1.   Les signalements SAP contiennent les données suivantes:

2.   Sans préjudice de l’article 1er, paragraphes 2 et 3, du règlement (CE, Euratom) no 1302/2008, les données contenues dans le SAP ne peuvent être utilisées qu’aux fins de l’exécution du budget ou de tout autre fonds géré par les Communautés européennes, notamment les procédures de passation de marché ou d’octroi de subvention ainsi que les paiements aux tiers.

L’OLAF peut utiliser les données dans le cadre de ses enquêtes conformément au règlement (CE) no 1073/1999 et au règlement (Euratom) no 1074/1999, ainsi que dans le cadre de ses activités de renseignement et de prévention de la fraude, y compris pour les analyses de risques.

1.   Le comptable de la Commission ou les agents placés sous sa responsabilité hiérarchique auxquels il a délégué certaines tâches en vertu de l’article 62 du règlement financier, ci-après dénommé «comptable», assurent la gestion du SAP et prennent les dispositions techniques appropriées.

Le comptable procède à l’introduction, à la modification ou à la suppression des signalements SAP comme requis par l’ordonnateur délégué compétent, l’OLAF et l’IAS.

2.   Le comptable prend des mesures de mise en œuvre concernant les aspects techniques et arrête les procédures d’appui correspondantes, notamment en matière de sécurité.

Il notifie ces mesures aux services de la Commission et aux agences exécutives.

1.   Toute demande d’inscription, de modification ou de suppression de signalements est adressée au comptable.

Seuls l’ordonnateur délégué compétent, le directeur général ou un directeur de l’OLAF ou l’IAS peuvent lui adresser de telles demandes. Ils utilisent à cet effet le modèle joint en annexe.

2.   Le service ayant constaté qu’un tiers se trouve dans l’une des situations décrites à l’article 9 envoie une demande de signalement SAP au comptable, avec copie à l’agent SAP visé à l’article 7, même si le tiers fait déjà l’objet d’un signalement SAP.

3.   Conformément à la procédure décrite au paragraphe 2, le service ayant demandé un signalement SAP notifie au comptable, en utilisant le modèle joint en annexe:

Un changement de personne de contact peut cependant être communiqué par l’envoi d’une note enregistrée.

4.   Le service qui a demandé l’inscription d’un signalement SAP coordonne aussi les mesures d’exécution budgétaire à prendre à la suite du signalement, conformément aux articles 15 à 22.

5.   L’activation d’un signalement pour une personne ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle à l’égard d’une personne morale nécessite une demande supplémentaire, distincte de celle portant sur la personne morale concernée.

1.   Les services de la Commission et les agences exécutives ont un accès direct aux données contenues dans le SAP à travers le système comptable fourni par la Commission (ABAC).

Le service de la Commission ou l’agence exécutive responsable d’un système local peut utiliser ce système pour accéder aux données contenues dans le SAP, pour autant que soit garantie la cohérence des données entre le système local et le système comptable ABAC.

2.   L’ordonnateur délégué compétent ou son personnel vérifie aux stades suivants l’existence d’un signalement SAP concernant les tiers:

Lorsque les engagements visés au point c) couvrent la rémunération du personnel et le remboursement de frais de déplacement liés à la participation à des réunions et à des concours, l’obligation de vérifier au préalable les inscriptions dans le SAP ne s’applique pas.

Pour les procédures d’attribution de marché ou de subvention, l’ordonnateur délégué compétent ou son personnel vérifie l’existence d’un signalement dans le SAP, au plus tard avant l’adoption de la décision d’attribution.

Cependant, en cas de procédure restreinte, de dialogue compétitif ou de procédure négociée après publication d’un avis de marché, lorsque le pouvoir adjudicateur limite le nombre des candidats invités à négocier ou à soumissionner, ces vérifications sont effectuées avant la fin du processus de sélection des candidats.

En ce qui concerne les sous-contractants soumis à une approbation préalable, l’ordonnateur délégué compétent ou son personnel peut, sur la base de son analyse de risques, décider de ne pas vérifier l’existence d’un signalement dans le SAP.

