DECLARAÇÃO DE PRIVACIDADE para a proteção de dados pessoais relativos aos PROCEDIMENTOS DE ADJUDICAÇÃO DE CONTRATOS NO SERVIÇO DAS PUBLICAÇÕES

Contexto e responsável pelo tratamento

Pelo facto de recolher e tratar dados pessoais, o Serviço das Publicações está sujeito ao Regulamento (CE) n.° 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de dezembro 2000, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados.

As operações de tratamento estão sob a responsabilidade do Chefe de Unidade «Concursos, Contratos e Direitos de Autor», que age como responsável pelo tratamento dos dados, indicado no convite à manifestação de interesse ou no convite à apresentação de propostas, no que se refere à recolha e ao tratamento de dados pessoais.

II. Que informações pessoais recolhemos, para que efeitos, com que bases jurídicas e por que meios técnicos?

Tipos de dados pessoais

Os dados pessoais recolhidos e tratados dizem respeito a candidatos ou concorrentes e respetivo pessoal ou subcontratantes (pessoas singulares). A informação pode dizer respeito aos seguintes dados:

  • Nome, sexo, graus académicos e títulos profissionais, funções, nacionalidade, idade, naturalidade e data de nascimento.
  • Dados de contacto (endereço eletrónico, número de telefone profissional, número de telemóvel, número de fax, endereço postal, empresa e serviço, país de residência, endereço Internet).
  • Certificados de contribuições para a segurança social e de impostos pagos, certidões do registo criminal.
  • Referências da conta bancária (códigos IBAN e BIC), número de IVA, número de passaporte, número de bilhete de identidade, número de segurança social nacional.
  • Informações para efeitos de avaliação face aos critérios de seleção ou de elegibilidade: conhecimentos especializados, competências técnicas e de línguas, habilitações académicas, experiência profissional, incluindo informações sobre emprego atual e empregos passados.
  • Declaração de honra pela qual se ateste que os candidatos ou concorrentes não se encontram em nenhuma das situações de exclusão referidas nos artigos 106.º e 107.º do Regulamento Financeiro (ver Bases jurídicas, abaixo).

Objetivo

Após a receção da sua manifestação de interesse ou proposta pela Unidade «Concursos, Contratos e Direitos de Autor», os seus dados pessoais são recolhidos e tratados para efeitos de gestão e administração dos procedimentos de seleção de candidatos ou de adjudicação de contratos por parte do Serviço das Publicações.

 

Bases jurídicas

As bases jurídicas para as operações de tratamento de dados pessoais são:

  • Regulamento (UE, Euratom) n.° 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2002, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União e que revoga o Regulamento (CE, Euratom) n.° 1605/2002 («Regulamento Financeiro»);
  • Regulamento Delegado (UE) n.° 1268/2012 da Comissão, de 29 de outubro de 2012, sobre as normas de execução do Regulamento (UE, Euratom) n.° 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União («Normas de Execução»).

Meios técnicos

Os seus dados pessoais são fornecidos ao preencher o formulário de registo no portal eTendering e pela apresentação de manifestação de interesse ou de proposta.

A informação é recolhida em ficheiros que são armazenados num sistema seguro e isolado. A informação é tratada pelo pessoal do Serviço das Publicações e transferida para os sistemas do Serviço das Publicações, tal como descrito na secção IV infra, sob a responsabilidade do funcionário responsável pelo tratamento referido no convite à manifestação de interesse ou no convite à apresentação de propostas.

Quem tem acesso aos seus dados pessoais e a quem poderão estes ser comunicados?

Para os efeitos acima descritos, o acesso aos seus dados pessoais é dado às seguintes pessoas, sem prejuízo de uma eventual transmissão aos organismos encarregados de uma missão de acompanhamento ou inspeção ao abrigo da legislação da União Europeia:

  • Membros do pessoal, peritos externos e contratantes que trabalham em nome das Instituições Europeias na gestão do procedimento de adjudicação de contratos, avaliação de propostas e execução do contrato e organismos encarregados de uma missão de acompanhamento ou inspeção em aplicação da legislação da UE (por exemplo, auditorias internas, Painel sobre Irregularidades Financeiras, Organismo Europeu de Luta Antifraude – OLAF).
  • Membros do público: no caso de lhe ser adjudicado um contrato pela Comissão, os seus dados pessoais serão tornados públicos, em conformidade com a obrigação da Comissão de publicar informações sobre os resultados dos procedimentos de adjudicação de contratos (artigo 103.º do Regulamento Financeiro). A informação em questão consiste, em particular, no seu nome e endereço, no montante concedido e na designação do projeto para o qual lhe é adjudicado o contrato. Essa informação será publicada no Suplemento S do Jornal Oficial da União Europeia e/ou no sítio web da Comissão.

IV. Como protegemos as informações que lhe dizem respeito?

Os dados pessoais recolhidos e todas as informações conexas são armazenados após o encerramento do procedimento de adjudicação do contrato nas instalações e nos servidores do Serviço das Publicações e noutras instituições, serviços ou organismos da União Europeia. As instalações do Serviço das Publicações e as operações de todos os seus servidores respeitam as decisões da Comissão em matéria de segurança e as disposições determinadas pela Direção de Segurança da Direção-Geral dos Recursos Humanos e da Segurança.

V. Como pode verificar, alterar ou apagar os seus dados pessoais?

Se desejar verificar os seus dados pessoais armazenados pelo responsável do tratamento de dados, modificá-los, corrigi-los ou apagá-los, queira contactá-lo através do endereço indicado no convite à manifestação de interesse ou no convite à apresentação de propostas, especificando claramente o objeto do pedido. Qualquer correção dos seus dados pessoais será tida em consideração do ponto de vista da proteção de dados.

Chama-se a atenção para as consequências de um pedido de supressão, uma vez que este pode levar a uma alteração nos termos do concurso e à exclusão, tal como previsto no artigo 160.° das Normas de Execução (ver base jurídica na secção II supra).

Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?

  • Os ficheiros relativos aos procedimentos de concurso, incluindo dados pessoais, são mantidos na Unidade «Concursos, Contratos e Direitos de Autor» até que o procedimento esteja concluído, e nos arquivos por um período de 10 anos a contar da assinatura do contrato. As propostas dos concorrentes preteridos são conservadas durante 5 anos a contar da assinatura do contrato. Os dados de contacto (em formato eletrónico) de concorrentes que participam regularmente nos concursos são conservados por razões de ordem prática. Os dados de contacto que não tenham sido utilizados ao longo de 5 anos são suprimidos do sistema.
  • Os seus dados pessoais são conservados até ao termo de uma eventual auditoria, se esta tiver tido início antes do termo do período mencionado supra.
  • Transcorrido o prazo mencionado supra, os ficheiros da proposta que contêm dados pessoais são selecionados por amostragem para ser enviados para os arquivos históricos da Comissão para conservação prolongada. Os ficheiros não incluídos na amostragem são destruídos.

 

VII. Pontos de contacto para questões e reclamações

Para quaisquer questões relacionadas com os seus direitos, não hesite em contactar o responsável pelo tratamento de dados através do endereço indicado no convite à manifestação de interesse ou no anúncio de concurso, especificando claramente o objeto do pedido.

Qualquer informação relativa ao tratamento dos seus dados pessoais é inscrita no registo do responsável pela proteção de dados da Comissão:          
http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/index_en.htm

VIII. Vias de recurso

Em caso de conflito, as reclamações podem ser dirigidas ao
responsável pela proteção de dados da Comissãoou à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.