4.2.3. A szöveg előkészítése
Gépelési utasítások
A (papíralapú, CD/DVD-, internetalapú stb.) kiadásra bocsátás
előtt a munkaeljárások optimalizálása érdekében feltétlenül be kell tartani a
következő szabályokat:
Általános
—
Folyamatos gépelés (tördelés nélkül).
—
Sorkizárás nélküli, a sorok végén el nem választott szöveg – még összetett szavak esetében is.
—
—
A szöveg logikus és egységes kezelése (a dokumentum azonos
elemeihez ugyanazokat a paramétereket kell használni).
Különleges
karakterek
—
A rendelkezésre álló különleges karaktereket kell használni.
—
Kerülni kell minden átírást („ß” helyett „ss”, „ü” helyett
„ue” stb.).
—
Mindig a billentyűzet 1 és 0 számjegyeit kell használni, tilos helyettük a nagy „I” vagy „O” használata.
—
A hármaspontot (…) az Alt 0133 vagy Ctrl-Alt-pont (.) kóddal hozzuk létre (ne használjunk egymás után következő három pontot [...]).
Számok
—
Mennyiséget kifejező számok: ezeket hátulról számított hármas
számcsoportok szerint tagoljuk, és az egyes csoportokat szóközzel (el nem váló
szóköz), nem pedig ponttal választjuk el egymástól (például: 300 000).
—
A sorszámnevekben, így az évszámokban vagy az oldalszámokban nem hagyunk közt (például: 1961, 2064. o.).
—
Tizedes törtek: az egész és a tört közé tizedesvesszőt teszünk (például: 13,6), nem pedig pontot.
—
El nem váló szóközök
—
Megakadályozzák az egymással összetartozó elemek külön sorba tördelését.
—
A központozási szabályoknál felsoroltakon kívül (lásd a
6.4.
pontot)
például a következő esetekben alkalmazzuk:
•sz. |
HL L• |
10•000 |
•o. |
HL C• |
C.•M. Dupont |
Megjegyzés:
A Wordben az el nem váló szóköz a Ctrl-Shift-szóköz egyidejű
lenyomásával hozható létre.
Ábrák,
képek és
táblázatok
—
Az ábrákat és képeket külön fájlokban, nagy felbontású formátumban kell csatolni.
—
A képek és illusztrációk többszörözési és szerzői jogait ellenőrizni kell.
—
Azt a helyet, ahová a kép/az ábra illesztendő, világos jelöléssel
kell jelezni (<KEP1>, <ABRA1>, <TABLAZAT1> stb.).
—
Az Excel-fájlokat külön kell csatolni.
Idézőjelek
—
A nyelvnek megfelelő idézőjeleket kell használni.
—
A magyar nyelvben az idézőjel három szintjét különböztetjük meg (zárójelben a bevitelhez használandó alfanumerikus kód):
elsődleges (fő idézet) |
„…” |
(Alt 0132/Alt 0148) |
másodlagos (idézeten belüli idézet) |
»…« |
(Alt 0187/Alt 0171) |
harmadlagos (idézeten belüli idézeten belüli idézet) |
’…’ |
(Alt 0146/Alt 0146) |
Aposztróf
—
Az olyan idegen nyelvű szövegekben vagy megjegyzésekben, amelyekben aposztróf szerepel, az Alt 0146 billentyűkombinációval kapott, tipográfiailag helyes alakot kell használni (a használt betűtípustól függően ’ vagy ’), nem pedig a billentyűzet aposztróf jelét (').
Nagy- és
kisbetűk
—
Címet soha ne gépeljünk csupa nagybetűvel.
—
A nagybetűkre is tegyük ki a (hosszú) ékezeteket (Állam, É…,
Í…, Ő… stb.).
—
A nagy- és kisbetűket az ebben a kiadványszerkesztési útmutatóban található szabályoknak megfelelően alkalmazzuk (lásd a
10.2. pontot).
—
Kizárólag a References/Insert footnote (hivatkozás/lábjegyzet) funkciót használjuk.
—
Papíralapú előállításra szánt kéziratban a lábjegyzetszámozás
manuális újraformatálása fölösleges, sőt zavaró. Például: A Word 1-es számot
generál / a korrektorok (1)-t írnak be. A nyomdász csak a Lábjegyzet funkciót
konvertálja; ekkor a megfelelő módon újra kell formatálnia a lábjegyzetszámot
e kiadványszerkesztési útmutató konvencióinak megfelelően.
—
A lábjegyzeteket világosan, arab számjegyekkel kell megszámozni
(egyéb jeleket, mint pl. a csillagot vagy betűket csak különleges esetekben
szabad használni).
—
Kerüljük az „idem”, illetve „ibid.” típusú lábjegyzeteket,
mert a nyomtatott dokumentum tördelése eltér az eredeti kéziratétól.
—
A lábjegyzet-hivatkozást (a zárójeleket is beleértve) mindig normál vastagságú, álló betűvel kell írni (dőlt vagy vastag betűvel szedett szövegek vagy címek esetében is).
Gondolatjelek
—
Felsorolások elemei előtt használjunk hosszú gondolatjelet (Alt 0151) (valamennyi nyelvre érvényes szabály).
—
A gondolatjel (Alt 0150) esetenként a zárójelet is helyettesítheti.
Címek
—
Ne manuális formatálást, hanem stíluslapot használjunk.
—
Külön stíluslap hiányában használjuk a Word stílusait (Heading 1, Heading 2, Normal stb.).
—
Soha ne írjunk címet csupa nagybetűvel.
Megjegyzés:
Ha a Word stílusait használjuk, a szövegszerkesztés végén
automatikusan hozhatunk létre tartalomjegyzéket. Online publikáció céljából PDF-formátumra
történő konvertálás esetén e címek automatikusan hiperlinkeket (bookmarks) generálnak,
ezek ugyanis nélkülözhetetlenek a hosszú PDF-dokumentumok kényelmesebb online
konzultációjához.
További ajánlások
Amikor a kéziratot több részben adják le, a szerzőnek ügyelnie kell arra,
hogy az első rész leadásakor már megadja a dokumentum – akár ideiglenes – tartalomjegyzékét;
enélkül a korrektorok nem szerezhetnének összbenyomást az anyagról.
A szerzőnek minden kéziratot gondosan ellenőriznie kell, mielőtt elküldi a Kiadóhivatalnak. Szerzői javítások csak kivételesen forduljanak elő; minden esetben tökéletesen világosnak, olvashatónak és pontosnak kell lenniük. Ha az első levonat olvasása nagyszámú javítást eredményez, a dokumentumot újra kell szedni, ami a tördelést is befolyásolja (sőt, adott esetben teljesen felborítja, amiből lavinaszerű változtatások következnek), és ez gyakran további levonatokat és újabb ellenőrzést igényel (ennek következtében eltolódik az előállítási határidő, és megnövekednek a költségek).
Végezetül a lehetőségekhez képest el kell kerülni a heterogén anyagokat, amelyek különböző programokkal létrehozott szövegeket tartalmaznak.
Utolsó
frissítés: 2022. 2. 15.