ΔΗΛΩΣΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ για την προστασία προσωπικών δεδομένων που συνδέονται με ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΝΑΨΗΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΣΤΗΝ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΕΚΔΟΣΕΩΝ

I. Πλαίσιο και υπεύθυνος επεξεργασίας

Εφόσον η Υπηρεσία Εκδόσεων συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα, υπόκειται στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18 Δεκεμβρίου 2000 σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών.

Οι δραστηριότητες επεξεργασίας δεδομένων, όσον αφορά τη συλλογή και την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων, διενεργούνται υπ’ ευθύνη του προϊσταμένου της Μονάδας προσκλήσεων υποβολής προσφορών, συμβάσεων και δικαιωμάτων διανοητικής ιδιοκτησίας, ο οποίος προσδιορίζεται ρητά στην πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος ή στην πρόσκληση υποβολής προσφορών.

II. Ποιες πληροφορίες προσωπικού χαρακτήρα συλλέγουμε, για ποιο σκοπό, με ποιες νομικές βάσεις και με ποια τεχνικά μέσα;

Είδη προσωπικών δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα που συγκεντρώνουμε και επεξεργαζόμαστε αφορούν τους υποψηφίους και το προσωπικό τους ή τους υπεργολάβους τους (φυσικά πρόσωπα). Οι πληροφορίες αφορούν τα ακόλουθα στοιχεία:

  • Ονοματεπώνυμο, φύλο, πανεπιστημιακά πτυχία και επαγγελματικοί τίτλοι, ιδιότητα, ιθαγένεια, ηλικία, τόπος και ημερομηνία γέννησης.
  • Στοιχεία επικοινωνίας (διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλέφωνο γραφείου, κινητό τηλέφωνο, αριθμός φαξ, ταχυδρομική διεύθυνση, εταιρεία και τμήμα, χώρα κατοικίας, διαδικτυακή διεύθυνση).
  • Βεβαιώσεις καταβολής εισφορών κοινωνικής ασφάλισης και φόρων, αποσπάσματα ποινικού μητρώου.
  • Στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού (κωδικοί IBAN και BIC), αριθμός ΦΠΑ, αριθμός διαβατηρίου, αριθμός δελτίου ταυτότητας, αριθμός εθνικού συστήματος ασφάλισης.
  • Πληροφορίες για την αξιολόγηση των κριτηρίων επιλογής ή επιλεξιμότητας: εμπειρογνωμοσύνη, τεχνικές ικανότητες και γλώσσες, μορφωτικό επίπεδο, επαγγελματική πείρα, περιλαμβανομένης της παροχής λεπτομερειών για την τρέχουσα και τις προηγούμενες θέσεις απασχόλησης..
  • Υπεύθυνη δήλωση ότι οι υποψήφιοι ή οι προσφέροντες δεν εμπίπτουν σε καμία από τις περιπτώσεις αποκλεισμού που προβλέπονται στα άρθρα 106 και 107 του δημοσιονομικού κανονισμού (βλ. νομική βάση παρακάτω).

Σκοπός

Μόλις η Μονάδα προσκλήσεων υποβολής προσφορών, συμβάσεων και δικαιωμάτων διανοητικής ιδιοκτησίας παραλάβει την εκδήλωση ενδιαφέροντος ή την προσφορά σας, τα προσωπικά σας δεδομένα συγκεντρώνονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία για τους σκοπούς της διαχείρισης και της διεκπεραίωσης της διαδικασίας επιλογής των υποψηφίων ή της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων από την Υπηρεσία Εκδόσεων.

 

Νομικές βάσεις

Οι νομικές βάσεις για τις δραστηριότητες επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων είναι:

  • Κανονισμός (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 25ης Οκτωβρίου 2012, σχετικά με τους δημοσιονομικούς κανόνες που εφαρμόζονται στον γενικό προϋπολογισμό της Ένωσης και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου («ο δημοσιονομικός κανονισμός»).
  • Κατ’ εξουσιοδότηση κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 1268/2012, της 29ης Οκτωβρίου 2012, σχετικά με τους κανόνες εφαρμογής του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για τους δημοσιονομικούς κανόνες που εφαρμόζονται στον γενικό προϋπολογισμό της Ένωσης («οι κανόνες εφαρμογής»).

