VYHLÁSENIE O OCHRANE SÚKROMIA na účely ochrany osobných údajov týkajúcich sa POSTUPOV VEREJNÉHO OBSTARÁVANIA NA ÚRADE PRE PUBLIKÁCIE

I. Kontext a správca údajov

Keďže Úrad pre publikácie zhromažďuje a ďalej spracováva osobné údaje, podlieha nariadeniu Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov.

Spracovateľské operácie týkajúce sa zhromažďovania a spracovávania osobných údajov sú v zodpovednosti vedúceho oddelenia pre výzvy na predkladanie ponúk, zmluvy a autorské práva, ktorý koná ako správca údajov a ktorý je uvedený vo výzve na vyjadrenie záujmu alebo vo výzve na predkladanie ponúk.

II. Ktoré osobné informácie zhromažďujeme, na aký účel, na akom právnom základe a prostredníctvom akých technických prostriedkov?

Typy osobných údajov

Zhromažďované a ďalej spracovávané osobné údaje sa týkajú kandidátov alebo uchádzačov a ich zamestnancov alebo subdodávateľov (fyzické osoby). Informácie sa môžu týkať týchto údajov:

  • meno, pohlavie, vysokoškolské vzdelanie a profesijná odbornosť, funkcia, štátna príslušnosť, vek, miesto a dátum narodenia,
  • kontaktné údaje (adresa elektronickej pošty, telefónne číslo do práce, číslo mobilného telefónu, faxové číslo, poštová adresa, spoločnosť a oddelenie, krajina pobytu, internetová adresa),
  • potvrdenia o zaplatených príspevkoch na sociálne zabezpečenie a zaplatených daniach, výpisy z registra trestov,
  • údaje k bankovému účtu (kódy IBAN a BIC), číslo platiteľa DPH, číslo pasu, číslo OP, číslo národného poistenia,
  • informácie pre vyhodnotenie výberových kritérií a kritérií oprávnenosti: odbornosť, technické zručnosti a jazyky, vzdelanie, odborné skúsenosti vrátane údajov o súčasnom zamestnaní a predchádzajúcich zamestnaniach,
  • čestné vyhlásenie o tom, že kandidáti alebo uchádzači sa nenachádzajú v niektorej zo situácií uvedených v článkoch 106 a 107 nariadenia o rozpočtových pravidlách, na základe ktorej by bola ich účasť vylúčená (pozri právny základ uvedený v tomto oddiele II nižšie).

Účel

Po tom, ako bude oddeleniu zodpovednému za výzvy na predkladanie ponúk, zmluvy a autorské práva doručené vyjadrenie Vášho záujmu alebo Vaša ponuka, Úrad pre publikácie zhromaždí a ďalej spracuje Vaše osobné údaje na účely riadenia a spravovania výberu kandidátov alebo postupov verejného obstarávania.

 

Právny základ

Právnym základom pre spracovateľské operácie týkajúce sa osobných údajov je:

  • nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) č. 966/2012 z 25. októbra 2012 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Únie, a zrušení nariadenia Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (ďalej len „nariadenie o rozpočtových pravidlách“),
  • delegované nariadenie Komisie (EÚ) č. 1268/2012 z 29. októbra 2012 o pravidlách uplatňovania nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) č. 966/2012 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Únie (ďalej len „pravidlá uplatňovania“).

Technické prostriedky

Vaše osobné údaje poskytnete vyplnením registračného formulára na portáli venovanom elektronickému predkladaniu ponúk (e-tendering) a predložením vyjadrenia Vášho záujmu alebo Vašej ponuky.

Informácie sa zhromažďujú v súboroch uložených v izolovanom zabezpečenom systéme. Informácie spracovávajú zamestnanci Úradu pre publikácie a presúvajú sa do systémov Úradu pre publikácie, ako je opísané v oddiele IV ďalej, v zodpovednosti správcu údajov uvedeného vo výzve na vyjadrenie záujmu alebo vo výzve na predkladanie ponúk.

