ISIKUANDMETE KAITSE PÕHIMÕTTED Esimese tasandi kasutajatoe poolt hallatavate teabenõuete töötlemiseks väljaannete talituse poolt

kogutud isikuandmete puutumatus

I. Sissejuhatus

Euroopa Liidu institutsioonide jaoks on Teie privaatsuse kaitsmine ja austamine väga tähtis. Ühenduse institutsioonides kehtivad põhimõtted üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel põhinevad Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2000. aasta määrusel (EÜ) nr 45/2001 .

II. Miks Teie andmeid töödeldakse?

Teie isikuandmeid kogutakse selleks, et Euroopa Liidu Väljaannete Talitus saaks osutada asjakohast abi ja vastata Teie teabenõuetele, mis on seotud väljaannete talituse järgmiste teenustega:

-ELi õiguse ja väljaannete portaal

- riigihangete andmebaas TED (SIMAP ja eTendering)

- õigusaktide andmebaas EUR-Lex

- väljaannete andmebaas EU Bookshop

- ühenduse teadus- ja arendustegevuse teabeteenistuse (CORDIS) uurimistulemuste andmebaas

-institutsioonidevaheline telefoniraamat EU Whoiswho

-tesaurus EuroVoc

- metaandmete register

-institutsioonidevaheline stiilijuhend (avaldamine on kavandatud 2015. aasta lõppu)

- Euroopa Liidu avatud andmete portaal (kataloog ja lingid andmetele)

- veebikataloog OPAC

Teie isikuandmeid kasutatakse üksnes nimetatud eesmärgil.

Euroopa Liidu Väljaannete Talituse ülesanded ja toimimine on määratletud otsuses 2009/496/EÜ. Teie isikuandmete töötlemisel lähtutakse määruse (EÜ) nr 45/2001 artikli 5 punktist a, milles on sätestatud, et„isikuandmeid võib töödelda üksnes juhul, kui töötlemine on Euroopa ühenduste asutamislepingute või nende alusel vastuvõetud muude õigusaktide kohaselt vajalik üldistes huvides oleva ülesande täitmiseks või vajalik andmeid saavale ühenduse institutsioonile või asutusele või kolmandale isikule talle antud ametlike volituste seaduslikuks teostamiseks”.

Kogutud isikuandmeid töödeldakse vastavalt eespool osutatud määrusega kehtestatud põhimõtetele.

III. Milliseid andmeid väljaannete talitus kogub ja töötleb?

Isikuandmed, mille kogumine on kohustuslik ja mida seejärel töödeldakse, on järgmised:

- Telefoni teel esitatud teabetaotluse puhul: perekonnanimi, eesnimi, telefoninumber, eelistatav keel, päritoluriik.

- Posti teel esitatud teabetaotluse puhul: perekonnanimi, eesnimi, postiaadress, eelistatav keel (kõik kirjad registreeritakse süsteemis ARES).

- E-posti teel esitatud teabetaotluse puhul: perekonnanimi, eesnimi, e-posti aadress, eelistatav keel, päritoluriik.

Järgmiste andmete registreerimine on valikuline:

  • teabetaotluse kokkuvõte
  • antud vastuse viitenumber
  • kirjade saabumise ja väljasaatmise kuupäevad

IV. Kui kaua Teie andmeid säilitatakse?

Andmeid säilitatakse vaid nii kaua, kui on tarvilik kogumise või edasise töötlemise eesmärgi täitmiseks.

Kogutud andmeid säilitatakse kuni 5 aastat.

Lepingu lõppemisel antakse väljaannete talitusele üle kõik füüsilised ja elektroonilised andmekogumid, mis on seotud lepinguga hõlmatud kirjavahetusega, sealhulgas telefonikõnede register (arhiiv), telefonikõnede salvestised, esimese ja teise tasandi kasutajatoe kommunikatsioonivahendid ja kõik väljaannete talitusega ühendust võtnud isikute identimisandmed. Lepingupartner peab hävitama kõik kirjed ja koopiad ning esitama selle kohta tõendid.

V. Kuidas väljaannete talitus Teie andmeid kaitseb?

Kõik elektroonilised andmed (e-kirjad, dokumendid, üleslaaditud andmekogud jne) salvestatakse kas Euroopa Komisjoni või tema lepingupartnerite serverites, mille suhtes kohaldatakse Euroopa Komisjoni 16. augusti 2006. aasta otsust [K(2006) 3602], milles käsitletakse Euroopa Komisjoni kasutatavate infosüsteemide turvalisust.

Komisjoni lepingupartnerid on seotud lepingulise eriklausliga, mis hõlmab Teie andmete mis tahes käitlemist komisjoni nimel, ja konfidentsiaalsuskohustusega, mis tuleneb direktiivi 95/46/EÜ ülevõtmisest.

