30.12.2004   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 324/53


SPRAWOZDANIE

na temat rozliczeń Europejskiego Centrum Rozwoju Szkolenia Zawodowego za rok obrachunkowy 2003, wraz z odpowiedziami Centrum

(2004/C 324/08)

SPIS TREŚCI

1

WSTĘP

2–5

OPINIA TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

6–12

UWAGI

Tabele 1–4

Odpowiedzi Centrum

WSTĘP

1.

Europejskie Centrum Rozwoju Szkolenia Zawodowego (zwane dalej Centrum) zostało ustanowione na mocy rozporządzenia Rady (EWG) nr 337/75 (1). Misją Centrum jest przyczynianie się do rozwoju szkolenia zawodowego na poziomie wspólnotowym. Mając to na uwadze, należy opracować i rozpowszechnić dokumentację dotyczącą systemów szkolenia zawodowego. Tabela 1 przedstawia w sposób skrótowy kompetencje i działania Centrum na podstawie przekazanych przez nie informacji.

OPINIA TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

2.

Niniejsza opinia jest przedstawiana Parlamentowi Europejskiemu i Radzie na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (2).

3.

Trybunał zbadał roczne sprawozdania finansowe Centrum za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. Zgodnie z art. 12 a, ust. 1 rozporządzenia Rady (EWG) nr 337/75 za wykonanie budżetu Centrum odpowiada dyrektor. Dyrektor jest odpowiedzialny za sporządzenie i przedstawienie sprawozdań (3), zgodnie z wewnętrznymi przepisami finansowymi przyjętymi na podstawie art. 12 wymienionego rozporządzenia. Trybunał jest odpowiedzialny za ich kontrolę zgodnie z art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4.

Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie ze swoimi standardami i strategiami kontroli. Opierają się one na ogólnie przyjętych międzynarodowych standardach kontroli przystosowanych do specyfiki Wspólnoty. Trybunał zbadał dokumentację księgową i zastosował procedury kontroli, które uznał za niezbędne w danych okolicznościach.

5.

W ten sposób Trybunał uzyskał uzasadnione zapewnienie, że rozliczenia za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. są wiarygodne oraz że transakcje leżące u podstaw tych rozliczeń są jako całość legalne i prawidłowe. Uwagi przedstawione poniżej nie podważają opinii z kontroli wyrażonej przez Trybunał w niniejszym sprawozdaniu.

UWAGI

6.

Wykorzystanie środków za rok obrachunkowy 2003 oraz środków przeniesionych z poprzedniego roku obrachunkowego zostało przedstawione w tabeli 2. Wersja skrócona rachunku dochodów i wydatków oraz bilansu Centrum za rok obrachunkowy 2003 została przedstawiona w tabelach 3 i 4.

7.

W 2003 r. Centrum otrzymało dotacje Phare oraz wpłaty z państw trzecich (4) na sumę 791 844 euro. Wbrew zasadom jednolitości i rzetelności budżetowej, Centrum nie ujęło tych wpływów na rok 2003 w swoim budżecie w drodze budżetu korygującego.

8.

Dnia 31 marca 2003 r. zarząd przyjął nowe rozporządzenie finansowe Centrum wraz z przepisami wykonawczymi. Rozporządzenie (5) to przewiduje stworzenie nowego systemu kontroli wewnętrznej. Do końca roku obrachunkowego nie dokonano dostosowań w organizacji finansowej Centrum ani w jego systemie rachunkowości.

9.

Artykuł 28 ust. 2 lit. e) rozporządzenia finansowego Centrum stanowi, że księgowy zatwierdza systemy określone przez urzędnika zatwierdzającego służące dostarczaniu lub uzasadnianiu informacji księgowych. Takie zatwierdzenia nie miało miejsca.

10.

Centrum powołało jednostkę ds. zamówień, której zadaniem jest zapewnienie prawidłowości zamówień, które będą udzielane na przeprowadzenie badań. Jednostka ta jest jednak informowana o trwających postępowaniach dopiero po podpisaniu protokołu wyboru ofert. W związku z tym nie może ona w żadnym stopniu zapobiegać nieprawidłowościom na początkowym etapie postępowania (wybór procedury, kontrola zaproszenia do składania ofert i ogłoszeń). Zwiększenie zakresu kompetencji tej jednostki wydaje się tym bardziej uzasadnione, że kontrola dokumentacji wykazała niekonsekwencje i błędy formalne w zarządzaniu postępowaniami o udzielenie zamówień.

