PRIVACYVERKLARING

Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens.

Gegevensverwerking: Aanbestedingsprocedures, uitvoering van opdrachten en oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling

Verwerkingsverantwoordelijke: Bureau voor publicaties van de Europese Unie, eenheid D.2 “Contracten en auteursrecht”

Referentie: DPR-EC-00496

Inhoud

1. Inleiding
2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?
3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?
4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?
5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?
7. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie geven we ze door?
8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u zich erop beroepen?
9. Contactgegevens
10. Waar vindt u meer informatie?

1. Inleiding

De Europese Commissie (hierna "de Commissie") verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met inachtneming van Verordening (EU) 2018/1725 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft. Ook vindt u hierin de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u terecht kunt als u van uw rechten gebruik wilt maken, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Hieronder vindt u informatie over de gegevensverwerking bij aanbestedingsprocedures, uitvoering van opdrachten en oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling door eenheid D.2 “Contracten en auteursrecht” van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie (hierna “het Publicatiebureau” genoemd).

2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?

Doel van de verwerking: Eenheid D.2 “Contracten en auteursrecht” van het Publicatiebureau verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens om aanvragen of inschrijvingen van bedrijven of particulieren naar aanleiding van aanbestedingen die door het Bureau voor publicaties zijn aangekondigd, te verwerken en te evalueren.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.

3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens omdat:

(a) de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van Unie is verleend

(b) de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust

(c) de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen

en

(d) u als betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden

Rechtsgrond van de verwerking:

• Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie
• Besluit 2009/496/EG, Euratom van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s van 26 juni 2009 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?

Ten behoeve van deze gegevensverwerking verzamelt eenheid D.2 "Contracten en auteursrecht" van het Publicatiebureau de volgende categorieën persoonsgegevens:

• voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van het verantwoordelijke personeelslid van een inschrijvende onderneming/deskundige.
• Afhankelijk van het type gewenste diensten, kunnen ook de volgende persoonsgegevens van personeelsleden of personeelsleden van onderaannemers worden verzameld:
• voor- en achternaam, nationaliteit, talenkennis, opleiding, certificering, aantal jaar beroepservaring en soort kennis.

Om te voldoen aan de wettelijke voorschriften van het Financieel Reglement bent u verplicht deze persoonsgegevens te verstrekken. Anders kunt u mogelijk niet aan de aanbestedingsprocedures deelnemen.

5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Eenheid D.2 "Contracten en auteursrecht" van het Publicatiebureau bewaart uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de verzameling of verdere verwerking, namelijk vijf jaar in het geval van niet-geselecteerde inschrijvers, en in het geval van geselecteerde inschrijvers tien jaar na de laatste betaling in het kader van het contract.

6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade series gegevens enz.) worden opgeslagen op servers van de Europese Commissie. Alle verwerkingen voldoen aan Besluit (EU, Euratom) 2017/46 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie diverse technische en organisatorische maatregelen getroffen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, gelet op de risico's van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.

7. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie geven we ze door?

We geven uw persoonsgegevens alleen door aan de met de verwerking belaste en andere bevoegde medewerkers van de Europese Commissie volgens het "need-to-know"-beginsel. Deze medewerkers zijn gehouden aan hun statutaire, en waar nodig, aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid.

Interne medewerkers waaraan uw persoonsgegevens worden doorgegeven:

personeel van het Bureau voor publicaties, in sommige gevallen personeel van andere EU-instellingen, -organen en - agentschappen waar het Bureau voor publicaties diensten voor verleent en in sommige gevallen interne auditdiensten van de EU.

Externe personen waaraan uw persoonsgegevens worden doorgegeven:

in sommige gevallen externe deskundigen en contractanten die deelnemen aan de beoordeling van de inschrijvingen, personeel van de contractant dat toegang moet hebben tot de persoonsgegevens voor de uitvoering, het beheer en de follow-up van het contract

De resultaten van aanbestedingen worden gepubliceerd op Tenders European Daily (Supplement S van het Publicatieblad van de Europese Unie).

We geven geen gegevens door aan andere partijen, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u zich erop beroepen?

Als "betrokkene" heeft u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14 tot en met 25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, namelijk op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of op beperking van de verwerking daarvan. Indien van toepassing, heeft u ook het recht tegen de verwerking bezwaar te maken of om uw gegevens over te laten dragen.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die rechtmatig wordt uitgevoerd op grond van artikel 5, lid 1, onder a) van Verordening (EU) 2018/1725.

U heeft aan eenheid D.2 "Contracten en auteursrecht" van het Bureau voor publicaties toestemming gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. Die intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerking die daarvoor heeft plaatsgevonden.

U kunt van uw rechten gebruikmaken door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke, of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europees Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens staan vermeld onder punt 9.

Geef in uw verzoek aan op welke verwerking(en) uw verzoek betrekking heeft door de in punt 10 genoemde referentie te vermelden.

9. Contactgegevens

• Verwerkingsverantwoordelijke

Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke, eenheid D.2 “Contracten en auteursrecht” van het Bureau voor publicaties

• Functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie (DPO)

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (data-protection-officer@ec.europa.eu).

• Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)

Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 geschonden zijn, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europees Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).

10. Waar vindt u meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) houdt een register bij van de verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-00496 .