AZ ÖN SZEMÉLYES ADATAINAK VÉDELME

Ez az adatvédelmi nyilatkozat az Ön személyes adatainak kezeléséről és védelméről nyújt tájékoztatást.

Adatkezelési művelet: Szerződés odaítélésére irányuló eljárás, szerződésteljesítés és a részvételi szándék kifejezésére való felhívás

Adatkezelő: Az Európai Unió Kiadóhivatala, D.2-es egység („Szerződések és szerzői jog”)

Hivatkozási szám: DPR-EC-00496

Tartalomjegyzék

1. Bevezetés
2. Milyen célból és hogyan kezeljük az Ön személyes adatait?
3. Mi a jogi háttere a személyes adatok kezelésének?
4. Milyen személyes adatokat gyűjtünk és kezelünk?
5. Mennyi ideig őrizzük meg az Ön személyes adatait?
6. Hogyan gondoskodunk az Ön személyes adatainak a védelméről?
7. Ki rendelkezik hozzáféréssel az Ön személyes adataihoz, és kivel közölhetők azok?
8. Milyen jogok illetik meg Önt, és miként gyakorolhatja azokat?
9. Kapcsolattartási adatok
10. Hol találhat részletesebb információkat?

1. Bevezetés

Az Európai Bizottság (a továbbiakban: a Bizottság) elkötelezett a személyes adatok védelme és a magánélet tiszteletben tartása mellett. A személyes adatok gyűjtését és kezelését a Bizottság a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló (és a 45/2001/EK rendeletet hatályon kívül helyező), 2018. október 23-i (EU) 2018/1725 európai parlamenti és tanácsi rendelet szerint végzi.

Ez az adatvédelmi nyilatkozat ismerteti az adatkezelés indokait, a rendelkezésre bocsátott személyes adatok gyűjtésének, kezelésének és védelmének módját, az adatok felhasználását, valamint az Ön jogait saját személyes adataival kapcsolatban. Tartalmazza továbbá az illetékes adatkezelő elérhetőségi adatait is, akihez Ön jogainak érvényre juttatásával kapcsolatban fordulhat, valamint az adatvédelmi tisztviselő és az európai adatvédelmi biztos elérhetőségi adatait is.

Az alábbiakban ismertetjük az Európai Unió Kiadóhivatalának D.2-es egysége („Szerződések és szerzői jog”) által végzett adatkezelési művelettel („szerződés odaítélésére irányuló eljárás, szerződésteljesítés és a részvételi szándék kifejezésére való felhívás”) kapcsolatos adatvédelmi tudnivalókat.

2. Milyen célból és hogyan kezeljük az Ön személyes adatait?

Az adatkezelési művelet célja: A Kiadóhivatal D. 2-es egysége („Szerződések és szerzői jog”) a Kiadóhivatal által indított szerződés odaítélésére irányuló eljárásokkal kapcsolatban vállalkozások, illetve magánszemélyek által beküldött jelentkezések, illetve ajánlatok feldolgozása és értékelése, valamint az ezt követő szerződésteljesítések céljából gyűjti és használja fel a személyes adatokat.

Az Ön személyes adatait nem használjuk fel automatizált döntéshozatalra, ideértve a profilalkotást is.

3. Mi a jogi háttere a személyes adatok kezelésének?

Személyes adatait azért kezeljük, mert:

(a) az adatkezelés közérdekből vagy az uniós intézményre vagy szervre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat teljesítéséhez szükséges;

(b) az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó valamely jogi kötelezettségnek való megfeleléshez szükséges;

(c) az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges;

valamint

(d) az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez.

Az adatkezelés jogalapja:

• az Európai Parlament és a Tanács (EU, Euratom) 2018/1046 rendelete (2018. július 18.) az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról;
• az Európai Parlament, a Tanács, a Bizottság, a Bíróság, a Számvevőszék, az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság és a Régiók Bizottságának 2009/496/EK, Euratom határozata (2009. június 26.) az Európai Unió Kiadóhivatalának szervezéséről és működéséről.

