ERKLÄRUNG ZUM DATENSCHUTZ bezüglich des Schutzes personenbezogener Daten bei VERGABEVERFAHREN BEIM AMT FÜR VERÖFFENTLICHUNGEN

I. Kontext und Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Da das Amt für Veröffentlichungen personenbezogene Daten erfasst und weiterverarbeitet, unterliegt es der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18 Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr.

Die Datenverarbeitung erfolgt unter der Verantwortung des Leiters des Referats Ausschreibungen, Verträge und Copyright, der laut Aufruf zu Interessenbekundungen bzw. Aufforderung zur Angebotsabgabe als Verantwortlicher für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten fungiert.

II. Welche personenbezogenen Daten werden erhoben, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und mit welchen technischen Mitteln?

Arten personenbezogener Daten

Erhoben und weiterverarbeitet werden personenbezogene Daten des Bewerbers oder des Bieters, seines Personals oder seiner Subunternehmer (natürliche Personen). Es kann sich dabei um folgende Daten handeln:

  • Name, Geschlecht, Hochschulabschlüsse und Berufsbezeichnungen, Funktion, Staatsangehörigkeit, Alter, Geburtsort und Geburtsdatum;
  • Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefonnummer, Mobiltelefonnummer, Faxnummer, Postanschrift, Firma und Abteilung, Wohnsitzland, Internetadresse);
  • Bescheinigungen für entrichtete Steuern und Sozialversicherungsabgaben, Strafregisterauszüge;
  • Bankkonto (IBAN- und BIC-Codes), MwSt.-Nummer, Passnummer, Personalausweisnummer, Sozialversicherungsnummer;
  • Informationen für die Bewertung der Auswahlkriterien oder Zulassungskriterien: Fachkenntnisse, technische Fähigkeiten, Sprachkenntnisse, Ausbildung, Berufserfahrung einschließlich Einzelheiten zur derzeitigen oder früheren Arbeitsstellen;
  • • ehrenwörtliche Erklärung darüber, dass keiner der in Artikel 106 und 107 der Haushaltsordnung genannten Ausschlussfälle auf den Bewerber oder den Bieter zutrifft (siehe Abschnitt II Rechtsgrundlagen).

Zweck

Nach Eingang Ihrer Interessenbekundung oder Ihres Angebots beim Referat Ausschreibungen, Verträge und Copyright werden Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Verwaltung und Abwicklung der Auswahl der Bewerber oder des Vergabeverfahrens durch das Amt für Veröffentlichungen erhoben und weiterverarbeitet.

 

Rechtsgrundlagen

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind:

  • die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates („Haushaltsordnung“);
  • die delegierte Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 der Kommission vom 29. Oktober 2012 über die Anwendungsbestimmungen für die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union („Anwendungsbestimmungen“).

Technische Mittel

Ihre personenbezogenen Daten werden durch Ausfüllen des Anmeldeformulars auf dem e-Tendering-Portal und die Abgabe Ihrer Interessenbekundung bzw. Ihres Angebots bereitgestellt.

Die Angaben werden in Dateien in einem separaten, sicheren System gespeichert. Die Daten werden wie unter Punkt IV beschrieben vom Personal des Amts für Veröffentlichungen weiterverarbeitet und unter der Verantwortung des in der Aufforderung zur Interessenbekundung oder der Aufforderung zur Angebotsabgabe genannten Verantwortlichen für Datenverarbeitung in die Systeme des Amts für Veröffentlichungen übertragen.

III. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, und an wen werden sie weitergegeben?

Für die vorstehend genannten Zwecke wird, unbeschadet einer möglichen Übertragung an Stellen, die im Einklang mit dem EU-Recht mit der Aufgabe der Kontrolle und Überwachung betraut sind, folgenden Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten gewährt:

  • dem Personal sowie externen Sachverständigen und Auftragnehmern, die im Namen der Europäischen Institutionen am Vergabeverfahren, der Bewertung der Angebote und der Vertragsabwicklung mitarbeiten, und den Stellen, die nach Maßgabe des EU-Rechts Überwachungs- oder Überprüfungsaufgaben wahrnehmen (z. B. die internen Auditdienste, das Gremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten, das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung OLAF);
  • der Öffentlichkeit: Wird Ihnen von der Kommission der Zuschlag für einen Auftrag erteilt, so werden Ihre personenbezogenen Daten in Einklang mit der Verpflichtung der Kommission zur Veröffentlichung von Angaben zum Ergebnis des Vergabeverfahrens (Artikel 103 der Haushaltsordnung) veröffentlicht. Die Angaben betreffen insbesondere Ihren Namen und Ihre Anschrift, den Auftragswert sowie den Namen des Projekts, für das der Auftrag vergeben wurde. Sie werden im Supplement S zum Amtsblatt der Europäischen Union und/oder auf der Website der Kommission veröffentlicht.