3.   L’ordonnateur délégué compétent ou son personnel vérifie, conformément au paragraphe 2, l’existence d’un signalement dans le SAP concernant une personne ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle à l’égard du tiers en question dans les situations suivantes:

4.   La personne de contact pour le signalement visée au point c) de l’article 3, paragraphe 1, met toutes les informations pertinentes à la disposition de l’ordonnateur délégué compétent ou de son personnel, à leur demande. En ce qui concerne les avis d’exclusion, l’article 12 du règlement (CE, Euratom) no 1302/2008 s’applique.

5.   Les paragraphes 2 à 4 s’appliquent aussi aux régies d’avances pour les dépenses supérieures à 300 EUR. Dans ce cas, le régisseur d’avances vérifie, avant la conclusion de tout engagement juridique avec un tiers, l’existence d’un signalement dans le SAP sur la base des informations qui lui ont été fournies.

1.   Le directeur général de l’OLAF ou l’IAS et tous les ordonnateurs délégués désignent comme agent SAP au moins un fonctionnaire ou agent temporaire relevant de leur responsabilité.

Ils notifient au comptable la liste des personnes désignées et toute modification apportée à cette liste.

2.   L’agent SAP peut consulter la liste de tous les tiers ou personnes ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle à l’égard des tiers pour lesquels un signalement a été introduit dans le SAP. Pour toute question relative au SAP, il assure la liaison entre le service et le comptable. Il assiste aussi le service dans la transmission d’informations sur les signalements SAP demandés par ledit service et pour les mesures à prendre à la suite de ces signalements.

3.   Le comptable publie régulièrement une liste actualisée de tous les agents SAP sur le site web interne de la direction générale du budget.

1.   Dans le cadre des appels d’offres et des appels de propositions et, en l’absence de tels appels, avant l’attribution de marchés ou de subventions, l’ordonnateur délégué compétent ou son personnel informe les tiers des données les concernant qui peuvent être introduites dans le SAP ainsi que des entités auxquelles ces données peuvent être communiquées. Si les tiers sont des entités légales, l’ordonnateur délégué compétent ou son personnel informe également les personnes ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle au sein de ces entités.

2.   Le service ayant demandé l’inscription d’un signalement SAP est responsable des relations avec la personne physique ou morale dont les données sont introduites dans le SAP, ci-après dénommée «personne concernée»:

Le service ayant demandé l’inscription du signalement peut cependant décider que les restrictions énoncées à l’article 20, paragraphe 1, du règlement (CE) no 45/2001 s’appliquent.

3.   Sans préjudice des demandes d’information prévues au paragraphe 2, une personne physique dûment identifiée peut demander au comptable si elle figure dans le SAP.

Sous réserve de la décision du service ayant demandé l’inscription du signalement SAP quant à l’application des restrictions énoncées à l’article 20, paragraphe 1, du règlement (CE) no 45/2001, le comptable indique à la personne, par écrit ou par voie électronique, si elle figure dans le SAP.

Si ladite personne fait l’objet d’une inscription dans le SAP, le comptable joint à sa communication les données la concernant contenues dans le SAP. Il en informe le service qui a demandé l’inscription du signalement en question.

4.   Les signalements supprimés sont uniquement accessibles à des fins d’audit et d’enquête et ne sont pas consultables par les utilisateurs du SAP.

Toutefois, les données personnelles contenues dans les signalements qui se rapportent à des personnes physiques ne demeurent accessibles à ces fins que pendant les cinq années qui suivent la suppression du signalement.

1.   L’OLAF demande l’activation d’un signalement W1a lorsque ses enquêtes donnent, à un stade précoce, des raisons suffisantes de penser que des constatations de fraudes ou d’erreurs administratives graves sont susceptibles d’être introduites dans le SAP en rapport avec des tiers, en particulier si ces derniers bénéficient ou ont bénéficié de fonds communautaires. L’OLAF informe l’agent SAP du service concerné de ses demandes en ce sens.

