ΔΗΛΩΣΗ ΠΕΡΙ ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ που συλλέγονται από την Υπηρεσία Εκδόσεων για τη διεκπεραίωση των αιτημάτων τα οποία διαχειρίζεται το

γραφείο τεχνικής υποστήριξης πρώτου επιπέδου

I. Εισαγωγή

Τα ευρωπαϊκά θεσμικά όργανα έχουν δεσμευθεί για την προστασία και τον σεβασμό της ιδιωτικής σας ζωής. Η πολιτική για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά όργανα της Ένωσης βασίζεται στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 18ης Δεκεμβρίου 2000.

II. Γιατί επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα;

Η συλλογή των προσωπικών σας στοιχείων βοηθά την Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης να παρέχει την κατάλληλη βοήθεια και τις απαντήσεις στα αιτήματα πληροφοριών που υποβάλλετε σχετικά με τις υπηρεσίες της Υπηρεσίας Εκδόσεων, οι οποίες είναι οι ακόλουθες:

- δικτυακή πύλη για το δίκαιο και τις εκδόσεις της ΕΕ

- TED (SIMAP+ eTendering): δημόσιες συμβάσεις

- EUR-Lex: νομοθεσία

- EU Bookshop: εκδόσεις

- CORDIS: αποτελέσματα έρευνας

- EU Whoiswho: διοργανικός κατάλογος

- EuroVoc: θησαυρός

- MDR: Μητρώο Μεταδεδομένων

- Διοργανικό εγχειρίδιο σύνταξης κειμένων (προβλέπεται για το τέλος του 2015)

- Πύλη Δημόσιων Δεδομένων της Ευρωπαϊκής Ένωσης: κατάλογος με συνδέσμους προς δεδομένα

- OPAC

Τα προσωπικά σας δεδομένα θα χρησιμοποιηθούν αποκλειστικά και μόνο για τον συγκεκριμένο σκοπό.

Τα καθήκοντα και οι εργασίες της Υπηρεσίας Εκδόσεων ορίζονται στην απόφαση 2009/496/EK. Η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων βασίζεται στο άρθρο 5 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001 που ορίζει ότι «Η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πραγματοποιείται μόνον εφόσον είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος προς χάριν του δημόσιου συμφέροντος βάσει των συνθηκών για την ίδρυση των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων ή άλλων νομοθετικών πράξεων που έχουν θεσπισθεί βάσει των συνθηκών αυτών ή για την εκπλήρωση καθήκοντος που ανάγεται στη νόμιμη άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στο όργανο ή στον οργανισμό της Κοινότητας ή σε τρίτον στον οποίον ανακοινώνονται τα δεδομένα,»,”

Τα συλλεγόμενα προσωπικά σας δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία σύμφωνα με την πολιτική που περιγράφεται στον προαναφερθέντα κανονισμό.

III. Ποια δεδομένα συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε;

Τα υποχρεωτικά προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται και υφίστανται περαιτέρω επεξεργασία είναι:

- Μέσω τηλεφώνου: Ονοματεπώνυμο, αριθμός τηλεφώνου, προτιμώμενη γλώσσα, χώρα καταγωγής.

- Μέσω ταχυδρομείου: Ονοματεπώνυμο, ταχυδρομική διεύθυνση, προτιμώμενη γλώσσα (όλα τα αιτήματα που αποστέλλονται ταχυδρομικώς καταγράφονται στο σύστημα ARES).

- Μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:Ονοματεπώνυμο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προτιμώμενη γλώσσα, χώρα καταγωγής

Τα ακόλουθα δεδομένα που καταγράφονται είναι προαιρετικά:

  • Περίληψη του αιτήματος
  • Στοιχεία αναφοράς της απάντησης
  • Ημερομηνίες παραλαβής και αποστολής της αλληλογραφίας

IV. Για πόσο διάστημα διατηρούμε τα δεδομένα που σας αφορούν;

Διατηρούμε αυτά τα δεδομένα μόνο κατά το χρονικό διάστημα το οποίο χρειάζεται για την εκπλήρωση του σκοπού της συλλογής τους ή της περαιτέρω επεξεργασίας τους.

