PRIVACYVERKLARING

Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens.

Gegevensverwerking: verwerking i.v.m. auteursrecht

Verwerkingsverantwoordelijke: Bureau voor publicaties van de Europese Unie, eenheid D.2 “Contracten en auteursrecht”

Referentienummer: DPR-EC-00838

Inhoud

  1. Inleiding
  2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonlijke gegevens?
  3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?
  4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?
  5. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
  6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?
  7. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie geven we ze door?
  8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u zich erop beroepen?
  9. Contactgegevens?

Inleiding

De Europese Commissie (hierna "de Commissie") verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te eerbiedigen. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met inachtneming van Verordening (EU) 2018/1725 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft. Ook vindt u hierin de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke, bij wie u terecht kunt als u van uw rechten gebruik wilt maken, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Hieronder vindt u informatie over de gegevensverwerking i.v.m. auteursrecht door eenheid D.2 "Contracten en auteursrecht" van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.

Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?

Doel van de verwerking: Eenheid D.2 "Contracten en auteursrecht” van het Bureau voor publicaties verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens om (a) u als personeelslid van de EU-instellingen, -organen en - agentschappen advies te geven over auteursrechtelijke kwesties in het kader van uw redactionele projecten; en/of (b) auteursrechten van de EU te beheren om het hergebruik van openbare EU-documenten door burgers, bedrijven en andere organen te vergemakkelijken, o.a. door het verlenen van licenties.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.

Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens omdat:

- de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van Unie is verleend,

- de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust,

en

- u als betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.

Aanvullende rechtsgronden voor de verwerking:

  • Richtlijn 2006/116/EG betreffende de beschermingstermijn van het auteursrecht en van bepaalde naburige rechten
  • Besluit 2009/496/EG, Euratom betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie

Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?

Ten behoeve van deze gegevensverwerking verzamelt eenheid D.2 "Contracten en auteursrecht" van het Bureau voor publicaties de volgende categorieën persoonsgegevens:

uw voornaam, achternaam, e-mailadres en land naam van uw organisatie of bedrijf

Deze persoonsgegevens zijn nodig om uw verzoek in behandeling te kunnen nemen.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Eenheid D.2 "Contracten en auteursrecht" van het Bureau voor publicaties bewaart uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de verzameling. Uw gegevens worden dan bewaard voor de duur van het desbetreffende auteursrecht, die maximaal 70 jaar bedraagt.

Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade series gegevens enz.) worden op de servers van de Europese Commissie opgeslagen. Alle verwerkingen voldoen aan Besluit (EU, Euratom) 2017/46 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie diverse technische en organisatorische maatregelen getroffen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, gelet op de risico's van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.

Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie geven we ze door?

We geven uw persoonsgegevens alleen door aan de met de verwerking belaste en andere bevoegde medewerkers van de Europese Commissie volgens het "need-to-know"-beginsel. Deze medewerkers zijn gehouden aan hun statutaire, en waar nodig, aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid.

Wat zijn uw rechten en hoe kunt u zich erop beroepen?

Als "betrokkene" heeft u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14-25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, namelijk op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of op beperking van de verwerking daarvan. Indien van toepassing, heeft u ook het recht tegen de verwerking bezwaar te maken of om uw gegevens over te dragen.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die rechtmatig wordt uitgevoerd op grond van artikel 5, lid 1, onder a) van Verordening (EU) 2018/1725.

U heeft aan eenheid D.2 "Contracten en auteursrecht" van het Bureau voor publicaties toestemming gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. Het intrekken van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerking voorafgaand aan die intrekking van uw toestemming.

U kunt van uw rechten gebruikmaken door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke, of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europees Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens staan vermeld onder punt 9.

U dient aan de hand van een beschrijving (d.w.z. referentie(s) als omschreven in punt 10) te vermelden op welke verwerking(en) uw verzoek betrekking heeft.

Contactgegevens

  • Verwerkingsverantwoordelijke

Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke, eenheid D.2 “Contracten en auteursrecht” van het Bureau voor publicaties, info@publications.europa.eu.

  • Functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie (DPO)

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

  • Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)

Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de gegevensbeheerder uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 geschonden zijn, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europees Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).

Waar vindt u meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) houdt een register bij van de verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-00838.