11.

W 2003 r. w wyniku ogłoszonego w 2000 r. zaproszenia do składania zgłoszeń wyrażających zainteresowanie udziałem Centrum dysponowało listą potencjalnych wykonawców. Lista ta została utworzona i scentralizowana pod nadzorem stałego przewodniczącego komisji oceniających. Pozwalała ona Centrum na stosowanie procedury negocjacyjnej wobec umieszczonych na niej potencjalnych wykonawców, bez konieczności publikacji i ogłaszania kryteriów oceny ofert, dla zamówień o wartości do ok. 163 000 euro (6). Skontrolowano dokumentację pięciu przetargów ograniczonych z zastosowaniem zaproszenia do składania zgłoszeń wyrażających zainteresowanie udziałem. W trzech przypadkach (całkowita wartość zamówień: 79 800 euro), będących podstawą do płatności w 2003 r., wybrani wykonawcy nie znajdowali się na liście i nie uzyskano na ten temat wyjaśnień. W związku z powyższymi ustaleniami można podważyć sens istnienia takiej listy wykonawców. Trybunał zwraca również uwagę na fakt, że brak aktualizacji listy stwarza wrażenie niekonsekwencji w procedurach wyboru ofert stosowanych przez Centrum.

12.

Zbadanie dokumentacji rekrutacyjnej i niektórych akt osobowych wykazało braki formalne oraz brak części dokumentów, co nie pozwala na uzyskanie koniecznej przejrzystości w odniesieniu do decyzji rekrutacyjnych i ich konsekwencji finansowych na etapie ustalania wynagrodzeń.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniach 29 i 30 września 2004 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Juan Manuel FABRA VALLÉS

Prezes


(1)  Dz.U. L 39 z 13.2.1975, str. 1.

(2)  Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.

(3)  Na podstawie art. 63 ust. 3 rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do Centrum końcowe sprawozdania za rok obrachunkowy 2003 zostały sporządzone dnia 1 września 2004 r. i przekazane Trybunałowi Obrachunkowemu, który otrzymał je dnia 17 września 2004 r. Wersja skrócona tych sprawozdań jest przedstawiona w tabelach załączonych do niniejszego sprawozdania.

(4)  Dotacje otrzymane z Norwegii.

(5)  Artykuł 25 rozporządzenia finansowego Centrum.

(6)  Patrz: art. 128 ust. 1 rozporządzenia ustanawiającego przepisy wykonawcze do rozporządzenia finansowego.


Tabela 1

Europejskie Centrum Rozwoju Szkolenia Zawodowego (Saloniki)

Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu

Kompetencje Centrum, określone w art. 2 i 3 rozporządzenia Rady (EWG) nr 337/75 z dnia 10 lutego 1975 r.

Zarządzanie

Środki udostępnione Centrum

(dane za 2002 r.)

Produkty i usługi świadczone w 2003 r.

Wspólnota urzeczywistnia politykę kształcenia zawodowego, która wspiera i uzupełnia działanie Państw Członkowskich

Działanie Wspólnoty zmierza do:

pobudzania współpracy w dziedzinie kształcenia między instytucjami edukacyjnymi lub kształcenia zawodowego a przedsiębiorstwami,

rozwoju wymiany informacji i doświadczeń w kwestiach wspólnych dla systemów kształcenia Państw Członkowskich.

(Art. 150 Traktatu)

Misja Centrum

Wspieranie Komisji w promocji i rozwoju szkolenia zawodowego oraz ustawicznego na poziomie Wspólnoty, a także w stworzeniu wspólnej polityki w dziedzinie szkolenia zawodowego.

Zadania

Przygotowanie wyboru dokumentów

Przyczynianie się do rozwoju badań

Zapewnienie przepływu informacji

Promowanie i wspieranie inicjatyw ułatwiających uzgadnianie działań

Stworzenie miejsc spotkań dla zainteresowanych stron

1.

Zarząd

Z każdego Państwa Członkowskiego:

jeden przedstawiciel każdego rządu

jeden przedstawiciel organizacji pracodawców

jeden przedstawiciel organizacji pracowniczych

trzech przedstawicieli Komisji

2.

