OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

To oświadczenie o ochronie prywatności zawiera informacje o przetwarzaniu i ochronie danych osobowych.

Operacja przetwarzania danych: Zintegrowany system zarządzania logistyką (ILMS)

Administrator danych: Urząd Publikacji Unii Europejskiej, dział D.4 „Druk i Dystrybucja”

Numer w rejestrze: DPR-EC-00515

Spis treści

1. Wprowadzenie
2. Dlaczego i jak przetwarzamy dane osobowe?
3. Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane osobowe?
4. Jakie dane osobowe gromadzimy i przetwarzamy?
5. Jak długo przechowujemy dane osobowe?
6. Jak chronimy i zabezpieczamy dane osobowe?
7. Kto ma dostęp do danych osobowych i komu są one ujawniane?
8. Jakie prawa przysługują użytkownikom i jak mogą ich dochodzić?
9. Dane kontaktowe
10. Gdzie można znaleźć więcej informacji?

Wprowadzenie

Komisja Europejska (zwana dalej „Komisją”) jest zobowiązana do ochrony danych osobowych i do poszanowania prywatności użytkowników. Komisja gromadzi i przetwarza dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych (uchylającym rozporządzenie (WE) nr 45/2001).

W tym oświadczeniu o ochronie prywatności wyjaśniamy, dlaczego przetwarzamy dane osobowe, w jaki sposób je gromadzimy i przetwarzamy oraz jak zapewniamy ich ochronę, a także w jaki sposób pozyskiwane informacje są wykorzystywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dotyczą dane, w odniesieniu do tych danych. Podajemy w nim również dane kontaktowe odpowiedniego administratora danych, u którego użytkownicy mogą dochodzić swoich praw, inspektora ochrony danych i Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.

Przedstawione poniżej informacje dotyczą operacji przetwarzania danych „Zintegrowany system zarządzania logistyką (ILMS)” prowadzonej przez dział D.4 „Druk i Dystrybucja” w Urzędzie Publikacji Unii Europejskiej.

Dlaczego i jak przetwarzamy dane osobowe?

Cel przetwarzania danych: Dział D.4 „Druk i Dystrybucja” w Urzędzie Publikacji gromadzi i wykorzystuje dane osobowe w celu umożliwienia Urzędowi Publikacji zarządzania zapasami, realizacji zamówień i świadczenia użytkownikom zamówionych usług logistycznych.

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do celów zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.

Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane osobowe?

Przetwarzamy dane osobowe, ponieważ:

– przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej instytucji lub organowi Unii

oraz

– osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.

Podstawa prawna operacji przetwarzania danych: uprawnienia Urzędu Publikacji, decyzja (2009/496/WE, Euratom) Parlamentu Europejskiego, Rady, Komisji, Trybunału Sprawiedliwości, Trybunału Obrachunkowego, Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego i Komitetu Regionów z dnia 26 czerwca 2009 r. w sprawie organizacji i działania Urzędu Publikacji Unii Europejskiej.

Jakie dane osobowe gromadzimy i przetwarzamy?

W ramach operacji przetwarzania danych dział D.4 „Druk i Dystrybucja” w Urzędzie Publikacji gromadzi następujące kategorie danych osobowych:

1. Dane dotyczące zarejestrowanych użytkowników (wraz z identyfikatorem użytkownika i hasłem dostępu do systemu ILMS); dane wymagane do uzyskania dostępu i zarządzania ID użytkownika:

• nazwa użytkownika
• profil użytkownika
• ID użytkownika
• numer telefonu
• adres e-mail
• adres wysyłki
• adresy fakturowania (tylko dla użytkowników Advance Shipment Notice [ASN])
• jednostka administracyjna (tylko dla pracowników UE)
• nazwa przedsiębiorstwa (tylko dla dostawców usług drukowania)
• preferowany język (można zmienić przy każdym połączeniu z „ILMS”)

2. Dane gromadzone w celu zarządzania zleceniami na publikacje:

• nazwa odbiorcy
• adres dostawy
• tytuły i numery katalogowe zamawianych publikacji
• numer telefonu (obowiązkowy tylko w przypadku pilnych dostaw)
• numer telefonu odbiorcy (obowiązkowy tylko w przypadku pilnych dostaw)
• adres e-mail

Przekazanie danych osobowych jest warunkiem świadczenia usług.

Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Dział D.4 „Druk i Dystrybucja” w Urzędzie Publikacji przechowuje dane osobowe wyłącznie przez czas niezbędny do realizacji celu gromadzenia i przetwarzania danych, czyli przez 10 lat od daty zamówienia.

