DIKJARAZZJONI TA’ PRIVATEZZA DWAR IL-PROTEZZJONI TAD-DATA PERSONALI TIEGĦEK miġbura mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet bil-għan li jitratta t-talbiet tiegħek ġestiti mill-

Helpdesk tal-Ewwel Livell

I. Introduzzjoni

L-Istituzzjonijiet Ewropej għandhom l-impenn li jipproteġu u jħarsu l-privatezza tiegħek. Il-politika dwar il-protezzjoni ta’ individwi fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali mill-istituzzjonijiet tal-Komunità hija bbażata fuq ir- Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Diċembru 2000.

II. Għaliex nipproċessaw id-data tiegħek?

L-informazzjoni personali tiegħek tinġabar biex tgħin lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjoni tal-Unjoni Ewropea jipprovdi l-assistenza rilevanti u jwieġeb għat-talbiet tiegħek għall-informazzjoni rigward is-servizzi tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet li huma:

- Il-Portal dwar il-Liġi u l-Pubblikazzjonijiet tal-UE

- TED (SIMAP+ eTendering): l-akkwist pubbliku

- EUR-Lex: leġiżlazzjoni

- EU Bookshop: pubblikazzjonijiiet

- CORDIS: riżultati tar-riċerka

- EU Whoiswho: direttorju interistituzzjonali

- EuroVoc: teżawru

- MDR: Reġistru tal-Metadata

- Gwida Interistituzzjonali tal-Istil (previst għall-aħħar tal-2015)

- Il-Portal Open Data tal-Unjoni Ewropea: katalgu b’ħoloq għad-data

- OPAC

Id-data personali tiegħek tintuża biss għal dan l-għan.

Il-kompiti u l-operazzjonijiet tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet huma ddefiniti fid-Deċiżjoni 2009/496/KE. L-ipproċessar tad-data personali tiegħek huwa bbażat fuq l-Artikolu 5(a) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 li jistipula li “data personali tista’ tiġi pproċessata biss jekk “l-ipproċessar huwa meħtieġ għall-eżerċizzju ta’ xogħol magħmul fl-interess pubbliku jew fuq il-bażi tat-Trattati li jistabbilixxu l-Komunitajiet Ewropej jew strumenti oħra legali adottati fuq il-bażi tagħhom jew fl-eżerċizzju leġittimu ta’ awtorità uffiċjali vestita fl-istituzzjoni jew korp tal-Komunità jew f’part terza li lilha tingħata l-informazzjoni,”

Id-data personali miġbura hija ttrattata skont il-politika deskritta fir-Regolament imsemmi hawn fuq.

III. Liema data niġbru u nipproċessaw?

Id-data personali obbligatorja miġbura u mbagħad ipproċessata hija:

- Bit-telefown: Il-kunjom, l-isem, in-numru tat-telefown, il-lingwa preferuta, il-pajjiż tal-oriġini.

- Bil-posta:: Il-kunjom, l-isem, l-indirizz postali, il-lingwa ppreferuta (it-talbiet kollha bil-posta huma rreġistrati fis-Sistema ARES).

- Bil-posta elettronika: Il-kunjom, l-isem, in-numru tat-telefown, l-indirizz tal-posta elettronika, il-pajjiż tal-oriġini.

Id-data rreġistrata li ġejja mhijiex obbligatorja:

  • Sommarju tat-talba magħmula
  • Referenza għat-tweġiba mogħtija
  • Id-dati tal-wasla u tat-tluq tal-korrispondenza

IV. Għal kemm żmien tinżamm id-data tiegħek?

Aħna nżommu d-data għaż-żmien meħtieġ biss sakemm jintlaħaq l-għan tal-ġbir jew tal-ipproċessar sussegwenti.

Id-data kollha riċevuta tinħażen għal massimu ta’5 snin.

Fl-aħħar tal-kuntratt, l-entrati elettroniċi u fiżiċi kollha li jagħmlu parti mill-korrispondenza skont il-kuntratt, inkluż ir-reġistru tas-sejħiet (l-arkivju), ir-reġistrazzjonijiet tat-telefonati, l-għodda ta’ komunikazzjoni bejn il-Helpdesk tal-1el u tat-2ni livell u d-dettalji ta’ identifikazzjoni kollha tal-persuni li jikkuntattjaw l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet għandhom jintraddu lura lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet. Ir-reġistrazzjonijiet jew kopji kollha għandhom jiġu distrutti mill-Kuntrattur u għandha tingħata prova ta’ dan.

V. Kif nipproteġu d-data tiegħek?

Id-data kollha f’format elettroniku (posta elettronika, dokumenti, batches ta’ data mtellgħa eċċ) jinħażnu fuq is-servers tal-Kummissjoni Ewropea jew fuq dawk tal-kuntratturi tagħha; l-operazzjonijiet li josservaw id-deċiżjoni dwar is-sigurtà tal-Kummissjoni Ewropea tas-16 ta’ Awwissu 2006 [C (2006) 3602] dwar is-sigurtà tas-sistemi ta’ informazzjoni użati mill-Kummissjoni Ewropea.

