Euroopa Liidu väljaannete talituse hankemenetluse ISIKUANDMETE KAITSE

I. Taust ja vastutav töötleja

Kuna väljaannete talitus kogub ja töötleb isikuandmeid kohaldatakse tema suhtes Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18 detsembri 2000 aasta määrust (EÜ) nr 45/2001 üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta.

Töötlemise eest vastutab pakkumismenetluste, lepingute ja autoriõiguste üksuse juhataja, kes toimib vastutava töötlejana ning kelle nimi on isikuandmete kogumist ja töötlemist käsitlevates osalemiskutse või pakkumiskutse punktides.

II. Milliseid isikuandmeid kogutakse, millisel eesmärgil ja õiguslikul alusel ning milliste tehniliste vahendite abil?

Isikuandmete liigid

Kogutakse ja töödeldakse taotlejaid või pakkujaid ja nende töötajaid või allhankijaid (füüsilisi isikuid) käsitlevaid isikuandmeid. Need andmed võivad olla järgmised:

  • nimi, sugu, akadeemilised kraadid ja kutsenimetused, ametikoht, kodakondsus, vanus, sünniaeg ja -koht;
  • kontaktandmed (e-posti aadress, töötelefoni number, mobiiltelefoni number, faksinumber, postiaadress, ettevõte ja osakond, elukohariik, internetiaadress);
  • tõendid sotsiaalkindlustusmaksete ja maksude tasumise kohta, väljavõtted karistusregistrist;
  • pangakonto rekvisiidid (IBAN ja BIC koodid), käibemaksukohustuslasena registreerimise number, passi number, ID-kaardi number, sotsiaalkindlustusnumber;
  • valiku- või kõlblikkuskriteeriumide hindamise alane teave: oskusteave, tehnilised oskused ja keelteoskus, haridus, erialane töökogemus, sealhulgas teave praeguse ja endise töökoha kohta;
  • kirjalik kinnitus selle kohta, et taotleja või pakkuja ei ole mõnes finantsmääruse artiklis 106 või 107 osutatud hankemenetluses osalemisest kõrvalejätmisega seotud olukorras (vt õiguslik alus allpool II jaotises).

Eesmärk

Pärast seda, kui pakkumismenetluste, lepingute ja autoriõiguste üksus on teie sooviavalduse või pakkumuse kätte saanud, kogub ja töötleb väljaannete talitus teie isikuandmeid kandidaatide valiku või hankemenetluste korraldamiseks ja haldamiseks.

 

Õiguslikud alused

Isikuandmete töötlemise õiguslikud alused on järgmised:

  • Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL, Euratom) nr 966/2012, 25. oktoober 2012, mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju ning millega tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 (edaspidi „finantsmäärus”);
  • komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 1268/2012, 29. oktoober 2012, mis käsitleb Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 (mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju) kohaldamise eeskirju (edaspidi „rakenduseeskirjad”).

Tehnilised vahendid

Teie isikuandmed saadakse e-hankemenetluste portaalis täidetud registreerimisvormi ja teie sooviavalduse või pakkumuse kaudu.

Saadud teave kogutakse toimikutesse, mida säilitatakse eraldatud turvalises süsteemis. Teavet töötlevad väljaannete talituse töötajad ja seejärel suunatakse see väljaannete talituse süsteemidesse, mida on kirjeldatud IV jaotises ning mille eest vastutab osalemiskutses või pakkumiskutses märgitud vastutav töötleja.

