IZJAVA O ZAŠTITI PRIVATNOSTI VAŠIH OSOBNIH PODATAKA koje je prikupio Ured za publikacije pri obradi vaših zahtjeva na

prvoj razini službe za korisnike

I. Uvod

Europske institucije obvezuju se štititi i poštovati vašu privatnost. Politika zaštite pojedinaca pri obradi osobnih podataka u institucijama Zajednice temelji se na Uredbi (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000.

II. Zašto obrađujemo vaše podatke?

Vaši se osobni podaci prikupljaju kako bi Ured za publikacije Europske unije (OP) mogao na odgovarajući način pomoći i odgovoriti na vaše zahtjeve za informacijama o uslugama Ureda za publikacije, a to su:

- portal Pravo EU-a i publikacije

- TED (SIMAP i eTendering): javna nabava

- EUR-Lex: zakonodavstvo

- EU Bookshop: publikacije

- CORDIS: rezultati istraživanja

- EU Whoiswho: međuinstitucijski imenik

- EuroVoc: pojmovnik

- MDR: Registar metapodataka

- Međuinstitucijski stilski priručnik (planiran krajem 2015)

- Portal otvorenih podataka Europske unije: katalog s poveznicama na podatke

- OPAC

Podaci će se koristiti samo u tu svrhu.

Zadaće i aktivnosti Ureda za publikacije utvrđeni su Odlukom 2009/496/EZ. Obrada vaših osobnih podataka temelji se na članku 5. točki (a) Uredbe (EZ) br. 45/2001 kojom se propisuje “da se osobni podaci mogu obrađivati samo „ako je obrada potrebna za obavljanje zadatka koji se provodi u javnom interesu na temelju Ugovora o osnivanju Europskih zajednica ili drugih pravnih akata usvojenih na temelju istih ili u okviru zakonite primjene javne ovlasti dane instituciji ili tijelu Zajednice ili trećoj strani, kojima se podaci priopćavaju;”.

Prikupljeni osobni podaci obrađuju se u skladu s politikom opisanom u navedenoj Uredbi.

III. Koje podatke prikupljamo i obrađujemo?

Podaci koji se obvezno prikupljaju i dodatno obrađuju su:

- telefonski zahtjev: prezime, ime, broj telefona, odabrani jezik, matična država;

- zahtjev poštom: prezime, ime, poštanska adresa, odabrani jezik (svi zahtjevi poslani poštom registriraju se u sustavu ARES);

- zahtjev e-poštom: prezime, ime, adresa e-pošte, odabrani jezik, matična država.

Ovi registrirani podaci nisu obvezni:

  • sažetak zahtjeva;
  • upućivanje na poslani odgovor;
  • datum primitka zahtjeva i slanja odgovora

IV. Koliko dugo čuvamo vaše podatke?

Čuvamo podatke samo toliko dugo koliko je potrebno za svrhu prikupljanja i dodatne obrade podataka.

Svi se podaci primaju i pohranjuju najviše pet godina.

Po isteku ugovora svi fizički i elektronički zapisi koji se odnose na korespondenciju iz ugovornog odnosa, uključujući registar poziva (arhiva), snimke telefonskih razgovora, komunikacijske alate između službe za korisnike prve i druge razine i sve identifikacijske podatke osoba koje su se obratile Uredu za publikacije moraju se vratiti Uredu za publikacije. Sve zapise ili preslike ugovorni suradnik mora uništiti i dostaviti dokaz uništenja.

V. Koliko dugo štitimo vaše podatke?

Svi podaci u elektroničkom obliku (poruke e-pošte, dokumenti, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske unije ili njezinih ugovornih suradnika čiji su postupci usklađeni sa sigurnosnom odlukom Europske komisije od 16. kolovoza 2006. [C (2006) 3602] o sigurnosti informacijskih sustava kojima se koristi Europska komisija.

Ugovorni suradnici Komisije obvezani su posebnom ugovornom odredbom pri bilo kakvoj obradi vaših podataka za Komisiju i obvezama povjerljivosti koje proizlaze iz prenošenja Direktive 95/46/EZ.