Dyrektor

Mianowany przez Komisję spośród kandydatów znajdujących się na liście przesłanej przez zarząd. Dyrektor wykonuje decyzje zarządu i jest odpowiedzialny za bieżące zarządzanie Centrum

3.

Kontrola zewnętrzna:

Trybunał Obrachunkowy

4.

Absolutorium

Parlament na wniosek Rady

Budżet ostateczny

14,7 mln euro (14,2 mln euro), z czego dotacje wspólnotowe: 98,6 % (96,5 %):

Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2003 r.:

83 (83) stanowisk w planie zatrudnienia, z czego obsadzonych: 77 + 2 (79)

+46 (32) innych stanowisk (kontrakty pomocnicze, oddelegowani eksperci narodowi, personel lokalny, zewnętrzny personel tymczasowy)

Całkowite zatrudnienie: 125 (111)

Z czego wykonujący:

zadania operacyjne: 66 (59)

zadania administracyjne: 38(33)

zadania mieszane: 21 (19)

Konferencje i seminaria: 72

Badania: 65

Projekty: 23

Uczestnictwo w programach:

proces kopenhaski,

program E-learning,

program Leonardo da Vinci wspólne ramy działania partnerów społecznych

Publikacje:

68 publikacji, biuletyn

Cedefop info, biuletyn elektroniczny

Rozpowszechnianie dokumentów:

10 244 na żądanie, 2 346 subskrypcji biuletynu elektronicznego, 8 523 subskrypcji biuletynu Cedefop info

Utrzymanie i rozwijanie witryny Electronic Training Village

Liczba uczestników programu wizyt studyjnych: 773

Źródło: Informacje przekazane przez Centrum.


Tabela 2

Europejskie Centrum Rozwoju Szkolenia Zawodowego — Wykonanie budżetu za rok obrachunkowy 2003

(w mln euro)

Dochody

Wydatki

Źródło dochodów

Dochody wpisane w ostateczny budżet roku obrachunkowego

Dochody pobrane

Przeznaczenie wydatków

Środki w ramach budżetu ostatecznego

Środki przeniesione z poprzedniego roku obrachunkowego

Dostępne środki

(budżet 2003 i rok obrachunkowy 2002)

wpisane

przyznane na zobowiązania

wypłacone

przeniesione

anulowane

początkowe

wypłacone

do przeniesienia

anulowane

środki

przyznane na zobowiązania

wypłacone

przeniesione

anulowane

Dotacje wspólnotowe

14,5

14,5

Tytuł I

Personel

8,0

8,0

7,6

0,4

0,0

0,3

0,3

0,0

0,0

8,3

8,3

7,8

0,4

0,1

Dochody finansowe i inne

0,2

0,0

Tytuł II

Administracja

1,2

1,1

0,8

0,4

0,0

0,3

0,3

0,0

0,0

1,5

1,5

1,1

0,4

0,0

Wpłaty z państw trzecich

pm (1)

0,2

Tytuł III

Działania operacyjne

5,5

5,5

2,4

3,1

0,0

2,2

1,8

0,0

0,3

7,7

7,7

4,2

3,1

0,3

Dochody przydzielone z tytułu Phare

 (2)

0,6

Dochody przydzielone z tytułu Phare i z państw trzecich

 (2)

0,8

0,5

0,2

0,0

0,2

0,1

0,1

0,0

0,2

1,0

0,6

0,4

0,0

Ogółem

14,7

15,3

Ogółem

14,7

15,4

11,3

4,2

0,0

3,1

2,5

0,1

0,4

17,8

18,5

13,8

4,3

0,4

Uwaga: Podane sumy nie są dokładne w związku z zastosowanymi zaokrągleniami.

Źródło: Dane Centrum. Niniejsza tabela przedstawia skróconą wersję danych dostarczonych przez Centrum w jego własnych sprawozdaniach finansowych.


