VERKSTÄLLANDE KOMMITTÉNS BESLUT

av den 15 december 1997

om ändring av de finansiella bestämmelserna för C.SIS

(SCH/Com-ex (97) 35)

VERKSTÄLLANDE KOMMITTÉN HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av artikel 132 i konventionen om tillämpning av Schengenavtalet,

med beaktande av artiklarna 92 och 119 i samma konvention, och

med beaktande av artiklarna 2 och 3 i samarbetsavtalet mellan de avtalsslutande parterna i Schengenavtalet och konventionen om tillämpning av detta, å ena sidan, och Republiken Island och Konungariket Norge, å andra sidan.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

De finansiella bestämmelserna om kostnaderna för inrättandet och användningen för Schengens tekniska stödfunktion i dess version av den 20 december 1996 (SCH/Com-ex (93) 16 rev) skall ändras på följande sätt.

Wien den 15 december 1997.

K. Schlögl

Ordförande

SCH/Com-ex (93) 16 rev 2

VERKSTÄLLANDE KOMMITTÉN HAR FATTAT DETTA BESLUT

med beaktande av artikel 132 i konventionen om tillämpning av Schengenavtalet,

med beaktande av artiklarna 92 och 119 i samma konvention, och

med beaktande av artiklarna 2 och 3 i samarbetsavtalet mellan de avtalsslutande parterna i Schengenavtalet och konventionen om tillämpningen av detta, å ena sidan, och Republiken Island och Konungariket Norge, å andra sidan.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

De finansiella bestämmelserna om kostnaderna för inrättandet och användningen av den tekniska stödfunktionen i Schengens informationssystem (C.SIS), som återfinns nedan, skall antas.

FINANSIELLA BESTÄMMELSER

OM ANLÄGGNINGS- OCH DRIFTSKOSTNADER FÖR C.SIS

AVSNITT I

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

Budgeten för den tekniska stödfunktionen i Schengens informationssystem i Strasbourg, nedan kallad C.SIS, vilken fastställs i artiklarna 92 och 119 i konventionen om tillämpning av Schengenavtalet av den 14 juni 1985, skall bestå av

- budgeten för anläggning av det centrala informationssystemet, i vilken de beviljade utgifterna skall godkännas av Verkställande kommittén efter Centralgruppens yttrande,

- budgeten för driften, i vilken det årligen beviljade utgiftsbeloppet skall godkännas av Verkställande kommittén efter Centralgruppens yttrande.

I budgeten för anläggningen och driften av C.SIS skall den beräknade fleråriga planen för anläggningen och driften av SIS beaktas i så stor utsträckning som möjligt.

Den beräknade fleråriga planen för anläggningen och driften av SIS som sträcker sig över minst tre år skall innehålla en uppskattning av de planerade utgifterna.

Den beräknade fleråriga planen för anläggningen och driften av SIS skall uppdateras varje år av styrkommittén för SIS och godkännas av Centralgruppen under första kvartalet av kalenderåret.

1. Medel till C.SIS

När det gäller budgeten för såväl anläggning som för drift skall medlen till C.SIS utgöras av bidragen från varje avtalsslutande part och av bidragen från parterna i samarbetsavtalet. Bidragen från parterna i samarbetsavtalet skall fastställas genom deras andel av den totala bruttonationalprodukten för samtliga avtalsslutande parter och parterna i samarbetsavtalet. Bidragen från de avtalsslutande parterna skall fastställas på grundval av varje avtalsparts andel av det enhetliga beräkningsunderlaget för mervärdesskatt i enlighet med artikel 2.1 c i Europeiska gemenskapernas råds beslut av den 24 juni 1988 om systemet för gemenskapernas egna medel.

Fördelningen mellan å ena sidan de avtalsslutande parterna och å andra sidan parterna i samarbetsavtalet skall fastställas varje år på grundval av varje avtalsslutande parts andel av den totala bruttonationalprodukten för föregående år för samtliga avtalsslutande parter och parterna i samarbetsavtalet. Fördelningen mellan de avtalsslutande parterna skall fastställas varje år, med beaktande av bidragen från parterna i samarbetsavtalet, i förhållande till var och en av dessa parters andel av Europeiska gemenskapernas totala mervärdesskattemedel, i enlighet med den senaste ändringen av gemenskapernas budget under det föregående budgetåret.

Bidragsbeloppen från varje avtalsslutande stat och parterna i samarbetsavtalet för varje berörd budget skall beräknas i franska franc och fastställas av den franska parten.

