21.9.2010   

ET

Euroopa Liidu Teataja

L 247/66


ÜHELT POOLT CARIFORUMi RIIKIDE NING TEISELT POOLT EUROOPA ÜHENDUSE JA SELLE LIIKMESRIIKIDE VAHELISE MAJANDUSPARTNERLUSLEPINGU ALUSEL LOODUD CARIFORUMi-ELi ÜHISNÕUKOGU OTSUS nr 1/2010,

17. mai 2010,

CARIFORUMi-ELi ühisnõukogu, CARIFORUMi-ELi kaubandus- ja arengukomitee ning erikomiteede töökorra vastuvõtmise kohta

(2010/562/EL)

CARIFORUMi-ELi ÜHISNÕUKOGU,

võttes arvesse ühelt poolt CARIFORUMi riikide ning teiselt poolt Euroopa Ühenduse ja selle liikmesriikide vahelist majanduspartnerluslepingut (edaspidi „leping”), mis allkirjastati 15. oktoobril 2008 Bridgetownis Barbadosel, eelkõige selle artiklit 227, artikli 228 lõiget 3, artikli 229 lõiget 1 ning artikli 230 lõikeid 2 ja 4,

ning arvestades järgmist:

(1)

Lepingus on sätestatud, et CARIFORUMi-ELi ühisnõukogu (edaspidi „ühisnõukogu”) peab vastu võtma oma töökorra ja kehtestama ka CARIFORUMi-ELi kaubandus- ja arengukomitee (edaspidi „kaubandus- ja arengukomitee”) töökorra.

(2)

Ühisnõukogu ning kaubandus- ja arengukomiteed abistavad nende ülesannete täitmisel tollikoostöö ja kaubanduse soodustamise erikomitee, mis on moodustatud lepingu artikli 36 alusel, ja muud erikomiteed, mida võib moodustada lepingu artikli 230 lõike 4 alusel. Seega on asjakohane kehtestada ka nende erikomiteede töökord,

ON TEINUD JÄRGMISE OTSUSE:

Artikkel 1

Ühisnõukogu ning kaubandus- ja arengukomitee töökord kehtestatakse vastavalt I ja II lisale.

Artikkel 2

1.   III lisas sätestatud töökorda kohaldatakse tollikoostöö ja kaubanduse soodustamise erikomitee ja muude erikomiteede suhtes, mida võib moodustada lepingu artikli 230 lõike 4 alusel.

2.   Need eeskirjad ei piira lepingus sätestatud või ühisnõukogus kokku lepitavate erieeskirjade kohaldamist.

Artikkel 3

Käesolev otsus jõustub 17. mail 2010.

Madrid, 17. mai 2010

CARIFORUMi riikide nimel

M. McCLEAN

Euroopa Liidu nimel

K. DE GUCHT


I LISA

Ühelt poolt CARIFORUMi riikide ning teiselt poolt Euroopa Ühenduse ja selle liikmesriikide vahelise majanduspartnerluslepingu alusel loodud

CARIFORUMI-ELI ÜHISNÕUKOGU TÖÖKORD

Artikkel 1

Koosseis ja eesistujad

1.   CARIFORUMi-ELi ühisnõukogu (edaspidi „ühisnõukogu”) koosseis vastab lepingu artikli 228 lõikele 1.

2.   Lepingu artikli 228 lõikes 2 osutatud ühiselt tegutsevate CARIFORUMi riikide esindajat nimetatakse „CARIFORUMi kõrgeks esindajaks”. Ühisnõukogu eesistujat teavitatakse CARIFORUMi kõrge esindaja määramisest ja kõigist sellega seotud muudatustest.

3.   Töökorras kasutatav mõiste „lepinguosalised” vastab lepingu artikli 233 lõikes 3 sätestatud määratlusele.

4.   Ühisnõukogu eesistujaks vähemalt ministrite tasandil on vaheldumisi 12 kuu kaupa Euroopa Liidu Nõukogu esindaja ja Euroopa Komisjoni esindaja EL poolelt ning CARIFORUMi riikide esindaja. Esimene eesistumise periood algab siiski ühisnõukogu esimese koosoleku toimumise kuupäeval ja lõpeb järgmise aasta 31. detsembril. Esimeseks eesistujaks on CARIFORUMi riikide esindaja.

