IZJAVA O ZAŠTITI PRIVATNOSTI za zaštitu osobnih podataka u vezi s POSTUPCIMA JAVNE NABAVE U UREDU ZA PUBLIKACIJE

I. Kontekst i nadzornik

Osobni podaci koje prikuplja i obrađuje Ured za publikacije podliježu Uredbi (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18 prosinca 2000 o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka.

Postupci obrade u nadležnosti su načelnika odjela za javne natječaje, ugovore i autorska prava (nadzornik), što se navodi u pozivu na iskaz interesa ili u pozivu za podnošenje ponuda u vezi s prikupljanjem i obradom osobnih podataka.

II. Koje osobne podatke prikupljamo, u koju svrhu, u skladu s kojim pravnim osnovama te kojim tehničkim sredstvima?

Vrste osobnih podataka

Osobni podaci koji se prikupljaju i obrađuju odnose se na natjecatelje ili ponuditelje te njihovo osoblje ili podugovoritelje (fizičke osobe). Informacije se mogu odnositi na sljedeće podatke:

  • ime, spol, akademski stupanj i profesionalni naziv, zvanje, državljanstvo, dob, mjesto i vrijeme rođenja;
  • kontaktni podaci (adresa e-pošte, poslovni telefonski broj, broj mobilnog telefona, broj faksa, poštanska adresa, poduzeće i odjel, mjesto boravišta, internetska adresa);
  • potvrde za plaćanje socijalnih doprinosa ili plaćanje poreza, izvadci iz sudskih spisa;
  • detalji bankovnog računa (oznake IBAN i BIC), porezni broj, broj putovnice, broj osobne iskaznice, broj nacionalnog osiguranja;
  • informacije za ocjenjivanje kriterija odabira ili kriteriji prihvatljivosti: stručna i tehnička znanja te jezici, podaci o obrazovanju, profesionalno iskustvo uključujući pojedinosti o sadašnjemu i prijašnjim zaposlenjima;
  • časna izjava da se natjecatelji ili ponuditelji ne nalaze u okolnostima koje predstavljaju razlog za isključenje iz članka 106. i 107. Financijske uredbe (vidjeti pravnu osnovu u odjeljku II u nastavku).

Svrha

Nakon što odjel za javne natječaje, ugovore i autorska prava primi vaš iskaz interesa ili ponudu, Ured za publikacije prikuplja vaše osobne podatke i dalje ih obrađuje radi upravljanja odabirom natjecatelja ili postupaka javne nabave.

 

Pravna osnova

Pravna je osnova za postupke obrade osobnih podataka sljedeća:

  • Uredba (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 („Financijska uredba”);
  • Delegirana uredba Komisije (EU) br. 1268/2012 od 29. listopada 2012. o pravilima primjene Uredbe (EU, Euratom) Europskog parlamenta i Vijeća br. 966/2012 o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije („Pravila primjene”).

Tehnička sredstva

Osobne podatke upisujete u obrazac za prijavu na portalu eTendering i u iskazu interesa ili ponudi.

Podaci se prikupljaju u datoteke koje se pohranjuju u izoliranome sigurnom sustavu. Te podatke obrađuje osoblje Ureda za publikacije, te se zatim prebacuju u sustave Ureda za publikacije opisane u odjeljku IV pod nadležnosti nadzornika navedenoga u pozivu na iskaz interesa ili pozivu na podnošenje ponuda.

III. Tko ima pristup vašim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim podacima, u prije navedene svrhe, imaju sljedeće osobe, čime se ne dovodi u pitanje njihovo prosljeđivanje tijelima nadležnima za praćenje i nadzor, u skladu sa zakonodavstvom EU-a:

  • osoblje te vanjski stručnjaci i ugovorni djelatnici koji djeluju u ime europskih institucija radi upravljanja postupkom javne nabave, ocjenjivanja ponuda i provedbe ugovora, te tijela nadležna za praćenje i nadzor primjene zakonodavstva EU-a (npr. unutarnje revizije, povjerenstvo za financijske nepravilnosti, Europski ured za borbu protiv prijevara – OLAF);
  • građani: ako ste sklopili ugovor s Komisijom, vaši će osobni podaci postati javni u skladu s obvezom Komisije da objavljuje podatke o ishodu postupka javne nabave (članak 103. Financijske uredbe). Ti podaci obuhvaćaju vaše ime i adresu, dodijeljeni iznos i naziv projekta za koji ste sklopili ugovor. Podaci će se objaviti u Dodatku S Službenom listu Europske unije i/ili na internetskim stranicama Komisije.

IV. Kako štitimo i čuvamo vaše podatke?

Prikupljeni osobni podaci i povezane informacije nakon zatvaranja postupka javne nabave pohranjuju se u prostorima i na poslužiteljima Ureda za publikacije i drugih institucija, službi i tijela Europske unije. Prostori Ureda za publikacije i djelovanja njegovih servera moraju biti u skladu s sigurnosnim odlukama i odredbama Komisije koje je utvrdila Uprava za sigurnost u Glavnoj upravi za ljudske resurse i sigurnost.

V. Kako možete provjeriti, promijeniti ili izbrisati svoje podatke?

Želite li provjeriti koje je vaše osobne podatke pohranio nadležni nadzornik, promijeniti ih, ispraviti ili izbrisati, jasno obrazložite svoj zahtjev i uputite ga kontaktnoj osobi navedenoj u pozivu na iskaz interesa ili pozivu na podnošenje ponuda. Pri svim ispravcima vaših osobnih podataka uzet će se u obzir zaštita podataka.

Zahtjev za brisanje podataka može prouzročiti izmjenu uvjeta ponude i isključenja, kako je navedeno u članku 160. Pravila primjene (vidjeti pravnu osnovu u odjeljku II).

VI. Koliko dugo čuvamo vaše podatke?

  • Datoteke povezane s postupcima javne nabave, uključujući osobne podatke, pohranjuju se u odjelu za javne natječaje, ugovore i autorska prava do završetka postupka te u arhivu u razdoblju od 10 godina nakon potpisivanja ugovora. Ponude neuspješnih ponuditelja čuvaju se 5 godina nakon potpisivanja ugovora. Kontaktni podaci (u elektroničkom obliku) ponuditelja koji sudjeluju u pozivima za podnošenje ponuda čuvaju se zbog praktičnih razloga. Kontaktni podaci koji nisu uporabljeni unutar 5 godina brišu se iz sustava.
  • Vaši osobni podaci čuvaju se do završetka moguće revizije ako je započela prije završetka prije spomenutog razdoblja.
  • Nakon što prije navedeno razdoblje istekne, odabire se uzorak datoteka s ponudama koje sadržavaju osobne podatke za slanje u povijesne arhive Komisije na daljnje čuvanje. Datoteke koje nisu odabrane uništavaju se.

 

VII. Koje su kontaktne točke za pitanja ili pritužbe?

Ako imate pitanja o svojim pravima, obratite se nadzorniku. Kontaktne podatke nadzornika pronaći ćete u pozivu na iskaz interesa ili u pozivu na podnošenje ponuda. U upitu jasno obrazložite svoj zahtjev.

Sve informacije o obradi vaših osobnih podataka nalaze se u registru dužnosnika Komisije za zaštitu podataka:         
http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/index_en.htm

VIII. Pritužbe

U slučaju spora, pritužbe možete uputiti Komisijinu
službeniku za zaštitu podataka ili Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.