Väljaannete talitus on kehtestanud asjakohased füüsilised, elektroonilised ja juhtimismenetlused, mis vaadatakse korrapäraselt läbi ja ajakohastatakse, et kaitsta kogutud andmeid ning aidata vältida ebaseaduslikku juurdepääsu neile, säilitada andmete turvalisus ning kasutada neid nõuetekohaselt tellimuste täitmiseks.

Väljaannete talituse ja Euroopa Liidu institutsioonide töötajatelt, kellel on juurdepääs isiku tuvastamist võimaldavatele andmetele, nõutakse selle teabe kaitsmist viisil, mis on kooskõlas käesolevate isikuandmete kaitse põhimõtetega. See tähendab näiteks seda, et sellist teavet tohib kasutada vaid nende poolt pakutavate teenuste osutamiseks.

Teie privaatsuse ja turvalisuse kaitsmiseks võtab väljaannete talitus asjakohaseid meetmeid, et kontrollida Teie isikut enne andmetele juurdepääsu lubamist või nendesse paranduste tegemist.

VI. Kellel on juurdepääs Teie andmetele ja kellele need avaldatakse?

Juurdepääs Teie isikuandmetele on vaid volitatud töötajatel lähtuvalt teadmisvajaduse põhimõttest. Kõnealused töötajad on kohustatud järgima seadusega sätestatud ja vajaduse korral ka täiendavaid konfidentsiaalsusnõudeid.

Kogutud andmeid käsitatakse konfidentsiaalsena ja neid kasutavad üksnes asjaomaste Euroopa institutsioonide töötajad ja komisjoni lepingupartnerid (Intrasoft International Luxembourg ja Numen Europe Luxembourg). Ettevõtja Numen Europe Luxembourg teeb praegu koostööd Madagaskaril asuva alltöövõtjaga. Madagaskar võttis äsja vastu uue andmekaitseseaduse, mis tagab, et andmete kaitse vastab ELi õigusnormidele.

Taotlused, mida kasutajatugi ei suuda lahendada, edastatakse spetsialiseerunud talitusele või lepingupartnerile, kes oskavad taotluse lahendada. Taotlused, mis nõuavad ELi mõne institutsiooni või asutuse sekkumist või otsust, edastatakse nende institutsioonide või asutuste ametnikele, kes on pädevad taotlust käsitlema.

Lepingupartnerid peavad järgima lepingulisi sätteid ja ELi andmekaitse eeskirju.

Isikuandmeid ei avaldata ilma asjaomase isiku eelneva kirjaliku loata kolmandatele pooltele. Küll aga võidakse need edastada ühenduse õigusaktidest tulenevate järelevalve- või kontrollülesannete eest vastutavatele asutustele.

Väljaannete talitus ja tema lepingupartnerid ei edasta isikuandmeid kolmandatele isikutele otseturunduse eesmärgil.

VII. Millised on Teie õigused ja kuidas neid kasutada?

Vastavalt määrusele (EÜ) nr 45/2001 on Teile tagatud juurdepääs Teie isikuandmetele ning Teil on õigus andmeid parandada ja/või kustutada, kui need on puudulikud või ebatäpsed. Oma õiguste kasutamiseks võtke ühendust vastutava töötlejaga või lahkarvamuste korral andmekaitseametnikuga või vajaduse korral Euroopa Andmekaitseinspektoriga, kasutades VIII punktis esitatud kontaktandmeid.

Te võite taotleda oma isikuandmete täielikku kustutamist tingimusel, et Teie ja väljaannete talituse vahel ei ole lahendamata küsimusi. Sellisel juhul loobute ka kõigist selle teabega seotud teenustest ja juurdepääsuõigustest.

VIII. Kontaktandmed

Kui Teil on kommentaare või küsimusi, mis tahes probleeme või kaebusi seoses Teie isikuandmete kasutamise või kogumisega, võtke ühendust vastutava töötlejaga, kelle kontaktandmed on järgmised:

  • •Vastutav töötleja::
  • Ühise portaali ja avatud andmete portaali üksuse juhataja
  • E-post: info@publications.europa.eu

Lahkarvamuste korral võib esitada kaebuse Euroopa Komisjoni andmekaitseametnikule võiEuroopa Andmekaitseinspektorile.

IX. Kust leida üksikasjalikumat teavet?

Komisjoni andmekaitseametnik peab registrit isikuandmete kõikide töötlemistoimingute kohta. Registrisse pääseb järgmise lingi kaudu: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Siinkäsitletud töötlemistoimingust on andmekaitseametnikule teatatud järgmise viitenumbriga: DPO-1287.