30.12.2004   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 324/39


SPRAWOZDANIE

na temat rozliczeń Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok obrachunkowy 2003, wraz z odpowiedziami Urzędu

(2004/C 324/06)

SPIS TREŚCI

1

WSTĘP

2–5

OPINIA TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

6–9

UWAGI

Tabele 1–4

Odpowiedzi Urzędu

WSTĘP

1.

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności, zwany dalej „Urzędem”, został ustanowiony na mocy rozporządzenia (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r. (1). W 2002 r. zarządzanie finansowe Urzędem podlegało Komisji i nie prowadzono oddzielnej rachunkowości. Rok obrachunkowy 2003 był więc pierwszym rokiem obrachunkowym, w którym Urząd przejął pełną odpowiedzialność za swoje zarządzanie finansowe. Do głównych zadań Urzędu należy dostarczanie informacji naukowych będących podstawą do przygotowywania prawodawstwa wspólnotowego oraz zbieranie i analizowanie danych pozwalających na charakterystykę i kontrolę zagrożenia, a także informowanie o nim w sposób niezależny. Tabela 1 przedstawia w sposób skrótowy kompetencje i działania Urzędu na podstawie przekazanych przez niego informacji.

OPINIA TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

2.

Niniejsza opinia jest przedstawiana Parlamentowi Europejskiemu i Radzie na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (2).

3.

Trybunał zbadał roczne sprawozdania finansowe Urzędu za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. Zgodnie z art. 44 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady (1) za wykonanie budżetu odpowiada dyrektor wykonawczy. Dyrektor wykonawczy jest odpowiedzialny za sporządzenie i przedstawienie sprawozdań finansowych (3), zgodnie z wewnętrznymi przepisami finansowymi przyjętymi na podstawie art. 44 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 178/2002. Trybunał jest odpowiedzialny za ich kontrolę zgodnie z art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4.

Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie ze swoimi standardami i strategiami kontroli. Opierają się one na ogólnie przyjętych międzynarodowych standardach kontroli przystosowanych do specyfiki Wspólnoty. Trybunał zbadał dokumentację księgową i zastosował procedury kontroli, które uznał za niezbędne w danych okolicznościach.

5.

W ten sposób Trybunał uzyskał uzasadnione zapewnienie, że rozliczenia za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. są wiarygodne oraz że transakcje leżące u podstaw tych rozliczeń są jako całość legalne i prawidłowe. Uwagi przedstawione poniżej nie podważają opinii z kontroli wyrażonej przez Trybunał w niniejszym sprawozdaniu.

UWAGI

6.

Wykorzystanie środków za rok obrachunkowy 2003 oraz środków przeniesionych z poprzedniego roku obrachunkowego zostało przedstawione w tabeli 2. Wersja skrócona rachunku dochodów i wydatków oraz bilansu Urzędu za rok obrachunkowy 2003 została przedstawiona w tabelach 3 i 4.

7.

Artykuł 43 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego Urzędu stanowi, że księgowy zatwierdza systemy określone przez urzędnika zatwierdzającego służące dostarczaniu lub uzasadnianiu informacji księgowych. Takie zatwierdzenie nie miało miejsca.

8.

Dział personalny nie kontroluje systematycznie ustalania wysokości wynagrodzeń (w szczególności pensji) ani uprawnień finansowych nowo przyjętych pracowników.

9.

Badanie środowiska kontroli systemu informatycznego wykazało, że system ten powinien zostać wzmocniony w związku z planowanym rozszerzeniem działalności Urzędu.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniach w dniach 29 i 30 września 2004 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Juan Manuel FABRA VALLÉS

Prezes


(1)  Dz.U. L 31 z 1.2.2002, str. 1.

(2)  Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.

(3)  Na podstawie art. 83 ust. 3 rozporządzenia finansowego Urzędu, końcowe sprawozdania za rok obrachunkowy 2003 zostały sporządzone dnia 14 września 2004 r. i przekazane Trybunałowi Obrachunkowemu, który otrzymał je dnia 17 września 2004 r. Wersja skrócona tych sprawozdań jest przedstawiona w tabelach załączonych do niniejszego sprawozdania.


Tabela 1

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (siedziba tymczasowa: Bruksela, planowane przeniesienie do Parmy)

Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu

Kompetencje Urzędu

(rozporządzenie (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r.)

Zarządzanie

Środki udostępnione Urzędowi w 2003 r.

Produkty i usługi świadczone w 2003 r.

