DICHIARAZIONE DI RISERVATEZZA per il trattamento dei dati personali legati alle PROCEDURE D’APPALTO DELL’UFFICIO DELLE PUBBLICAZIONI

I. Contesto e controllore

La raccolta e il trattamento di dati personali ad opera dell’Ufficio delle pubblicazioni sono disciplinati dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000 , concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati.

Le operazioni di trattamento ricadono sotto la responsabilità del capo dell’unità «Gare d’appalto, contratti e diritti d’autore» che funge da controllore, indicato nell’invito a manifestare interesse o nel bando di gara, per quanto concerne la raccolta e il trattamento dei dati personali.

II. Quali informazioni personali raccogliamo, a che fine, in forza di quale base legale e con quali mezzi tecnici?

Tipi di dati personali

I dati personali raccolti e ulteriormente trattati riguardano i candidati o gli offerenti e il loro personale o i loro subappaltatori (persone fisiche). Le informazioni possono riguardare i seguenti dati:

  • nome, sesso, titolo di studio e titoli professionali, funzione, nazionalità, età, luogo e data di nascita;
  • particolari relativi al contatto (indirizzo e-mail, numero telefonico d’ufficio, numero di telefono cellulare, numero di fax, indirizzo postale, società e reparto, paese di residenza, indirizzo intCertificates of socialernet);
  • certificati attestanti il pagamento dei contributi di sicurezza sociale e delle imposte, estratti del casellario giudiziario;
  • riferimenti bancari (codici IBAN e BIC), partita IVA, numero di passaporto, numero della carta d’identità, numero nazionale di assicurazione;
  • informazioni per la valutazione dei criteri di selezione o dei criteri di ammissibilità: esperienza, capacità tecnica e lingue, istruzione, esperienza professionale compresi dettagli sulla situazione occupazionale attuale e passata;
  • dichiarazione sull’onore che i candidati o gli offerenti non si trovano in una delle situazioni di esclusione di cui agli articoli 106 e 107 del regolamento finanziario (cfr. la base legale nella successiva sezione II).

Finalità

Una volta che l’unità «Gare d’appalto, contratti e diritti d’autore» abbia ricevuto la vostra manifestazione d’interesse o la vostra offerta in risposta a un bando di gara, l’Ufficio delle pubblicazioni raccoglie e tratta i vostri dati personali a fini di gestione e amministrazione della selezione dei candidati o delle procedure di appalto.

 

Base legale

La base legale per le operazioni di trattamento dei dati personali è costituita dal:

  • regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012 che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione e che abroga il regolamento (UE, Euratom) n. 1605/2002 (il regolamento finanziario);
  • regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 della Commissione, del 29 ottobre 2012 recante le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione (le modalità di applicazione).

Mezzi tecnici

I vostri dati personali ci pervengono una volta che avete compilato il modello di registrazione sul portale e-Tendering e che avete presentato la vostra manifestazione d’interesse o la vostra offerta relativa a un bando di gara.

Le informazioni sono raccolte e inserite in file archiviati all’interno di un sistema isolato e sicuro. Le informazioni sono trattate dal personale dell’Ufficio delle pubblicazioni e trasferite al sistema dell’Ufficio delle pubblicazioni (quale descritto nella seguente sezione 4), sotto la responsabilità del controllore menzionato nell’invito a manifestazione d’interesse o nel bando di gara.

III. Chi ha accesso ai vostri dati personali e a chi sono divulgati?

Ai fini menzionati sopra, l’accesso ai vostri dati personali è concesso alle seguenti persone, fatta salva una loro eventuale trasmissione agli organismi incaricati dei compiti di monitoraggio o d’ispezione previsti dalla normativa dell’Unione europea:

  • il personale delle istituzioni europee nonché gli esperti esterni e i contraenti che operano per conto delle stesse ai fini della gestione della procedura d’appalto, della valutazione dell’offerta e dell’attuazione del contratto, e gli organismi cui sono affidati i compiti di monitoraggio e d’ispezione in applicazione della normativa dell’UE (ad es. audit interni, istanza specializzata in irregolarità finanziarie, Ufficio europeo antifrode — OLAF);
  • persone del pubblico: se ricevete un contratto dalla Commissione i vostri dati personali sono resi pubblici conformemente all’obbligo della Commissione di pubblicare informazioni sui risultati della procedura d’appalto (articolo 103 del regolamento finanziario). Le informazioni riguardano in particolare il vostro nome e indirizzo, l’importo aggiudicato e la denominazione del progetto per il quale vi è stato attribuito il contratto. Tali informazioni sono pubblicate sul supplemento S della Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e/o sul sito web della Commissione.

IV. Come proteggiamo e salvaguardiamo le vostre informazioni?

I dati personali così raccolti e tutte le informazioni pertinenti sono archiviati, dopo la chiusura della procedura d’appalto, nei locali e sui server dell’Ufficio delle pubblicazioni e delle altre istituzioni, degli altri servizi o organismi dell’Unione europea. I locali dell’Ufficio delle pubblicazioni e le operazioni condotte su tutti i suoi server rispettano le decisioni e le disposizioni adottate dalla Commissione in tema di sicurezza stabilite dalla Direzione Sicurezza della Direzione generale Risorse umane e sicurezza.

V. Come potete verificare, modificare o cancellare le informazioni che vi riguardano?

Se desiderate verificare quali dati personali sono archiviati sotto il vostro nome dal controllore responsabile o accertare se siano stati modificati, corretti o cancellati, dovete far uso delle informazioni di contatto riportate nell’invito a manifestazione d’interesse o nel bando di gara menzionando esplicitamente la vostra richiesta. Un’eventuale correzione dei vostri dati personali verrà presa in considerazione nell’ottica della protezione dei dati.

Si attira particolarmente l’attenzione sulle conseguenza di una richiesta di cancellazione poiché questa potrebbe portare a una modifica dei termini della gara e quindi all’esclusione come indicato dall’articolo 160 delle modalità di applicazione (si veda la base legale nella precedente sezione II).

VI. Per quanto tempo conserviamo i vostri dati personali?

  • I file relativi alle procedure d’appalto, contenenti i dati personali, sono conservati presso l’unità «Gare d’appalto, contratti e diritti d’autore» fino a conclusione della procedura e sono mantenuti negli archivi per un periodo di 10 anni dopo la firma del contratto. Le offerte presentate da offerenti respinti sono mantenute per 5 anni dopo la firma del contratto. Gli estremi (in formato elettronico) degli offerenti che partecipano alle gare d’appalto sono mantenuti regolarmente per motivi pratici. I dati per contattare gli offerenti che non siano stati usati per 5 anni vengono cancellati dal sistema.
  • I vostri dati personali sono conservati fino alla fine di un eventuale audit se questo sia iniziato prima dello scadere del periodo summenzionato.
  • Al termine del periodo summenzionato i file di gara contenenti i dati personali sono campionati e inviati agli archivi storici della Commissione dove si procede alla loro ulteriore conservazione. I file non campionati vengono distrutti.

 

VII. Quali sono i punti di contatto per domande e reclami?

Se avete domande in merito ai vostri diritti non esitate a contattare il controllore usando l’informazione di contatto riportata nell’invito a manifestazione d’interesse o nel bando di gara menzionando specificamente la vostra richiesta.

Tutte le informazioni relative al trattamento dei vostri dati personali sono trascritte nel registro del responsabile della protezione dei dati della Commissione:         
http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/index_it.htm

VIII. Ricorso

In caso di controversia le denunce vanno indirizzate al
responsabile della protezione dei dati della Commissione o al garante europeo della protezione dei dati.