Tabela 3

Europejskie Centrum Rozwoju Szkolenia Zawodowego — Rachunek dochodów i wydatków za lata obrachunkowe 2002 i 2003

(w tys. euro)

 

2003

2002

Dochody

Dotacje Komisji

14 500

12 135

Wydatki z poprzednich lat obrachunkowych

0

25

Dochody różne

3

3

Dochody przydzielone (z tytułu Phare + wpłaty państw trzecich)

792

333

Przychody finansowe

0

50

Ogółem dochody (a)

15 295

12 546

Wydakti budżetowe w roku obrachunkowym

Personel — Tytuł I budżetu

Płatności

7 554

7 570

Środki przeniesione

443

298

Administracja — Tytuł II budżetu

Płatności

778

767

Środki przeniesione

358

345

Działania operacyjne — Tytuł III budżetu (bez dochodów przydzielonych)

Płatności

2 381

2 491

Środki przeniesione

3 138

2 189

Dochody przydzielone (z tytułu Phare + wpłaty państw trzecich)

Płatności

546

0

Środki przeniesione

246

187

Wydatki ogółem (b)

15 444

13 847

Wynik roku obrachunkowego (a – b)

– 149

–1 301

Saldo przeniesione z poprzedniego roku obrachunkowego

– 545

532

Anulowane środki przeniesione

399

215

Niezagospodarowane kwoty do ponownego wykorzystania z poprzedniego roku obrachunkowego

10

8

Kwoty zwrócone Komisji

– 716

0

Różnice kursowe

8

1

Saldo roku obrachunkowego

– 993

– 545

Źródło: Dane Centrum. Niniejsza tabela przedstawia skróconą wersję danych dostarczonych przez Centrum w jego własnych sprawozdaniach finansowych.


Tabela 4

Europejskie Centrum Rozwoju Szkolenia Zawodowego — Bilans na dzień 31 grudnia 2003 i na dzień 31 grudnia 2002 r.

(w tys. euro)

Aktywa

2003

2002

Pasywa

2003

2002

Aktywa trwałe (3)

 

 

Kapitał stały

 

 

Wartości niematerialne i prawne

14

Kapitał własny

5 704

6 007

Grunty i budynki

5 179

5 351

Saldo roku obrachunkowego

– 993

– 545

Urządzenia techniczne i majątek ruchomy

471

616

Suma

4 711

5 462

Finansowy majątek trwały, gwarancja

5

5

Zobowiązania długoterminowe

 

 

Suma

5 669

5 972

Zobowiązania z tytułu dochodów przydzielonych

277

Zapasy

 

 

Suma

277

Materiały biurowe

35

35

Zobowiązania krótkoterminowe

 

 

Suma

35

35

Zobowiązania z tytułu nieotrzymanych dochodów przydzielonych

315

661

Należności długoterminowe

 

 

Środki przeniesione w ramach tytułów I, II i III

3 939

2 832

Pożyczki udzielane pracownikom

3

9

Środki przeniesione w ramach dochodów przydzielonych

382

238

Dotacje Komisji

277

Środki zaległe

0

1 615

Suma

3

286

Wierzyciele różni

86

121

Należności krótkoterminowe

 

 

VAT/Inne podatki

90

73

Komisja

315

2 276

Odsetki bankowe do zwrotu do UE

64

0

Pozostałe zaliczki

37

94

Suma

4 876

5 540

VAT do odzyskania

34

23

Rozliczenia międzyokresowe

 

 

Dłużnicy różni

81

124

Płatności bieżące

0

226

Suma

467

2 517

Kwoty do ponownego wykorzystania

157

229

Środki pieniężne

 

 

Suma

157

455

Środki na rachunkach bankowych (4)

3 532

2 830

 

 

 

Gotówka

5

4

 

 

 

Konto zaliczkowe

33

90

 

 

 

Suma

3 570

2 924

 

 

 

Ogółem

9 744

11 734

Ogółem

9 744

11 734

Źródło: Dane Centrum. Niniejsza tabela przedstawia skróconą wersję danych dostarczonych przez Centrum w jego własnych sprawozdaniach finansowych.


(1)  pm: pour mémoire.

(2)  Dochody przydzielone z tytułu Phare nie zostały ujęte w początkowym budżecie Centrum, nie zostały też włączone do budżetu w drodze budżetu korygującego (patrz pkt 7 sprawozdania).

Uwaga: Podane sumy nie są dokładne w związku z zastosowanymi zaokrągleniami.

Źródło: Dane Centrum. Niniejsza tabela przedstawia skróconą wersję danych dostarczonych przez Centrum w jego własnych sprawozdaniach finansowych.

(3)  Środki trwałe zostały przedstawione w wartości netto. Dane za 2002 r. zostały przytoczone dla porównania.

