ISSN 1831-5380
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4.2.2. Structure logique des documents

Un document imprimé est composé de deux éléments: le contenu, c’est-à-dire les chaînes de caractères associées à leur structure logique, et la présentation.

La présentation, qui relève du domaine de la typographie, est finalisée par l’imprimeur, selon les consignes des graphistes. Le plus souvent, la présentation du texte original, sa mise en pages, etc., ne correspondent pas à la présentation finale du texte composé par l’imprimeur. Dès lors, pendant la préparation du manuscrit, vouloir trop se rapprocher de la présentation de l’imprimé est le plus souvent inutile, voire gênant (par exemple, il faut veiller à ne pas introduire de coupures de mot manuelles, car elles devront être enlevées lors du traitement du document par l’imprimeur).

Cependant, l’imprimeur doit impérativement pouvoir reconnaître les différentes parties du texte. À cet effet, lors de la saisie, on veillera à appliquer:

soit une feuille de styles,
soit un balisage suivant un protocole bien défini.

Feuilles de styles

Si l’on veut que le texte soit bien interprété par l’imprimeur, il est primordial de marquer correctement les différents niveaux du texte (titres, texte normal, annotations…).

À cet égard, Word offre une solution simple, mais à utiliser de façon rigoureuse: les styles. Chaque composant du texte est différencié par l’application d’un marqueur (style) différent:

niveaux de titre (Heading 1, Heading 2…),
texte normal, justifié, en drapeau… (Normal…),
références, encadrés, notes de bas de page…

Chaque élément doit se voir attribuer un style unique, de préférence construit sur un schéma logique.

Ne pas différencier, par exemple, les titres de valeur différente de façon manuelle (gras, italique…)!

Cependant, laisser le libre choix de l’utilisation des styles à chaque auteur peut vite engendrer une difficulté: chaque ouvrage fait l’objet d’un traitement particulier, avec une profusion de styles qui peut devenir très vite difficile à maîtriser. C’est pourquoi une standardisation des styles est souhaitable, voire nécessaire.

Idéalement, les feuilles de styles applicables aux divers travaux devraient partir d’une même base (une feuille standard). Parallèlement, les feuilles de styles peuvent s’accompagner de templates propres, qui permettent de répondre à la diversité des présentations (par «template propre», on entend l’adaptation d’une feuille de styles unique à la présentation typographique spécifique de l’ouvrage à préparer).

L’utilisation rigoureuse des styles, notamment pour la différenciation des titres, comporte un avantage supplémentaire dans Word: elle permet à l’auteur de générer une table des matières de façon automatique, ce qui est impossible lors d’une différenciation manuelle des titres.

Protocole de balisage

Une autre technique majeure pour différencier les éléments du texte est l’application d’un «protocole de balisage», à savoir l’indication du niveau logique de tous les éléments du texte (par exemple, titre de chapitre, de section; texte normal, texte en retrait; références). Un protocole de balisage doit être élaboré avec la description desdits éléments, les balises et la présentation typographique souhaitée.

Les balises ont couramment un format du type <BALISE>, par exemple <TCHAP> pour une balise indiquant un titre de chapitre. Elles proviennent du langage de marquage SGML (standard generalised markup language). Depuis la mise en œuvre du SGML, de nombreuses évolutions ont vu le jour, avec, à l’heure actuelle, une prédominance du XML (extensible markup language).

Les balises utilisées dans ces protocoles ont l’avantage de pouvoir être interprétées directement par les programmes d’édition assistée par ordinateur (ainsi que par les programmes de traitement de texte avancés), tout en rendant superflu le toilettage laborieux des documents avant l’impression. L’application des protocoles de balisage nécessite un accord à un stade assez précoce, idéalement dès la conception de l’ouvrage.

Dans le cas d’un document multilingue, il convient d’associer le service de traduction de l’institution. Celui-ci, agissant comme multiplicateur de textes, en ajoutant les versions linguistiques désirées, peut traiter le texte balisé, se concentrant ainsi sur le contenu sans perdre de ressources pour reproduire inutilement une présentation. Il faut aussi mentionner qu’un document balisé, contenant un minimum de codes de formatage, se prête mieux au traitement par des outils de technologie linguistique avancée.

Dernière mise à jour: 28.2.2011
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