Όλα τα δεδομένα που λαμβάνουμε αποθηκεύονται για μέγιστο χρονικό διάστημα 5 ετών.

Κατά τη λήξη της σύμβασης όλα τα φυσικά και ηλεκτρονικά αρχεία της αλληλογραφίας στο πλαίσιο της σύμβασης, καθώς και το μητρώο κλήσεων (αρχείο), οι μαγνητοφωνήσεις τηλεφωνικών κλήσεων, τα εργαλεία επικοινωνίας μεταξύ του γραφείου τεχνικής υποστήριξης πρώτου επιπέδου και του γραφείου δεύτερου επιπέδου και όλα τα στοιχεία ταυτοποίησης προσώπων για επικοινωνία με την Υπηρεσία Εκδόσεων πρέπει να επιστραφούν στην Υπηρεσία Εκδόσεων. Κάθε αρχείο ή αντίγραφο πρέπει να καταστραφεί από τον αντισυμβαλλόμενο και να παρασχεθεί απόδειξη της καταστροφής του.

V. Πώς προστατεύουμε τα προσωπικά σας δεδομένα

Όλα τα δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή (μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έγγραφα, ομάδες δεδομένων που τηλεφορτώθηκαν κ.λπ.) αποθηκεύονται σε εξυπηρετητές είτε της Ευρωπαϊκής Επιτροπής είτε των αντισυμβαλλομένων της, των οποίων οι εργασίες συνάδουν με την απόφαση C(2006) 3602 της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, της 16ης Αυγούστου 2006, για την ασφάλεια των συστημάτων πληροφορικής που χρησιμοποιεί η Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Οι αντισυμβαλλόμενοι της Επιτροπής δεσμεύονται από ειδική συμβατική ρήτρα για οποιαδήποτε επεξεργασία των δεδομένων σας για λογαριασμό της Επιτροπής και από τις υποχρεώσεις τήρησης του απορρήτου που απορρέουν από τη μεταφορά της οδηγίας 95/46/ΕΚ στο εθνικό δίκαιο.

Η Υπηρεσία Εκδόσεων εφαρμόζει κατάλληλες φυσικές, ηλεκτρονικές και διοικητικές διαδικασίες, τις οποίες επανεξετάζει και επικαιροποιεί τακτικά, με σκοπό να αποτρέπεται η πρόσβαση χωρίς άδεια, να διατηρείται η ασφάλεια των δεδομένων και να εξασφαλίζεται η σωστή χρήση των συλλεγόμενων πληροφοριών για την επεξεργασία των παραγγελιών εκδόσεων.

Το προσωπικό της Υπηρεσίας Εκδόσεων και των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων το οποίο έχει πρόσβαση σε πληροφορίες που επιτρέπουν την ταυτοποίηση προσώπων οφείλει να τις προστατεύει σύμφωνα με όσα προβλέπει η «δήλωση περί απορρήτου», όπως, π.χ., να μη χρησιμοποιεί τις πληροφορίες αυτές για άλλους σκοπούς πέραν της εκτέλεσης υπηρεσιών στο πλαίσιο των καθηκόντων του.

Για την προστασία του ιδιωτικού απορρήτου και για λόγους ασφάλειας, θα λάβουμε κάθε εύλογο μέτρο για την εξακρίβωση της ταυτότητάς σας προτού σας δώσουμε πρόσβαση ή σας επιτρέψουμε να κάνετε τροποποιήσεις.

VI. Ποιος έχει πρόσβαση στα δεδομένα σας και σε ποιον ανακοινώνονται;

Η πρόσβαση στα δεδομένα σας παρέχεται σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό με βάση την αρχή «need to know» (ανάγκη να γνωρίζουν). Το εν λόγω προσωπικό συμμορφώνεται με συμφωνίες που προβλέπονται από τον νόμο και, ενδεχομένως, με πρόσθετες συμφωνίες για τήρηση του απορρήτου.