Artikkel 2

Esindamine

1.   Vastavalt lepingu artikli 228 lõikele 5 võivad ühisnõukogu liikmed anda volituse enda esindamiseks.

2.   Liige, kes soovib, et teda asendaks asendusesindaja, teatab ühisnõukogu eesistujale enne asjaomast koosolekut asendusesindaja nime. Ühisnõukogu liikme asendusesindajal on kõik selle liikme õigused.

Artikkel 3

Vaatlejad

1.   Ühisnõukogu võib otsustada lubada osaleda alalistel vaatlejatel.

2.   Ühisnõukogu võib otsustada kutsuda täiendavalt ajutisi vaatlejaid.

3.   Ühisnõukogu võib otsustada kutsuda CARIFORUMi-ELi parlamentaarse komitee ja CARIFORUMi-ELi nõuandekomitee esindajaid teavitama ühisnõukogu vastavate komiteede tegevusest.

Artikkel 4

Koosolekud

1.   Ühisnõukogu tuleb kokku korrapäraste vaheaegade järel, mis ei ületa kahte aastat, ja erakorraliselt siis, kui asjaolud seda nõuavad, kui lepinguosalised nii kokku lepivad.

2.   Ühisnõukogu koosolekud peetakse mõlema lepinguosalise vahel kokku lepitud ajal ja kohas.

3.   Ühisnõukogu sekretär kutsub koosolekud kokku teatisega, mis avaldatakse vähemalt 35 päeva enne koosoleku toimumist, välja arvatud juhul, kui tegemist on erakorralise koosolekuga.

Artikkel 5

Delegatsioonid

Ühisnõukogu liikmetel võib kaasas olla ametnikke. Enne iga koosolekut tuleb ühisnõukogu eesistujale teatada allakirjutanud CARIFORUMi riikide, ELi poole delegatsioonide ja mis tahes vaatlejate kavandatav koosseis.

Artikkel 6

Sekretariaat

Euroopa Liidu Nõukogu peasekretariaat ja üks CARIFORUMi riikidest täidavad vaheldumisi 12 kuu kaupa ühisnõukogu sekretäri ülesandeid. Need ajavahemikud langevad kokku vastavalt ELi poole ja CARIFORUMi riikide eesistumisperioodiga.

Artikkel 7

Dokumendid

Kui ühisnõukogu arutelud põhinevad täiendavatel kirjalikel dokumentidel, tuleb need dokumendid nummerdada ja sekretär levitab neid ühisnõukogu dokumentidena.

Artikkel 8

Kirjavahetus

1.   Kõik ühisnõukogule adresseeritud kirjad saadetakse ühisnõukogu sekretärile.

2.   Sekretär tagab, et kõik ühisnõukogule adresseeritud kirjad saadetakse edasi ühisnõukogu eesistujale ja vajaduse korral edastatakse need artiklis 7 osutatud dokumentidena teistele ühisnõukogu liikmetele. Levitatavad dokumendid saadetakse Euroopa Komisjoni peasekretariaadile, Euroopa Liidu liikmesriikide alalistele esindustele Brüsselis ja CARIFORUMi kõrgele esindajale ning lepingu artikli 234 lõikes 1 osutatud iga allakirjutanud CARIFORUMi riigi kõrgele esindajale.

3.   Sekretär saadab ühisnõukogu eesistuja kirjad adressaatidele ja vajaduse korral edastab need artiklis 7 osutatud dokumentidena teistele ühisnõukogu liikmetele käesoleva artikli lõikes 2 osutatud adressaatide kaudu.

Artikkel 9

Koosoleku päevakord

1.   Iga koosoleku esialgse päevakorra koostab ühisnõukogu sekretär lepinguosaliste ja allakirjutanud CARIFORUMi riikide ettepanekute alusel. Ühisnõukogu sekretär edastab esialgse päevakorra koos asjakohaste dokumentidega artikli 8 lõikes 2 osutatud adressaatidele hiljemalt 21 päeva enne koosoleku algust.