2.   L’OLAF et l’IAS demandent l’activation d’un signalement W1b lorsque leurs enquêtes donnent des raisons suffisantes de penser que des constatations finales de fraudes ou d’erreurs administratives graves sont susceptibles d’être introduites dans le SAP en rapport avec des tiers, en particulier si ces derniers bénéficient ou ont bénéficié de fonds communautaires. Ils informent l’agent SAP du service concerné de leurs demandes en ce sens.

3.   L’ordonnateur délégué compétent demande l’activation d’un signalement W1c lorsque des enquêtes de la Cour des comptes, de sa structure d’audit interne ou tout autre audit ou enquête réalisé sous sa responsabilité ou porté à son attention donnent des raisons suffisantes de penser que des constatations finales de fraudes ou d’erreurs administratives graves sont susceptibles d’être introduites dans le SAP en rapport avec des tiers, en particulier si ces derniers bénéficient ou ont bénéficié de fonds communautaires relevant de sa responsabilité.

4.   L’ordonnateur délégué compétent demande l’activation d’un signalement W1d lorsqu’il exclut un candidat, un soumissionnaire ou un demandeur de l’attribution d’un marché ou d’une subvention lors d’une procédure particulière, conformément aux points a) ou b) de l’article 94 du règlement financier.

Les avis d’exclusion inscrits conformément à l’article 10, paragraphe 4, du règlement (CE, Euratom) no 1302/2008 sont considérés comme des signalements W1d aux fins du SAP.

5.   Un signalement W1 demeure actif pendant un délai maximal de six mois. Il est automatiquement supprimé. S’il convient que le signalement soit maintenu dans le SAP et qu’il ne peut pas être remplacé par un autre type de signalement durant cette période, une nouvelle demande est présentée.

1.   L’OLAF et l’IAS demandent l’activation d’un signalement W2a lorsque leurs enquêtes aboutissent à constater des fraudes ou des erreurs administratives graves impliquant des tiers, en particulier si ces derniers bénéficient ou ont bénéficié de fonds communautaires.

2.   L’ordonnateur délégué compétent demande l’activation d’un signalement W2b lorsque des enquêtes de la Cour des comptes, de sa structure d’audit interne ou tout autre audit ou enquête réalisé sous sa responsabilité ou porté à son attention aboutissent à constater par écrit des fraudes ou des erreurs administratives graves concernant des tiers, en particulier si ces derniers bénéficient ou ont bénéficié de fonds communautaires relevant de sa responsabilité.

3.   Un signalement W2 demeure actif pendant un délai maximal de six mois. Il est automatiquement supprimé. S’il convient que le signalement soit maintenu dans le SAP et qu’il ne peut pas être remplacé par un autre type de signalement durant cette période, une nouvelle demande est présentée.

1.   Le comptable introduit un signalement W3a, lorsque le secrétariat général lui notifie une saisie-arrêt relative à un tiers.

2.   L’ordonnateur délégué compétent demande l’activation d’un signalement W3b lorsque des tiers, en particulier si ces derniers bénéficient ou ont bénéficié de fonds communautaires relevant de sa responsabilité, sont connus pour faire l’objet d’une action en justice en raison de fraudes ou d’erreurs administratives graves.

Toutefois, lorsque les enquêtes de l’OLAF mènent à une action en justice ou que l’OLAF propose son assistance ou assure le suivi de cette action, l’OLAF demande l’activation du signalement W3b correspondant.

3.   Un signalement W3 demeure actif jusqu’à ce que soit rendu un jugement ayant autorité de chose jugée ou que le litige soit réglé d’une autre manière.

1.   Le comptable introduit un signalement W4 concernant des tiers faisant l’objet d’ordres de recouvrement émis par la Commission qui excèdent un montant déterminé et dont le paiement connaît un retard significatif.

2.   Le comptable élabore des lignes directrices internes relatives aux seuils déterminant les montants pertinents et le retard devant donner lieu à une inscription sous la forme d’un signalement W4.

