DECLARAȚIE DE CONFIDENȚIALITATE pentru protecția datelor cu caracter personal personale în legătură cu PROCEDURILE DE ACHIZIȚII PUBLICE LA OFICIUL PENTRU PUBLICAȚII

I. Contextul și controlorul

Întrucât Oficiul pentru Publicații colectează și prelucrează date cu caracter personal, activitatea acestuia intră sub incidența Regulamentului (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date.

În ceea ce privește colectarea și prelucrarea datelor cu caracter personal, operațiunile de prelucrare sunt în responsabilitatea șefului unității Achiziții Publice, Contracte și Copyright care acționează în calitate de controlor, ale cărui coordonate figurează în cererea de manifestare a interesului sau în invitația de participare la licitație.

II. Ce date cu caracter personal culegem, în ce scop, cu ce temei juridic și prin ce mijloace tehnice?

Tipuri de date cu caracter personal

Datele cu caracter personal colectate și prelucrate se referă la candidați sau la ofertanți și la personalul sau subcontractanții lor (persoane fizice). Informațiile se pot referi la următoarele date:

  • nume, sex, diplome academice și titluri profesionale, funcție, cetățenie, vârstă, locul și data nașterii;
  • coordonate de contact (adresa de e-mail, numărul de telefon de serviciu, numărul de telefon mobil, numărul de fax, adresa poștală, întreprinderea și serviciul, țara de reședință, adresa de internet);
  • adeverințele de plată a contribuțiilor la securitatea socială și a impozitelor, extrase din cazierul judiciar;
  • datele contului bancar (codurile IBAN și BIC), numărul TVA, numărul pașaportului, numărul cărții de identitate, numărul național de asigurare;
  • informații pentru evaluarea criteriilor de selecție sau a criteriilor de eligibilitate; calificări, competențe tehnice și lingvistice, studii, experiență profesională, inclusiv date privind locul de muncă actual și cele ocupate în trecut;
  • declarație pe proprie răspundere potrivit căreia candidații sau ofertanții nu se află în una din situațiile de excludere menționate la articolele 106 și 107 din Regulamentul financiar (a se vedea temeiul juridic de la punctul II de mai jos).

Obiectiv

În momentul în care unitatea Achiziții Publice, Contracte și Copyright primește de la dumneavoastră manifestarea interesului sau oferta, datele dumneavoastră cu caracter personal sunt colectate și prelucrate în scopul gestionării și administrării procedurilor de selecție a candidaților sau a procedurilor de achiziții publice de către Oficiul pentru Publicații.

 

Temei juridic

Temeiul juridic pentru operațiunile de prelucrare a datelor cu caracter personal este:

  • Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (denumit în continuare „Regulamentul financiar”).
  • Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012 al Comisiei din 29 octombrie 2012 privind normele de aplicare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii (denumit în continuare „norme de aplicare”).

Mijloace tehnice

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt colectate prin intermediul formularului de înregistrare completat pe portalul eTendering și cu ocazia depunerii de către dumneavoastră a manifestării interesului sau a ofertei.

Informațiile sunt colectate în fișiere, care sunt păstrate într-un sistem securizat izolat. Informațiile sunt prelucrate de personalul Oficiului pentru Publicații și transferate în sistemele Oficiului pentru Publicații conform descrierii de la punctul IV de mai jos, sub responsabilitatea controlorului ale cărui coordonate figurează în cererea de manifestare a interesului sau în invitația de participare la licitație.

III. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui sunt comunicate aceste date?