2.   Esialgne päevakord sisaldab punkte, mille päevakorda lisamise taotluse koos asjakohaste dokumentidega on sekretär saanud hiljemalt 28 päeva enne koosoleku algust.

3.   Ühisnõukogu võtab päevakorra vastu iga koosoleku alguses. Esialgses päevakorras kajastamata punkti võib päevakorda lisada lepinguosaliste nõusolekul.

4.   Ühisnõukogu eesistuja võib kokkuleppel lepinguosalistega kutsuda teatavate küsimuste kohta teabe andmiseks koosolekutele eksperte.

5.   Lepinguosaliste kokkuleppel võib sekretär lühendada lõigetes 1 ja 2 nimetatud tähtaegu, et võtta arvesse konkreetse juhtumi asjaolusid.

Artikkel 10

Koosoleku protokoll

1.   Sekretär koostab tavaliselt kuu aja jooksul pärast koosolekut iga koosoleku kohta protokolli kavandi.

2.   Protokollis võetakse üldreeglina kokku iga päevakorrapunkt, täpsustades vajaduse korral:

a)

kõik ühisnõukogule esitatud dokumendid;

b)

kõik avaldused, mida ühisnõukogu liikmed on palunud protokolli kanda, ning

c)

tehtud otsused, antud soovitused, kokku lepitud seisukohad ja konkreetsetes küsimustes vastu võetud otsused.

3.   Protokoll sisaldab ka koosolekul osalenud ühisnõukogu liikmete või nende asendusesindajate nimekirja, neid saatvate delegatsiooniliikmete nimekirja ja koosolekul viibinud vaatlejate nimekirja.

4.   Mõlemad lepinguosalised kiidavad protokolli kirjalikult heaks kolme kuu jooksul pärast koosoleku toimumise kuupäeva. Kui protokoll on heaks kiidetud, allkirjastab sekretär protokolli kaks eksemplari ja kumbki lepinguosaline saab selle autentse dokumendi ühe eksemplari. Allkirjastatud protokolli koopiad saadetakse kõigile artikli 8 lõikes 2 osutatud adressaatidele.

Artikkel 11

Otsused ja soovitused

1.   Ühisnõukogu võtab kokkuleppe alusel vastu otsuseid ja soovitusi, nagu on sätestatud lepingu artiklis 229.

2.   Ühisnõukogu võib otsustada tõstatada iga lepingu raames esile kerkinud ning AKV riikidele ja ELile huvi pakkuva küsimuse Cotonou lepingu artiklis 15 sätestatud AKV-ELi ministrite nõukogus.

3.   Koosolekutevahelisel ajal võib ühisnõukogu lepinguosaliste nõusolekul otsuseid ja soovitusi vastu võtta kirjaliku menetluse teel. Kirjalik menetlus koosneb kirjavahetusest lepinguosaliste vahel. CARIFORUMi kõrge esindaja on pädev selliseid kirju vahetama ja kinnitama allakirjutanud CARIFORUMi riikide nõusolekut otsustega, kui ta on saanud igalt allakirjutanud CARIFORUMi riigilt kinnituse vastava otsusega nõusoleku kohta.

4.   Ühisnõukogu otsuseid ja soovitusi lepingu artikli 229 tähenduses nimetatakse vastavalt sõnadega „otsus” või „soovitus”, millele järgneb järjekorranumber, vastuvõtmise kuupäev ja teema kirjeldus. Igas otsuses on sätestatud selle jõustumise kuupäev.

5.   Ühisnõukogu otsuseid ja soovitusi kinnitab ELi poole nimel Euroopa Komisjoni esindaja ja CARIFORUMi riikide nimel CARIFORUMi kõrge esindaja.

6.   Otsused ja soovitused edastatakse ühisnõukogu dokumentidena kõigile artikli 8 lõikes 2 osutatud adressaatidele.

Artikkel 12

Avaldamine

1.   Ühisnõukogu koosolekud ei ole avalikud, kui ei ole otsustatud teisiti.

2.   Iga lepinguosaline või allakirjutanud CARIFORUMi riik võib otsustada avaldada ühisnõukogu otsuseid ja soovitusi oma ametlikus väljaandes.