Il-Kuntratturi tal-Kummissjoni huma marbuta bi klawżola kuntrattwali speċifika għal kwalunkwe operazzjoni ta’ pproċessar tad-data tiegħek f’isem il-Kummissjoni, u bl-obbligi ta’ kunfidenzjalità li joħorġu mit-traspożizzjoni tad-Direttiva 95/46/KE.

L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet stabbilixxa proċeduri fiżiċi, elettroniċi u ta’ ġestjoni xierqa biex jissalvagwardjaw u jgħinu fil-prevenzjoni tal-aċċess mhux awtorizzat, iħarsu s-sigurtà tad-data, u biex l-informazzjoni miġbura għat-trattament tal-ordnijiet tal-pubblikazzjoni tintuża sew. Dawn il-proċeduri jiġu analizzati u aġġornati regolarment.

L-istaff tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet u tal-Istituzzjonijiet Ewropej li għandu aċċess għal informazzjoni li tidentifika persuni, huwa obbligat li jipproteġi din l-informazzjoni b’mod li hu konsistenti ma’ din l-Istqarrija ta’ Privatezza, pereżempju, billi ma jużax l-informazzjoni għal xi skop ieħor għajr biex iwettaq s-servizzi li qed jeżegwixxi hu stess.

Bl-għan li nħarsu l-privatezza u s-sigurtà tiegħek, aħna nieħdu passi raġonevoli sabiex inkunu nistgħu nivverifikaw l-identità tiegħek qabel ma jingħata aċċess jew isiru korrezzjonijiet.

VI. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi kkomunikata?

Aċċess għad-data tiegħek tingħata lil staff awtorizzat skont il-prinċipju “ħtieġa ta’ għarfien”. Dan l-istaff josserva l-ftehimiet statutorji, u meta meħtieġ, ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità.

Id-data miġbura se tkun trattata b’mod kunfidenzjali u tintuża biss mill-istaff ikkonċernat tal-istituzzjonijiet Ewropej u l-kuntratturi tagħhom (Intrasoft International Luxembourg u Numen Europe Luxembourg). Fil-mument, Numen qed taħdem ma’ sottokuntrattur fil-Madagaskar. Il-Madagaskar għadu kif adotta liġi ġdida dwar il-protezzjoni tad-data biex jiżgura protezzjoni skont ir-regoli tal-UE.

Talbiet li ma jistgħux jiġu trattati min-naħa tal-Helpdesk se jintbagħtu lil servizzi speċjalizzati jew lil kuntratturi li jistgħu jittrattaw it-talba. Talbiet li jirrikjedu deċiżjoni jew intervent ta’ istituzzjoni jew ta’ entità oħra tal-UE se jkunu kondiviżi ma’ uffiċjali ta’ dawn l-istituzzjonijiet jew korpi li huma kapaċi jittrattaw it-talba.

Il-kuntratturi huma marbuta permezz ta’ klawżoli kuntrattwali li jħarsu r-regoli tal-UE dwar il-protezzjoni tad-data.

Dawn id-dettalji personali mhux se jingħataw lil partijiet terzi mingħajr il-qbil bil-miktub miksub minn qabel tal-persuna konċernata, bla ħsara għat-trażmissjoni possibbli lill-korpi responsabbli minn kompitu ta’ monitoraġġ jew ta’ spezzjoni skont il-leġiżlazzjoni tal-Komunità.

L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet u l-kuntrattur(i) tiegħu mhux se jaqsmu d-data personali tiegħek ma’ partijiet terzi għal finijiet ta’ kummerċjalizzazzjoni diretta.

VII. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?

Skont ir-Regolament (KE) n°45/2001, inti intitolat taċċessa d-data personali tiegħek u tirrettifikaha jew timblukkaha fil-każ li d-data ma tkunx preċiża jew kompleta. Inti tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tikkuntattja l-kontrollur tad-data, jew fil-każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data jew jekk ikun meħtieġ lill-Kontrollur Ewropew tal-Protezzjoni tad-Data billi tuża l-informazzjoni mogħtija fit-Taqsima VII t’hawn taħt.

Tista’ wkoll titlob li titħassar l-informazzjoni personali tiegħek kompletament, soġġett għas-saldu tal-kwistjonijiet pendenti kollha relatati mar-relazzjoni tagħna. Dan ifisser li inti tittermina wkoll is-servizzi u d-drittijiet kollha ta’ aċċess li jistgħu jkunu marbuta ma’ din l-informazzjoni.

VIII. Informazzjoni ta’ kuntatt

Jekk għandek xi kummenti jew mistoqsijiet, kwalunkwe tħassib jew ilment dwar il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, jekk jogħġbok ikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data permezz tal-informazzjoni ta’ kuntatt li ġejja:

  • Il-Kontrollur tad-Data:
  • Il-Kap tal-Unità tal-“Portal Komuni u l-Portal Open Data”
  • Posta elettronika: info@publications.europa.eu

L-ilmenti, f’każ ta’ kunflitt, jistgħu jiġu indirizzati lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni Ewropea jew lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

IX. Fejn tista’ ssib informazzjoni iktar iddettaljata?

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha li jipproċessaw id-data personali. Tista’ taċċessa r-reġistru permezz tal-ħolqa li ġejja:

Dan l-ipproċessar speċifiku ġie nnotifikat lill-UPD bir-referenza li ġejja:DPO-1287.