Τεχνικά μέσα

Τα προσωπικά σας δεδομένα παρέχονται με τη συμπλήρωση του εντύπου καταχώρισης στη διαδικτυακή πύλη e-Tendering και με την υποβολή της εκδήλωσης ενδιαφέροντος ή της προσφοράς σας.

Οι πληροφορίες συλλέγονται σε αρχεία, τα οποία αποθηκεύονται σε απομονωμένο ασφαλές σύστημα. Οι πληροφορίες υποβάλλονται σε επεξεργασία από το προσωπικό της Υπηρεσίας Εκδόσεων και μεταφέρονται στα συστήματα της Υπηρεσίας Εκδόσεων, όπως περιγράφεται στο τμήμα IV κατωτέρω, υπ’ ευθύνη του υπευθύνου επεξεργασίας που προσδιορίζεται στην πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος ή στην πρόσκληση υποβολής προσφοράς.

III. Ποιος έχει πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα σας και σε ποιον κοινοποιούνται;

Για τους σκοπούς που αναφέρονται λεπτομερώς ανωτέρω, πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα έχουν τα ακόλουθα πρόσωπα, με την επιφύλαξη της πιθανής διαβίβασης των δεδομένων στους οργανισμούς που είναι επιφορτισμένοι με καθήκοντα παρακολούθησης ή ελέγχου σύμφωνα με το δίκαιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης:

  • Προσωπικό, καθώς επίσης εξωτερικοί εμπειρογνώμονες και αντισυμβαλλόμενοι, που εργάζονται για λογαριασμό των ευρωπαϊκών οργάνων για τη διαχείριση της διαδικασίας σύναψης της σύμβασης, την αξιολόγηση των προσφορών και την εκτέλεση της σύμβασης, και φορείς επιφορτισμένοι με καθήκοντα παρακολούθησης ή ελέγχου σύμφωνα με το δίκαιο της ΕΕ (π.χ. υπηρεσίες εσωτερικών ελέγχων, ομάδα διερεύνησης οικονομικών παρατυπιών, Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης — OLAF).
  • Κοινό: Αν η Επιτροπή σάς αναθέσει τη σύμβαση, τα προσωπικά σας δεδομένα θα δημοσιοποιηθούν, όπως επιβάλλεται από την υποχρέωση της Επιτροπής να δημοσιεύει πληροφορίες σχετικά με την έκβαση των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων (άρθρο 103 του δημοσιονομικού κανονισμού). Οι πληροφορίες θα αφορούν, ιδίως, το όνομα και τη διεύθυνσή σας, το ποσό της σύμβασης και την ονομασία του έργου που σχετίζεται με τη σύμβαση. Οι εν λόγω πληροφορίες θα δημοσιευθούν στο συμπλήρωμα S της Επίσημης Εφημερίδας της Ευρωπαϊκής Ένωσης και/ή στον ιστότοπο της Επιτροπής.

IV. Πώς φυλάσσουμε και πώς προστατεύουμε τα στοιχεία σας;

Τα συλλεγόμενα προσωπικά δεδομένα και όλες οι σχετικές πληροφορίες αποθηκεύονται, μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας ανάθεσης της σύμβασης, στις εγκαταστάσεις και τους εξυπηρετητές (servers) της Υπηρεσίας Εκδόσεων και άλλων οργάνων, υπηρεσιών ή οργανισμών της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Οι εγκαταστάσεις της Υπηρεσίας Εκδόσεων και η λειτουργία όλων των εξυπηρετητών της συμμορφώνονται με τις αποφάσεις που λαμβάνει η Επιτροπή στον τομέα της ασφάλειας και με τις διατάξεις που θεσπίζει η Διεύθυνση Ασφάλειας της Γενικής Διεύθυνσης Ανθρωπίνων Πόρων και Ασφάλειας.

