BESLUIT VAN HET UITVOEREND COMITÉ

van 15 december 1997

betreffende de wijziging van het financieel reglement van het C.SIS

(SCH/Com-ex(97) 35)

HET UITVOEREND COMITÉ,

Gelet op de Overeenkomst ter uitvoering van het akkoord van Schengen, inzonderheid op artikel 132,

Gelet op de artikelen 92 en 119 van deze overeenkomst,

Gelet op de artikelen 2 en 3 van de samenwerkingsovereenkomst tussen de staten die partij zijn bij het akkoord en de uitvoeringsovereenkomst van Schengen, enerzijds, en de Republiek IJsland en het Koninkrijk Noorwegen, anderzijds,

BESLUIT:

Het financieel reglement betreffende de installatie- en exploitatiekosten van het Schengen-C.SIS in de versie van 20 december 1996 (doc. SCH/Com-ex(93) 16, herz.) wordt als volgt gewijzigd.

Gedaan te Wenen, 15 december 1997.

De voorzitter

K. Schlögl

SCH/Com-ex(93) 16, 2e herz.

HET UITVOEREND COMITÉ,

Gelet op de Overeenkomst ter uitvoering van het akkoord van Schengen, inzonderheid op artikel 132,

Gelet op de artikelen 92 en 119 van deze overeenkomst,

Gelet op de artikelen 2 en 3 van de samenwerkingsovereenkomst tussen de staten die partij zijn bij het akkoord en de uitvoeringsovereenkomst van Schengen, enerzijds, en de Republiek IJsland en het Koninkrijk Noorwegen, anderzijds,

BESLUIT:

Het aangehechte financieel reglement betreffende de kosten voor de installatie en exploitatie van de technisch ondersteunende functie van het Schengeninformatiesysteem (C.SIS) wordt vastgesteld.

FINANCIEEL REGLEMENT

BETREFFENDE DE INSTALLATIE- EN EXPLOITATIEKOSTEN VAN HET SCHENGEN-C.SIS

TITEL I

ALGEMENE BEPALINGEN

De begroting voor de technisch ondersteunende functie van het te Straatsburg gevestigde Schengeninformatiesysteem zoals bedoeld in de artikelen 92 en 119 van de overeenkomst ter uitvoering van het op 14 juni 1985 gesloten akkoord van Schengen, hierna, C.SIS genoemd, bestaat uit:

- de installatiebegroting van het centrale informaticasysteem, waarvan de toegestane uitgaven worden vastgesteld door het Uitvoerend Comité, na advies van de Centrale Groep.

- de exploitatiebegroting, waarvan de jaarlijks toegestane uitgaven worden vastgesteld door het Uitvoerend Comité, na advies van de Centrale Groep.

In de installatiebegroting en in de werkingsbegroting van het C.SIS wordt voorzover mogelijk rekening gehouden met de voorlopige meerjarenraming van de installatie en de werking van het SIS.

De voorlopige meerjarenraming van de installatie en de werking van het SIS, welke op ten minste drie jaren betrekking heeft, behelst een raming van de voorziene uitgaven.

De voorlopige meerjarenraming van de installatie en de werking van het SIS wordt jaarlijks door stuurgroep "SIS" bijgewerkt en tijdens het eerste kwartaal van het kalenderjaar door de Centrale Groep gevalideerd.

1. Middelen van het C.SIS

De middelen van het C.SIS voor zowel de installatie- als de exploitatiebegroting worden gevormd door de bijdragen van de onderscheidene overeenkomstsluitende staten alsmede door de bijdragen van de staten van de samenwerkingsovereenkomst. De bijdragen van de staten van de samenwerkingsovereenkomst worden vastgesteld op basis van hun aandeel in de som van het bruto binnenlands product van de onderscheidene overeenkomstsluitende staten en van de staten van de samenwerkingsovereenkomst. De bijdragen van de overeenkomstsluitende staten worden vastgesteld op basis van hun percentage in de eenvormige BTW-grondslag zoals bedoeld in artikel 2, lid 1, onder c), van het besluit van de Raad van de Europese Gemeenschappen van 24 juni 1988 betreffende het stelsel van eigen middelen van de Gemeenschappen.

De verdeling van de bijdragen tussen de overeenkomstsluitende staten enerzijds en de staten van de samenwerkingsovereenkomst anderzijds wordt jaarlijks bepaald op basis van het aandeel van elk der overeenkomstsluitende staten alsmede van elk der staten van de samenwerkingsovereenkomst in de som van het bruto binnenlands product van alle overeenkomstsluitende staten en van de staten van de samenwerkingsovereenkomst over het voorgaande jaar.

