Déclaration relative à la protection de la vie privée Plateforme de production unifiée (Unified Production Platform – UPP)
Protection de vos données à caractère personnel
La présente déclaration relative à la protection de la vie privée fournit des informations sur le traitement et la protection de vos données à caractère personnel.
Opération de traitement: demandes de services d'édition pour des publications générales
Responsable du traitement des données: direction B «Production des publications» de l’Office des publications de l’Union européenne
Référence: DPR-EC-00424
1. Introduction
La Commission européenne (ci-après la «Commission») s’engage à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. Elle recueille et traite des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données [abrogeant le règlement (CE) nº 45/2001].
La présente déclaration relative à la protection de la vie privée explique les raisons du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont toutes les données à caractère personnel fournies sont recueillies, traitées et protégées, l’usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle comprend également les coordonnées du responsable du traitement des données compétent auprès duquel vous pouvez exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.
Les informations relatives à l’opération de traitement «Demandes de services d'édition pour des publications générales», réalisée par la direction B «Production des publications» de l’Office des publications de l’Union européenne, sont présentées ci-après.
2. Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?
Finalité de l’opération de traitement: la direction B «Production des publications» de l’Office des publications gère le portail des auteurs (Author portal) de la plateforme de production unifiée (Unified Production Platform – UPP) qui permet aux services des institutions, organes et agences de l’UE de soumettre des demandes de services d’édition pour des publications générales à l’Office des publications ou d’utiliser l’outil de planification collaborative en vue de coordonner les futures publications au niveau local (au sein d’une DG) et au niveau institutionnel. En tant qu’utilisateur du portail des auteurs de l’UPP, vous pouvez choisir d’utiliser l’outil de planification collaborative en cochant une case qui exprime votre consentement pour cette partie du traitement.
Nous recueillons vos données à caractère personnel lorsque vous créez un profil d’utilisateur dans l’UPP et lorsque vous utilisez le portail des auteurs pour soumettre une demande au portail des auteurs de l’UPP et/ou insérer une publication prévue dans l’outil de planification collaborative. Nous utilisons ces données à caractère personnel pour répondre aux demandes de publication et les gérer, et pour facturer les services auteurs, afin de s’assurer qu’une demande est conforme à la politique de publication de la DG/de l’institution demandeuse et pour coordonner la planification des publications parmi les directions générales de la Commission et les institutions et organes de l’UE participants.
Si, par le passé, vous avez déjà utilisé DemPubWeb, le prédécesseur technique du portail des auteurs de l’UPP, nous conservons vos données à caractère personnel avec les demandes de services d'édition correspondantes, à titre de référence. Ces informations vous sont accessibles pour information dans DemPubWeb, en mode lecture seule. La période de conservation indiquée au point 5 ci-dessous s’applique.
Vos données à caractère personnel ne sont pas utilisées pour une prise de décision automatisée, y compris pour le profilage.
3. Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?
Nous traitons vos données à caractère personnel pour les raisons suivantes:
- le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi(e) l’institution ou l’organe de l’Union;
et
- lorsque vous demandez un profil d’utilisateur pour l’UPP et lorsque vous introduisez vos données à caractère personnel dans le formulaire de demande du portail des auteurs, vous donnez votre consentement, en tant que personne concernée, au traitement de vos données à caractère personnel à ces fins.
Base juridique supplémentaire:
décision (2009/496/CE, Euratom) du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, de la Cour de justice, de la Cour des comptes, du Comité économique et social européen et du Comité des régions du 26 juin 2009 relative à l’organisation et au fonctionnement de l’Office des publications de l’Union européenne
4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?
Aux fins de l'opération de traitement dont il est question ici, la direction B «Production des publications» de l’Office des publications recueille les catégories de données à caractère personnel suivantes:
responsable de la demande, responsable du projet et contact financier, initiateur du plan et coordinateur du plan (qui peuvent être la même personne):
- données obligatoires: prénom, nom, adresse électronique, numéro de téléphone, institution, agence ou organe de l’UE (données extraites automatiquement d’EU Login et non modifiables) ;
- données facultatives pour l’initiateur du plan et le coordinateur du plan: autre adresse électronique et unité.
La fourniture de données à caractère personnel est obligatoire pour disposer d’un profil d’utilisateur sur le portail des auteurs de l’UPP et pour que les demandes de services d’édition soient traitées par l’Office des publications.
5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?
La direction B «Production des publications» de l’Office des publications ne conserve vos données à caractère personnel que le temps nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles ont été recueillies ou traitées, à savoir pendant 10 ans à compter de la clôture du projet. Cela vaut également pour les anciennes données enregistrées initialement dans DemPubWeb, le prédécesseur technique du portail des auteurs de l’UPP, qui est accessible aux utilisateurs en lecture seule à titre de référence.
6. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel?
Toutes les données à caractère personnel sous forme électronique (courriers électroniques, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne. Toutes les opérations de traitement sont effectuées conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne.
La Commission a mis en place un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer les risques de perte de données, de modification des données ou d’accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement et la nature des données à caractère personnel traitées. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime d’en connaître aux fins de l’opération de traitement dont il est question ici.
7. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?
L’accès à vos données à caractère personnel est octroyé au personnel de la Commission chargé d’effectuer cette opération de traitement ainsi qu’au personnel habilité conformément au principe du «besoin d’en connaître». Ce personnel respecte les conventions réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires.
8. Quels sont vos droits et comment les exercer?
Vous avez des droits spécifiques en qualité de «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14-25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit de consulter, rectifier ou supprimer vos données à caractère personnel et le droit d’en restreindre le traitement. Le cas échéant, vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données ou de les faire transférer.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, effectué de manière licite, conformément à l’article 5, paragraphe 1, point a), du règlement.
Vous avez consenti à fournir vos données à caractère personnel à la direction B «Production des publications» de l’Office des publications pour l’opération de traitement dont il est question ici. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en informant le responsable du traitement des données. Le retrait de votre consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Vous pouvez exercer vos droits en prenant contact avec le responsable du traitement des données ou, en cas de litige, avec le délégué à la protection des données. Si nécessaire, vous pouvez également vous adresser au Contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées figurent au point 9 ci-dessous.
Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez en indiquer la référence (telle que celle mentionnée au point 10 ci-dessous) dans votre demande.
9. Coordonnées
Responsable du traitement des données
Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, ou si vous avez des commentaires, questions ou inquiétudes, ou si vous souhaitez porter plainte concernant la collecte et l'utilisation de vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à contacter le responsable du traitement des données, la direction B «Production des publications» de l’Office des publications (info@publications.europa.eu).
Délégué à la protection des données (DPD) de la Commission
Vous pouvez prendre contact avec le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pour des questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel en vertu du règlement (UE) 2018/1725.
Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)
Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) pour déposer une plainte si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.
10. Où trouver des informations plus détaillées?
Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission publie le registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel de la Commission qui sont documentées et qui lui sont notifiées. Ce registre peut être consulté à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.
L'opération de traitement spécifique dont il est question dans la présente déclaration a été consignée dans le registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-00424.
