ISSN 1831-5380
Sivukartta | Oikeudellinen huomautus | Evästeet | Vastauksia kysymyksiisi | Yhteystiedot | Tulosta sivu

4.2.2 Asiakirjojen looginen rakenne

Painettu asiakirja koostuu kahdesta osasta: sisällöstä eli loogiseen rakenteeseen liittyvistä merkkijonoista ja ulkoasusta.

4.2.2 Asiakirjojen looginen rakenne - 240202-fi.gif

Ulkoasu kuuluu typografian alaan ja viimeistellään painossa graafikkojen antamien ohjeiden mukaisesti. Usein alkuperäisen tekstin ulkoasu, sivutus jne. ei vastaa painossa kootun tekstin lopullista painoasua. Käsikirjoitusta laadittaessa ei sen vuoksi kannata pyrkiä täydelliseen painoasuun, sillä se saattaa aiheuttaa kaksinkertaista työtä (esimerkiksi sanoja ei kannata tavuttaa, koska manuaaliset tavutukset joudutaan poistamaan painossa).

Painossa on kuitenkin voitava tunnistaa tekstin eri osat. Tekstiä laadittaessa on sen vuoksi:

joko noudatettava tyylisivua
tai sovellettava tarkoin määriteltyjä merkintäohjeita.

Tyylisivut

Eri tekstinosat (otsikot, normaali teksti, tunnisteet jne.) on merkittävä asianmukaisesti, jotta teksti osataan tulkita oikein kirjapainossa.

Word-ohjelma tarjoaa tähän yksinkertaisen ratkaisun, jota on sovellettava johdonmukaisesti. Tekstinosat merkitään merkein eli tyylein (Styles) seuraavasti:

otsikkotaso (Heading 1, Heading 2…)
normaali teksti, tasattu, jaksotettu… (Normal jne.)
viitteet, kehystetty, alaviitteet jne.

Kullekin tekstinosalle on annettava oma tyylinsä, mieluimmin loogisena järjestelmänä.

Eritasoisia otsikoita ei saa erotella tekstistä manuaalisesti (lihavoitu, kursivoitu jne.)!

Jos tekstin laatijat saisivat käyttää tyylejä vapaasti, kukin julkaisu olisi käsiteltävä erikseen, eikä tyylien kirjavuutta pystyttäisi hallitsemaan. Siksi tarvitaan tyylien standardointia.

Ihannetilanteessa eri asiakirjoihin sovellettavat tyylisivut perustuisivat lähtökohtaisesti samaan standardoituun tyylisivuun. Lisäksi niihin voisi yhdistää omia mallineita eri ulkoasuja varten (jolloin standardoitu tyylisivu voidaan omilla mallineilla mukauttaa valmisteltavana olevan julkaisun typografiseen ulkoasuun).

Tyylien johdonmukaisesta käytöstä – varsinkin otsikoissa – on Wordissa erityistä hyötyä, sillä sisällysluettelo voidaan sen avulla luoda automaattisesti, mikä ei ole mahdollista, jos otsikot erotellaan tekstistä manuaalisesti.

Merkintäohjeet

Toisena tärkeänä tekstin osien erottelutekniikkana käytetään merkintäohjeita, joilla tekstin kaikki osat merkitään loogisesti (esimerkiksi luvun ja jakson otsikko, normaali teksti, sisennetty teksti, viitteet). Merkintäohjeet laaditaan kuvaamalla tekstinosat, tunnisteet ja haluttu ulkoasu.

Tunnisteet ovat yleensä muotoa <TUNNISTE>, esimerkiksi <TCHAP> merkitsemässä luvun otsikkoa. Tunnisteet perustuvat SGML-kieleen (standard generalised markup language). SGML:n käyttöönoton jälkeen on luotu useita muita merkintäkieliä, joista yleisin on nykyään XML.

Tunnisteiden etuna on se, että työasemakohtaiset editointiohjelmat (desktop-ohjelmat sekä kehittyneet tekstinkäsittelyohjelmat) osaavat tulkita niitä suoraan, jolloin asiakirjojen työläs viimeistely ennen painamista helpottuu. Tunnisteiden käytöstä olisi sovittava mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, mieluiten jo julkaisua suunniteltaessa.

Jos kyseessä on monikielinen asiakirja, on asianmukaista toimia yhteistyössä kyseisen toimielimen käännöspalvelun kanssa. Käännöspalvelu tuottaa samasta tekstistä useita kielitoisintoja, ja jos tunnisteet on jo merkitty alkuperäiseen asiakirjaan, kääntäjät voivat käsitellä sitä ja keskittyä tekstin sisällön kääntämiseen, eikä heidän resurssejaan kulu ulkoasun muokkaamiseen. Lisäksi tunnistein merkitty teksti sisältää hyvin vähän muotoilukoodeja ja soveltuu siksi paremmin käsiteltäväksi nykyaikaisilla kieliteknisillä apuvälineillä.

Päivitetty viimeksi: 30.4.2012
Sivun alkuun
Edellinen sivuSeuraava sivu