Τα συλλεχθέντα δεδομένα υφίστανται εμπιστευτική επεξεργασία και χρησιμοποιούνται μόνο από το αρμόδιο προσωπικό των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων και των αντισυμβαλλομένων τους (Intrasoft International Luxembourg και Numen Europe Luxembourg). Σήμερα η εταιρεία Numen συνεργάζεται με υπεργολάβο στη Μαδαγασκάρη. Η Μαδαγασκάρη εξέδωσε μόλις πρόσφατα νόμο για την προστασία των δεδομένων, με σκοπό να διασφαλίσει επίπεδο προστασίας σύμφωνα με τους κανόνες της ΕΕ.

Τα αιτήματα που δεν μπορούν να επιλυθούν από την ομάδα τεχνικής υποστήριξης διαβιβάζονται στις ειδικευμένες υπηρεσίες ή στους αντισυμβαλλομένους που μπορούν να τα επιλύσουν. Τα αιτήματα που απαιτούν λήψη απόφασης ή παρέμβαση άλλου θεσμικού οργάνου ή φορέα της ΕΕ θα γνωστοποιούνται στους υπαλλήλους των εν λόγω οργάνων ή φορέων που είναι αρμόδιοι να ασχοληθούν με το αίτημα.

Οι αντισυμβαλλόμενοι δεσμεύονται από συμβατικές ρήτρες να συμμορφώνονται με τους κανόνες της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων.

Χωρίς την προηγούμενη γραπτή συμφωνία του ενδιαφερομένου, οι εν λόγω προσωπικές πληροφορίες δεν ανακοινώνονται σε τρίτους, με την επιφύλαξη της πιθανής διαβίβασης στους φορείς που είναι επιφορτισμένοι με καθήκοντα παρακολούθησης ή ελέγχου σύμφωνα με την κοινοτική νομοθεσία.

Η Υπηρεσία Εκδόσεων και οι αντισυμβαλλόμενοί της δεν κοινοποιούν προσωπικά δεδομένα σε τρίτους με σκοπό την άμεση προώθηση προϊόντων.

VII. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;

Σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001, έχετε δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα που σας αφορούν και διόρθωσης και/ή κλειδώματος των δεδομένων αυτών αν είναι ανακριβή ή ελλιπή. Μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας αφού επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο της επεξεργασίας των δεδομένων ή, σε περίπτωση ασυμφωνίας, με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων και, αν είναι απαραίτητο, με τον ευρωπαίο επόπτη προστασίας δεδομένων, χρησιμοποιώντας τα στοιχεία επικοινωνίας που παρέχονται στο σημείο VIII παρακάτω.

Μπορείτε επίσης να ζητήσετε από εμάς την πλήρη διαγραφή των προσωπικών σας δεδομένων, με την επιφύλαξη της ρύθμισης όλων των ζητημάτων που εκκρεμούν στη σχέση σας με την Υπηρεσία Εκδόσεων. Αυτό θα συνεπάγεται ότι θα τερματιστούν επίσης όλα τα δικαιώματα πρόσβασης και οι υπηρεσίες που μπορεί να συνδέονται με τα δεδομένα αυτά.

VIII. Στοιχεία επικοινωνίας

Αν έχετε παρατηρήσεις ή απορίες, θέματα που σας ανησυχούν ή τα οποία θέλετε να καταγγείλετε σχετικά με τη συλλογή και τη χρήση των προσωπικών σας δεδομένων, παρακαλείστε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο της επεξεργασίας δεδομένων χρησιμοποιώντας τα ακόλουθα στοιχεία επικοινωνίας:

  • Υπεύθυνος της επεξεργασίας δεδομένων:
  • Προϊστάμενος της μονάδας «Κοινή πύλη και πύλη δημόσιων δεδομένων»
  • Email: info@publications.europa.eu

Σε περίπτωση ασυμφωνίας, οι καταγγελίες μπορούν να απευθύνονται στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή στον ευρωπαίο επόπτη προστασίας δεδομένων.

IX. Πού θα βρείτε αναλυτικότερες πληροφορίες;

Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων της Επιτροπής δημοσιεύει μητρώο όλων των εργασιών επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων. Η πρόσβαση στο μητρώο παρέχεται μέσω του ακόλουθου συνδέσμου:

Η παρούσα ειδική επεξεργασία κοινοποιήθηκε στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων με τα ακόλουθα στοιχεία αναφοράς: DPO-1287.