OŚWIADCZENIE O POLITYCE OCHRONY PRYWATNOŚCI dotyczące ochrony danych osobowych w związku z PROCEDURAMI UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PRZEZ URZĄD PUBLIKACJI

I. Kontekst i administrator danych

Urząd Publikacji gromadzi i przetwarza dane osobowe i dlatego podlega rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych.

Za operacje związane z przetwarzaniem danych, w odniesieniu do zbierania i przetwarzania danych osobowych, odpowiada kierownik działu odpowiedzialnego za zaproszenia do składania ofert, umowy i prawa autorskie, pełniący funkcję administratora danych, wskazany w zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania lub w zaproszeniu do składania ofert.

II. Jakiego rodzaju dane osobowe gromadzimy, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej i przy użyciu jakich środków technicznych?

Rodzaje danych osobowych

Gromadzone, a następnie przetwarzane dane dotyczą kandydatów lub oferentów oraz ich pracowników lub podwykonawców (osób fizycznych). Mogą one obejmować następujące dane:

  • Nazwisko, płeć, stopnie akademickie i tytuły zawodowe, stanowisko, narodowość, wiek, miejsce i data urodzenia.
  • Dane kontaktowe (adres e-mail, służbowy numer telefonu, numer telefonu komórkowego, numer faksu, adres pocztowy, przedsiębiorstwo i dział, kraj siedziby, adres strony internetowej).
  • Zaświadczenia dotyczące opłacenia składek na ubezpieczenie społeczne i podatków, wyciągi z rejestrów sądowych.
  • Numery rachunków bankowych (kody IBAN i BIC), numer VAT, numer paszportu, numer dowodu tożsamości, numer ubezpieczenia społecznego.
  • Informacje potrzebne do oceny kryteriów wyboru lub kryteriów kwalifikowalności dotyczących: wiedzy specjalistycznej, umiejętności technicznych i znajomości języków, wykształcenia, doświadczenia zawodowego, w tym szczegółów dotyczących zatrudnienia obecnie i w przeszłości.
  • Oświadczenie, że kandydaci lub oferenci nie znajdują się w jednej z sytuacji powodujących wykluczenie, o których mowa w art. 106 i 107 rozporządzenia finansowego (zob. podstawa prawna przytoczona w pkt II poniżej).

Cel

Po otrzymaniu wyrażenia zainteresowania lub oferty przez dział odpowiedzialny za zaproszenia do składania ofert, umowy i prawa autorskie dane osobowe są gromadzone i przetwarzane do celów zarządzania i administrowania procesem wyboru kandydatów lub procedurami udzielania zamówień przez Urząd Publikacji.

 

Podstawa prawna

Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią:

  • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 („rozporządzenie finansowe”).
  • Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268//2012 z dnia 29 października 2012 r. w sprawie zasad stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 996/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii („zasady stosowania”).

Środki techniczne

Swoje dane osobowe podają Państwo, wypełniając formularz zgłoszenia znajdujący się na portalu e-Tendering i składając wyrażenie zainteresowania lub ofertę.

Informacje te gromadzone są w plikach lub aktach, które przechowuje się w osobnym bezpiecznym systemie. Informacje przetwarzane są przez pracowników Urzędu Publikacji i przenoszone do systemów Urzędu Publikacji, jak opisano w pkt IV poniżej, pod kontrolą administratora danych, określonego w zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania lub w zaproszeniu do składania ofert.

