La présente déclaration relative à la protection de la vie privée fournit des informations concernant le traitement et la protection de vos données à caractère personnel.
Opération de traitement: EU Whoiswho – Annuaire officiel de l'Union européenne
Responsable du traitement des données: unité A.5 «Portail OP» de l’Office des publications de l’Union européenne
Référence d'enregistrement: DPR-EC-00447
Table des matières
- Introduction
- Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?
- Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?
- Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?
- Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?
- Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel?
- Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?
- Quels sont vos droits et comment les exercer?
- Coordonnées
- Où trouver des informations plus détaillées?
1. Introduction
La Commission européenne (ci-après «la Commission») est résolue à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. Elle recueille et traite des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données [abrogeant le règlement (CE) nº 45/2001].
La présente déclaration relative à la protection de la vie privée explique les raisons du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont toutes les données à caractère personnel fournies sont recueillies, traitées et protégées, l'usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle indique également les coordonnées du responsable du traitement des données avec qui prendre contact pour exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.
Les informations relatives à l’opération de traitement «EU Whoiswho – Annuaire officiel de l'Union européenne» effectuée par l’unité A.5 «Portail OP» de l’Office des publications de l’Union européenne sont présentées ci-dessous.
2. Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?
Finalité du traitement: l’unité A.5 «Portail OP» de l’Office des publications recueille et utilise vos données à caractère personnel à des fins de publication dans le «EU Whoiswho» à l'adresse suivante: https://op.europa.eu/web/who-is-who.
L'opération de traitement consiste à rendre public l'annuaire officiel du personnel travaillant pour les institutions, organes et agences de l’UE, ainsi que des membres du Parlement et d'autres groupes.
Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées en vue d’une prise de décision automatisée, ni d'un profilage.
3. Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?
Nous traitons vos données à caractère personnel, car:
- le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi(e) l’institution ou l’organe de l’Union;
et/ou
- le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis;
Base juridique du traitement: mandat de l’Office des publications et décision 2009/496/CE, Euratom du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, de la Cour de justice, de la Cour des comptes, du Comité économique et social européen et du Comité des régions du 26 juin 2009 relative à l’organisation et au fonctionnement de l’Office des publications de l’Union européenne.
4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?
Aux fins de cette opération de traitement, l'unité A.5 «Portail OP» de l'Office des publications recueille les catégories de données à caractère personnel suivantes:
Personnel interne de la Commission: nom et prénom (sous une forme abrégée pour le personnel «hors encadrement») et numéro de téléphone. Personnel interne du secrétariat du Parlement européen (personnel d'encadrement uniquement): nom et prénom, numéro de téléphone et adresses. Pour le reste du personnel de l’UE, les données dépendent de l’institution de l’UE concernée.
Pour ces personnes concernées, l’adresse de travail générique (bâtiment), l’adresse électronique générique et le numéro de téléphone central de l’organisation sont indiqués dans l'annuaire.
Membres du Parlement européen et des secrétariats des groupes politiques, membres du Comité des représentants permanents du Conseil, membres du Conseil de stabilisation et d’association et chefs des délégations et des bureaux de l’UE: les données peuvent également inclure le prénom complet, l’adresse électronique et l’adresse professionnelle complètes, le numéro de téléphone et une photo.
Un aperçu complet des catégories de données figure dans l’annexe «Champs de données du “EU Whoiswho”».
Nous avons obtenu vos données à caractère personnel auprès de votre unité/service chargé des ressources humaines, par un transfert automatique ou semi-automatique de données.
5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?
L’unité A.5 «Portail OP» de l’Office des publications conserve vos données à caractère personnel le temps nécessaire à la réalisation de l’objectif de la collecte ou du traitement ultérieur, à savoir tenir à jour un annuaire du personnel de l’UE dans le «EU Whoiswho». Si vous changez de fonction au sein des services de l’UE, ce changement sera pris en compte dans le «EU Whoiswho» après un bref délai. Si vous quittez les services de l’UE, vos données à caractère personnel seront supprimées du «EU Whoiswho» après un bref délai.
Outre le site web «EU Whoiswho», l’Office des publications publie également les versions suivantes:
- une version annuelle complète de l'annuaire (PDF), qui est conservée dans la section «Archive» du site (https://op.europa.eu/en/web/who-is-who/archive) à des fins historiques;
- des extraits bimensuels par institution de l’UE (PDF). Ces documents étant régulièrement mis à jour, chaque nouvelle version écrase la précédente (qui n’est pas archivée);
- en outre, les données du «EU Whoiswho» peuvent être téléchargées à partir du portail des données ouvertes de l’UE (https://data.europa.eu/).
Les données à caractère personnel des personnes sans fonctions politiques importantes (par ex., le personnel de l’UE qui n'occupe pas de fonction d’encadrement) sont archivées dans une base de données non publique et sont supprimées après 5 ans.
6. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel?
Toutes les données à caractère personnel sous forme électronique (courriels, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne. Toutes les opérations de traitement sont effectuées conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne.
La Commission a mis en place un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer les risques de perte de données, de modification des données ou d'accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement et de la nature des données à caractère personnel traitées. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données aux personnes autorisées ayant un intérêt légitime à les connaître aux fins de cette opération de traitement.
7. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?
L’accès à vos données à caractère personnel est octroyé au personnel de la Commission responsable de la réalisation de cette opération de traitement ainsi qu’au personnel autorisé selon le principe du «besoin d’en connaître». Ce personnel respecte les conventions réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires. Les informations que nous recueillons ne seront pas communiquées à une tierce partie.
L'annuaire est accessible au public à l'adresse suivante: https://op.europa.eu/web/who-is-who.
8. Quels sont vos droits et comment les exercer?
Vous avez des droits spécifiques en qualité de «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14-25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit de consulter, de rectifier ou de supprimer vos données à caractère personnel et le droit de restreindre le traitement de vos données à caractère personnel. Le cas échéant, vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données ou de les faire transférer.
Vous pouvez exercer vos droits en prenant contact avec le responsable du traitement des données ou, en cas de litige, avec le délégué à la protection des données. Si nécessaire, vous pouvez également vous adresser au Contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées figurent au point 9 ci-dessous.
Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez en indiquer la référence (telle que celle mentionnée au point 10 ci-dessous) dans votre demande.
9. Coordonnées
- Responsable du traitement des données
Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, ou si vous avez des commentaires, questions ou doutes, ou si vous souhaitez porter plainte concernant la collecte et l'utilisation de vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à contacter le responsable du traitement des données de l'unité B.1 «Journal officiel et jurisprudence» de l'Office des publications, à l’adresse suivante: info@publications.europa.eu.
- Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission
Vous pouvez prendre contact avec le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pour des questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725.
- Le Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)
Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) pour former un recours (déposer une plainte) si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.
10. Où trouver des informations plus détaillées?
Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission publie le registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel de la Commission qui sont documentées et qui lui sont notifiées. Ce registre se trouve à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.
L’opération de traitement spécifique dont il est question dans la présente déclaration a été consignée dans le registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-00447.
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