În scopurile menționate mai sus, accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este acordat următoarelor persoane, fără a se aduce atingere unei eventuale transmiteri către organismele responsabile de monitorizare sau de inspecție în conformitate cu legislația Uniunii Europene:

  • membrii personalului, precum și experții și contractanții externi care lucrează pentru instituțiile europene, în scopul gestionării procedurii de achiziții publice, al evaluării ofertelor sau al executării contractelor și organismele responsabile de monitorizare sau de inspecție în conformitate cu legislația UE (de exemplu, serviciile de audit intern, Grupul pentru nereguli financiare, Oficiul European de Luptă Antifraudă – OLAF);
  • cetățenii: în cazul în care Comisia vă atribuie un contract, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi puse la dispoziția publicului, în conformitate cu obligația Comisiei de a publica informațiile referitoare la procedura de achiziții publice (articolul 103 din Regulamentul financiar). Informațiile vor conține, în special, numele și adresa dumneavoastră, valoarea contractului atribuit și numele proiectului pentru care vi s-a atribuit contractul. Aceste informații se publică în suplimentul S al Jurnalului Oficial al Uniunii Europene și/sau pe site-ul internet al Comisiei.

IV. Cum sunt protejate și păstrate datele dumneavoastră?

După încheierea procedurii de achiziții publice, datele cu caracter personal colectate și toate informațiile conexe sunt păstrate la sediile și pe serverele Oficiului pentru Publicații și ale altor instituții, servicii sau organe ale Uniunii Europene. Sediile Oficiului pentru Publicații și funcționarea tuturor serverelor sale sunt conforme cu deciziile Comisiei în materie de securitate și cu dispozițiile Direcției de securitate din cadrul Direcției Generale Resurse Umane și Securitate.

V. Cum puteți verifica, modifica sau șterge informațiile dumneavoastră?

În cazul în care doriți să verificați ce date cu caracter personal care vă privesc păstrează controlorul responsabil, să le modificați, să le corectați sau să le ștergeți, vă rugăm să vă adresați persoanei de contact, ale cărei coordonate figurează în cererea de manifestare a interesului sau în invitația de participare la licitație, și să descrieți explicit cererea dumneavoastră. Orice corecție adusă datelor dumneavoastră cu caracter personal va fi examinată din punctul de vedere al protecției datelor cu caracter personal.

Vă atragem atenția, în special, asupra consecințelor unei cereri de ștergere a datelor, întrucât acest lucru poate duce la o modificare a termenilor ofertei și la excludere, în conformitate cu articolul 160 din normele de aplicare (a se vedea temeiul juridic de la punctul II de mai sus).

VI. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

  • Dosarele referitoare la procedurile de achiziții publice, inclusiv datele cu caracter personal, se păstrează la unitatea Achiziții Publice, Contracte și Copyright până la încheierea procedurii, apoi în arhive timp de 10 ani după semnarea contractului. Ofertele trimise de ofertanții neselecționați se păstrează timp de 5 ani după semnarea contractului. Coordonatele de contact (în format electronic) ale ofertanților care participă regulat la procedurile de achiziții se păstrează din rațiuni practice. Coordonatele de contact care nu au fost utilizate timp de 5 ani sunt șterse din sistem.
  • Datele dumneavoastră cu caracter personal se păstrează până la finalizarea unui eventual audit, dacă acesta a început înainte de încheierea perioadei menționate mai sus.
  • După expirarea perioadei menționate mai sus, se alege un eșantion din dosarele procedurilor de achiziții, care conțin date cu caracter personal, și se trimite la arhivele istorice ale Comisiei spre păstrare. Dosarele neselecționate sunt distruse.

 

VII. Care sunt punctele de contact pentru întrebări sau plângeri?

Pentru întrebări referitoare la drepturile dumneavoastră, nu ezitați să contactați controlorul, ale cărui coordonate de contact figurează în cererea de manifestare a interesului sau în invitația de participare la licitație și să descrieți explicit cererea dumneavoastră.

Toate informațiile referitoare la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal figurează în registrul responsabilului cu protecția datelor al Comisiei:         
http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/index_en.htm

VIII. Apel

În cazul unui conflict, plângerile pot fi adresate
responsabilului cu protecția datelor al Comisiei sau Autorității Europene pentru Protecția Datelor.