2. Bidragsbetalningar

Varje medlemsstat och parterna i samarbetsavtalet skall betala sina bidrag genom att sätta in dem på följande konto:

Trésor public

Banque de France

nr 9000-3

(agence centrale comptable du Trésor)

Dessa inbetalningar kommer att tas upp i bidragsfonden (nr 09.1.4.782) som har införts i den franska statsbudgeten och vars mottagare är inrikesministeriet.

3. Anslutning av nya medlemmar

Anslutningen av varje ny medlem skall räknat från dagen för anslutningen medföra

- en omläggning av andelarna för varje avtalsslutande stat och parterna i samarbetsavtalet enligt de villkor som föreskrivs i I.1 i dessa finansiella bestämmelser,

- en justering av bidragen från varje avtalsslutande stat och parterna i samarbetsavtalet så att den nya medlemsstaten påförs sitt bidrag till driften av C.SIS, räknat från året för statens anslutning,

- en justering av bidragen från varje avtalsslutande stat och parterna i samarbetsavtalet, så att den nya medlemsstaten påförs en del av tidigare kostnader för anläggningen av C.SIS. Detta bidrag skall beräknas med hänsyn till den nya medlemsstatens andel av Europeiska gemenskapens totala mervärdesskattemedel, för de år som har medfört en nödvändig utgift i budgeten för anläggningen av C.SIS före den nya medlemsstatens anslutning. Detta bidrag skall utgöra en betalning till de andra staterna i förhållande till deras andel, i enlighet med beräkningen i I.1 i denna förordning.

AVSNITT II

ANLÄGGNINGSBUDGET

Frankrike skall ombesörja förskottsbetalningen av samtliga kostnader för anläggningen av C.SIS enligt rättsreglerna för de franska offentliga finanserna. De bidragsbelopp som fastställs för varje medlemsstat och för parterna i samarbetsavtalet skall beräknas enligt villkoren i avsnitt I.1 och fastställas i franska franc av den franska parten.

1. Utgiftsbudget

Den franska parten skall varje år upprätta ett årligt budgetförslag för utgifterna för anläggningen av C.SIS året före dess genomförande och i detta skall uppgifterna i den beräknade fleråriga planen för anläggningen och driften av C.SIS beaktas i så stor utsträckning som möjligt. Detta budgetförslag skall läggas fram för Centralgruppen för yttrande och för Verkställande kommittén för godkännande minst sex månader innan budgetåret inleds.

Om budgetförslaget avslås skall den franska parten under den efterföljande månaden utarbeta ett nytt förslag som omedelbart skall läggas fram för Verkställande kommittén för godkännande efter Centralgruppens yttrande.

Under det år då detta budgetförslag skall genomföras, i slutet av varje kvartal, skall Centralgruppen, efter yttrande från styrgruppen för SIS, godkänna utgifterna för anläggning av C.SIS samt varje ny, icke förutsedd utgift, vilken skall verifieras.

Under första kvartalet efter utgången av ett budgetår skall den franska parten upprätta en flerårig sammanställning över de utgifter för anläggning av C.SIS som Centralgruppen har godkänt fram till utgången av ovannämnda budgetår.

Denna sammanställning skall läggas fram för Verkställande kommittén för godkännande samtidigt med det årliga budgetförslaget om utgifter för anläggning av C.SIS.

Varje utgift som godkänns av Verkställande kommittén skall medföra att varje stat anmodas att betala sin andel enligt det förfarande som beskrivs i II.2.

Medlemsstaterna och parterna i samarbetsavtalet skall åta sig att betala samtliga anläggningsutgifter enligt det utgiftsbelopp som godkänns av Verkställande kommittén.

Medlemsstaterna och parterna i samarbetsavtalet kan välja att betala sitt bidrag genom ett preliminärt belopp som är avsett att helt eller delvis täcka den del av de beräknade kostnaderna som påförs dem för anläggningen av C.SIS.

2. Betalningsvillkor

De belopp som har fastställts för andelen från varje avtalsslutande stat och från parterna i samarbetsavtalet skall normalt betalas efterhand som betalningarna görs av den franska parten.

För att begränsa antalet avgiftspåminnelser skall den franska parten rikta ersättningskrav till staterna två gånger om året, den 30 april och den 31 oktober, för att ta hänsyn till tidsfristerna för staternas betalningsåtaganden för driften.