Artikkel 13

Keeled

1.   Ühisnõukogu töökeeled on lepinguosaliste ühised ametlikud keeled, st inglise, hispaania, prantsuse ja hollandi keel.

2.   Ühisnõukogu viib arutelusid läbi ning võtab vastu otsuseid ja soovitusi lõikes 1 osutatud keeltes esitatud dokumentide ja ettepanekute alusel.

Artikkel 14

Kulud

1.   Lepinguosalised kannavad kõik ühisnõukogu koosolekutel osalemisega seotud kulud ise, sealhulgas tööjõu-, sõidu-, elamis-, posti- ja telekommunikatsioonikulud.

2.   Koosolekute korraldamise ja dokumentide paljundamisega seotud kulud kannab see lepinguosaline, kes on koosoleku võõrustaja.

3.   Kulud, mis on seotud koosolekute suulise tõlke ja dokumentide tõlkimisega ühisnõukogu töökeeltesse või töökeeltest, kannab see lepinguosaline, kes on koosoleku võõrustaja. Kulud, mis on seotud suulise ja kirjaliku tõlkega Euroopa Liidu institutsioonide teistesse ametlikesse keeltesse või nendest keeltest, kannab ELi pool.


II LISA

Ühelt poolt CARIFORUMi riikide ning teiselt poolt Euroopa Ühenduse ja selle liikmesriikide vahelise majanduspartnerluslepingu alusel loodud

CARIFORUMi-ELi KAUBANDUS- JA ARENGUKOMITEE TÖÖKORD

Artikkel 1

Koosseis ja eesistujad

1.   CARIFORUMi-ELi kaubandus- ja arengukomitee (edaspidi „kaubandus- ja arengukomitee”) moodustatakse lepingu artikli 230 kohaselt, ülesandega aidata CARIFORUMi-ELi ühisnõukogu (edaspidi „ühisnõukogu”) tema kohustuste täitmisel ja vastutada lepingu üldise rakendamise eest.

2.   Vastavalt lepingu artikli 230 lõikele 1 koosneb kaubandus- ja arengukomitee ühelt poolt Euroopa Liidu Nõukogu liikmete esindajatest ja Euroopa Komisjoni esindajatest ning teiselt poolt allakirjutanud CARIFORUMi riikide esindajatest, üldjuhul kõrgemate ametnike tasandil.

3.   Lepingu artikli 230 lõikes 1 osutatud ühiselt tegutsevate CARIFORUMi riikide esindajat nimetatakse „CARIFORUMi kõrgemaks esindajaks”. Kaubandus- ja arengukomitee eesistujat teavitatakse CARIFORUMi kõrgema esindaja määramisest ja kõigist sellega seotud muudatustest.

4.   Kaubandus- ja arengukomitee eesistujaks on vaheldumisi 12 kuu kaupa Euroopa Komisjoni kõrgemad ametnikud ELi poole nimel ning CARIFORUMi riikide kõrgemad ametnikud nende riikide nimel. Esimene eesistumisperiood langeb kokku ühisnõukogu esimese eesistumisperioodiga. Sellel ajavahemikul ja seejärel igal kaheteistkuulisel perioodil juhatab kaubandus- ja arengukomitee koosolekuid ühisnõukogu eesistujaks olev lepinguosaline. Esimeseks eesistujaks on CARIFORUMi riikide esindaja.

5.   Lisaks lepinguga kehtestatud eriülesannete täitmisele valmistab kaubandus- ja arengukomitee ette ühisnõukogu koosolekuid ja arutelusid, jälgib vajadusel ühisnõukogu otsuste ja soovituste elluviimist ning tagab üldiselt lepingu nõuetekohase toimimise. Komitee käsitleb kõiki ühisnõukogu poolt talle suunatud küsimusi ning mis tahes muid küsimusi, mis tekivad lepingu igapäevase rakendamise käigus.

6.   Kui lepingus osutatakse nõupidamise võimalusele, võib nõupidamine toimuda kaubandus- ja arengukomitees. Lepinguosaliste kokkuleppel võib nõupidamine jätkuda ühisnõukogus, kui lepingus ei ole sätestatud teisiti.