De verdeling tussen de overeenkomstsluitende staten wordt jaarlijks, rekening houdend met de voor de staten van de samenwerkingsovereenkomst berekende bijdragen, vastgesteld op basis van hun respectieve BTW-middelen in het totaal der BTW-middelen van de Europese Gemeenschappen, zoals dit is vastgesteld bij de laatste in het voorgaande boekjaar verrichte rectificatie van de begroting van de Europese Gemeenschappen.

Het bedrag van de bijdragen van de onderscheidene overeenkomstsluitende staten en van de staten van de samenwerkingsovereenkomst wordt voor de respectieve begrotingen door de Franse partij in Franse frank berekend en vastgesteld.

2. Voldoening van de bijdragen

De overeenkomstsluitende staten alsmede de staten van de samenwerkingsovereenkomst dienen hun bijdragen te voldoen aan:

Trésor Public

Banque de France

n° 9000-3

(agence centrale comptable du trésor).

De gestorte bedragen zullen in een samenwerkingsfonds (nr. 09.1.4.782) van de begroting van de Franse staat ten gunste van het ministerie van Binnenlandse Zaken worden geboekt.

3. Toetreding van nieuwe staten

De toetreding van enige nieuwe staat zal vanaf de toetredingsdatum resulteren in:

- herschikking van de aandelen van de onderscheidene overeenkomstsluitende staten en van de staten van de samenwerkingsovereenkomst volgens de in titel I van dit financieel reglement bepaalde voorwaarden;

- aanpassing van de bijdragen van de onderscheidene overeenkomstsluitende staten en van de staten van de samenwerkingsovereenkomst, teneinde aan de nieuw toegetreden staat zijn bijdrage in de exploitatie van het C.SIS vanaf het jaar van zijn toetreding toe te rekenen;

- aanpassing van de bijdragen van de onderscheidene overeenkomstsluitende staten en van de staten van de samenwerkingsovereenkomst, teneinde een gedeelte van de eerder gedragen kosten voor installatie van het C.SIS aan de nieuw toegetreden staat toe te rekenen. Voor de berekening van deze deelneming word het aandeel van de BTW-middelen van de nieuw toegetreden staat in de totale BTW-middelen van de Europese Gemeenschappen in aanmerking genomen, en wel voor de jaren voorafgaande aan de toetreding van de nieuwe staat waarin begrotingsuitgaven voor de installatie van het C.SIS zijn verricht. Op basis van deze bijdrage vindt aan de overige staten terugstorting plaats naar rato van hun aandeel zoals dit in titel I, punt 1, van dit reglement is berekend.

TITEL II

INSTALLATIEBEGROTING

De Franse Republiek neemt met inachtneming van de Franse rechtsbepalingen inzake openbare financiën de vooruitbetaling op zich van alle aan de installatie van het C.SIS verbonden kosten. Het bedrag van de door de onderscheidene overeenkomstsluitende staten en door de staten van de samenwerkingsovereenkomst te leveren bijdragen wordt berekend op de wijze zoals bepaald in titel I, punt 1, van dit reglement en door de Franse partij in Franse frank vastgesteld.

1. Geraamde uitgaven

De Franse partij stelt tijdens het jaar voorafgaand aan de uitvoering daarvan een ontwerpjaarbegroting voor de installatie-uitgaven van het C.SIS op, waarin, voorzover mogelijk, met de in de voorlopige meerjarenraming van de installatie en de werking van het SIS opgenomen gegevens rekening wordt gehouden. Deze ontwerpbegroting wordt ten minste zes maanden vóór het begin van het begrotingsjaar ter beoordeling aan de Centrale Groep en ter goedkeuring aan het Uitvoerend Comité voorgelegd.

Indien de ontwerp-begroting niet wordt goedgekeurd, stelt de Franse partij in de daaropvolgende maand een nieuw ontwerp op, hetwelk - nadat de Centrale Groep zich hierover heeft uitgesproken - onmiddellijk ter goedkeuring aan het Uitvoerend Comité wordt voorgelegd.

Tijdens het begrotingsjaar waarop bedoelde ontwerp-begroting betrekking heeft, hecht de Centrale Groep aan het einde van elk kwartaal, na uitbrenging van een advies dienaangaande door stuurgroep "SIS", zijn goedkeuring aan de installatie-uitgaven van het C.SIS alsmede elke onvoorziene nieuwe uitgave, die schriftelijk dient te worden verantwoord.