Den franska parten skall vända sig till varje medlemsstat med en skriftlig begäran om betalning via de förvaltningar vars namn och adress den har fått.

Denna skrivelse skall erinra om

- de rättsliga grunderna för begäran om betalning,

- det totala belopp för budgeten för anläggning som har godkänts av Verkställande kommittén,

- det belopp som skall betalas för den berörda perioden,

- de uppgifter om namn och adress som är nödvändiga för betalningen av bidraget enligt I.2 i de finansiella bestämmelserna.

Denna skrivelse skall åtföljas av följande handlingar:

- En sammanställning över andelarna för parterna i samarbetsavtalet, beräknade på grundval av bruttonationalprodukten och en sammanställning över varje stats andel av driftbudgeten för C.SIS för de utgifter som har konstaterats för den berörda perioden, i förhållande till dess andel av mervärdesskatten i C.SIS.

- Kopior på verifikationerna för det belopp som skall betalas.

För att betalningarna skall redovisas på ett riktigt sätt är det viktigt att varje stat till sin betalning bifogar en följenot med följande uppgifter:

ÄRENDE: Betalning av den ... statens andel för år 199... av anläggningsbudgeten för Schengens informationssystem.

BELOPP: ... franc

MOTTAGARE: Inrikesministeriet, överförings- och informationsavdelningen.

3. Utgifter som bärs av en annan medlemsstat än den franska staten

Om en medlemsstat eller en stat som berörs av samarbetsavtalet i samförstånd med alla de övriga avtalsslutande parterna och parterna i samarbetsavtalet direkt svarar för en del av anläggningskostnaderna för C.SIS skall dessa utgifter fördelas mellan de avtalsslutande staterna enligt den fördelningsnyckel som den franska parten har fastställt för det år som utgifterna effektueras.

Den medlemsstat som direkt har påtagit sig dessa utgifter eller den stat som berörs av samarbetsavtalet, om denna stat har påtagit sig utgifterna, skall underrätta Frankrike som skall begära in bidragen från varje avtalsslutande part och parterna i samarbetsavtalet enligt villkoren i dessa finansiella bestämmelser.

Den franska staten skall betala tillbaka de utgifter som har effektuerats så snart som de bidrag som skall betalas har inkommit från de övriga avtalsslutande parterna och parterna i samarbetsavtalet.

AVSNITT III

DRIFTBUDGET

Den franska staten skall säkerställa förskottsbetalningen av driftskostnaderna för C.SIS enligt rättsreglerna för de franska offentliga finanserna. De bidragsbelopp som fastställs för varje medlemsstat och parterna i samarbetsavtalet skall beräknas enligt bestämmelserna i avsnitt I.1 och fastställas i franska franc av den franska parten.

1. Upprättandet av driftbudgeten

Året innan budgeten skall genomföras skall den franska parten utarbeta budgetförslaget för driften av C.SIS. Det skall läggas fram för Centralgruppen för yttrande och för Verkställande kommittén för godkännande minst sex månader innan budgetåret inleds.

I detta budgetförslag skall uppgifterna i den beräknade fleråriga planen för anläggning och drift av SIS beaktas i så stor utsträckning som möjligt.

Utkastet skall åtföljas av verifikationer av de beräknade utgifterna.

Budgeten skall antas enhälligt av de avtalsslutande staterna.

Om budgetförslaget avslås skall den franska parten under den efterföljande månaden utarbeta ett nytt förslag som omedelbart skall läggas fram för Verkställande kommittén för godkännande efter Centralgruppens yttrande.

Under perioden mellan de två överläggningarna eller om budgetförslaget avslås skall den franska parten ha möjlighet att begära in bidragen från medlemsstaterna och parterna i samarbetsavtalet och börja genomföra budgeten i preliminära tolftedelar på grundval av de anslag som antogs det föregående budgetåret till dess att budgeten för det innevarande budgetåret har godkänts.

Den franska parten kan lägga fram ett förslag till ändringsbudget för Verkställande kommittén. Det skall läggas fram för Verkställande kommittén för godkännande efter Centralgruppens yttrande.

Det är absolut nödvändigt att det underskott eller överskott som eventuellt har uppkommit under budgetåret utjämnas när budgeten för det följande budgetåret genomförs.

2. Betalningsvillkor

Verkställande kommitténs beslut om godkännande av budgeten skall, sedan det sittande ordförandeskapet vederbörligen underrättat samtliga avtalsslutande parterna och parterna i samarbetsavtalet, medföra att bidragen från medlemsstaterna och parterna i samarbetsavtalet kan begäras in.

