OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V tomto prohlášení o ochraně soukromí jsou obsaženy informace o zpracování a ochraně vašich osobních údajů.

Operace zpracování: Webový archiv Evropské unie

Správce údajů: Úřad pro publikace Evropské unie, oddělení A.4 „Uchovávání materiálů a povinný depozit“

Referenční číslo: DPR-EC-00861

Obsah

  1. Úvod
  2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?
  3. Na jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme?
  4. Které osobní údaje se uchovávají a zpracovávají?
  5. Jak dlouho se vaše osobní údaje uchovávají?
  6. Jak je zajištěna ochrana a zabezpečení vašich osobních údajů?
  7. Kdo má k vašim údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?
  8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?
  9. Kontaktní údaje
  10. Kde lze nalézt podrobnější informace?

1. Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001.

Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech údajů, které získá. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace použity a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Obsahuje také kontaktní údaje odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Níže uvádíme informace týkající se operace zpracování údajů „Webový archiv Evropské unie“, kterou provádí oddělení A.4 „Uchovávání materiálů a povinný depozit“ Úřadu pro publikace Evropské unie.

2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel zpracování údajů: Oddělení A.4, „Uchovávání materiálů a povinný depozit“ Úřadu pro publikace spravuje webový archiv Evropské unie v zájmu uchovávání internetových stránek orgánů, institucí, agentur a dalších subjektů EU. Webový archiv vzniká automatickým procházením stránek určitých veřejně přístupných internetových stránek, které jsou spravovány orgány EU, pomocí crawleru. Takto vytvořený archiv je přístupný veřejnosti online.

Je možné, že v rámci operace jsou archivovány osobní údaje, které byly dříve veřejně přístupné na internetových stránkách orgánů EU: pokud vlastníci internetových stránek zveřejnili osobní údaje na původních internetových stránkách, mohou archivované stránky obsahovat tyto údaje, tj. jména, popř. i kontaktní údaje zaměstnanců EU a případně dalších osob zapojených do rozhodování na úrovni EU, např. národní odborníky. V takovém případě mohou být stránky, které obsahují osobní údaje, na žádost vlastníka internetových stránek skryty.

Uvedená operace slouží k výslovnému účelu archivace ve veřejném zájmu.

Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.

3. Na jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme, protože je toto zpracování nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen.

Dodatečný právní základ pro zpracování údajů: mandát Úřadu pro publikace Evropské unie, rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru a Výboru regionů 2009/496/ES ze dne 26. června 2009 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro publikace Evropské unie, zejména čl. 3 odst. 1 písm. g) a čl. 5 odst. 1 písm. m).

4. Které osobní údaje se uchovávají a zpracovávají?

K provádění této operace zpracování může oddělení A.4 „Uchovávání materiálů a povinný depozit“ Úřadu pro publikace v některých případech shromažďovat tyto kategorie osobních údajů:

  • jméno a příjmení
  • případně kontaktní údaje (pracovní e-mailová adresa, telefonní číslo, fyzická adresa kanceláře)
  • ve výjimečných případech fotografie nebo jiné údaje

Webový archiv Evropské unie získává tyto údaje prostřednictvím archivace originálu, internetových stránek, veřejně dostupných v EU.

5. Jak dlouho se vaše osobní údaje uchovávají?

Oddělení A.4, „Uchovávání materiálů a povinný depozit“ Úřadu pro publikace uchovává vaše osobní údaje za účelem archivace v historickém zájmu bez časového omezení.

6. Jak je zajištěna ochrana a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise nebo jejích dodavatelů. Veškeré zpracování se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Dodavatelé mohou být usazeni mimo EHP. V současné době má Úřad pro publikace smlouvy o webové archivaci se společností Internet Archive se sídlem ve Spojených státech amerických a se společností GW Crossmedia se sídlem v Nizozemsku. Společnost Internet Archive se neúčastní štítu EU-USA na ochranu soukromí. Všechny údaje jsou však uloženy na serverech nacházejících se na území EHP (včetně těch, která shromáždila společnost Internet Archive). Smluvní dodavatelé Komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením o zpracovávání vašich údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti, jež vyplývají z obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679).

Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Mezi technická opatření patří opatření vhodná k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují přístup k údajům omezený na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely jejich zpracování.

7. Kdo má k vašim údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?

Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Na základě bodu odůvodnění 19, čl. 4 odst. 1 písm. b) a e), článku 13 a čl. 25 odst. 4 nařízení (EU) 2018/1725 je tento možný přenos osobních údajů považován za odůvodněný, neboť slouží explicitnímu účelu archivace ve veřejném zájmu.

Webový archiv Evropské unie je veřejně dostupný na internetu.

8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Jako subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na to, aby vaše osobní údaje byly skryty tak, aby nebyly ve webovém archivu přístupné veřejnosti, a právo na omezení jejich zpracování. V příslušných případech máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování nebo právo na přenositelnost údajů.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny v bodě 9 níže.

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétních operací zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo/čísla, viz bod 10 níže).

9. Kontaktní údaje

– správce údajů

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo obavy či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů, oddělení A.4 „Uchovávání materiálů a povinný depozit“, Úřad pro publikace (info@publications.europa.eu).

– pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 můžete kontaktovat pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

– evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ)

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).

10. Kde lze nalézt podrobnější informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů Komisí, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Rejstřík je k dispozici zde: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-00861.