IV. Wie schützen und sichern wir Ihre Daten?

Die erhobenen personenbezogenen Daten und alle damit zusammenhängenden Angaben werden nach Abschluss des Vergabeverfahrens in den Räumlichkeiten und auf den Servern des Amts für Veröffentlichungen sowie anderer Institutionen, Dienststellen oder Einrichtungen der Europäischen Union gespeichert. Die Räumlichkeiten des Amts für Veröffentlichungen und der Betrieb seiner Server entsprechen den Sicherheitsbestimmungen der Europäischen Kommission, die von der Direktion Sicherheit der Generaldirektion Humanressourcen und Sicherheit festgelegt wurden.

V. Wie können Sie Ihre Angaben überprüfen, ändern oder löschen?

Wenn Sie prüfen wollen, welche Sie betreffenden Daten vom Verantwortlichen für Datenverarbeitung gespeichert wurden bzw. wenn Sie die Daten ändern, korrigieren oder löschen lassen möchten, nutzen Sie bitte die in der Aufforderung zur Interessenbekundung oder in der Aufforderung zur Angebotsabgabe angegebenen Kontaktdaten. Bitte teilen Sie dabei Ihr Anliegen explizit mit. Jede Korrektur Ihrer personenbezogenen Daten wird unter Berücksichtigung von Datenschutzgesichtspunkten geprüft.

Beachten Sie bitte die Folgen eines Antrags auf Datenlöschung, da dies gemäß Artikel 160 der Anwendungsbestimmungen (siehe Abschnitt II Rechtsgrundlagen) zu einer inhaltlichen Änderung des Angebots und damit zu einem Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen kann.

VI. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

  • Aufzeichnungen zu Ausschreibungen, einschließlich personenbezogener Daten, werden im Referat Ausschreibungen, Verträge und Copyright bis zum Ende des Verfahrens und in den Archiven für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren nach Unterzeichnung des Vertrags aufbewahrt. Angebote von Bietern, die nicht den Zuschlag erhalten haben, werden für einen Zeitraum von fünf Jahren nach Unterzeichnung des Vertrags aufbewahrt. Aus praktischen Gründen werden die Kontaktdaten (in elektronischer Form) von Bietern, die regelmäßig an Ausschreibungen teilnehmen, aufbewahrt. Kontaktdaten, die fünf Jahre lang nicht genutzt wurden, werden aus dem System gelöscht.
  • Ihre personenbezogenen Daten werden bis zum Abschluss eines Auditverfahrens aufbewahrt, wenn dieses vor Ablauf des vorstehend genannten Zeitraums eingeleitet wurde.
  • Nach Ablauf des oben genannten Zeitraums werden einige stichprobenartig ausgewählte Ausschreibungsunterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, zur weiteren Aufbewahrung in die historischen Archive der Kommission aufgenommen. Die nicht in die Stichprobe einbezogenen Aufzeichnungen werden gelöscht.

 

VII. Kontaktstellen für Fragen oder Beschwerden

Sollten Sie Fragen zu Ihren Rechten haben, können Sie sich an den Verantwortlichen für Datenverarbeitung wenden, dessen Kontaktdaten in der Aufforderung zur Interessenbekundung oder der Aufforderung zur Angebotsabgabe angegeben sind. Bitte teilen Sie dabei Ihr Anliegen explizit mit.

Angaben zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind dem Register des Datenschutzbeauftragten der Kommission zu entnehmen:         
http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/index_en.htm

VIII. Beschwerden

Beschwerden sind an den
Datenschutzbeauftragten der Kommission oder den Europäischen Datenschutzbeauftragten zu richten.