I detta syfte skall den franska parten vända sig till varje medlemsstat och varje part i samarbetsavtalet med en begäran om att bidragen skall betalas in och lämna en kopia till ordförandeskapet.

De avtalsslutande parterna och parterna i samarbetsavtalet skall betala in hela sitt bidrag senast den 30 april det innevarande budgetåret.

Om en avtalsslutande part inte har uppfyllt sina finansiella förpliktelser denna dag skall de gällande gemenskapsreglerna om dröjsmålsränta vid betalning av bidrag till gemenskapsbudgeten tillämpas på den staten. Dessa regler skall också tillämpas om en part i samarbetsavtalet inte uppfyller sina finansiella förpliktelser i tid.

Den franska parten skall i början av det år när den godkända driftbudgeten skall genomföras vända sig till varje medlemsstat med en begäran om betalning via de förvaltningar vars namn och adress den har fått.

Denna skrivelse skall erinra om

- de rättsliga grunderna för begäran om betalning,

- det belopp för driftbudgeten som har godkänts av Verkställande kommittén för det berörda året.

Denna skrivelse skall åtföljas av en sammanställning över andelarna för parterna i samarbetsavtalet, beräknade på grundval av bruttonationalprodukten och en sammanställning över varje avtalsslutande stats andel av driftbudgeten, beroende på dess andel av mervärdesskatten i C.SIS. Dessutom skall en sammanställning över beräkningen av andelen av bruttonationalprodukten och mervärdesskatten i C.SIS för det år när utgifterna verkställs bifogas.

För att betalningarna skall redovisas på ett riktigt sätt är det viktigt att varje stat till sin betalning bifogar en följenot med följande uppgifter:

ÄRENDE: Betalning av den ... statens andel för år 199... av driftbudgeten för Schengens informationssystem.

BELOPP: ... franc

MOTTAGARE: Inrikesministeriet, överförings- och informationsavdelningen.

Medlemsstaterna och parterna i samarbetsavtalet kan välja att i förväg betala in ett belopp för att täcka de beräknade utgifterna för flera budgetår.

AVSNITT IV

GODKÄNNANDE AV RÄKENSKAPERNA

I början av varje budgetår skall den franska staten på grundval av nuvarande finansiella bestämmelser för staterna lägga fram ett dokument som krävs för att Verkställande kommittén skall godkänna räkenskaperna för det föregående budgetåret, efter Centralgruppens yttrande.

Detta dokument skall innehålla följande:

1) För anläggningsbudgeten

- Beräkning av den franska partens utgifter under det föregående budgetåret och eventuellt de utgifter som de andra parterna eller parterna i samarbetsavtalet har tagit på sig inom ramen för de finansiella bestämmelserna i II.3.

- Belopp och fördelning när det gäller de inbetalningar som har gjorts till bidragsfonden samt de eventuella återstående belopp som varje stat skall betala.

2) För driftbudgeten

- Beräkning av utgifterna för det föregående budgetåret. Sammanställningen skall ta hänsyn till det underskott eller överskott som konstaterats jämfört med det godkända budgetförslaget i enlighet med III.1 i de finansiella bestämmelserna för att staterna skall påföras eller återbetalas motsvarande summor.

- Belopp och fördelning när det gäller de inbetalningar som gjorts till bidragsfonden samt de eventuella återstående belopp som varje stat skall betala.

Detta dokument skall attesteras av det franska inrikesministeriets revisor. Det sittande ordförandeskapet skall skicka det till samtliga avtalsslutande parter och parterna i samarbetsavtalet.

Verkställande kommitténs godkännande av detta dokument skall gälla som beviljande av ansvarsfrihet för de finansiella räkenskaper som Frankrike har lagt fram för det berörda budgetåret. Detta godkännande skall ges inom det första kvartalet efter det berörda budgetåret.

En sammanställning över varje stats andel för följande budgetår, som beräknats enligt villkoren i I.1 i de finansiella bestämmelserna, skall bifogas.

Om en stat väljer att betala in hela eller en del av sitt bidrag med ett preliminärt belopp skall dokumentet visa vad som återstår att betala efter det att beloppen för det berörda budgetåret har dragits av.

Detta beslut träder i kraft när alla stater som är parter i konventionen om tillämpning av Schengenavtalet har anmält att de förfaranden har avslutats som krävs enligt deras rättsordning för att sådana beslut skall kunna verkställas på deras territorium.