DATABESKYTTELSESERKLÆRING vedrørende beskyttelse af personoplysninger hos PUBLIKATIONSKONTORET i tilknytning til INDGÅELSE AF OFFENTLIGE KONTRAKTER

I. Baggrund og dataansvarlig

Da Publikationskontoret indsamler og behandler personoplysninger, er det underlagt bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18 december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

Indsamlingen og behandlingen af personoplysninger finder sted under ansvar af chefen for kontoret for udbud, kontrakter og copyright, der fungerer som dataansvarlig, således som det er anført i indkaldelsen af interessetilkendegivelser eller udbuddet.

II. Hvilke personoplysninger indsamler vi, til hvilket formål, med hvilket retsgrundlag og ved hjælp af hvilke tekniske fremgangsmåder?

Typer af personoplysninger

De personoplysninger, der indsamles og behandles, vedrører ansøgere og tilbudsgivere og deres personale og underleverandører (fysiske personer). Oplysningerne kan vedrøre følgende data:

  • Navn, køn, akademiske grader samt stillingsbetegnelser, stilling, nationalitet, alder, fødested og fødselsdato.
  • Kontaktoplysninger (e-mail-adresse, arbejdstelefonnummer, mobiltelefonnummer, faxnummer, postadresse, virksomhed og afdeling, bopælsland, internetadresse).
  • Dokumentation for betaling af skat og bidrag til sociale sikringsordninger, udskrifter fra kriminalregistret.
  • Bankkontooplysninger (IBAN og BIC), momsnummer, pasnummer, id-nummer, sygesikringsnummer.
  • Oplysninger til brug i forbindelse med vurdering af opfyldelsen af udvælgelseskriterier eller andre kriterier: ekspertise, tekniske kompetencer og sprog, uddannelsesmæssig baggrund, erhvervserfaring, herunder oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse.
  • Erklæring på tro og love om, at ansøgerne eller tilbudsgiverne ikke befinder sig i en af de situationer, der kan medføre udelukkelse, jf. artikel 106 og 107 i finansforordningen (se retsgrundlag nedenfor).

Formål

Når kontoret for udbud, kontrakter og copyright har modtaget din interessetilkendegivelse eller dit tilbud, registreres og behandles dine personoplysninger, således at Publikationskontoret kan bruge oplysningerne i forbindelse med forvaltningen af udvælgelses- og udbudsprocedurerne.

 

Retsgrundlag

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger er:

  • Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (»finansforordningen«).
  • Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 af 29. oktober 2012 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (»gennemførelsesbestemmelserne«).

Tekniske aspekter

Du afgiver dine personoplysninger ved at udfylde registreringsformularen på e-udbudsportalen og ved at indsende din interessetilkendegivelse eller dit tilbud.

Oplysningerne samles i filer, der opbevares i et lukket, sikkert system. Oplysningerne behandles af Publikationskontorets personale og overføres til Publikationskontorets systemer som beskrevet under punkt IV under ansvar af den dataansvarlige, der er anført i indkaldelsen af interessetilkendegivelser eller udbuddet.

III. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?

Med henblik på de ovenfor beskrevne anvendelser gives følgende personer adgang til dine personoplysninger (oplysningerne vil også kunne sendes til de organer, der er pålagt en overvågnings- eller kontrolopgave i henhold til EU-lovgivningen):

  • Personale samt eksterne eksperter og leverandører, som arbejder på vegne af EU-institutionerne med henblik på at forvalte indkøbsproceduren, tilbudsevalueringen og kontraktgennemførelsen, samt de organer, der har fået pålagt en overvågnings- eller kontrolopgave i henhold til EU-lovgivningen (f.eks. intern revision, instanser til behandling af økonomiske uregelmæssigheder, Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)).
  • Offentligheden: Hvis du tildeles en kontrakt af Kommissionen, offentliggøres dine personoplysninger i overensstemmelse med Kommissionens forpligtelse til at offentliggøre resultatet af udbudsproceduren (artikel 103 i finansforordningen). Det drejer sig specielt om navn og adresse, kontraktsum og navnet på det projekt, som kontrakten vedrører. Oplysningerne offentliggøres i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende og/eller på Kommissionens websted.

IV. Hvordan beskytter og sikrer vi oplysningerne om dig?

De indsamlede personoplysninger og alle oplysninger i tilknytning hertil lagres efter udbudsprocedurens udløb i Publikationskontorets og andre EU-institutioners og -organers lokaler og på disses servere. Publikationskontorets lokaler og alle dets servere er underlagt Kommissionens sikkerhedsafgørelser og -regler udarbejdet af Direktoratet for Sikkerhed under Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed.

V. Hvordan kan du kontrollere, ændre eller slette oplysningerne om dig?

Hvis du ønsker at kontrollere, hvilke personoplysninger om dig den dataansvarlige har lagret, eller hvis du vil have dem ændret, rettet eller slettet, kan du bruge kontaktoplysningerne i indkaldelsen af interessetilkendegivelser eller udbuddet med en klar angivelse af, hvad du ønsker. Ændringer af dine personoplysninger vil blive behandlet ud fra et databeskyttelsesmæssigt synspunkt.

Der gøres særlig opmærksom på konsekvenserne af en anmodning om sletning, da dette kan indebære en indholdsmæssig ændring af tilbuddet og dermed til udelukkelse, jf. artikel 160 i gennemførelsesbestemmelserne (se retsgrundlag i punkt II ovenfor).

VI. Hvor længe opbevares personoplysningerne?

  • Filer vedrørende udbudsprocedurer, herunder personoplysninger, opbevares i kontoret for udbud, kontrakter og copyright, indtil proceduren er afsluttet, og i arkiverne i 10 år efter kontraktens undertegnelse. Tilbud fra tilbudsgivere, der ikke er kommet i betragtning, opbevares i fem år efter kontraktens undertegnelse. Kontaktoplysninger (i elektronisk form) vedrørende tilbudsgivere, der regelmæssigt deltager i udbuddene, opbevares af praktiske grunde. Kontaktoplysninger, der ikke har været brugt i fem år, slettes fra systemet.
  • Dine personoplysninger opbevares indtil afslutningen af en eventuel revision, hvis en sådan er påbegyndt før udløbet af ovennævnte periode.
  • Efter udløbet af ovennævnte periode, udtages der stikprøver af filerne med personoplysninger, og disse sendes til Kommissionens historiske arkiver for at blive opbevaret der. De filer, der ikke udtages som stikprøver, destrueres.

 

VII. Hvor skal jeg henvende mig, hvis jeg har spørgsmål eller ønsker at klage?

Hvis du har spørgsmål om dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte den dataansvarlige. Kontaktoplysningerne fremgår af indkaldelsen af interessetilkendegivelser eller udbuddet. Du bedes i din henvendelse angive, hvad det er, du ønsker.

Oplysninger om behandlingen af dine personoplysninger fremgår af Kommissionens databeskyttelsesansvarliges register:         
http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/index_en.htm

VIII. Klageadgang

I tilfælde af uoverensstemmelser kan du indgive klage til Kommissionens
databeskyttelsesansvarlige eller Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.