V. Πώς μπορείτε να ελέγξετε, να τροποποιήσετε ή να διαγράψετε τις πληροφορίες που σας αφορούν;

Αν θέλετε να ελέγξετε ποια προσωπικά σας δεδομένα έχει αποθηκεύσει για λογαριασμό σας ο αρμόδιος υπεύθυνος επεξεργασίας ή αν επιθυμείτε να ζητήσετε την τροποποίηση, τη διόρθωση ή τη διαγραφή τους, παρακαλείστε να χρησιμοποιήσετε τα στοιχεία επικοινωνίας που αναφέρονται στην πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος ή στην πρόσκληση υποβολής προσφορών, διατυπώνοντας με σαφήνεια το αίτημά σας. Κάθε αίτημα για διόρθωση των προσωπικών σας δεδομένων θα εξεταστεί υπό το πρίσμα της προστασίας των δεδομένων.

Εφιστάται ιδιαίτερα η προσοχή σας στις συνέπειες που μπορεί να έχει το αίτημα διαγραφής, διότι αυτό μπορεί να οδηγήσει σε τροποποίηση των όρων της προσφοράς και στον αποκλεισμό σας, όπως αναφέρεται στο άρθρο 160 των κανόνων εφαρμογής (βλ. νομική βάση στο τμήμα ΙΙ ανωτέρω).

VI. Για πόσο διάστημα φυλάσσουμε τα προσωπικά σας δεδομένα;

  • Οι φάκελοι που αφορούν τις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων, περιλαμβανομένων των προσωπικών δεδομένων, φυλάσσονται στη Μονάδα προσκλήσεων υποβολής προσφορών, συμβάσεων και δικαιωμάτων διανοητικής ιδιοκτησίας έως την ολοκλήρωση της διαδικασίας, καθώς και στα αρχεία για χρονικό διάστημα 10 ετών από την υπογραφή της σύμβασης. Οι προσφορές των μη επιλεγέντων υποψηφίων φυλάσσονται επί 5 έτη από την υπογραφή της σύμβασης. Τα στοιχεία επικοινωνίας (σε ηλεκτρονική μορφή) των επιχειρηματιών που συμμετέχουν τακτικά στις προσκλήσεις υποβολής προσφορών φυλάσσονται για πρακτικούς λόγους. Τα στοιχεία επικοινωνίας τα οποία δεν έχουν χρησιμοποιηθεί επί 5 έτη διαγράφονται από το σύστημα.
  • Αν πριν από τη λήξη της προαναφερθείσας περιόδου αρχίσει κάποιος έλεγχος, τα προσωπικά σας δεδομένα φυλάσσονται μέχρι την ολοκλήρωση του εν λόγω ελέγχου.
  • Μετά την παρέλευση της προαναφερθείσας περιόδου, τα αρχεία που περιέχουν προσωπικά δεδομένα υποβάλλονται σε δειγματοληψία με σκοπό να αποσταλούν στα ιστορικά αρχεία της Επιτροπής για περαιτέρω διατήρηση. Τα αρχεία που δεν περιλαμβάνονται στο δείγμα καταστρέφονται.

 

VII. Πού μπορείτε να απευθυνθείτε για τυχόν ερωτήσεις ή καταγγελίες;

Για οποιοδήποτε ερώτημα σχετικό με τα δικαιώματά σας μπορείτε να απευθύνεστε στον υπεύθυνο επεξεργασίας, χρησιμοποιώντας τα στοιχεία επικοινωνίας που αναφέρονται στην πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος ή στην πρόσκληση υποβολής προσφορών και διατυπώνοντας με σαφήνεια το αίτημά σας.

Όλες οι πληροφορίες που αφορούν την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων παρατίθενται λεπτομερώς στο μητρώο του υπαλλήλου της Επιτροπής που είναι αρμόδιος για θέματα προστασίας δεδομένων::         
http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/index_en.htm

VIII. Προσφυγές

Καταγγελίες, σε περίπτωση διαφοράς, μπορούν να υποβάλλονται στον
υπεύθυνο προστασίας δεδομένων της Επιτροπής ή στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων.