Kiadóhivatal – Intézményközi kiadványszerkesztési útmutató

4.2.3. A szöveg előkészítése

Gépelési utasítások

A (papíralapú, CD/DVD-, internetalapú stb.) kiadásra bocsátás előtt a munkaeljárások optimalizálása érdekében feltétlenül be kell tartani a következő szabályokat:

Általános

—

Folyamatos gépelés (tördelés nélkül).

—

Sorkizárás nélküli, a sorok végén el nem választott szöveg – még összetett szavak esetében is.

—

Írásjelek és szóköz: lásd a 6.4. pontot.

—

A szöveg logikus és egységes kezelése (a dokumentum azonos elemeihez ugyanazokat a paramétereket kell használni).

Különleges
karakterek

—

A rendelkezésre álló különleges karaktereket kell használni.

—

Kerülni kell minden átírást („ß” helyett „ss”, „ü” helyett „ue” stb.).

—

Mindig a billentyűzet 1 és 0 számjegyeit kell használni, tilos helyettük a nagy „I” vagy „O” használata.

—

A hármaspontot (…) az Alt 0133 vagy Ctrl-Alt-pont (.) kóddal hozzuk létre (ne használjunk egymás után következő három pontot [...]).

Számok

—

Mennyiséget kifejező számok: ezeket hátulról számított hármas számcsoportok szerint tagoljuk, és az egyes csoportokat szóközzel (el nem váló szóköz), nem pedig ponttal választjuk el egymástól (például: 300 000).

—

A sorszámnevekben, így az évszámokban vagy az oldalszámokban nem hagyunk közt (például: 1961, 2064. o.).

—

Tizedes törtek: az egész és a tört közé tizedesvesszőt teszünk (például: 13,6), nem pedig pontot.

—

A számokra vonatkozó írásszabályok: lásd még a 6.5. és a 10.6.1. pontot.

El nem váló szóközök

—

Megakadályozzák az egymással összetartozó elemek külön sorba tördelését.

—

A központozási szabályoknál felsoroltakon kívül (lásd a 6.4. pontot) például a következő esetekben alkalmazzuk:

•sz. HL L• 10•000

•o. HL C• C.•M. Dupont

Megjegyzés:

A Wordben az el nem váló szóköz a Ctrl-Shift-szóköz egyidejű lenyomásával hozható létre.

Ábrák,
képek és
táblázatok

—

Az ábrákat és képeket külön fájlokban, nagy felbontású formátumban kell csatolni.

—

A képek és illusztrációk többszörözési és szerzői jogait ellenőrizni kell.

—

Azt a helyet, ahová a kép/az ábra illesztendő, világos jelöléssel kell jelezni (<KEP1>, <ABRA1>, <TABLAZAT1> stb.).

—

Az Excel-fájlokat külön kell csatolni.

Idézőjelek

—

A nyelvnek megfelelő idézőjeleket kell használni.

—

A magyar nyelvben az idézőjel három szintjét különböztetjük meg (zárójelben a bevitelhez használandó alfanumerikus kód):

elsődleges
(fő idézet) „…” (Alt 0132/Alt 0148)

másodlagos
(idézeten belüli idézet) »…« (Alt 0187/Alt 0171)

harmadlagos
(idézeten belüli idézeten belüli idézet) ’…’ (Alt 0146/Alt 0146)

Aposztróf

—

Az olyan idegen nyelvű szövegekben vagy megjegyzésekben, amelyekben aposztróf szerepel, az Alt 0146 billentyűkombinációval kapott, tipográfiailag helyes alakot kell használni (a használt betűtípustól függően ’ vagy ’), nem pedig a billentyűzet aposztróf jelét (').

Nagy- és
kisbetűk

—

Címet soha ne gépeljünk csupa nagybetűvel.

—

A nagybetűkre is tegyük ki a (hosszú) ékezeteket (Állam, É…, Í…, Ő… stb.).

—

A nagy- és kisbetűket az ebben a kiadványszerkesztési útmutatóban található szabályoknak megfelelően alkalmazzuk (lásd a 10.2. pontot).

Lábjegyzetek

—

Kizárólag a References/Insert footnote (hivatkozás/lábjegyzet) funkciót használjuk.

—

Papíralapú előállításra szánt kéziratban a lábjegyzetszámozás manuális újraformatálása fölösleges, sőt zavaró. Például: A Word 1-es számot generál / a korrektorok (¹)-t írnak be. A nyomdász csak a Lábjegyzet funkciót konvertálja; ekkor a megfelelő módon újra kell formatálnia a lábjegyzetszámot e kiadványszerkesztési útmutató konvencióinak megfelelően.

—

A lábjegyzeteket világosan, arab számjegyekkel kell megszámozni (egyéb jeleket, mint pl. a csillagot vagy betűket csak különleges esetekben szabad használni).

—

Kerüljük az „idem”, illetve „ibid.” típusú lábjegyzeteket, mert a nyomtatott dokumentum tördelése eltér az eredeti kéziratétól.

—

A lábjegyzet-hivatkozást (a zárójeleket is beleértve) mindig normál vastagságú, álló betűvel kell írni (dőlt vagy vastag betűvel szedett szövegek vagy címek esetében is).

Gondolatjelek

—

Felsorolások elemei előtt használjunk hosszú gondolatjelet (Alt 0151) (valamennyi nyelvre érvényes szabály).

—

A gondolatjel (Alt 0150) esetenként a zárójelet is helyettesítheti.

Címek

—

Ne manuális formatálást, hanem stíluslapot használjunk.

—

Külön stíluslap hiányában használjuk a Word stílusait (Heading 1, Heading 2, Normal stb.).

—

Soha ne írjunk címet csupa nagybetűvel.

Megjegyzés:

Ha a Word stílusait használjuk, a szövegszerkesztés végén automatikusan hozhatunk létre tartalomjegyzéket. Online publikáció céljából PDF-formátumra történő konvertálás esetén e címek automatikusan hiperlinkeket (bookmarks) generálnak, ezek ugyanis nélkülözhetetlenek a hosszú PDF-dokumentumok kényelmesebb online konzultációjához.

További ajánlások

Amikor a kéziratot több részben adják le, a szerzőnek ügyelnie kell arra, hogy az első rész leadásakor már megadja a dokumentum – akár ideiglenes – tartalomjegyzékét; enélkül a korrektorok nem szerezhetnének összbenyomást az anyagról.

A szerzőnek minden kéziratot gondosan ellenőriznie kell, mielőtt elküldi a Kiadóhivatalnak. Szerzői javítások csak kivételesen forduljanak elő; minden esetben tökéletesen világosnak, olvashatónak és pontosnak kell lenniük. Ha az első levonat olvasása nagyszámú javítást eredményez, a dokumentumot újra kell szedni, ami a tördelést is befolyásolja (sőt, adott esetben teljesen felborítja, amiből lavinaszerű változtatások következnek), és ez gyakran további levonatokat és újabb ellenőrzést igényel (ennek következtében eltolódik az előállítási határidő, és megnövekednek a költségek).

Végezetül a lehetőségekhez képest el kell kerülni a heterogén anyagokat, amelyek különböző programokkal létrehozott szövegeket tartalmaznak.

elsődleges (fő idézet)	„…”	(Alt 0132/Alt 0148)
másodlagos (idézeten belüli idézet)	»…«	(Alt 0187/Alt 0171)
harmadlagos (idézeten belüli idézeten belüli idézet)	’…’	(Alt 0146/Alt 0146)