Artikkel 2

Esindamine

1.   Kaubandus- ja arengukomitee liikmed võivad anda volituse enda esindamiseks.

2.   Liige, kes soovib, et teda asendaks asendusesindaja, teatab kaubandus- ja arengukomitee eesistujale enne asjaomast koosolekut asendusesindaja nime. Kaubandus- ja arengukomitee liikme asendusesindajal on kõik selle liikme õigused.

Artikkel 3

Vaatlejad

1.   Kaubandus- ja arengukomitee võib otsustada lubada osaleda alalistel vaatlejatel.

2.   Kaubandus- ja arengukomitee võib otsustada kutsuda täiendavalt ajutisi vaatlejaid.

3.   Kaubandus- ja arengukomitee võib otsustada kutsuda CARIFORUMi-ELi parlamentaarse komitee ja CARIFORUMi-ELi nõuandekomitee esindajaid teavitama kaubandus- ja arengukomiteed vastavate komiteede tegevusest.

Artikkel 4

Koosolekud

1.   Kaubandus- ja arengukomitee tuleb kokku vähemalt üks kord aastas või lepinguosaliste kokkuleppel, kui asjaolud nõuavad. Lepinguosaliste kokkuleppel võivad kaubandus- ja arengukomitee koosolekud toimuda video- või telekonverentsina. Sellisel juhul lepivad lepinguosalised kokku, kuidas jagada selliste vahendite abil toimuva koosolekuga seotud kulud.

2.   Kaubandus- ja arengukomitee koosoleku kutsub kokku sekretär lepinguosaliste poolt kokku lepitud ajal ja kohas. Koosoleku kokkukutsumise teade avaldatakse hiljemalt 35 päeva enne koosoleku toimumist, välja arvatud erakorralistel juhtudel.

Artikkel 5

Delegatsioonid

Enne iga koosolekut teatatakse kaubandus- ja arengukomitee eesistujale koosolekul osalevate delegatsioonide kavandatav koosseis.

Artikkel 6

Sekretariaat

Euroopa Komisjon ja üks CARIFORUMi riikidest täidavad vaheldumisi 12 kuu kaupa kaubandus- ja arengukomitee sekretäri ülesandeid. Need ajavahemikud langevad kokku vastavalt ELi poole ja CARIFORUMi riikide eesistumisperioodiga.

Artikkel 7

Dokumendid

Kui kaubandus- ja arengukomitee arutelud põhinevad täiendavatel kirjalikel dokumentidel, tuleb need dokumendid nummerdada ja sekretär edastab need kaubandus- ja arengukomitee dokumentidena.

Artikkel 8

Kirjavahetus

Kogu kirjavahetus kaubandus- ja arengukomitee eesistujaga saadetakse kaubandus- ja arengukomitee sekretärile edastamiseks komitee liikmetele ning ühisnõukogu sekretärile ja eesistujale ning vajaduse korral ühisnõukogu liikmetele.

Artikkel 9

Koosoleku päevakord

1.   Kaubandus- ja arengukomitee sekretär koostab iga koosoleku esialgse päevakorra. See saadetakse koos asjakohaste dokumentidega kaubandus- ja arengukomitee liikmetele ning ühisnõukogu eesistujale ja sekretärile hiljemalt 21 päeva enne koosoleku toimumist.

2.   Esialgne päevakord sisaldab punkte, mille päevakorda lisamise taotluse koos asjakohaste dokumentidega on kaubandus- ja arengukomitee sekretär saanud hiljemalt 28 päeva enne koosoleku algust.

3.   Kaubandus- ja arengukomitee võtab päevakorra vastu iga koosoleku alguses. Esialgses päevakorras kajastamata punkti võib päevakorda lisada lepinguosaliste nõusolekul.

4.   Kaubandus- ja arengukomitee eesistuja võib kokkuleppel lepinguosalistega kutsuda koosolekutele eksperte teatavate küsimuste kohta teabe andmiseks.

5.   Kaubandus- ja arengukomitee eesistuja võib lepinguosaliste kokkuleppel lõigetes 1 ja 2 osutatud tähtaegu lühendada, et võtta arvesse konkreetse juhtumi asjaolusid.