4. Milyen személyes adatokat gyűjtünk és kezelünk?

Az adatkezelési művelet végrehajtása érdekében a Kiadóhivatal D.2-es egysége („Szerződések és szerzői jog”) a következő személyes adatokat gyűjti:

• az ajánlattevő vállalkozás munkatársainak/a szakértőnek az utóneve, vezetékneve, e-mail-címe, munkahelyi címe és telefonszáma.
• A kívánt szolgáltatások típusától függően a gyűjtött és kezelt adatok magukba foglalhatják a munkatársak, illetve az alvállalkozók munkatársainak következő személyes adatait:
• utónév, vezetéknév, állampolgárság, beszélt nyelvek, végzettség, képesítések, a szaktudás, szakmai tapasztalat jellege és években kifejezett időtartama.

A személyes adatokat a költségvetési rendelet jogszabályi követelményeinek való megfelelés érdekében kötelező megadni. Ha nem adja meg személyes adatait, előfordulhat, hogy Ön nem vehet részt a szerződés odaítélésére irányuló eljárásban.

5. Mennyi ideig őrizzük meg az Ön személyes adatait?

A Kiadóhivatal D.2-es egysége („Szerződések és szerzői jog”) csak a gyűjtés vagy további kezelés céljának eléréséhez szükséges ideig – sikertelen ajánlattevők esetében 5 évig, míg nyertes ajánlattevők esetében, a szerződés alapján teljesített utolsó kifizetéstől számított 10 évig – tárolja a személyes adatokat.

6. Hogyan gondoskodunk az Ön személyes adatainak védelméről?

Valamennyi elektronikus formátumú személyes adat (e-mailek, dokumentumok, adatbázisok, feltöltött adatfájlok stb.) tárolása az Európai Bizottság szerverein történik. Az összes adatkezelési művelet az Európai Bizottság kommunikációs és információs rendszereinek biztonságáról szóló, 2017. január 10-i (EU, Euratom) 2017/46 bizottsági határozattal összhangban történik.

A felhasználók személyes adatainak védelme érdekében a Bizottság technikai és szervezeti intézkedéseket léptetett életbe. A technikai intézkedések magukba foglalják az online biztonság szavatolása, valamint az adatvesztés, az adatok megváltoztatása, illetve a jogosulatlan hozzáférés jelentette kockázatok kezelése érdekében tett lépéseket, figyelembe véve a kezelt személyes adatok jellegét és a kezelésükből adódó kockázatokat. A szervezeti intézkedések értelmében a személyes adatokhoz csakis azok a feljogosított személyek férhetnek hozzá, akiknek az adatkezelési művelet végrehajtása céljából erre indokoltan szükségük van.

7. Ki rendelkezik hozzáféréssel az Ön személyes adataihoz, és kivel közölhetők azok?

Az Ön személyes adataihoz a Bizottságnak az adatkezelési művelet végrehajtásával megbízott munkatársai és a feljogosított munkatársak férhetnek hozzá, a szükséges ismeret elvének megfelelően. Ezeket a munkatársakat jogszabályi kötelezettségek, illetve adott esetben külön titoktartási megállapodások kötik.

Az adatok belső címzettjei:

az Európai Unió Kiadóhivatalának, valamint bizonyos esetekben, más olyan uniós intézményeknek, szerveknek vagy ügynökségeknek a munkatársai, amelyek számára a Kiadóhivatal szolgáltatást nyújt; bizonyos esetekben, uniós belső ellenőrzési szolgálatok.

Az adatok külső címzettjei:

bizonyos esetekben az ajánlatok értékelésében résztvevő külsős szakértők vagy vállalkozók; a vállalkozó azon munkatársai, akiknek a szerződés teljesítése, kezelése és nyomon követése céljából kell a személyes adatokhoz hozzáférniük.