Swobodny przepływ środków spożywczych (Art. 37 Traktatu)

Wysoki poziom ochrony zdrowia, bezpieczeństwa, ochrony środowiska naturalnego i ochrony konsumentów, uwzględniający wszelkie zmiany oparte na faktach naukowych (Art. 95 Traktatu)

Wspólna polityka handlowa (Art. 133 Traktatu)

Zdrowie publiczne (Art. 152 ust. 4 lit. b Traktatu)

Cele

Zapewnienie doradztwa naukowego i wsparcia naukowo-technicznego w zakresie prawodawstwa i polityki Wspólnoty mającego bezpośredni lub pośredni wpływ na bezpieczeństwo żywności i pasz

Informowanie w sposób niezależny o ryzyku w zakresie bezpieczeństwa żywności

Przyczynianie się do utrzymania wysokiego poziomu ochrony zdrowia i życia ludzkiego

Zbieranie i analiza danych, które umożliwiają charakterystykę i monitorowanie ryzyka

Zadania

Doradztwo i badania naukowe

Wspieranie rozwoju jednolitych metodologii oceny ryzyka

Udzielanie wsparcia Komisji

Poszukiwanie, analiza i podsumowywanie niezbędnych danych naukowo-technicznych

Identyfikacja i charakterystyka powstającego ryzyka

Stworzenie sieci organizacji działających w podobnych obszarach

Pomoc naukowo-techniczna w zarządzaniu kryzysami

Umacnianie współpracy międzynarodowej

Dostarczanie opinii publicznej i zainteresowanym stronom wiarygodnych, obiektywnych i zrozumiałych informacji

Uczestnictwo w systemie wczesnego ostrzegania prowadzonym przez Komisję

1.

Zarząd

Skład

14 członków wyznaczonych przez Radę (w porozumieniu z Parlamentem Europejskim i z Komisją) oraz 1 przedstawiciel Komisji

Zadanie

Przyjęcie programu pracy i nadzór nad jego wykonaniem

2.

Dyrektor wykonawczy

Mianowany przez zarząd w oparciu o listę kandydatów zaproponowanych przez Komisję oraz po przesłuchaniu w Parlamencie Europejskim

3.

Forum doradcze

Skład

Po jednym przedstawicielu każdego Państwa Członkowskiego

Zadanie

Doradzanie dyrektorowi wykonawczemu

4.

Komitet naukowy i panele naukowe:

Przygotowywanie opinii naukowych Urzędu

5.

Kontrola zewnętrzna

Trybunał Obrachunkowy

6.

Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu

Parlament na wniosek Rady

Budżet ostateczny

12,6 mln euro, z czego wkład wspólnotowy: 99,7 %

Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2003 r.

49 stanowisk w planie zatrudnienia

Z czego obsadzonych: 27

+36 innych stanowisk (kontrakty pomocnicze, oddelegowani eksperci narodowi, personel lokalny, zewnętrzny personel tymczasowy)

Całkowite zatrudnienie: 63

Z czego:

zadania operacyjne: 33

administracyjne: 30

Urząd powołał komitet naukowy oraz wszystkie panele naukowe w czerwcu 2003 r. Od tego czasu do końca roku Urząd wydał 23 opinie publiczne.

W październiku Urząd zorganizował w Ostendzie (Belgia) seminarium z udziałem zainteresowanych stron, w celu ustalenia przyszłego sposobu realizacji przez Urząd postawionych przed nim zadań.

Forum doradcze odbyło 6 spotkań dotyczących utworzenia sieci organów krajowych. Spotkania miały na celu poprawę sytuacji w zakresie wymiany informacji z Urzędem oraz między Urzędem a odpowiednimi organami krajowymi.

Źródło: Informacje przekazane przez Urząd.


Tabela 2

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa żywności — Wykonanie budżetu za rok obrachunkowy 2003

(w mln euro)

Dochody

Wydatki

Źródło dochodów

Dochody wpisane w ostateczny budżet roku obrachunkowego

Dochody pobrane

Przeznaczenie wydatków

Środki w ramach budżetu ostatecznego

Środki przeniesione z poprzedniego roku obrachunkowego (1)

Dostępne środki (budżet 2003 i rok obrachunkowy 2002)

wpisane

przyznane na zobowiązania

wypłacone

przeniesione

anulowane

wpisane

wypłacone

anulowane

wpisane

przyznane na zobowiązania

wypłacone

przeniesione

anulowane

Dotacje wspólnotowe

12,6

10,0

Tytuł I

Personel

4,1

3,7

3,6

0,1

0,4

0,0

0,0

0,0

4,1

3,7

3,6

0,1

0,4

Inne dotacje

0,0

0,0

Tytuł II

Administracja

2,8

2,2

1,0

1,2

0,6

0,3

0,1

0,2

3,1

2,2

1,1

1,2

0,8

Inne dochody

p.m

0,0

Tytuł III

Działania operacyjne

5,7

4,0

1,1

2,9

1,7

0,1

0,1

0,0

5,8

4,0

1,2

2,9

1,7

Ogółem

12,6

10,0

Ogółem

12,6

9,9

5,7

4,2

2,7

0,4

0,2

0,2

13,0

9,9

5,9

4,2

2,9

Uwaga: Podane sumy nie są dokładne w związku z zastosowanymi zaokrągleniami.