Artikkel 10

Koosoleku protokoll

1.   Sekretär koostab tavaliselt kuu aja jooksul pärast koosolekut iga koosoleku kohta protokolli kavandi.

2.   Üldiselt märgitakse protokolli iga päevakorrapunkti kohta:

a)

kaubandus- ja arengukomiteele esitatud dokumendid;

b)

kõik avaldused, mida kaubandus- ja arengukomitee liikmed on palunud protokolli kanda; ning

c)

tehtud otsused, antud soovitused, kokku lepitud seisukohad ja konkreetsetes küsimustes vastu võetud otsused.

3.   Protokoll sisaldab ka koosolekul osalenud kaubandus- ja arengukomitee liikmete või nende asendusesindajate nimekirja, neid saatvate delegatsiooniliikmete nimekirja ja koosolekul viibinud vaatlejate nimekirja.

4.   Koosolekul osalenud CARIFORUMi kõrgem esindaja ja Euroopa Komisjoni kõrgem(ad) ametnik(ud) kiidavad protokolli kirjalikult heaks kahe kuu jooksul pärast koosoleku toimumise kuupäeva. Kui protokoll on heaks kiidetud, allkirjastab sekretär protokolli kaks eksemplari ja kumbki lepinguosaline saab selle autentse dokumendi ühe eksemplari. Allkirjastatud protokolli koopiad saadetakse kaubandus- ja arengukomitee liikmetele ning ühisnõukogu eesistujale ja sekretärile.

Artikkel 11

Otsused ja soovitused

1.   Kui kaubandus- ja arengukomitee on lepingu alusel volitatud vastu võtma otsuseid või soovitusi, nimetatakse neid vastavalt sõnadega „otsus” või „soovitus”, millele järgneb järjekorranumber, vastuvõtmise kuupäev ja teema kirjeldus. Igas otsuses on sätestatud selle jõustumise kuupäev.

2.   Iga kaubandus- ja arengukomitee tehtud otsuse puhul kohaldatakse mutatis mutandis ühisnõukogu töökorra artiklit 11.

3.   Kaubandus- ja arengukomitee otsused ja soovitused edastatakse artiklis 8 osutatud adressaatidele.

Artikkel 12

Avaldamine

1.   Kaubandus- ja arengukomitee koosolekud ei ole avalikud, kui ei ole otsustatud teisiti.

2.   Iga lepinguosaline või allakirjutanud CARIFORUMi riik võib otsustada avaldada kaubandus- ja arengukomitee otsuseid ja soovitusi oma ametlikus väljaandes.

Artikkel 13

Keeled

1.   Kaubandus- ja arengukomitee töökeeled on lepinguosaliste ühised ametlikud keeled, st inglise, hispaania, prantsuse ja hollandi keel.

2.   Kaubandus- ja arengukomitee viib läbi arutelusid ning võtab vastu otsuseid ja soovitusi lõikes 1 osutatud keeltes esitatud dokumentide ja ettepanekute alusel.

Artikkel 14

Kulud

1.   Lepinguosalised kannavad kõik kaubandus- ja arengukomitee koosolekutel osalemisega seotud kulud ise, sealhulgas tööjõu-, sõidu-, elamis-, posti- ja telekommunikatsioonikulud.

2.   Koosolekute korraldamise ja dokumentide paljundamisega seotud kulud kannab see lepinguosaline, kes on koosoleku võõrustaja.

3.   Kulud, mis on seotud koosolekute suulise tõlke ja dokumentide tõlkimisega kaubandus- ja arengukomitee töökeeltesse või töökeeltest, kannab see lepinguosaline, kes on koosoleku võõrustaja. Kulud, mis on seotud suulise ja kirjaliku tõlkega Euroopa Liidu institutsioonide teistesse ametlikesse keeltesse või nendest keeltest, kannab ELi pool.


III LISA

Ühelt poolt CARIFORUMi riikide ning teiselt poolt Euroopa Ühenduse ja selle liikmesriikide vahelise majanduspartnerluslepingu alusel loodud

ERIKOMITEEDE TÖÖKORD

Artikkel 1

Koosseis ja eesistujad

1.   Kui lepingus ei ole teisiti sätestatud või CARIFORUMi-ELi kaubandus- ja arengukomitees (edaspidi „kaubandus- ja arengukomitee”) teisiti kokku lepitud, koosneb erikomitee ühelt poolt Euroopa Komisjoni esindajatest ja Euroopa Liidu Nõukogu liikmete esindajatest ELi poolel ning teiselt poolt allakirjutanud CARIFORUMi riikide esindajatest.