(4)  Znaczna ilość środków na rachunkach bankowych pod koniec roku obrachunkowego jest wynikiem płatności dokonanych przez Komisję w celu sfinansowania transakcji, związane z którymi środki zostały przeniesione do następnego roku obrachunkowego.

Źródło: Dane Centrum. Niniejsza tabela przedstawia skróconą wersję danych dostarczonych przez Centrum w jego własnych sprawozdaniach finansowych.


ODPOWIEDZI CENTRUM

7.

Centrum powinno było sformalizować przyjęcie funduszy związanych z subsydium z państw nieczłonkowskich i kontraktem „Phare” w drodze uzupełniającego i korygującego budżetu.

8.

Niezbędna finansowa adaptacja spowodowana reformą finansową rozpoczęła się w 2003 r. i powinna zakończyć się w 2005 r. Jeśli chodzi o adaptację systemu rachunkowego, Centrum przeprowadza niezbędne zmiany zgodnie z wyznaczonymi priorytetami.

9.

Nie ma w tym nieprawidłowości, że system rachunkowy nie został jeszcze zalegalizowany. Ten stan rzeczy spowodowany jest zmianami, których należy dokonać w celu pełnego wdrożenia reformy rachunkowości. Legalizacja powinna mieć miejsce w roku 2005.

10.

Reforma i złożoność kwestii związanych z dostawą i zarządzaniem kontraktem w połączeniu z trudnościami przedstawionymi przez zdecentralizowany modus operandi, wzmocniły potrzebę scentralizowanego systemu dostawy i działań związanych z zarządzaniem kontraktem. W tym sensie, i na podstawie decyzji Dyrektora 2004/1, Służba ds. Prawnych i Zarządzania Kontraktami jest jedynie odpowiedzialna za bezpośrednie scentralizowane dostawy i zarządzanie kontraktami w Cedefop i, w ramach swoich uprawnień, zajmuje się wszystkimi formalnymi, prawnymi i administracyjnymi zadaniami związanymi z wszystkimi etapami i aspektami dostaw w Cedefop. W końcu, na podstawie dokumentacji przedstawionej przez Trybunał Obrachunkowy, Centrum chciałoby podkreślić, że procedury, które doprowadziły do przyznania wszystkich kontraktów, były zgodne z obowiązującymi przepisami.

11.

Odnośnie do kontraktów 2002/0117 (22 483 EUR), 2002/0143 (25 000 EUR) i 2003/0069 (32 257,50 EUR), Cedefop chciałby zwrócić uwagę na to, że: a) kontrakty 2002/0117 i 2002/0143 dotyczą roku 2002, b) kontrakty 2002/0117 i 2003/0069 zostały przyznane temu samemu wykonawcy, oraz c) wszystkie kontrakty, o których mowa powyżej, są kontraktami o niskiej wartości.

Lista podmiotów wezwanych do składania ofert na podstawie, której przyznano trzy wyżej wymienione kontrakty, była oparta na całej puli wykwalifikowanych potencjalnych wykonawców, którzy przystąpili do zaproszenia do składania ofert Cedefop nr AMI/VET/2000-1. Zgodnie z danymi dostarczonymi przez audytorów wezwania do składania ofert były skierowane do organizacji/osób fizycznych wybranych na podstawie obiektywnych i antydyskryminacyjnych kryteriów typowych dla każdego poszczególnego kontraktu, w sposób przewidziany w obowiązujących przepisach, a nie do wszystkich potencjalnych wykonawców znajdujących się w ww. puli. Wykonawcy, o których tutaj mowa, co mogą potwierdzić jure et facto dane dostarczone przez Trybunał Obrachunkowy, zostali zaakceptowani jako wykwalifikowani wykonawcy w ramach ww. zaproszenia do składania ofert. Pomimo że ich nazwy (imiona i nazwiska) nie pojawiły się na liście dostarczonej audytorom (w wyniku trudności związanych ze zdecentralizowanymi działaniami w tym czasie), ich status jako wykwalifikowanych potencjalnych wykonawców jest niepodważalny. Centrum chciałoby podkreślić, że procedury, które doprowadziły do przyznania ww. kontraktów, były zgodne z obowiązującymi przepisami.

12.

Administracja będzie miała na względzie uwagi przy opracowywaniu wewnętrznych procedur lub ich zmian.