III. Kto má prístup k Vašim osobným údajom a komu môžu byť poskytnuté?

Na účely, ktoré sú podrobne opísané vyššie, sú Vaše osobné údaje sprístupnené týmto osobám bez toho, aby tým bolo dotknuté možné postúpenie orgánom povereným monitorovaním alebo inšpekciou v súlade s právnymi predpismi Európskej únie:

  • zamestnancom, ako aj externým odborníkom a dodávateľom pracujúcim v mene európskych inštitúcií na účely riadenia postupu verejného obstarávania, vyhodnocovania ponúk a realizácie zmluvy a orgánom povereným monitorovaním alebo inšpekciou pri uplatňovaní právnych predpisov EÚ (napr. interné audity, komisia pre finančné nezrovnalosti, Európsky úrad pre boj proti podvodom – OLAF),
  • verejnosti: ak s Vami Komisia uzatvorí zmluvu, Vaše osobné údaje budú zverejnené v súlade s povinnosťou Komisie zverejňovať informácie o výsledkoch postupov verejného obstarávania (článok 103 nariadenia o rozpočtových pravidlách). Informácie budú zahŕňať predovšetkým Vaše meno/názov a adresu, sumu, na akú bola zmluva uzatvorená, a názov projektu, v súvislosti s ktorým bola uzatvorená. Budú uverejnené v dodatku S Úradného vestníka Európskej únie a/alebo na webovej stránke Komisie.

IV. Ako chránime Vaše údaje?

Zhromaždené osobné údaje a všetky súvisiace informácie sú po uzávierke postupu verejného obstarávania archivované v priestoroch a na serveroch Úradu pre publikácie a ostatných inštitúcií, útvarov alebo orgánov Európskej únie. V priestoroch Úradu pre publikácie a pri prevádzke všetkých jeho serverov sa dodržiavajú rozhodnutia Komisie týkajúce sa bezpečnosti a ustanovenia schválené Riaditeľstvom pre bezpečnosť Generálneho riaditeľstva pre ľudské zdroje a bezpečnosť.

V. Ako môžete overiť, upraviť alebo vymazať svoje informácie?

V prípade, že si želáte overiť, ktoré osobné údaje o Vás uchováva poverený správca údajov, alebo ich chcete upraviť, opraviť, alebo vymazať, použite kontaktné informácie uvedené vo výzve na vyjadrenie záujmu alebo vo výzve na predkladanie ponúk, pričom konkrétne opíšete Vašu požiadavku. Všetky opravy Vašich osobných údajov sa zohľadnia z hľadiska ochrany osobných údajov.

Osobitnú pozornosť je potrebné venovať dôsledkom požiadavky o vymazanie osobných údajov, keďže to môže viesť k zmene podmienok verejnej súťaže a k vylúčeniu uvedenému v článku 160 pravidiel uplatňovania (pozri právny základ v oddiele II vyššie).

VI. Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje?

  • Súbory/spisy týkajúce sa postupov verejného obstarávania vrátane osobných údajov sa uchovávajú na oddelení pre výzvy na predkladanie ponúk, zmluvy a autorské práva až do ukončenia postupu, a v archívoch po dobu 10 rokov po uplynutí platnosti zmluvy. Ponuky neúspešných uchádzačov sa uchovávajú počas 5 rokov od podpisu zmluvy. Kontaktné údaje (v elektronickej podobe) na uchádzačov, ktorí sa pravidelne zúčastňujú výziev na predkladanie ponúk, sa uchovávajú z praktických dôvodov. Kontaktné údaje, ktoré neboli počas 5 rokov použité, sa zo systému vymazávajú.
  • Vaše osobné údaje sa uchovávajú do konca možného auditu, ak sa začal pred koncom vyššie uvedenej doby.
  • Po uplynutí doby uvedenej vyššie sa súbory/spisy týkajúce sa postupov verejného obstarávania obsahujúce osobné údaje vytriedia a pošlú do historických archívov Komisie na ďalšie uchovanie. Súbory/spisy, ktoré sa nevyberú na ďalšie uchovanie, sa zničia.

 

VII. Koho možno kontaktovať v prípade otázok alebo sťažností?

V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa Vašich práv sa neváhajte obrátiť na správcu údajov, pričom je potrebné konkrétne špecifikovať Vašu požiadavku. Kontaktné údaje na správcu údajov sú uvedené vo výzve na prejavenie záujmu alebo vo výzve na predkladanie ponúk.

Všetky informácie týkajúce sa spracovávania Vašich osobných údajov sú podrobne uvedené v registri úradníka Komisie zodpovedajúceho za ochranu údajov: :         
http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/index_en.htm

VIII. Sťažnosti

Prípadné sťažnosti je možno adresovať vyššie uvedenému
úradníkovi pre ochranu údajovpôsobiacemu v Komisii alebo európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov.