VYHLÁSENIE O OCHRANE VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV zbieraných Úradom pre publikácie s cieľom zaoberať sa Vašimi žiadosťami, ktoré spracúva

asistenčné pracovisko prvej úrovne

I. Úvod

Európske inštitúcie sa zaviazali k ochrane a rešpektovaniu Vášho súkromia. Politika ochrany fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami Spoločenstva vychádza z nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000.

II. Prečo spracúvame Vaše údaje?

Vaše osobné údaje sa zbierajú preto, aby vám Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie mohol poskytnúť relevantnú pomoc a odpovedať na Vaše žiadosti o informácie týkajúce sa služieb Úradu pre publikácie, ktorými sú:

- portál Právo a publikácie EÚ

- TED (SIMAP+ eTendering): verejné obstarávanie

- EUR-Lex: právne predpisy

- EU Bookshop: publikácie

- CORDIS: výsledky výskumu

- EU Whoiswho: register metaúdajov

- EuroVoc: tezaurus

- MDR: Metadata Registry

- Medziinštitucionálna príručka úpravy dokumentov (plánovaná na koniec roku 2015)

- Portál otvorených dát Európskej únie: katalóg s odkazmi na údaje

- OPAC

Vaše osobné údaje budú použité len na tento účel.

Úlohy a činnosti Úradu pre publikácie sú vymedzené v rozhodnutí 2009/496/ES. Spracovanie Vašich osobných údajov sa zakladá na článku 5 písm. a) nariadenia (ES) č. 45/2001 ,v ktorom sa stanovuje, že „osobné údaje môžu byť spracovávané, iba ak je spracovanie nevyhnutné pre výkon úlohy realizovanej vo verejnom záujme na základe zmlúv o založení Európskych spoločenstiev alebo iných právnych nástrojov prijatých na ich základe alebo pri legitímnom výkone úradnej právomoci zverenej inštitúcii alebo orgánu Spoločenstva, alebo tretej strane, ktorej sú údaje poskytnuté,“

Zozbierané osobné údaje sa spracúvajú v súlade s politikou opísanou v uvedenom nariadení.

III. Ktoré údaje zbierame a spracúvame?

Zbierajú sa a ďalej spracúvajú tieto povinné osobné údaje:

- Telefonicky: Priezvisko, meno, telefónne číslo, uprednostňovaný jazyk, krajina pôvodu.

- Poštou: Priezvisko, meno, poštová adresa, uprednostňovaný jazyk (všetky žiadosti zaslané poštou sú zaregistrované v systéme ARES).

- Elektronickou poštou: Priezvisko, meno, e-mailová adresa, uprednostňovaný jazyk, krajina pôvodu.

Tieto registrované údaje sú nepovinné:

  • Zhrnutie žiadosti
  • Odkaz na odpoveď
  • Dátumy doručenia a odoslania korešpondencie

IV. Ako dlho uchovávame Vaše údaje?

Údaje uchovávame len na obdobie potrebné na splnenie účelu, na ktorý boli údaje zbierané alebo ďalej spracúvané.

Všetky prijaté údaje sa uchovávajú maximálne 5 rokov.

Po skončení platnosti zmluvy, všetky fyzické a elektronické záznamy týkajúce sa korešpondencie v rámci zmluvy vrátane registra hovorov (archív), záznamov telefonických hovorov, komunikačných nástrojov medzi asistenčným pracoviskom prvej a druhej úrovne a všetkých identifikačných údajov o osobách, ktoré nadviazali styk s Úradom pre publikácie, musia byť vrátené Úradu pre publikácie. Zmluvný partner musí všetky záznamy alebo kópie zničiť a poskytnúť o tom dôkaz.

V. Ako chránime Vaše údaje?

Všetky údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, nahraté súbory údajov atď.) sú uložené buď na serveroch Európskej komisie, alebo na serveroch jej zmluvných partnerov. Ich prevádzka sa riadi bezpečnostným rozhodnutím Európskej komisie [K(2006) 3602] zo 16. augusta 2006 o bezpečnosti informačných systémov používaných Európskou komisiou.

Zmluvní partneri Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na akékoľvek operácie spracúvania Vašich údajov vykonané v mene Komisie, a povinnosťou zachovávania dôvernosti vyplývajúcou z transpozície smernice 95/46/ES.

Úrad pre publikácie zaviedol a pravidelne preveruje a aktualizuje príslušné materiálne, elektronické a riadiace postupy slúžiace na zabezpečenie proti neoprávnenému prístupu a jeho predchádzanie, na uchovávanie bezpečnosti údajov a správne používanie zozbieraných údajov na spracovanie objednávok publikácií.

Zamestnanci Úradu pre publikácie a európskych inštitúcií, ktorí majú prístup k informáciám, pomocou ktorých možno zistiť totožnosť osôb, sú povinní chrániť tieto informácie v súlade s týmto vyhlásením o ochrane osobných údajov, napríklad tak, že tieto informácie použijú výlučne na plnenie svojich zverených pracovných povinností.

Na ochranu Vášho súkromia a bezpečnosti podnikneme pred poskytnutím prístupu k údajom alebo vykonaním akýchkoľvek zmien primerané kroky, ktoré umožnia overiť Vašu totožnosť.

VI. Kto má prístup k Vašim údajom a komu môžu byť poskytnuté?

Prístup k Vašim údajom sa poskytuje oprávneným zamestnancom podľa zásady „potreba poznať“. Uvedení zamestnanci sú viazaní štatutárnymi a v prípade potreby dodatočnými dohodami o zachovaní dôvernosti.

So zozbieranými údajmi sa bude zaobchádzať ako s dôvernými informáciami a prístup k nim budú mať len príslušní zamestnanci európskych inštitúcií a ich zmluvní partneri (Intrasoft International Luxembourg, a Numen Europe Luxembourg).V súčasnosti Numen spolupracuje so subdodávateľom na Madagaskare. Madagaskar práve prijal nový zákon o ochrane údajov s cieľom zabezpečiť ochranu v súlade s pravidlami EÚ.

Žiadosti, ktoré nemôže vyriešiť asistenčné pracovisko, budú postúpené špecializovaným službám alebo zmluvným partnerom, ktorí môžu žiadosť vyriešiť. Žiadosti, ktoré si vyžadujú rozhodnutie alebo zásah inej inštitúcie alebo subjektu EÚ, budú postúpené úradníkom týchto inštitúcií alebo subjektov, ktorí sú kompetentní zaoberať sa príslušnou žiadosťou.

Zmluvné strany sú viazané zmluvnými doložkami s cieľom dodržiavať pravidlá EÚ o ochrane údajov.

Údaje osobného charakteru sa neposkytnú tretím osobám bez predchádzajúceho písomného súhlasu dotknutej osoby s výnimkou prípadov, keď o tieto údaje požiadajú subjekty zodpovedné za monitorovanie alebo kontrolu v súlade s právnymi predpismi Spoločenstva.

Úrad pre publikácie a jeho zmluvný(-í) partner(-i) neposkytne(-ú) osobné údaje tretím stranám na účely priameho marketingu.

VII. Aké máte práva a ako ich môžete využívať?

Podľa nariadenia (ES) č. 45/2001 máte právo na prístup k Vašim osobným údajom a ich opravu a/alebo zablokovanie v prípade, že sú údaje nepresné alebo neúplné. Môžete využiť svoje práva tak, že sa skontaktujete s prevádzkovateľom, alebo v prípade konfliktu s úradníkom pre ochranu údajov pomocou kontaktných údajov uvedených ďalej v oddiele VIII.

Takisto nás môžete požiadať, aby sme všetky Vaše osobné údaje úplne vymazali, za predpokladu vyrovnania všetkých vzájomných záväzkov. Vymazaním údajov zároveň zanikajú všetky súvisiace služby a prístupové práva.

VIII. Kontaktné údaje

Ak máte pripomienky alebo otázky, akékoľvek obavy alebo sťažnosti, pokiaľ ide o zber a používanie osobných údajov, neváhajte sa skontaktovať s prevádzkovateľom pomocou týchto kontaktných údajov:

  • Prevádzkovateľ::
  • vedúci oddelenia „Spoločný portál a portál verejných údajov“
  • E-mail: info@publications.europa.eu

Sťažnosti v prípade konfliktu možno adresovať úradníkovi pre ochranu údajov Európskej komisie alebo európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov.

IX. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Úradník Komisie pre ochranu údajov uverejňuje register všetkých operácií na spracovanie osobných údajov. K registru máte prístup prostredníctvom tejto webovej stránky: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Toto osobitné spracovanie bolo oznámené úradníkovi pre ochranu údajov s týmto odkazom: DPO-1287.