TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietojen suojelu JULKAISUTOIMISTON HANKINTAMENETTELYJEN YHTEYDESSÄ

Tausta ja valvonta

Kun julkaisutoimisto kerää ja käsittelee henkilötietoja, siihen sovelletaan 18. joulukuuta 2000 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 45/2001 yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta.

Käsittelystä vastaa tarjouskilpailuista, sopimuksista ja tekijänoikeuksista vastaavan yksikön päällikkö, joka toimii kiinnostuksenilmaisu- tai tarjouspyynnössä mainittuna rekisterinpitäjänä henkilötietojen keräämisessä ja käsittelyssä.

Mitä henkilötietoja kerätään, mitä varten, millä oikeudellisella perusteella ja millä teknisillä menetelmillä?

Kerättävät henkilötiedot

Kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot koskevat hakijoita tai tarjouksen tekijöitä sekä niiden henkilöstöä tai alihankkijoita (luonnollisia henkilöitä). Tällaisia tietoja voivat olla seuraavat:

  • nimi, sukupuoli, akateemiset tutkinnot ja ammattinimikkeet, toimi, kansalaisuus, ikä, syntymäaika ja -paikka
  • yhteystiedot (sähköpostiosoite, työpuhelinnumero, matkapuhelinnumero, faksin numero, postiosoite, yritys ja sen osasto, asuinmaa, internetosoite).
  • todistukset maksetuista sosiaaliturvamaksuista ja veroista, rikosrekisteriotteet
  • pankkitilitiedot (IBAN- ja BIC-koodit), ALV-tunnus, passin numero, henkilötunnus, kansallinen vakuutusnumero
  • valintaperusteiden tai tukikelpoisuusehtojen arvioimiseksi tarvittavat tiedot: asiantuntemus, tekniset taidot, kielitaito, koulutus, ammattikokemus (myös tarkat tiedot nykyisestä ja aikaisemmista tehtävistä)
  • valaehtoinen vakuutus siitä, ettei hakijaa tai tarjouksen tekijää koske mikään varainhoitoasetuksen 106 ja 107 artiklassa luetelluista tilanteista (ks. kohta ”oikeusperustat”).

Tarkoitus

Kun tarjouskilpailuista, sopimuksista ja tekijänoikeuksista vastaava yksikkö vastaanottaa kiinnostuksenilmaisun tai tarjouksen, julkaisutoimisto kerää henkilötiedot ja niitä käsitellään ehdokasvalintaan tai hankintamenettelyihin liittyvissä hallinnollisissa tarkoituksissa.

 

Oikeusperustat

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperustat:

  • Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) N:o 966/2012, annettu 25 päivänä lokakuuta 2012, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta (”varainhoitoasetus”).
  • Komission delegoitu asetus (EU) N:o 1268/2012, annettu 29 päivänä lokakuuta 2012, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 soveltamissäännöistä (”soveltamissäännöt”).

Tekniset menetelmät

Henkilötiedot annetaan täyttämällä eTendering-sivustolla oleva rekisteröintilomake ja toimittamalla kiinnostuksenilmaisu tai tarjous.

Tiedot kerätään tiedostoihin, jotka tallennetaan suljettuun ja suojattuun järjestelmään. Tietoja käsittelee julkaisutoimiston henkilöstö, ja ne siirretään julkaisutoimiston järjestelmiin IV kohdassa kuvatulla tavalla kiinnostuksenilmaisu- tai tarjouspyynnössä mainitun rekisterinpitäjän vastuulla.

Kuka pääsee tutustumaan tietoihin ja kenelle ne ilmoitetaan?