De Franse partij zal in het eerste halfjaar volgend op de afsluiting van een begrotingsjaar een meerjarentabel van de tot het einde van bedoeld begrotingsjaar door de Centrale Groep goedgekeurde C.SIS-installatie-uitgaven opstellen.

Bedoelde tabel zal samen met de ontwerp-jaarbegroting voor de installatie-uitgaven van het C.SIS ter goedkeuring aan het Uitvoerend Comité worden voorgelegd.

Overeenkomstig de in punt 2 beschreven procedure leidt elke door het Uitvoerend Comité goedgekeurde uitgave tot invorderbaarheid van de aan elk der staten toekomende delen.

De overeenkomstsluitende staten en de staten van de samenwerkingsovereenkomst verbinden zich ertoe het totaal van de installatiekosten te dekken ter hoogte van het door het Uitvoerend Comité vastgestelde bedrag.

De overeenkomstsluitende staten en de staten van de samenwerkingsovereenkomst kunnen besluiten een bedrag vooruit te storten ter dekking van een gedeelte dan wel het geheel van het geraamde bedrag dat voor de installatie van het C.SIS aan hen is toegerekend.

2. Wijze van invordering

De voor het aandeel van elk der overeenkomstsluitende staten alsmede van elk der staten van de samenwerkingsovereenkomst vastgestelde bedragen dienen normaliter te worden voldaan naarmate de Franse partij betalingen verricht.

Teneinde het aantal verzoeken om storting van de bijdragen te beperken, doet de Franse partij evenwel slechts tweemaal per jaar, te weten op 30 april en op 31 oktober, een terugbetalingsverzoek uitgaan, teneinde het geheel der uitgaven van het desbetreffende begrotingsjaar te dekken.

De Franse partij doet de terugbetalingsverzoeken per schrijven aan de overeenkomstsluitende staten toekomen via de overheidsorganen waarvan zij de gegevens heeft ontvangen.

Dit schrijven bevat de volgende informatie:

- de rechtsgronden voor het terugbetalingsverzoek;

- het toegestane totaalbedrag voor de installatiebegroting zoals dit is vastgesteld;

- het voor de desbetreffende periode te storten bedrag;

- de voor storting van de bijdrage noodzakelijke gegevens, zoals vermeld in titel I, punt 2, van dit reglement.

Bij dit schrijven wordt een dossier gevoegd, dat uit de volgende stukken bestaat:

- een overzicht van de op basis van het bruto binnenlands product berekende aandelen van de staten van de samenwerkingsovereenkomst en een overzicht van het aandeel van elke overeenkomstsluitende partij in de exploitatiebegroting van het C.SIS voor de desbetreffende uitgave, op basis van haar BTW-aandeel in het SIS;

- afschriften van de stukken ter staving van het te storten bedrag.

Met het oog op een juiste boeking van de gestorte bedragen is het van belang dat elke staat bij zijn storting een nota voegt, waarin het volgende wordt vermeld:

OBJET: Versement de la quote-part 199... de l'État ... au budget d'installation du système informatique Schengen

MONTANT: ... francs

BÉNÉFICIAIRE: Ministère de l'Intérieur, Direction des Transmissions et de l'Informatique

(BETREFT: Storting van het over 199... door ... (staat) verschuldigde aandeel in de installatiebegroting van het Schengeninformatiesysteem.

BEDRAG: Franse frank

BEGUNSTIGDE: Ministerie van Binnenlandse Zaken, directie Gegevenstransmissie en gegevensverwerking)

3. Door een andere staat dan Frankrijk verrichte uitgaven

Indien een overeenkomstsluitende staat, dan wel een der staten van de samenwerkingsovereenkomst met instemming van de overige overeenkomstsluitende staten alsmede van de staten van de samenwerkingsovereenkomst rechtstreeks een gedeelte van de installatiekosten van het C.SIS voor zijn rekening neemt, zullen deze kosten over de overeenkomstsluitende staten worden verdeeld naar dezelfde evenredigheid als die welke door de Franse partij is vastgesteld voor het jaar waarin de uitgave is verricht.

De overeenkomstsluitende staat die deze uitgave rechtstreeks voor zijn rekening heeft genomen, of de staat van de samenwerkingsovereenkomst, ingeval de uitgaven door hem zijn gedaan, doet aan de Franse Republiek, die voor invordering zal zorgdragen, mededeling van de bijdragen van de onderscheidene overeenkomstsluitende staten en van de staten van de samenwerkingsovereenkomst volgens de in dit reglement neergelegde voorwaarden.