Źródło: Dane Urzędu. Niniejsza tabela przedstawia skróconą wersję danych dostarczonych przez Urząd w jego własnych sprawozdaniach finansowych.


Tabela 3

Europejski Urząd Bezpieczeństwa Żywności — Rachunek dochodów i wydatków za rok obrachunkowy 2003

(w tys. euro)

 

2003

Dochody

Dotacje Komisji

10 284

Inne dochody

33

Ogółem dochody (a)

10 317

Wydatki

Personel — Tytuł I budżetu

Płatności

3 567

Środki przeniesione

149

Administracja — Tytuł II budżetu

Płatności

1 092

Środki przeniesione

1 189

Działania operacyjne — Tytuł III budżetu

Płatności

1 278

Środki przeniesione

2 895

Wydatki ogółem (b)

10 171

Wynik roku obrachunkowego (a – b)

146

Różnice kursowe

0

Saldo roku obrachunkowego

146

Uwaga: Podane sumy nie są dokładne w związku z zastosowanymi zaokrągleniami.

Źródło: Dane Urzędu.


Tabela 4

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności — Bilans na dzień 31 grudnia 2003 r.

(w tys. euro)

Aktywa

2003

Pasywa

2003

Aktywa trwałe

 

Kapitał stały

 

Wartości niematerialne i prawne

362

Kapitał własny

769

Urządzenia techniczne i majątek ruchomy

106

Saldo roku obrachunkowego

146

Sprzęt komputerowy

701

Suma

915

Umorzenia

– 401

Zobowiązania krótkoterminowe

 

Suma

769

Środki przeniesione automatycznie

4 233

Należności krótkoterminowe

 

Potrącenia z uposażeń

8

Zlecenia windykacji

1

Suma

4 241

Dłużnicy różni

2

Rozliczenia międzyokresowe

 

Suma

3

Kwoty do ponownego wykorzystania

6

Środki pieniężne

 

Suma

6

Środki pieniężne na rachunkach bankowych

4 342

 

 

Konto zaliczkowe

15

 

 

Suma

4 357

 

 

Rozliczenia międzyokresowe

33

 

 

Ogółem

5 162

Ogółem

5 162

Uwaga: Podane sumy nie są dokładne w związku z zastosowanymi zaokrągleniami.

Źródło: Dane Urzędu.


(1)  Urząd nie uwzględnił w swoich sprawozdaniach środków przeniesionych automatycznie i sposobu ich wykorzystania, argumentując, że funkcję urzędnika zatwierdzającego w odniesieniu do roku obrachunkowego 2002 pełniła Komisja. Jedynie środki z roku obrachunkowego 2002 podlegające przeniesieniu nieautomatycznemu były zarządzane i księgowane przez Urząd.

Uwaga: Podane sumy nie są dokładne w związku z zastosowanymi zaokrągleniami.

Źródło: Dane Urzędu. Niniejsza tabela przedstawia skróconą wersję danych dostarczonych przez Urząd w jego własnych sprawozdaniach finansowych.


ODPOWIEDZI URZĘDU

7.

Opis i zatwierdzenie systemów księgowości przeprowadzone zostanie w toku roku finansowego 2004.

8.

W wyniku dokonanych uwag, po dokonaniu sprawdzenia, kierownik wydziału kadr zatwierdził i opatrzył datą kategorie i stopnie zaszeregowania nowo zatrudnionych pracowników. Zatwierdzono również dane dotyczące indywidualnych praw pracowników.

9.

W marcu 2004 r. rozpoczęto wzmocnienie systemu informatycznego. Głównym celem tego przedsięwzięcia jest:

1)

zapewnienie niezawodności infrastruktury informatycznej,

2)

stworzenie, udokumentowanie i wprowadzenie procedur operacyjnych,

3)

racjonalizacja systemów oprogramowania informatycznego, procesów roboczych i przepływu informacji.

Działania te mają na celu umożliwić Urzędowi uzyskanie skutecznego systemu informatycznego przystosowanego do wzmożonej działalności.