2.   CARIFORUMi riigid volitavad ühe oma esindaja tegutsema nende nimel ja esitama nende seisukohti kõikides käesoleva lepinguga seotud küsimustes, mille kohta nad on sõlminud ühise tegutsemise kokkuleppe. Seda esindajat nimetatakse edaspidi CARIFORUMi esindajaks. Erikomitee eesistujat teavitatakse CARIFORUMi esindaja määramisest ja kõigist sellega seotud muudatustest.

3.   Erikomitee koosolekuid juhivad vaheldumisi Euroopa Komisjoni ametnik ja CARIFORUMi riigi ametnik.

Artikkel 2

Esindamine

1.   Erikomitee liikmed võivad anda volituse enda esindamiseks.

2.   Liige, kes soovib, et teda asendaks asendusesindaja, teatab erikomitee eesistujale enne asjaomast koosolekut asendusesindaja nime. Erikomitee liikme asendusesindajal on kõik selle liikme õigused.

Artikkel 3

Vaatlejad

1.   Erikomitee võib otsustada lubada osaleda alalistel vaatlejatel.

2.   Erikomitee võib otsustada kutsuda täiendavalt ajutisi vaatlejaid, sealhulgas CARIFORUMi-ELi parlamentaarse komitee ja CARIFORUMi-ELi nõuandekomitee esindajaid.

Artikkel 4

Koosolekud

1.   Kui lepingus ei ole sätestatud teisiti, toimuvad erikomitee koosolekud kummagi lepinguosalise taotlusel varem lepinguosaliste poolt kokku lepitud ajal ja kohas. Lepinguosaliste kokkuleppel võivad erikomitee koosolekud toimuda video- või telekonverentsina. Sellisel juhul lepivad lepinguosalised kokku, kuidas jagada selliste vahendite abil toimuva koosolekuga seotud kulud.

2.   Erikomitee sekretär kutsub erikomitee iga koosoleku kokku teatisega, mis avaldatakse vähemalt 35 päeva enne koosoleku toimumist, välja arvatud erakorralistel juhtudel.

Artikkel 5

Delegatsioonid

Enne iga koosolekut teatatakse erikomitee eesistujale koosolekul osalevate delegatsioonide kavandatav koosseis.

Artikkel 6

Sekretariaat

Euroopa Komisjon ja üks CARIFORUMi riikidest täidavad vaheldumisi 12 kuu kaupa erikomiteede sekretäri ülesandeid. Need ajavahemikud langevad kokku vastavalt ELi poole ja CARIFORUMi riikide eesistumisperioodiga.

Artikkel 7

Dokumendid

Kui erikomitee arutelud põhinevad täiendavatel kirjalikel dokumentidel, tuleb need dokumendid nummerdada ja sekretär edastab need vastava erikomitee dokumentidena.

Artikkel 8

Kirjavahetus

Kogu kirjavahetus erikomitee eesistujaga saadetakse vastava erikomitee sekretärile edastamiseks erikomitee liikmetele ning kaubandus- ja arengukomitee sekretärile ja eesistujale ning vajaduse korral kaubandus- ja arengukomitee liikmetele.

Artikkel 9

Koosoleku päevakord

1.   Erikomitee sekretär koostab iga koosoleku esialgse päevakorra. See saadetakse koos asjakohaste dokumentidega erikomitee liikmetele ning kaubandus- ja arengukomitee eesistujale ja sekretärile hiljemalt 21 päeva enne koosoleku toimumist.

2.   Esialgne päevakord sisaldab punkte, mille päevakorda lisamise taotluse koos asjakohaste dokumentidega on erikomitee sekretär saanud hiljemalt 28 päeva enne koosoleku algust.

3.   Erikomitee võtab päevakorra vastu iga koosoleku alguses. Esialgses päevakorras kajastamata punkti võib päevakorda lisada lepinguosaliste nõusolekul.