Ured za publikacije uveo je te redovito ispituje i ažurira odgovarajuće fizičke, elektroničke i upravljačke postupke za zaštitu i sprečavanje neovlaštenog pristupa, za održavanje sigurnosti podataka i za pravilnu uporabu podataka prikupljenih u svrhu obrade narudžbi publikacija.

Zaposlenici Ureda za publikacije i drugih europskih institucija koji imaju pristup podacima na temelju kojih se može utvrditi identitet korisnika obvezni su štititi te podatke u skladu s ovom Izjavom o zaštiti privatnosti tako što, primjerice, neće upotrebljavati podatke u svrhe koje nisu u okviru njihove nadležnosti.

Radi zaštite vaše privatnosti i sigurnosti, poduzet ćemo razumne mjere kako bismo provjerili vaš identitet prije odobravanja pristupa ili unošenja izmjena.

VI. Tko ima pristup vašim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim podacima odobrava se ovlaštenim osobama po načelu „nužnog poznavanja”. Takve osobe moraju se držati zakonskih odredaba, i kada je potrebno, odredaba dodatnih ugovora o povjerljivosti.

Prikupljeni podaci bit će smatrani povjerljivima te će se njima koristiti samo mjerodavno osoblje europskih institucija i njihovih ugovornih suradnika (Intrasoft International Luxembourg i Numen Europe Luxembourg). Numen trenutačno surađuje s ugovornim suradnikom u Madagaskaru. Madagaskar je upravo donio novi zakon o zaštiti podataka kako bi se osigurala zaštita u skladu s pravilima EU-a.

Zahtjevi koje služba za korisnike ne može riješiti prosljeđuju se specijaliziranim službama ili ugovornim suradnicima koji mogu riješiti zahtjev. Zahtjevi za čije je rješavanje potrebna odluka ili intervencija drugog tijela ili institucije EU-a podijelit će se sa službenicima tih institucija ili tijela osposobljenima za rješavanje tog zahtjeva.

Ugovorni suradnici ugovornim su odredbama obvezani na usklađenost s pravilima EU-a o zaštiti podataka.

Bez prethodne pisane suglasnosti dotične osobe njezini se osobni podaci neće otkriti trećim stranama, ne dovodeći u pitanje moguće prosljeđivanje tijelima nadležnima za praćenje i nadzor u skladu sa zakonodavstvom Zajednice.

Ured za publikacije i njegovi ugovorni suradnici osobne podatke neće prosljeđivati trećim stranama za potrebe izravnog marketinga.

VII. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

U skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 imate pravo pristupa svojim osobnim podacima te pravo njihova ispravljanja ili blokiranja ako su netočni ili nepotpuni. Svoja prava možete ostvariti obraćanjem nadzorniku podataka, a u slučaju spora, službeniku za zaštitu podataka ili, ako je potrebno, Europskom nadzorniku zaštite podataka koristeći se podacima za kontakt iznesenima u odjeljku VIII. u nastavku.

Također možete zatražiti potpuno brisanje svojih osobnih podataka, podložno rješavanju svih otvorenih pitanja povezanih s našim odnosom. To će značiti i da ćete raskinuti sve usluge i prava pristupa koje bi mogle biti povezane s tim informacijama.

VIII. Podaci za kontakt

Ako želite ostaviti napomene ili postaviti pitanja, izraziti zabrinutost ili uputiti pritužbe u vezi s prikupljanjem i uporabom svojih osobnih podataka, slobodno se obratite nadzorniku podataka koristeći se sljedećim kontaktnim podacima:

  • Nadzornik podataka::
  • načelnik odjela „Zajednički portal i Portal otvorenih podataka”
  • Adresa e-pošte: info@publications.europa.eu

U slučaju spora, pritužbe možete uputiti službeniku za zaštitu podataka Europske komisije ili Europskom nadzorniku zaštite podataka.

IX. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Službenik zaštite podataka Europske komisije objavljuje registar svih postupaka obrade osobnih podataka. Registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Taj posebni postupak obrade priopćen je službeniku za zaštitu podataka pod sljedećim referentnim brojem: DPO-1287.