3.   Tout signalement W4 demeure actif tant que la dette demeure impayée. Le comptable supprime le signalement lorsque la dette a été acquittée.

1.   Les avis d’exclusion inscrits conformément à l’article 10, paragraphes 1, 2 et 3, du règlement (CE, Euratom) no 1302/2008 sont considérés comme des signalements W5a aux fins du SAP.

2.   Un signalement W5b est introduit dans le SAP à la demande du service de la Commission responsable de la législation concernée relative aux personnes physiques ou morales, aux groupes ou aux entités dont le nom figure sur une liste conformément à un règlement du Conseil imposant des restrictions financières liées à la PESC aussi longtemps que la désignation de la personne, du groupe ou de l’entité reste valable. Le signalement mentionne les références du règlement imposant les mesures restrictives ou de l’acte d’exécution pertinent.

3.   L’inscription des avis d’exclusion suit les règles suivantes:

1.   Le comptable suspend tout paiement en faveur d’un bénéficiaire pour lequel a été introduit un signalement W2, W3, W4 ou W5. Il adresse une notification à l’ordonnateur délégué compétent et lui demande d’énoncer les motifs pour lesquels un paiement devrait être effectué en dépit de l’existence de signalements SAP des catégories W2, W3b et W5a.

2.   Sauf dans le cas des signalements W5b et W3a faisant suite à des saisies-arrêts conservatoires, sont exécutés sans retard les paiements dont il est démontré qu’ils sont effectivement dus, après les vérifications effectuées par l’ordonnateur délégué compétent lors de la suspension du délai de paiement conformément à l’article 106, paragraphe 4, du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 ou conformément aux conditions du marché ou de la subvention visées au point b) de l’article 18, paragraphe 1, et au point a) de l’article 22, paragraphe 1.

Le comptable ne peut toutefois débloquer le paiement suspendu que lorsqu’il reçoit de l’ordonnateur délégué compétent la confirmation motivée du fait que le paiement dû doit être exécuté. En l’absence de cette confirmation, le paiement demeure suspendu et l’ordre de paiement est, le cas échéant, renvoyé à l’ordonnateur délégué compétent.

En cas de paiement par compensation, conformément à l’article 73 du règlement financier et à l’article 83 du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002, faisant suite à un signalement W4 ou dans le cas où le paiement a fait suite à une saisie-arrêt exécution, le comptable établit une note enregistrée.

3.   Il ne peut être procédé, en rapport avec le tiers faisant l’objet d’un signalement W5, à aucun engagement budgétaire individuel, à l’inscription d’aucun engagement juridique individuel dans les comptes budgétaires sur la base d’un engagement global et à la conclusion d’aucun engagement juridique fondé sur un engagement provisionnel.

1.   Lorsqu’un signalement W2, W3b ou W4 est introduit dans le SAP au moment où l’ordonnateur délégué compétent ou son personnel consulte le SAP conformément au point a) de l’article 6, paragraphe 2, celui-ci, si le stade de la procédure le permet, informe le comité d’évaluation pour l’attribution du marché ou de la subvention de l’existence de ce signalement, dans la mesure où celle-ci constitue un nouvel élément à examiner en liaison avec les critères de sélection applicables au marché ou à la subvention. L’ordonnateur délégué compétent prend cette information en considération, en particulier si le tiers signalé dans le SAP figure en première place sur la liste du comité d’évaluation.

2.   Si le tiers pour lequel un signalement W2, W3b et W4 a été introduit dans le SAP figure en première place sur la liste du comité d’évaluation, l’ordonnateur délégué compétent, compte tenu de l’obligation de protection des intérêts financiers et de l’image de la Communauté, de la nature et de la gravité de la motivation du signalement, du montant, de la durée, et, le cas échéant, de l’urgence du marché à exécuter ou de la mesure à subventionner, prend l’une des décisions suivantes:

Lorsque l’ordonnateur délégué compétent décide de mettre fin à la procédure conformément au point c), il peut être recouru à une procédure restreinte assortie des délais pour les cas d’urgence en application de l’article 142 du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 pour attribuer le marché au moyen d’une nouvelle procédure.

