foreløbige budgetforslag. Når SIS-Gruppen har afgivet udtalelse, og budgetforslaget er opstillet, træder de medlemsstater, der er nævnt i artikel 25, sammen i Rådet og vedtager straks budgettet.

3. Uanset artikel 28 og med henblik på det i stk. 1 nævnte budget indbetaler de medlemsstater, der er nævnt i artikel 25, deres bidrag i overensstemmelse med den tidsplan, der fastsættes af de medlemsstater, der er nævnt i artikel 25, i forbindelse med vedtagelsen af budgettet.

Artikel 51

1. Denne afgørelse har virkning fra dagen for vedtagelsen.

2. Den offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Udfærdiget i Bruxelles, den 27. marts 2000.

På Rådets vegne

F. Gomes

Formand

(1) EFT L 337 af 30.12.1999, s. 41.

(2) EFT L 356 af 31.12.1977, s. 1. Forordningen er senest ændret ved forordning (EF) nr. 2673/1999 (EFT L 326 af 18.12.1999, s. 1).

(3) EFT L 123 af 13.5.1999, s. 51.

(4) EFT L 199 af 9.8.1993, s. 1.

(5) EFT L 209 af 24.7.1992, s. 1. Direktivet er senest ændret ved Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 97/52/EF (EFT L 328 af 28.11.1997, s. 1).