III. Kto ma dostęp do Państwa danych i komu są one ujawniane?

Do celów szczegółowo wymienionych powyżej dostęp do Państwa danych osobowych mają następujące osoby, bez uszczerbku dla ewentualnego przekazania tych danych organom odpowiadającym za monitorowanie lub prowadzenie inspekcji zgodnie z przepisami Unii Europejskiej:

  • Personel, a także eksperci zewnętrzni i podwykonawcy, którzy pracują na rzecz instytucji europejskich, do celów zarządzania procedurą udzielania zamówień, oceny ofert i realizacji kontraktu, oraz organy, którym powierzono zadania monitorowania lub kontroli zgodnie z prawem UE (np. audyt wewnętrzny, zespół ds. nieprawidłowości finansowych oraz Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych OLAF).
  • Członkowie społeczeństwa: w przypadku udzielenia Państwu przez Komisję zamówienia Państwa dane osobowe zostaną podane do wiadomości publicznej zgodnie z nałożonym na Komisję obowiązkiem publikowania informacji o wynikach procedury udzielania zamówienia (art. 103 rozporządzenia finansowego). Dane te obejmą w szczególności Państwa nazwisko i adres, kwotę zamówienia oraz nazwę projektu, w ramach którego udzielono zamówienia. Dane zostaną opublikowane w serii S Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej lub na stronie internetowej Komisji.

IV. Jak chronimy i przechowujemy przekazane przez Państwa informacje?

Zgromadzone dane osobowe i wszystkie pokrewne informacje są przechowywane po zamknięciu procedury przetargowej w pomieszczeniach i na serwerach Urzędu Publikacji i innych instytucji, służb lub organów Unii Europejskiej. Siedziba Urzędu Publikacji i działanie wszystkich jego serwerów są zgodne z decyzjami Komisji dotyczącymi bezpieczeństwa oraz przepisami ustanowionymi przez Dyrekcję ds. Bezpieczeństwa Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa.

V. Jak można sprawdzić, zmienić lub usunąć informacje o sobie?

Jeżeli pragną Państwo sprawdzić, jakie Państwa dane osobowe przechowywane są przez właściwego administratora danych, zmodyfikować je, poprawić lub usunąć, proszę skorzystać z danych kontaktowych podanych w zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania lub w zaproszeniu do składania ofert, wyraźnie formułując Państwa wniosek. Wszelkie korekty Państwa danych osobowych będą brane pod uwagę z uwzględnieniem ochrony danych.

Szczególną uwagę zwraca się na konsekwencje wniosku o usunięcie danych, ponieważ może to prowadzić do zmiany warunków oferty i do wykluczenia zgodnie z art. 160 zasad stosowania (zob. podstawa prawna w pkt II powyżej).

VI. Jak długo przechowywane są Państwa dane?

  • Dokumentacja odnosząca się do udziału w procedurach przetargowych, w tym dane osobowe, przechowywane są w dziale odpowiedzialnym za zaproszenia do składania ofert, umowy i prawa autorskie aż do zakończenia procedury, a następnie w archiwach przez okres 10 lat od podpisania umowy. Oferty od oferentów, którzy nie zostali wybrani, przechowywane są przez okres 5 lat od podpisania umowy. Dane kontaktowe (w formie elektronicznej) oferentów, którzy regularnie biorą udział w zaproszeniach do składania ofert, zachowywane są z powodów praktycznych. Dane kontaktowe, których nie wykorzystano od 5 lat, są usuwane z systemu.
  • Dane osobowe są przechowywane do zakończenia ewentualnego audytu, o ile rozpoczął się on przed upływem wymienionego wyżej okresu.
  • Po upłynięciu okresu, o którym mowa powyżej, dokonuje się doboru próby dokumentacji przetargowej zawierającej dane osobowe w celu wysłania do archiwów historycznych Komisji i dalszego przechowywania. Dokumentacja nieobjęta próbą jest niszczona.

 

VII. Z kim można się skontaktować w przypadku pytań lub skarg?

W celu uzyskania odpowiedzi na pytania dotyczące przysługujących Państwu praw prosimy skontaktować się z administratorem danych, korzystając z danych kontaktowych, znajdujących się w zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania lub w zaproszeniu do składania ofert, wyraźnie określając, czego dotyczy Państwa wniosek.

Wszelkie informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych przedstawiono w rejestrze inspektora ochrony danych w Komisji:          
http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/index_en.htm

VIII. Odwołania

W razie sporów skargi można kierować do
inspektora ochrony danych w Komisji lub do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.