III. Kellel on juurdepääs teie andmetele ja kellele need avaldatakse?

Eespool nimetatud eesmärgi täitmiseks saavad teie isikuandmetega tutvuda järgmised isikud (ilma et see piiraks andmete võimalikku edastamist kontrollimise ja inspekteerimise eest vastutavatele asutustele kooskõlas Euroopa Liidu õigusaktidega):

  • töötajad ning välistöövõtjad ja -eksperdid, kes töötavad Euroopa Liidu institutsioonide heaks ja kelle tööülesannete hulka kuuluvad hankemenetluse haldamine, pakkumuste hindamine ja lepingute täitmine, ning asutused, kes vastutavad ELi õigusaktide kohaldamise järelevalve või kontrollimise eest (nt siseauditid, finantsrikkumiste uurimise toimkond, Euroopa Pettustevastane Amet (OLAF));
  • avalikkuse esindajad: kui komisjon on teiega lepingu sõlminud, avalikustatakse teie isikuandmed vastavalt komisjoni kohustusele avaldada hankemenetluse tulemusi käsitlev teave (finantsmääruse artikkel 103). Teave sisaldab eelkõige teie nime ja aadressi, eraldatud summat ja selle projekti nime, mille jaoks teiega leping sõlmitakse. See avaldatakse Euroopa Liidu Teatajas (S-seeria) ja/või komisjoni veebisaidil.

IV. Kuidas teie andmeid kaitstakse?

Pärast hankemenetluse lõppu säilitatakse kogutud isikuandmed ja nendega seotud teave väljaannete talituse ning Euroopa Liidu teiste institutsioonide, talituste või asutuste ruumides ja serveritel. Väljaannete talituse ruumide ja kõigi serverite töö suhtes kohaldatakse turvalisust käsitlevaid komisjoni otsuseid ja sätteid, mille on kehtestanud personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraadi julgeolekudirektoraat.

V. Kuidas saab oma andmeid kontrollida, muuta või kustutada?

Kui soovite kontrollida, millised teie isikuandmed on vastutav töötleja salvestanud, või kui soovite neid muuta, parandada või kustutada, saatke täpselt sõnastatud taotlus osalemis- või pakkumiskutses toodud kontaktandmetes esitatud aadressil. Teie isikuandmetesse tehtud mis tahes parandust võetakse andmekaitse seisukohast arvesse.

Andmete kustutamise soovi korral juhitakse tähelepanu eelkõige sellele, et see võib viia muudatusteni pakkumistingimustes ja kõrvalejätmiseni vastavalt rakenduseeskirjade artiklile 160 (vt õiguslik alus II jaotises).

VI. Kui kaua teie isikuandmeid säilitatakse?

  • Pakkumismenetlustega seotud toimikuid, sealhulgas isikuandmeid, hoitakse pakkumismenetluste, lepingute ja autoriõiguste üksuses kuni menetluse lõpetamiseni ning säilitatakse arhiivis kümne aasta vältel pärast lepingu allkirjastamist. Tagasilükatud pakkujate pakkumisi säilitatakse viie aasta vältel pärast lepingu allkirjastamist. Pakkumiskutsete protsessis regulaarselt osalevate pakkujate kontaktandmeid (elektroonilisel kujul) säilitatakse praktilistel põhjustel. Kontaktandmed, mida ei ole viie aasta jooksul kasutatud, kustutatakse süsteemist.
  • Teie isikuandmed säilitatakse kuni võimaliku auditi lõpuni, kui see algas enne eespool nimetatud ajavahemiku lõppu.
  • Kui nimetatud ajavahemik on möödunud, kogutakse isikuandmeid sisaldavad pakkumistoimikud kokku, et saata need edasiseks säilitamiseks komisjoni ajalooarhiividesse. Toimikud, mida kogusse ei arvata, hävitatakse.

 

VII. Kuhu pöörduda küsimuste või kaebuste korral?

Teie õigustega seotud küsimuste korral saatke vastutavale töötlejale täpselt sõnastatud taotlus osalemis- või pakkumiskutse kontaktandmetes esitatud aadressil.

Teie isikuandmete töötlemisega seotud mis tahes teave on täpsemalt esitatud komisjoni andmekaitseametniku registris veebiaadressil :         
http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/index_en.htm

VIII. Kaebus

Kaebused lahkarvamuste korral võib esitada komisjoni
andmekaitseametnikule või Euroopa andmekaitseinspektorile.