Βασικά σημεία αναφοράς

Νομική βάση

Απόφαση 69/13/Ευρατόμ, ΕΚΑΧ, ΕΟΚ, της 16ης Ιανουαρίου 1969, περί εγκαταστάσεως Υπηρεσίας Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων (ΕΕ L 13 της 18.1.1969), η οποία καταργήθηκε και αντικαταστάθηκε τελευταία με την απόφαση 2009/496/ΕΚ, Ευρατόμ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου, της Επιτροπής, του Δικαστηρίου, του Ελεγκτικού Συνεδρίου, της Ευρωπαϊκής Οικονομικής και Κοινωνικής Επιτροπής και της Επιτροπής των Περιφερειών, της 26ης Ιουνίου 2009 σχετικά με την οργάνωση και τη λειτουργία της Υπηρεσίας Επισήμων Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΕΕ L 168 της 30.6.2009, σ. 41):

«Άρθρο 1

Η Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης αποτελεί διοργανική υπηρεσία η οποία έχει ως αντικείμενο εργασίας την εξασφάλιση, υπό τους καλύτερους δυνατούς όρους, της έκδοσης των δημοσιεύσεων των θεσμικών οργάνων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και της Ευρωπαϊκής Ένωσης.»

Σημείωση:

Η ονομασία που χρησιμοποιείται στην απόφαση 2009/496/ΕΚ, Ευρατόμ (Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης) τροποποιήθηκε με διορθωτικό. Η νέα ονομασία είναι: Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Η συμβουλευτική επιτροπή εκδόσεων της Επιτροπής καθόρισε την έννοια της δημοσίευσης ως «ένα πολλαπλούν γραπτό του οποίου η έκδοση συνεπάγεται δαπάνη από τον προϋπολογισμό και που προορίζεται κυρίως για κοινό εκτός των κοινοτικών οργάνων».

Η Υπηρεσία Εκδόσεων είναι επιφορτισμένη, μεταξύ άλλων:

―

να τυποποιήσει τα σχήματα,

―

να εναρμονίσει την παρουσίαση των δημοσιεύσεων.

Σημείωση:

Σύμφωνα με την προαναφερθείσα απόφαση, η ονομασία «Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων» τροποποιήθηκε σε «Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης», από την 1η Ιουλίου 2009.

Εντολή

Για τη σύνταξη του παρόντος εγγράφου συνεργάστηκαν:

—

η διοργανική επιτροπή, την οποία όρισε η διοικούσα επιτροπή της Υπηρεσίας Εκδόσεων και στην οποία συμμετέχουν γενικοί εκπρόσωποι των ακόλουθων οργάνων: Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Συμβούλιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης, Ευρωπαϊκή Επιτροπή, Δικαστήριο της Ευρωπαϊκής Ένωσης, Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα, Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, Ευρωπαϊκή Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή, Ευρωπαϊκή Επιτροπή των Περιφερειών,

—

το τμήμα γενικού συντονισμού του Εγχειριδίου σύνταξης κειμένων, που έχει δημιουργηθεί στην Υπηρεσία Εκδόσεων,

—

οι διοργανικές γλωσσικές ομάδες (μία ανά γλώσσα), οι εκπρόσωποι των οποίων ορίζονται από τα μέλη της διοργανικής επιτροπής.

Κύριος ρόλος της διοργανικής επιτροπής είναι να ορίσει τους επίσημους εκπροσώπους οι οποίοι συμμετέχουν απευθείας στις εργασίες στο πλαίσιο των ομάδων. Η επιτροπή αυτή μπορεί να ενεργήσει ως διαιτησία σε περίπτωση σοβαρού προβλήματος.

Το τμήμα γενικού συντονισμού είναι υπεύθυνο για τη συνολική διαχείριση της διαδικασίας· καθορίζει την ημερήσια διάταξη των εργασιών, φροντίζει να υπάρχει συνοχή στις αποφάσεις που λαμβάνουν οι διάφορες ομάδες, εξασφαλίζει την επικαιροποίηση και την εξέλιξη της διαδικασίας. Επίσης, είναι επιφορτισμένο με τη διαχείριση όλου του δικτυακού τόπου του Εγχειριδίου και συμμετέχει άμεσα στην εξέλιξή του.

Κάθε γλωσσική ομάδα είναι υπεύθυνη για την επεξεργασία και την παρακολούθηση της αντίστοιχης γλωσσικής έκδοσης με την υποστήριξη του τμήματος γενικού συντονισμού. Οι εκπρόσωποι της Υπηρεσίας Εκδόσεων στις εν λόγω ομάδες εξασφαλίζουν τον συντονισμό των εργασιών και φροντίζουν για τη διαβίβαση των πληροφοριών στο τμήμα γενικού συντονισμού. Στις γλωσσικές αυτές ομάδες συμμετέχουν εκπρόσωποι των διαφόρων γλωσσικών τμημάτων των οργάνων: νομομαθείς γλωσσολόγοι, μεταφραστές, ορολόγοι, διορθωτές κ.λπ.

Επίσης, ανάλογα με τα εκάστοτε θέματα, ζητείται η συνδρομή διαφόρων αρχών λήψης αποφάσεων, και ειδικότερα της Γενικής Γραμματείας, της Υπηρεσίας Πρωτοκόλλου και των αρμόδιων για τις εξωτερικές σχέσεις υπηρεσιών της Επιτροπής. Συχνή επικοινωνία υπάρχει επίσης με διάφορους διεθνείς οργανισμούς, κυρίως στον τομέα της τυποποίησης (ISO).