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Il Forum degli editori dell'Unione europea ha essenzialmente lo scopo di promuovere una cooperazione dinamica tra le istituzioni europee e gli editori, finalizzata all'obiettivo di avvicinare l'Europa ai suoi cittadini migliorando l'accesso all'informazione.
I testi che forniscono informazioni sulle principali attività dell'UE devono essere pubblicati da canali ufficiali. D'altra parte, la domanda di informazione è in aumento e cresce il bisogno di traduzioni in un numero maggiore di lingue. Un'efficace cooperazione tra editori e istituzioni europee permetterà di rispondere a queste molteplici esigenze valorizzando la ricchezza della diversità culturale che esse esprimono.
Qualunque sia la forma della loro attività, gli editori hanno una funzione fondamentale da assolvere : utilizzare dati e testi prodotti dalle istituzioni europee per adattarli a esigenze e a situazioni specifiche e metterli a disposizione del grande pubblico o di una clientela specializzata.
Se inizialmente riguardava le sole istituzioni europee, il Forum degli editori ha riscosso l'interesse anche delle agenzie e degli altri organismi dell'Unione europea ed è diventato una sorta di piattaforma unica per tutto quanto riguarda le licenze editoriali nel campo delle questioni europee.
Il Forum degli editori dell'UE è stato creato nel 1996. È copresieduto dal presidente della Federazione degli editori europei (FEE) e dal Direttore generale dell'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee.
Il segretariato del Forum ha sede a Lussemburgo, nell'ambito dell'unità "Politica editoriale" dell'Ufficio delle pubblicazioni.
Ci sono due categorie di membri: i membri effettivi e i membri ospiti.
L'adesione è gratuita; è sufficiente compilare il modulo di iscrizione disponibile sul sito web dell'Ufficio delle pubblicazioni.
Il Forum costituisce un quadro di nuovo tipo nel quale si colloca l'attività di concessione di licenze dell'Ufficio delle pubblicazioni. Il carattere particolare e innovativo del Forum è dovuto principalmente al fatto che le condizioni della collaborazione e l'entità dei diritti da corrispondere sono prestabilite e quindi conosciute da tutti i potenziali partner. Le condizioni non devono essere rinegoziate ogni volta e inoltre sono molto semplici, trasparenti e vantaggiose per gli editori.
Gli editori possono adattare i manoscritti, dando loro una particolare presentazione, valorizzandone il contenuto e scegliendo il supporto più idoneo, per tener conto delle caratteristiche specifiche del pubblico cui si rivolgono. Il prodotto finale sarà quello voluto dall'editore.
Oltre ai manoscritti originali, gli editori possono anche rielaborare materiali già pubblicati, su cui ampie informazioni si hanno in cataloghi, basi di dati, repertori, pagine del sito "Europa" e in "EU Bookshop".
Le clausole generali del contratto di licenza 
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sono state formulate in modo da facilitare e semplificare la concessione dei diritti di pubblicazione (pagine 4 e 5). Per i manoscritti originali è stata fissata una tariffa (suscettibile di revisione) di 3 euro per pagina A 4 (o equivalente) o per 2 000 caratteri.
Il contratto di coedizione permette di pubblicare in collaborazione con editori pubblici o privati testi preparati dai servizi delle varie istituzioni o agenzie. La collaborazione con altri editori facilita, grazie alla conoscenza specifica che questi ne hanno, l'accesso a settori particolari del mercato.
I prodotti finali che sono il frutto di questa collaborazione possono essere distribuiti parallelamente dall'Ufficio delle pubblicazioni e dall'editore partner. Vi figurano il logo e il codice d'identificazione ufficiale di entrambe le parti: l'Ufficio delle pubblicazioni (e/o il servizio autore) e il coeditore.
Le Comunità europee restano titolari del diritto d'autore. L'opera figura nel sito "EU Bookshop" e nei cataloghi delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità.
Nella ricerca di un coeditore, nel corso della negoziazione, all'atto della stipula del contratto e nella verifica della sua esecuzione, l'Ufficio delle pubblicazioni agisce a nome e per conto delle istituzioni e delle agenzie, in collaborazione con il servizio autore.
Le istituzioni intervengono nella produzione della pubblicazione o fornendo gratuitamente i documenti originali (contratto di tipo A [31 KB]
), o contribuendo al processo di fabbricazione e/o versando un contributo finanziario secondo le modalità concordate dalle parti (contratto di tipo B [31 KB]
).
La concessione di licenze per l'utilizzo di dati è il principale campo d'attività del Forum, ma il segretariato coordina anche altre attività che concorrono a fare del Forum un luogo di collaborazione e di scambio.
Le riunioni del Forum si svolgono almeno una volta all'anno e sono occasioni di incontri e di scambi di opinioni. La partecipazione di tutti i membri e il loro contributo sono grandemente apprezzati.
Le riunioni di primavera si svolgono a Lussemburgo o a Bruxelles, quelle d'autunno alla Fiera del libro di Francoforte.
Due volte all'anno è pubblicato un bollettino d'informazione destinato ai membri del Forum; contiene i verbali delle riunioni, un elenco dei manoscritti per i quali è possibile ottenere una licenza e articoli su temi particolari.
Annualmente è pubblicato, con la collaborazione dei membri del Forum, un catalogo a stampa contenente una selezione delle loro opere. Il catalogo offre una sommaria rassegna dell'attuale ampia produzione editoriale sui temi europei e costituisce il contributo dell'Ufficio delle pubblicazioni alla diffusione delle opere edite dai suoi partner.
Segretariato del Forum degli editori dell'Unione europea
Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea
2, rue Mercier
2985 Luxembourg
LUXEMBOURG
E-mail: forum-info@publications.europa.eu
Tel. +352 29 29-44394
Fax +352 29 29-42901