De Franse partij zal de verrichte uitgave terugbetalen, zodra zij de hiervoor door de overige overeenkomstsluitende staten en de staten van de samenwerkingsovereenkomst verschuldigde bijdragen zal hebben ontvangen.

TITEL III

EXPLOITATIEBEGROTING

De Franse staat draagt zorg voor vooruitbetaling van de exploitatiekosten van het C.SIS volgens de Franse rechtsbepalingen inzake openbare financiën. De bedragen van de voor de onderscheidene overeenkomstsluitende staten en de staten van de samenwerkingsovereenkomst bepaalde aandelen worden berekend op de wijze zoals bepaald in titel I, punt 1, van dit reglement en worden door de Franse partij in Franse frank vastgesteld.

1. Vaststelling van de exploitatiebegroting

De ontwerp-begroting voor de exploitatie van het C.SIS wordt in het jaar voorafgaand aan de uitvoering ervan door de Franse partij opgesteld. Zij wordt ten minste zes maanden vóór aanvang van het begrotingsjaar voor advies aan de Centrale Groep en ter goedkeuring aan het Uitvoerend Comité voorgelegd.

In de ontwerp-begroting wordt, voorzover mogelijk, met de in de voorlopige meerjarenraming van de installatie en de werking van het SIS opgenomen gegevens rekening gehouden.

Bij het ontwerp zijn de stukken ter staving van de geraamde uitgaven gevoegd.

De begroting wordt met eenstemmigheid door de overeenkomstsluitende staten goedgekeurd.

In geval van weigering tot goedkeuring van de begroting stelt de Franse partij binnen één maand een nieuw ontwerp op, dat onmiddellijk ter goedkeuring aan het Uitvoerend Comité wordt voorgelegd, na advies van de Centrale Groep.

In de periode welke tussen beide besprekingen ligt, of in geval van weigering tot goedkeuring, heeft de Franse partij de mogelijkheid om de onderscheidene overeenkomstsluitende staten alsmede de staten van de samenwerkingsovereenkomst om voldoening van de bijdragen te verzoeken en over te gaan tot uitvoering van de begroting door voorlopige twaalfden, op basis van de vastgestelde kredieten voor het voorafgaande boekjaar, totdat de begroting voor het boekjaar is goedgekeurd.

De Franse partij kan aan het Uitvoerend Comité een gerectificeerde ontwerp-begroting voorstellen. Deze wordt aan het Uitvoerend Comité voorgelegd, na advies van de Centrale Groep.

Een eventueel tekort of overschot over het boekjaar dient noodzakelijkerwijs tijdens de uitvoering van de begroting van het volgende jaar te worden aangezuiverd.

2. Wijze van invordering

Het besluit betreffende de vaststelling van de begroting door het Uitvoerend Comité, waarvan het fungerend voorzitterschap de onderscheidene overeenkomstsluitende staten en de staten van de samenwerkingsovereenkomst naar behoren dient in kennis te stellen, heeft de invorderbaarheid van de bijdragen van de overeenkomstsluitende staten en van de staten van de samenwerkingsovereenkomst tot gevolg.

Hiertoe doet de Franse partij aan de onderscheidene overeenkomstsluitende staten alsmede aan de staten van de samenwerkingsovereenkomst een verzoek om invordering van de bijdragen toekomen, waarvan een afschrift aan het voorzitterschap wordt toegestuurd.

De overeenkomstsluitende staten en de staten van de samenwerkingsovereenkomst voldoen hun totale bijdrage vóór 30 april van het lopende boekjaar.

Indien een overeenkomstsluitende staat op die datum niet aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan, zijn op deze staat de op communautair niveau geldende bepalingen betreffende moratoire interest over storting van bijdragen in de communautaire begroting van toepassing. Deze voorschriften vinden op analoge wijze toepassing in het geval dat een staat van de samenwerkingsovereenkomst zijn financiële verplichtingen niet tijdig nakomt.

De Franse partij doet aan het begin van het jaar waarin de vastgestelde exploitatiebegroting wordt uitgevoerd, terugbetalingsverzoeken aan de overeenkomstsluitende staten toekomen via de bestuurlijke instanties waarvan zij de gegevens heeft ontvangen.