4.   Erikomitee eesistuja võib lepinguosaliste kokkuleppel lõigetes 1 ja 2 osutatud tähtaegu lühendada, et võtta arvesse konkreetse juhtumi asjaolusid.

5.   Erikomitee eesistuja võib kokkuleppel lepinguosalistega kutsuda koosolekutele eksperte teatavate küsimuste kohta teabe andmiseks.

Artikkel 10

Koosoleku protokoll

1.   Sekretär koostab tavaliselt kuu aja jooksul pärast koosolekut iga koosoleku kohta protokolli kavandi.

2.   Üldiselt märgitakse protokolli iga päevakorrapunkti kohta:

a)

erikomiteele esitatud dokumendid;

b)

kõik avaldused, mida erikomitee liikmed on palunud protokolli kanda, ning

c)

tehtud otsused, antud soovitused, kokku lepitud seisukohad ja konkreetsetes küsimustes vastu võetud otsused.

3.   Protokoll sisaldab ka koosolekul osalenud erikomitee liikmete või nende asendusesindajate nimekirja, neid saatvate delegatsiooniliikmete nimekirja ja koosolekul viibinud vaatlejate nimekirja.

4.   Koosolekul osalenud CARIFORUMi esindaja ja Euroopa Komisjoni ametnik kiidavad protokolli kirjalikult heaks ühe kuu jooksul pärast koosoleku toimumise kuupäeva. Kui protokoll on heaks kiidetud, allkirjastab sekretär protokolli kaks eksemplari ja kumbki lepinguosaline saab selle autentse dokumendi ühe eksemplari. Allkirjastatud protokolli koopiad saadetakse erikomitee liikmetele ning kaubandus- ja arengukomitee eesistujale ja sekretärile.

Artikkel 11

Otsused ja soovitused

1.   Kui erikomitee on lepingu või komitee loomist käsitleva ühisnõukogu otsuse alusel volitatud vastu võtma otsuseid või soovitusi, nimetatakse neid vastavalt sõnadega „otsus” ja „soovitus”, millele järgneb järjekorranumber, vastuvõtmise kuupäev ja teema kirjeldus. Igas otsuses on sätestatud selle jõustumise kuupäev.

2.   Kõigi erikomitee antud soovituste ja tehtud otsuste puhul kohaldatakse mutatis mutandis ühisnõukogu töökorra artiklit 11.

3.   Erikomiteede otsused ja soovitused edastatakse artiklis 8 nimetatud adressaatidele.

Artikkel 12

Avaldamine

1.   Erikomiteede koosolekud ei ole avalikud, kui ei ole otsustatud teisiti.

2.   Iga lepinguosaline või allakirjutanud CARIFORUMi riik võib otsustada avaldada erikomitee otsuseid ja soovitusi oma ametlikus väljaandes.

Artikkel 13

Keeled

1.   Erikomiteede töökeeled on lepinguosaliste ühised ametlikud keeled, st inglise, hispaania, prantsuse ja hollandi keel.

2.   Erikomiteed viivad arutelusid läbi ning võtavad vastu otsuseid ja soovitusi lõikes 1 osutatud keeltes esitatud dokumentide ja ettepanekute alusel.

Artikkel 14

Kulud

1.   Lepinguosalised kannavad kõik erikomiteede koosolekutel osalemisega seotud kulud ise, sealhulgas tööjõu-, sõidu-, elamis-, posti- ja telekommunikatsioonikulud.

2.   Koosolekute korraldamise ja dokumentide paljundamisega seotud kulud kannab see lepinguosaline, kes on koosoleku võõrustaja.

3.   Kulud, mis on seotud koosolekute suulise tõlke ja dokumentide tõlkimisega erikomitee töökeeltesse või töökeeltest, kannab see lepinguosaline, kes on koosoleku võõrustaja. Kulud, mis on seotud suulise ja kirjaliku tõlkega Euroopa Liidu institutsioonide teistesse ametlikesse keeltesse või nendest keeltest, kannab ELi pool.

Artikkel 15

Aruandlus

Erikomiteed annavad aru kaubandus- ja arengukomiteele.