1.   Lorsqu’un signalement W2, W3b ou W4 a été introduit dans le SAP pour des motifs liés à l’exécution ou à l’attribution d’un marché ou d’une subvention en cours, ou à leur procédure d’attribution, l’ordonnateur délégué compétent, après avoir dûment examiné les risques encourus, la nature du signalement et sa motivation, les conséquences qu’il est susceptible d’avoir sur l’exécution du marché ou de la subvention, notamment en ce qui concerne son montant, sa durée et, le cas échéant, son caractère urgent, peut prendre l’une des mesures suivantes:

2.   Lorsqu’un signalement W2, W3b ou W4 n’a pas été introduit dans le SAP pour des motifs liés à un marché ou une subvention en cours, ou à leur procédure d’attribution, l’ordonnateur délégué compétent, en fonction du type de signalement introduit et des conséquences qu’il est susceptible d’avoir sur l’exécution du marché ou de la subvention en cours, et après avoir dûment examiné les risques encourus, notamment le risque de contentieux judiciaire, peut prendre les mesures suivantes:

1.   Lorsqu’un tiers fait l’objet d’un signalement W3a correspondant à une saisie-arrêt conservatoire, le comptable maintient la suspension de l’ensemble des paiements, en attendant qu’une décision judiciaire définitive soit rendue sur la demande du créancier principal, si le droit national applicable l’exige. Si la saisie-arrêt conservatoire est limitée à une somme précise fixée dans un jugement (cantonnement), le comptable suspend les paiements jusqu’à concurrence de ce montant.

2.   Lorsqu’un tiers fait l’objet d’un signalement W3a correspondant à une saisie-arrêt exécution, l’ordonnateur délégué compétent ou son personnel, en étroite coopération avec le comptable, exécute le paiement initialement dû par la Commission ou l’agence exécutive à la partie saisie, au bénéfice du créancier, jusqu’à concurrence du montant sur lequel porte la saisie.

3.   Les paragraphes 2 et 3 s’appliquent à moins que l’exécution de la saisie-arrêt soit susceptible de perturber le bon fonctionnement de la Commission ou de l’agence exécutive. Dans ce cas, le comptable invoque l’article 1er du protocole sur les privilèges et immunités.

1.   Lorsqu’un tiers fait l’objet d’un signalement W4, le comptable examine systématiquement la possibilité de compenser les créances communautaires par un paiement dû au tiers en question, conformément à l’article 73 du règlement financier et à l’article 83 du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002.

2.   L’ordonnateur délégué compétent prend ces informations en considération avant d’attribuer un nouveau marché ou une nouvelle subvention au tiers concerné.

1.   Lorsqu’un signalement W5a a été introduit pour des motifs susceptibles d’affecter l’exécution de marchés ou de subventions ayant déjà fait l’objet d’une signature, l’ordonnateur délégué compétent prend la mesure suivante:

2.   Sous réserve des dispositions des règlements du Conseil mettant en œuvre des positions communes arrêtées sur la base de l’article 15 du traité sur l’Union européenne, sur lesquels se fondent les signalements W5b, les règles suivantes s’appliquent:

1.   Le service ayant demandé l’inscription d’un signalement SAP avant l’adoption de la présente décision demeure responsable de la modification ou de la suppression des signalements introduits à sa demande conformément à la présente décision.

2.   Dans le cas des exclusions décidées par un ordonnateur délégué compétent au titre des points b) et e) de l’article 93, paragraphe 1, du règlement financier avant le 1er mai 2007, la durée de la période d’exclusion tient compte de la durée de validité du casier judiciaire en vertu du droit national. Pour ces exclusions, une durée maximale de quatre ans à compter de la date de notification du jugement est applicable. Si ce délai maximal est écoulé, l’ordonnateur délégué compétent demande la suppression du signalement.