DECLARACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD para la protección de datos personales en PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN PÚBLICA EN LA OFICINA DE PUBLICACIONES

I. Contexto y responsable del tratamiento

Dado que la Oficina de Publicaciones recoge y trata datos personales, está sujeta al Reglamento (CE) nº 45/2001del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 diciembre 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos.

Las operaciones de tratamiento de datos son responsabilidad del jefe de la Unidad de Concursos, Contratos y Derechos de Autor, en su calidad de responsable del tratamiento, lo que se indica en la convocatoria de manifestaciones de interés o de contrato, en lo que respecta a la recogida y el tratamiento de datos personales.

II.¿Qué datos personales recogemos, con qué objeto, sobre qué base jurídica y a través de qué medios técnicos?

Tipos de datos personales

Los datos personales recogidos y tratados se refieren a los candidatos o licitadores, su personal o sus subcontratistas (si se trata de personas físicas). La información puede hacer referencia a los siguientes datos:

  • nombre y apellidos, sexo, títulos académicos y profesionales, cargo, nacionalidad, edad, lugar y fecha de nacimiento,
  • datos de contacto (dirección de correo electrónico, teléfono profesional, teléfono móvil, fax, dirección postal, empresa y departamento, país de residencia, sitio en internet),
  • certificados de cotizaciones a la seguridad social e impuestos abonados, certificados de antecedentes penales,
  • datos bancarios (códigos IBAN y BIC), número de IVA, número de pasaporte, número de documento de identidad, número de la seguridad social,
  • información sobre la evaluación de los criterios de selección o de exclusión: conocimientos, habilidades técnicas, lenguas, educación, experiencia profesional, incluidos datos sobre el puesto de trabajo actual y la trayectoria laboral,
  • declaración jurada confirmando que no se halla en ninguna de las situaciones de exclusión contempladas en los artículos 106 y 107 del Reglamento Financiero (véase la base jurídica en la sección II).

Objeto

Al recibir su manifestación de interés o su oferta para una convocatoria de la Unidad de Concursos, Contratos y Derechos de Autor, sus datos personales se recogen y tratan para gestionar y administrar la selección de candidatos o la contratación pública por parte de la Oficina de Publicaciones.

 

Bases jurídicas

Las bases jurídicas para el tratamiento de los datos personales son:

  • el Reglamento (UE, Euratom) nº 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) nº 1605/2002 del Consejo («el Reglamento Financiero»),
  • el Reglamento Delegado (UE) nº 1268/2012 de la Comisión, de 29 de octubre de 2012, sobre las normas de desarrollo del Reglamento (UE, Euratom) nº 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión («las normas de desarrollo»).

Recursos técnicos

Sus datos personales aparecen al rellenar el formulario de registro en el portal e-Tendering y al presentar su manifestación de interés o su oferta.

La información se recoge en expedientes que se archivan en un sistema seguro y aislado. El personal de la Oficina de Publicaciones trata esta información y la transmite a los sistemas de la Oficina de Publicaciones (como se describe en la sección IV), bajo la responsabilidad del responsable del tratamiento mencionado en la convocatoria de manifestación de interés o de contrato.

III. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se le comunican?

Para los efectos antes indicados, las siguientes personas pueden acceder a sus datos personales, sin perjuicio de su posible transmisión a los organismos encargados de tareas de seguimiento o inspección con arreglo al Derecho de la Unión Europea:

  • el personal, así como los expertos externos y los contratistas que trabajen en nombre de las instituciones europeas en la gestión del procedimiento de adjudicación de contratos públicos, la evaluación de las ofertas y la celebración de los contratos, y los organismos encargados de labores de control o inspección en aplicación del Derecho de la UE (como los servicios de auditoría interna, la Instancia Especializada en materia de Irregularidades Financieras o la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude, OLAF),
  • el público: en caso de que la Comisión le adjudique un contrato, sus datos personales se harán públicos con arreglo a la obligación de la Comisión de publicar la información sobre los resultados del procedimiento de adjudicación de contratos públicos (artículo 103 del Reglamento Financiero); esta información incluirá, en particular, el nombre y la dirección, el importe adjudicado y el nombre del proyecto o programa al que se adjudica el contrato; se publicará en el suplemento S del Diario Oficial de la Unión Europea o en el sitio web de la Comisión.

IV. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos su información?

Los datos personales recogidos, junto con toda la información relacionada, se almacenan, una vez finalizado el proceso de adjudicación, en los locales y los servidores de la Oficina de Publicaciones y otras instituciones, servicios u organismos de la Unión Europea. Los locales de la Oficina de Publicaciones y las operaciones de todos sus servidores deben cumplir las decisiones y disposiciones sobre seguridad de la Comisión que establece la Dirección de Seguridad de la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad.

V. ¿Cómo puede comprobar, modificar o borrar sus datos?

Si desea averiguar qué datos personales a su nombre han sido almacenados, modificados, rectificados o suprimidos por el responsable del tratamiento, puede utilizar la información de contacto que figura en la convocatoria de manifestaciones de interés o de contrato, exponiendo su solicitud. Para toda rectificación de sus datos personales se tendrán en cuenta los aspectos relacionados con la protección de los mismos.

Conviene tener presentes las posibles consecuencias de una solicitud de supresión de datos personales, ya que podría ocasionar una alteración en las condiciones de la oferta y una exclusión sobre la base del artículo 160 de las normas de desarrollo (véase la base jurídica en la sección II anterior).

VI. ¿Durante cuánto tiempo se conservan sus datos personales?

  • Los expedientes de los procedimientos de adjudicación de contratos públicos, con los datos personales, se conservan en las convocatorias de la Unidad de Concursos, Contratos y Derechos de Autor hasta el fin del procedimiento, y en los archivos durante un período de diez años a partir de la firma del contrato. Las ofertas de los candidatos que no hayan sido seleccionados se conservan durante cinco años a partir de la firma del contrato. Los datos de contacto (en formato electrónico) de los candidatos que participan regularmente en las convocatorias de contratos se conservan por motivos prácticos. Los datos de contacto que no se hayan utilizado en cinco años se borran del sistema.
  • Sus datos personales se guardan hasta el final de una posible auditoría en caso de que se haya iniciado antes de la expiración del mencionado plazo.
  • Una vez trascurrido el período mencionado, los expedientes de la oferta que contengan datos personales son objeto de muestreo para su envío a los archivos históricos de la Comisión para su conservación futura. Los expedientes no incluidos en el muestreo son destruidos.

 

VII. ¿A quién deben dirigirse las preguntas o reclamaciones?

Para cualquier información relacionada con sus derechos puede dirigirse al responsable del tratamiento, utilizando la información de contacto que se indica en la convocatoria de manifestaciones de interés o de contratos, planteándole expresamente su solicitud.

Toda información relativa al tratamiento de sus datos personales se recoge en el registro del responsable de la protección de datos de la Comisión: :         
http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/index_en.htm

VIII. Recursos

En caso de conflicto, las reclamaciones pueden dirigirse al
de la Comisión o al Supervisor Europeo de Protección de Datos.