A nyertes ajánlatokról szóló tájékoztatást az Európai Unió Hivatalos Lapjának S kiegészítésében („Tenders Electronic Daily”) tesszük közzé.

Az általunk összegyűjtött információkat nem adjuk át harmadik feleknek, kivéve olyan mértékben és abból a célból, amelyre jogszabály kötelez minket.

8. Milyen jogok illetik meg Önt, és miként gyakorolhatja azokat?

Az adatkezelés által érintett személyeket az (EU) 2018/1725 rendelet III. fejezetében (14–25. cikk) foglaltak szerint bizonyos jogok illetik meg. Így az érintetteknek különösen joguk van az adatkezelés tárgyát képező személyes adataikhoz való hozzáféréshez, azok helyesbítéséhez vagy törléséhez, valamint személyes adataik kezelésének korlátozásához. Adott esetben arra is jogosultak, hogy kifogást emeljenek személyes adataik kezelése ellen, valamint joguk van ahhoz, hogy adataikat egy másik adatkezelőhöz továbbítsák (adathordozhatósághoz való jog).

Önnek tehát joga van ahhoz is, hogy kifogást emeljen személyes adatainak kezelése ellen, melyre az említett rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a) pontja értelmében jogszerűen kerül sor.

Ön hozzájárult ahhoz, hogy a rendelkezésre bocsátott személyes adatait a Kiadóhivatal D.2-es egysége („Szerződések és szerzői jog”) a jelen adatkezelési művelet céljaira felhasználja. Ezen hozzájárulását Ön bármikor visszavonhatja úgy, hogy erről értesíti az adatkezelőt. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonást megelőzően végrehajtott adatkezelés jogszerűségét.

Ha úgy ítéli meg, hogy jogai sérültek, azok érvényre juttatásáért lépjen kapcsolatba az adatkezelővel, illetve nézeteltérés esetén forduljon az adatvédelmi tisztviselőhöz. Szükség esetén az európai adatvédelmi biztoshoz is fordulhat. A kapcsolattartási adatokat a lenti 9. pont tartalmazza.

Amennyiben egy vagy több konkrét adatkezelési művelettel kapcsolatban érvényre kívánja juttatni jogait, kérjük, hogy erre irányuló kérelmében adja meg a kérdéses művelet(ek) hivatkozási számát (lásd a lenti 10. pontot).

9. Kapcsolattartási adatok

• Az adatkezelő

Ha érvényre szeretné juttatni az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti jogait, illetve ha észrevételei, kérdései vagy aggályai vannak, vagy panaszt kíván benyújtani a személyes adatainak gyűjtésével és felhasználásával kapcsolatban, kérjük, lépjen kapcsolatba az adatkezelővel, vagyis a Kiadóhivatal D.2-es egységével („Szerződések és szerzői jog”) 

• A Bizottság adatvédelmi tisztviselője

Személyes adatainak az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti kezeléséhez kapcsolódó kérdésekkel, problémákkal az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhat a következő e-mail-címen: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

• Az európai adatvédelmi biztos

Ha Ön úgy ítéli meg, hogy az (EU) 2018/1725 rendeletben foglalt jogait az adatkezelő az Ön személyes adatainak kezelése során megsértette, jogorvoslati kérelmével (panaszával) az európai adatvédelmi biztoshoz (edps@edps.europa.eu) fordulhat.

10. Hol találhat részletesebb információkat?

A Bizottság adatvédelmi tisztviselője nyilvántartást vezet és tesz közzé a Bizottságnál végzett összes – dokumentált és bejelentett – személyesadat-kezelési műveletről. A nyilvántartás a következő linken érhető el: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ez a konkrét adatkezelési művelet a következő hivatkozási számmal szerepel az adatvédelmi tisztviselő nyilvántartásában: DPR-EC-00496 .