In het verzoek wordt het volgende vermeld:

- de rechtsgronden voor het terugbetalingsverzoek;

- het bedrag van de exploitatiebegroting zoals dit door het Uitvoerend Comité voor het desbetreffende jaar is vastgesteld.

Dit verzoek gaat vergezeld van een overzicht van het op basis van het bruto binnenlands product berekende aandeel van de staten van de samenwerkingsovereenkomst, alsmede van een overzicht van het aandeel van de onderscheidene overeenkomstsluitende staten in de exploitatiebegroting op basis van hun BTW-aandeel in het C.SIS. Tevens zal een overzicht worden bijgevoegd van de berekening van het brutobinnenlandsproduct-aandeel en van het BTW-aandeel in het C.SIS voor het begrotingsjaar waarin de uitgave wordt verricht.

Met het oog op een juiste boeking van de gestorte bedragen is het van belang dat elk der staten bij zijn storting een nota voegt, welke navolgende gegevens bevat:

OBJET: Versement de la quote-part 199... de l'État ... au budget de fonctionnement du système informatique Schengen

MONTANT: ... francs

BÉNÉFICIAIRE: Ministère de l'Intérieur, Direction des Transmissions et de l'Informatique

(BETREFT: Storting van het over 199... door ... (staat) verschuldigde aandeel in de exploitatiebegroting van het Schengeninformatiesysteem.

BEDRAG: Franse frank

BEGUNSTIGDE: Ministerie van Binnenlandse Zaken, directie Gegevenstransmissie en gegevensverwerking)

De overeenkomstsluitende staten en de staten van de samenwerkingsovereenkomst kunnen besluiten een vooruitstorting te doen ter dekking van de geraamde uitgaven voor meerdere begrotingsjaren.

TITEL IV

GOEDKEURING VAN DE REKENINGEN

Aan het begin van elk begrotingsjaar legt de Franse partij aan de staten, op basis van de bepalingen van dit reglement, een document voor strekkende tot goedkeuring van de rekeningen van het voorgaande boekjaar door het Uitvoerend Comité, na advies van de Centrale Groep.

Dit document bevat:

1. voor de installatiebegroting

- een overzicht van de door de Franse partij in het voorgaande boekjaar verrichte uitgaven en eventueel de door de overige overeenkomstsluitende staten of de door de staten van de samenwerkingsovereenkomst verrichte uitgaven zoals bedoeld in de bepalingen van titel II, punt 3, van dit reglement,

- voor elke overeenkomstsluitende partij het bedrag en de uitsplitsing van de voor het samenwerkingsfonds ingevorderde bedragen alsmede de eventueel nog in te vorderen bedragen;

2. voor de exploitatiebegroting

- een overzicht van de in het voorgaande boekjaar verrichte uitgaven. In dit overzicht wordt een ten opzichte van de vastgestelde ontwerp-begroting geconstateerd tekort of overschot overeenkomstig titel III, punt 1, van dit reglement weergegeven, teneinde de hiermee overeenkomende bedragen aan de onderscheidene staten toe te rekenen dan wel terug te storten,

- voor elk der staten het bedrag en de uitsplitsing van de voor het samenwerkingsfonds ingevorderde bedragen alsmede de eventueel nog in te vorderen bedragen.

Dit document dient te zijn ondertekend door de financieel controleur van het Franse ministerie van Binnenlandse Zaken en wordt door het fungerend voorzitterschap aan alle overeenkomstsluitende partijen alsmede aan de staten van de samenwerkingsovereenkomst toegezonden.

Goedkeuring van dit document door het Uitvoerend Comité geldt als kwijting voor de financiële rekeningen zoals deze door de Franse Republiek voor het desbetreffende boekjaar zijn voorgelegd. Deze goedkeuring dient te geschieden in het eerste kwartaal volgend op het einde van het desbetreffende begrotingsjaar.

Als bijlage wordt een tabel opgenomen van het aandeel van de onderscheidene staten voor het volgende begrotingsjaar, zoals berekend volgens het bepaalde in titel I, punt 1, van dit reglement.

Wanneer een staat ervoor heeft gekozen een gedeelte of het geheel van zijn bijdrage te voldoen door vooruitstorting ervan, wordt in het document het resterende bedrag na aftrek van de verschuldigde bedragen voor het desbetreffende begrotingsjaar vermeld.

Dit besluit treedt in werking nadat alle staten die partij zijn bij de overeenkomst hebben meegedeeld dat de door hun rechtsstelsel vereiste procedures, waardoor deze bepalingen op hun grondgebied rechtskracht hebben, zijn voltooid.