ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ относно защитата на личните данни във връзка с ПРОЦЕДУРИТЕ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ В СЛУЖБАТА ЗА ПУБЛИКАЦИИ

I. Контекст и контролиращ орган

Предвид това че Службата за публикации събира и впоследствие обработва лични данни, за нея важат изискванията на Регламент (EО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни.

Отговорност за извършваните действия по обработка носи ръководителят на отдел „Обществени поръчки, договори и авторски права“, който действа в качеството на контролиращ орган, посочен в поканата за заявяване на интерес или в поканата за представяне на оферти, що се отнася до събирането и обработката на лични данни.

II. Каква лична информация събираме, за каква цел, на какво правно основание и чрез какви технически средства?

Видове лични данни

Личните данни, които събираме и впоследствие обработваме, засягат кандидатите или оферентите и техния персонал или подизпълнители (физически лица). Информацията може да е свързана със следните данни:

  • име, пол, университетски дипломи и професионални звания, длъжност, националност, възраст, място и дата на раждане;
  • координати за връзка (електронен адрес, служебен телефон, мобилен телефон, номер на факс, пощенски адрес, дружество и отдел, страна по местоживеене, интернет адрес);
  • удостоверения за платени вноски за социално осигуряване и платени данъци, свидетелства за съдимост;
  • данни за банковата сметка (кодове IBAN и BIC), идентификационен номер по ДДС, номер на паспорта, номер на личната карта, национален осигурителен номер;
  • информация, използвана при оценката на критериите за подбор или на критериите за допустимост: професионална квалификация, технически умения и езикови познания, образование, професионален опит, включително подробни данни за заеманите в момента и в миналото длъжности;
  • клетвена декларация, че кандидатите или оферентите не попадат в някоя от категориите по членове 106 и 107 от Финансовия регламент, които могат да послужат като основание за изключване (вж. правното основание в раздел ІІ по-долу).

Цел

При получаване на Вашето заявление за интерес или оферта в отдел „Обществени поръчки, договори и авторски права“, Службата за публикации събира и впоследствие обработва Вашите лични данни за целите на управлението и администрирането на подбора на кандидатите или на процедурите за възлагане на обществени поръчки.

 

Правно основание

За правно основание за действията по обработка на лични данни служат:

  • Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (наричан по-долу „Финансовият регламент“).
  • Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията от 29 октомври 2012 г. относно правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза (наричан по-долу „правилата за прилагане“).

Технически средства

Предоставянето на личните Ви данни става чрез попълването на регистрационен формуляр в портала „e-Tendering“ и чрез подаването на Вашето заявление за интерес или оферта.

Информацията се събира във файлове, които се съхраняват в изолирана защитена система. Информацията се обработва от служителите на Службата за публикации и се прехвърля в системите на Службата за публикации съгласно описанието в раздел ІV по-долу, под ръководството на контролиращия орган, посочен в поканата за заявяване на интерес или в поканата за представяне на оферти.

III. Кой има достъп до Вашите лични данни и на кого се предоставят?

За изложените по-горе цели достъп до Вашите лични данни се предоставя на следните лица, като това не изключва евентуалното им предоставяне на органите, натоварени с функции по наблюдение или инспектиране в съответствие с правото на Европейския съюз:

  • служителите, както и външните експерти и изпълнители по договори, които работят от името на европейските институции по управлението на процедурата за възлагане на обществени поръчки, по оценката на офертите и по изпълнението на договора, и органите, натоварени с функции по наблюдение или инспектиране във връзка с прилагането на правото на ЕС (например вътрешни одити, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, Европейската служба за борба с измамите — OLAF);
  • отделните граждани: в случай че Ви бъде възложена обществена поръчка от Комисията, Вашите личните данни ще станат общодостъпни в съответствие със задължението на Комисията да публикува информация за резултата от процедурата по възлагане на обществена поръчка (член 103 от Финансовия регламент). Тази информация се отнася по-специално до Вашето име и адрес, стойността на възложената обществена поръчка и названието на проекта, във връзка с който Ви е възложена обществената поръчка. Информацията се публикува в серия S Притурка към Официален вестник на Европейския съюз и/или на уебсайта на Комисията.

IV. Как се защитават и съхраняват Вашите данни?

Събраните лични данни и всичката свързана с тях информация се съхраняват след приключването на процедурата за възлагане на обществената поръчка в помещенията и на сървърите на Службата за публикации и другите институции, служби или органи на Европейския съюз. Помещенията на Службата за публикации и операциите на всички нейни сървъри са съобразени с решенията на Комисията по въпросите на сигурността и с предписанията на дирекция „Сигурност“ към генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“.

V. Как можете да проверите, промените или заличите Вашите данни?

Ако желаете да проверите какви точно Ваши лични данни се съхраняват от отговорния контролиращ орган или желаете те да бъдат променени, поправени или заличени, моля, използвайте информацията за връзка, посочена в поканата за заявяване на интерес или в поканата за представяне на оферти, като ясно формулирате искането си. Всяка поправка в личните Ви данни ще бъде разгледана от гледна точка на защитата на данните.

Специално внимание искаме да обърнем на последствията от евентуално искане за заличаване, предвид опасността това да доведе до промяна в условията на офертата и до изключване в съответствие с предвиденото в член 160 от правилата за прилагане (вж. правното основание в раздел ІІ по-горе).

VI. Какъв е срокът на съхранение на Вашите лични данни?

  • Файловете, свързани с процедурите по възлагане, в т.ч. личните данни, се съхраняват в отдел „Обществени поръчки, договори и авторски права“ до приключването на процедурата, след което се запазват в архивите за срок от 10 години след подписването на договора. Отхвърлените оферти се съхраняват в течение на 5 години след подписването на договора. Координатите за връзка (в електронен формат) на оферентите, които редовно участват в процедури за представяне на оферти, се съхраняват за улеснение. Координатите за връзка, които не са били използвани в продължение на 5 години, се заличават от системата.
  • Вашите лични данни се съхраняват до приключването на евентуален одит, ако същият е предприет преди изтичането на споменатия по-горе период.
  • След изтичането на гореспоменатия период се прави подборка от файлове, свързани с процедурата по покана за представяне на оферти и съдържащи лични данни, като подбраните файлове се изпращат за съхранение в историческия архив на Комисията. Невключените в подборката файлове се унищожават.

 

VII. С кого можете да се свържете в случай на въпроси или оплаквания?

По всякакви въпроси, касаещи Вашите права, не се колебайте да се свържете с контролиращия орган, чиито координати са посочени в поканата за заявяване на интерес или в поканата за представяне на оферти, като ясно формулирате искането си.

Изчерпателна информация във връзка с обработката на Вашите лични данни се съдържа в регистъра на длъжностното лице за защита на данните в Комисията:         
http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/index_en.htm

VIII. Ред за решаване на спорове

В случай на спор можете да подадете оплакване до
длъжностното лице за защита на данните в Комисията или до Европейския надзорен орган по защита на данните .