  • EU:n toimielinten puolesta hankintamenettelyjä, tarjouskilpailujen arviointia ja sopimusten täytäntöönpanoa hallinnoivat sekä EU:n lainsäädännön mukaisesta valvonnasta ja tarkastuksista vastaavien elinten (esim. sisäiset tarkastukset, taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelin, Euroopan petostentorjuntavirasto OLAF) henkilöstön jäsenet, ulkopuoliset asiantuntijat ja alihankkijat.
  • Yleisö: jos komissio tekee kanssanne sopimuksen, henkilötietonne julkaistaan, koska komissio on velvollinen julkaisemaan hankintamenettelyjen tulokset (varainhoitoasetuksen 103 artikla). Tällaisia tietoja ovat erityisesti nimenne ja osoitteenne, sopimussumma ja sen hankkeen nimi, josta sopimus on tehty. Tiedot julkaistaan Euroopan unionin virallisen lehden S-täydennysosassa ja/tai komission verkkosivustolla.

Miten tiedot on suojattu?

Kerätyt henkilötiedot ja kaikki muut asiaan liittyvät tiedot tallennetaan hankintamenettelyn päättämisen jälkeen julkaisutoimiston ja EU:n muiden toimielinten, yksiköiden tai elinten tiloihin ja palvelimille. Julkaisutoimiston tilat ja sen kaikkien palvelimien toiminta vastaavat komission henkilöstöhallinnon ja turvallisuustoiminnan pääosaston turvallisuusasioista vastaavan linjan määräyksiä.

V. Miten tietoja voi tarkistaa, muuttaa tai poistaa?

Jos haluatte tarkistaa, mitä henkilötietoja teistä on tallennettu, tai muuttaa, korjata tai poistaa tietoja, esittäkää asiasta selkeä pyyntö kiinnostuksenilmaisupyynnössä tai tarjouskilpailuilmoituksessa mainittuja yhteystietoja käyttäen. Henkilötietojen korjauksissa otetaan huomioon tietosuojaseikat.

Tietojen poistamista koskevan pyynnön yhteydessä on syytä kiinnittää erityistä huomiota siihen, että seurauksena saattaa olla tarjousehtojen muutos ja tarjouskilpailusta ulos sulkeminen soveltamissääntöjen 160 artiklan mukaisesti (ks. oikeusperustat II kohdassa).

Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

  • Tarjouskilpailuihin liittyvät tiedostot henkilötiedot mukaan luettuina säilytetään tarjouskilpailuista, sopimuksista ja tekijänoikeuksista vastaavassa yksikössä menettelyn päätökseen saattamiseen saakka, ja ne arkistoidaan 10 vuodeksi sopimuksen allekirjoittamisesta. Tarjouskilpailussa hävinneiden ehdokkaiden tarjoukset säilytetään viiden vuoden ajan sopimuksen allekirjoittamisesta. Säännöllisesti tarjouskilpailuihin osallistuvien tarjouksen tekijöiden yhteystiedot säilytetään (sähköisessä muodossa) käytännön syistä. Yhteystiedot, joita ei ole käytetty viiteen vuoteen, poistetaan järjestelmästä.
  • Henkilötiedot säilytetään mahdollisen tarkastuksen loppuun saakka, jos tarkastus on aloitettu ennen edellä mainitun ajanjakson päättymistä.
  • Kun edellä mainittu ajanjakso on päättynyt, henkilötietoja sisältävistä tarjoustiedostoista kootaan otos komission historiallisissa arkistoissa säilytettäväksi. Otoksen ulkopuolelle jätetyt tiedostot tuhotaan.

 

Mihin voi ottaa yhteyttä, jos on kysyttävää tai valittamista?

Jos oikeuksista on kysyttävää, esittäkää asiasta selkeä pyyntö rekisterinpitäjälle kiinnostuksenilmaisupyynnössä tai tarjouskilpailuilmoituksessa mainittuja yhteystietoja käyttäen.

Kaikki henkilötietojenne käsittelyä koskevat tiedot on kirjattu komission tietosuojavaltuutetun rekisteriin:          
http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/index_en.htm

Muutoksenhaku

Valitukset osoitetaan
komission tietosuojavastaavalle tai Euroopan tietosuojavaltuutetulle.