Jak chronimy i zabezpieczamy dane osobowe?

Wszystkie dane osobowe w formacie elektronicznym (wiadomości e-mail, dokumenty, bazy danych, załączone zbiory danych itp.) są przechowywane na serwerach Komisji Europejskiej albo na serwerach jej podwykonawców. Wszystkie operacje przetwarzania danych są przeprowadzane zgodnie z decyzją Komisji (UE, Euratom) 2017/46 z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych w Komisji Europejskiej.

Podczas przetwarzania danych w imieniu Komisji podwykonawcy Komisji muszą przestrzegać specjalnej klauzuli umownej, a także obowiązków w zakresie poufności danych wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych – rozporządzenia (UE) 2016/679.

W celu ochrony danych osobowych Komisja wprowadziła szereg środków technicznych i organizacyjnych. Środki techniczne obejmują m.in. odpowiednie działania w zakresie bezpieczeństwa online, ryzyka utraty danych, zmiany danych lub nieuprawnionego dostępu, z uwzględnieniem ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych oraz charakteru przetwarzanych danych. Środki organizacyjne obejmują ograniczenie dostępu do danych osobowych – dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione, które z uzasadnionych względów muszą mieć do nich dostęp w celu ich przetwarzania.

Kto ma dostęp do danych osobowych i komu są one ujawniane?

Dostęp do danych osobowych mają pracownicy Komisji odpowiedzialni za prowadzenie danej operacji przetwarzania danych oraz upoważnieni pracownicy zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. Pracownicy ci przestrzegają regulaminowych, a także – w razie potrzeby – dodatkowych zobowiązań do zachowania poufności.

Jakie prawa przysługują użytkownikom i jak mogą ich dochodzić?

Jako „osoby, których dane dotyczą”, użytkownicy mają szczególne prawa na podstawie rozdziału III (art. 14–25) rozporządzenia (UE) 2018/1725, w szczególności prawo do dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia oraz prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych. W stosownych przypadkach użytkownicy mają również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych i prawo do przenoszenia danych.

Użytkownikom przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, które odbywa się zgodnie z prawem na podstawie art. 5 ust. 1 lit. a).

Użytkownicy wyrażają zgodę na przekazanie danych osobowych działowi D.4 „Druk i Dystrybucja” w Urzędzie Publikacji na potrzeby tej operacji przetwarzania danych. Zgodę tę można wycofać w dowolnym momencie poprzez powiadomienie administratora danych. Wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych przed wycofaniem zgody.

Aby skorzystać z przysługujących mu praw, użytkownik może skontaktować się z administratorem danych lub, w przypadku konfliktu, z inspektorem ochrony danych. W razie potrzeby można również zwrócić się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Dane kontaktowe podano poniżej w pkt 9.

Podczas korzystania z tych praw w przypadku operacji przetwarzania należy w przesłanym wniosku podać opis operacji (tzn. numer referencyjny wskazany poniżej w pkt 10).

Dane kontaktowe

• Administrator danych

Aby skorzystać z praw na podstawie rozporządzenia (UE) 2018/1725 lub przesłać uwagi, pytania lub zastrzeżenia, ewentualnie aby złożyć skargę w związku z gromadzeniem i wykorzystywaniem danych osobowych, należy skontaktować się z administratorem danych: Dział D.4 „Druk i Dystrybucja” w Urzędzie Publikacji, info@publications.europa.eu.

• Inspektor ochrony danych Komisji Europejskiej

W kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych na podstawie rozporządzenia (UE) 2018/1725 można skontaktować się z inspektorem ochrony danych (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Europejski Inspektor Ochrony Danych (EIOD)

Osoby, których dotyczą dane, mają prawo odwołać się (wnieść skargę) do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (edps@edps.europa.eu), jeżeli uznają, że ich prawa wynikające z rozporządzenia (UE) 2018/1725 zostały naruszone w wyniku przetwarzania danych osobowych przez administratora danych.

Gdzie można znaleźć więcej informacji?

Inspektor ochrony danych Komisji publikuje rejestr wszystkich udokumentowanych i zgłoszonych mu operacji przetwarzania danych osobowych przez Komisję. Rejestr ten jest dostępny pod adresem: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta operacja przetwarzania danych została ujęta w rejestrze publicznym inspektora ochrony danych pod numerem: DPR-EC-00515 .